#payroll
Управління заробітною платою, обробка платежів та відповідність для бізнесу будь-якого розміру
Дізнайтеся, що вимагає Публікація IRS 15 (Circular E) щодо утримання, внесків і подання форм 941 і W-2. Чіткий практичний розбір для малих роботодавців.
Роботодавці, які використовують електронні системи форми I-9, мають оновити дату закінчення терміну дії до 31.05.2027 не пізніше 31 липня 2026 року. Цей посібник пояснює, які редакції залишаються чинними, що змінилося у версії від 20.01.2025, правило зберігання «три роки після найму або один рік після звільнення», а також які помилки в документації ICE тепер вважає суттєвими, а не технічними.
В IRS немає єдиного правила «зберігати все сім років». Термін для документів з податку на прибуток становить 3 роки, для податку на зайнятість — 4 роки, при суттєвому заниженні доходу — 6 років, для збитків від безнадійних боргів та знецінених цінних паперів — 7 років, а для неподаних або шахрайських декларацій — безстроково. Для майнових документів термін діє до закінчення періоду позовної давності, пов'язаного з роком продажу. Цей посібник пояснює кожен термін і які документи він охоплює, а також надає графік зберігання, якого можуть дотримуватися власники малого бізнесу.
Понад 20 державних і місцевих юрисдикцій підвищили мінімальну зарплату 1 липня 2026 року — Аляска до $14.00, Орегон і округ Колумбія за своїми щорічними графіками, а також 17 підвищень у містах і округах Каліфорнії, Іллінойсу, Меріленду, Міннесоти та Орегону — що збільшує оплату понад 360 000 працівників приблизно на $221 млн на рік. Контрольний список із семи кроків для роботодавців, які зобов'язані платити найвищу ставку там, де виконується робота, включно з тим, як розділити перехідний розрахунковий період за датою роботи, а не за датою виплати.
QuickBooks Desktop 2023 досягнув кінця підтримки 31 травня 2026 року — оновлення податкових таблиць для зарплат зупинилися, банківські виписки, Desktop Payments, прямий депозит, електронне подання звітності, Workforce, онлайн-резервне копіювання та патчі безпеки всі вимкнено 1 червня, тоді як локальні файли компанії все ще відкриваються нормально. Контрольний список підготовки до міграції, три можливі шляхи (QuickBooks Online, Enterprise або інша платформа), кроки експорту з Desktop в Online та пост-міграційний звіт, який підтверджує, що головна книга перенесена без пошкоджень.
Надбавка $75 на місяць за інтернет, виплачена без документального підтвердження, є додатковою заробітною платою — її потрібно вказувати в полі 1 форми W-2, і вона коштує роботодавцю приблизно 7,65% додаткових нарахувань на заробітну плату. Ті самі $75 не оподатковуються та не потрапляють у W-2 за умови письмового підзвітного плану, який відповідає всім трьом вимогам Податкового регламенту 1.62-2: діловий зв'язок, документальне підтвердження протягом 60 днів та повернення надлишку протягом 120 днів. Цей посібник охоплює два шляхи IRS, п'ять помилок, які перетворюють план на оподатковуваний, окремі рахунки Головної книги та види оплати в розрахунковій відомості, які забезпечують правильний облік, а також державні закони, які вимагають відшкодування незалежно від федерального податкового режиму.
Обов'язковий сервісний збір не проходить чотирифакторний тест IRS на чайові, тому це заробітна плата, а не дохід від чайових — ви заборгуєте обидві частки FICA на нього, втрачаєте кредит за секцією 45B за формою 8846, і він виключається з нового відрахування кваліфікованих чайових OBBBA. Охоплює чотирифакторний тест, бухгалтерські проведення, які тримають дохід від сервісного збору окремо від зобов'язань за чайовими, а також зміни в заробітній платі, кредиті за чайові, податку з продажу та розкритті комісій, з якими стикається ресторан у день переходу.
Vermont Saves охопив роботодавців із п'ятьма і більше працівниками 1 липня 2026 року, а New York Secure Choice завершив своє трихвильове розгортання 15 липня 2026 року. Що вимагає кожна програма, штрафи ($20, що зростають до $75 за працівника у Вермонті, $250 за працівника на рік у Нью-Йорку) та як обліковувати утримання як зобов'язання з оплати праці, а не як витрати.
З 1 липня 2026 року SB 637 у Віргінії знижує поріг для роботодавців згідно із Законом про права людини Віргінії з 15 до 5 працівників і продовжує строк подання позовів із 300 днів до двох років. Будь-який бізнес із п'ятьма чи більше працівниками, які працювали кожного робочого дня протягом 20 або більше календарних тижнів, тепер підпадає під дію закону для всіх заборонених практик — не лише для звільнення. Ось правило підрахунку за 20 тижнів, семикроковий контрольний список для дотримання вимог і кадрові та облікові записи, які слідчий запитує в першу чергу.
Премія за компенсацию працівникам розраховується як зарплата ÷ 100 × ставка класу × модификатор досвіду, тож кінцевий аудит перевіряє обидві змінні по ваших фактичных записах. Цей гід висвітлює три типа аудитов і що их запускає, документи, які требують аудитори, чому премія за понаднормову роботу виключається лише якщо вона записана окремо по працівнику і тиждню за правилом NCCI 2-B-2, кэпові 2026 для офицерів NCCI у $3,400 тижневого максимума і $1,700 минимума, и чому платежи субподрядчику без дійного страхового сертификата зараховуються вам як зарплата."
Правила ABC-тесту в Нью-Джерсі набувають чинності 1 жовтня 2026 року, уточнюючи, що кожен працівник вважається найманим, якщо ви не доведете свободу від контролю, роботу поза вашим звичайним курсом бізнесу або місцями ведення діяльності та незалежно створену професію — дізнайтеся про три критерії, п'ять типових помилок і контрольний список перед дедлайном.
Ліміт FSA для догляду за утриманцями в США зростає до $7,500 для планових років після 2025 — що мають змінити федеральні роботодавці та працівники.
