Облігація вірності ERISA, якої може бракувати вашому 401(k): правило 10%, мінімум $1 000 та максимум $500 000

Якщо ви є спонсором плану 401(k), існує федеральна вимога щодо страхування, про яку ви, ймовірно, ніколи не замислювалися — і IRS включає відсутню або недостатню облігацію до переліку найпоширеніших порушень відповідності, які вона виявляє під час перевірок пенсійних планів. Кожна особа, яка розпоряджається коштами вашого плану, повинна бути покрита облігацією вірності ERISA на суму щонайменше 10% коштів, якими вона розпоряджається. Пропустіть це, і ви не просто порушите вимоги відповідності: ви дасте Міністерству праці привід для аудиту вашого плану, і, можливо, саме вам особисто доведеться відшкодовувати збитки, які мала б покрити облігація.

Хороша новина полягає в тому, що це одна з найдешевших вимог відповідності, яку малий бізнес коли-небудь купуватиме. Більшість облігацій коштують кілька сотень доларів на рік. Ось кому вона потрібна, яке покриття вимагає закон і чим облігація вірності відрізняється від страхування відповідальності фідуціарія, яке ваш консультант, можливо, вже вам продав.

Що насправді покриває облігація вірності ERISA​

Облігація вірності ERISA — іноді її називають облігацією ERISA або облігацією 401(k) — це форма гарантійного захисту від шахрайства або недоброчесності осіб, які мають доступ до коштів плану. Якщо хтось із доступом до плану привласнює внески, підробляє чек на виплату або виводить кошти через фіктивного постачальника, вимога за облігацією відновлює зниклі гроші плану.

У кожній облігації задіяні три сторони:

• Принципал — особа, яка розпоряджається коштами плану і чия доброчесність гарантується.
• Вигодонабувач — сам план, який отримує виплату в разі збитку.
• Гарант — компанія, яка випускає облігацію, виплачує плану кошти, а потім стягує їх із правопорушника.

Ця структура важлива, бо вона відповідає на найпоширеніше непорозуміння: облігація захищає план, а не вас. Вона не захищає фідуціаріїв від позовів, не покриває чесні помилки і не оплачує витрати на захист. Вона існує для того, щоб рахунки учасників були відновлені, коли хтось їх обкрадає.

Стаття 412 ERISA вимагає цього захисту відтоді, як було ухвалено закон. Вона застосовується як до планів 401(k), так і до інших пенсійних планів та фінансованих планів соціального забезпечення — фактично до будь-якого плану трудових пільг, де хтось міг би привласнити активи.

Хто повинен бути покритий облігацією​

Коротка відповідь ширша, ніж очікує більшість спонсорів: кожен фідуціарій плану та кожна інша особа, яка «розпоряджається» коштами чи іншим майном плану, повинні бути покриті облігацією. Розпорядження визначається тим, що особа може робити, а не її посадою. Якщо обов'язки особи дають їй можливість завдати збитку плану, вона розпоряджається коштами. Це стосується кожного, хто може:

• Підписувати чеки або дозволяти перекази з рахунків плану
• Затверджувати чи обробляти виплати, позики або вилучення у разі скрути
• Перераховувати відстрочені внески працівників або внески роботодавця до плану
• Змінювати банківські інструкції або розподіл інвестицій для активів плану

У малому бізнесі це зазвичай означає власника, офіс-менеджера або бухгалтера, який веде розрахунок заробітної плати, та будь-кого іншого з правом підпису. Це не обмежується працівниками: незалежні підрядники та сторонні адміністратори, які розпоряджаються коштами плану, підпадають під ту саму вимогу, і Міністерство праці підтвердило, що для зовнішніх адміністраторів немає загального винятку. Банки, страхові компанії та зареєстровані брокери-дилери мають власні винятки згідно зі статутом, але ваш розрахунковий працівник — ні.

Один практичний наслідок: одноосібний 401(k), який охоплює лише вас (і вашого чоловіка чи дружину, якщо він чи вона працює в бізнесі), зазвичай перебуває поза тією частиною ERISA, яка встановлює правило облігації, і у формі 5500-EZ для одного учасника немає питання про облігацію. Але щойно ви наймаєте працівника, який стає учасником плану, план підпадає під ці вимоги — і відлік часу для облігації починається.

Скільки облігації вам потрібно: правило 10%​

Необхідна сума перераховується щороку плану і відповідає простій формулі з мінімумом і максимумом:

• Базова сума: щонайменше 10% коштів, якими розпоряджалися протягом попереднього звітного року.
• Мінімум: не менше $1 000 на план, незалежно від того, наскільки малий план.
• Максимум: не більше $500 000 на посадову особу плану для будь-якого одного плану.

Отже, план з активами $800 000 потребує щонайменше облігації на $80 000. Стартовий план із $6 000 все одно потребує мінімуму $1 000. А великий план з активами $12 млн обмежується $500 000 — 10% становили б $1,2 млн, але закон не вимагає більше за максимум.

Є один важливий виняток із максимуму: якщо план володіє цінними паперами роботодавця — зазвичай акціями компанії у складі 401(k) — максимум зростає до $1 млн на посадову особу плану. Конгрес підвищив цей ліміт для планових років, що починаються після 2007 року, після хвилі скандалів, у яких пенсійні заощадження працівників були зосереджені в акціях роботодавця, що знецінювалися. Якщо ваш план пропонує фонд акцій компанії, розраховуйте облігацію з урахуванням вищого ліміту.

Із сумою пов'язані три структурні правила:

1. Франшиза не допускається. Облігація повинна покривати перший долар збитку.
2. У ній має бути названий план. Облігація повинна бути оформлена на ім'я плану або трасту, або ж конкретно зазначати, що вона покриває план. Облігація, оформлена лише на ім'я вашої компанії, не відповідає вимозі.
3. Вона має бути від схваленого гаранта. Лише компанії зі списку схвалених гарантів Міністерства фінансів (Circular 570) можуть випускати кваліфіковану облігацію. Будь-який основний комерційний гарант відповідає вимогам, але перевірте це перед покупкою.

Переглядайте суму щороку​

Показник 10% прив'язаний до коштів, якими розпоряджалися протягом попереднього року, а це означає, що облігація, правильно встановлена на старті, виходить із відповідності в міру зростання плану. План, який починався з $200 000 з облігацією на $20 000 і виріс до $600 000, тепер потребує покриття на $60 000. Аудитори та перевіряльники зіставляють суму облігації з поточними активами, а не з тим, що було правильним три роки тому. Внесіть облігацію до того самого щорічного контрольного списку, що й форму 5500 та оцінку плану на кінець року.

Малі плани мають додаткову причину привести облігацію у відповідність: щоб отримати право на звільнення від аудиту Міністерства праці для планів із менш ніж 100 учасниками, облігація зазвичай повинна покривати 100% некваліфікованих активів плану (таких як нерухомість, партнерства з обмеженою відповідальністю або будь-що без оцінки від регульованої установи). Недостатня облігація може позбавити вас цього звільнення — а повний аудит плану коштує набагато більше, ніж додаткова премія.

Облігація — це не страхування відповідальності фідуціарія​

Саме це непорозуміння губить найбільше спонсорів. Страхування відповідальності фідуціарія та облігація вірності ERISA звучать схоже, покривають той самий план і часто купуються в одного агента. Це абсолютно різні продукти, і один ніколи не замінює інший:

Цілком можливо — і поширено — коли спонсор має щедрий поліс страхування відповідальності фідуціарія і все одно порушує вимогу щодо облігації. Якщо ваш консультант оформив вам фідуціарне покриття кілька років тому, дістаньте поліс і перевірте, чи була придбана разом із ним облігація вірності. Багато спонсорів виявляють, що облігацію взагалі ніколи не купували.

Як виявляють відсутню облігацію​

Вам не потрібен незадоволений працівник, щоб на вас донесли. Механізм контролю здебільшого автоматичний:

• Форма 5500 ставить це питання прямо. У розділах H та I є рядок відповідності, який запитує, чи був план покритий облігацією вірності і на яку суму. Відповідь «ні» — або зазначення суми нижче 10% активів — фіксує недолік письмово, засвідчуючи під загрозою покарання за неправдиві свідчення, щороку.
• IRS вважає це головною проблемою перевірок. Посібник агенції з перевірки пенсійних планів включає недостатні або відсутні облігації вірності до найпоширеніших порушень відповідності. Перевіряльники точно знають, де шукати.
• Міністерство праці відстежує відповіді. Слідчі EBSA регулярно вилучають плани, які повідомляють про відсутність облігації або недостатню її суму, і недолік облігації є одним із найпростіших приводів для повного аудиту плану — який потім перевіряє все інше, від запізнілих внесків до обґрунтованості комісій.
• Фідуціарії несуть особисту відповідальність. Немає фіксованого штрафу у стилі «відсутня облігація: $X». Натомість ризик гірший: фідуціаріїв можуть притягнути до особистої відповідальності за збитки плану, які покрила б належна облігація. Облігація, яку ви пропустили, щоб зекономити $300 на рік, стає мірою того, скільки ви винні з власної кишені.

Коротко кажучи, питання про облігацію у формі 5500 перетворює невидиму прогалину на підписане визнання. Виправити це до сезону подання — один із найефективніших кроків відповідності, який може зробити спонсор малого плану.

Скільки це коштує і як її придбати​

Ціноутворення напрочуд нудне. Більшість облігацій ERISA коштують приблизно від $100 до $500 на рік, причому премія визначається сумою облігації, а не чиїмось кредитним рейтингом:

• Малий план, якому потрібне покриття на $50 000–$100 000, зазвичай платить близько $200–$300 на рік.
• План на законодавчому максимумі $500 000 зазвичай платить $400–$500 на рік.
• План, якому потрібен ліміт $1 млн за акціями роботодавця, зазвичай платить $600–$900 на рік.

Ви можете придбати її через страхового агента вашої компанії з майнового та особистого страхування або безпосередньо в гаранта онлайн; кілька з них спеціалізуються на облігаціях ERISA з короткими заявками. Для сум до $500 000 процес зазвичай являє собою односторінкову форму із зазначенням назви плану, суми облігації та планового року. Перед оплатою підтвердьте три речі: гарант значиться в Treasury Circular 570, облігація називає план (а не лише вашу компанію), а сума становить щонайменше 10% коштів, якими розпоряджалися минулого року.

Тримайте облігацію у своїх книгах, а не лише в шухляді​

Як і кожен регулярний елемент відповідності, облігація потребує місця у вашій бухгалтерській рутині, а не лише PDF у поштовій переписці. Три звички підтримують її актуальність:

• Послідовно обліковуйте премію. Визначте, чи премію сплачує компанія, чи план, записуйте це однаково щороку і зберігайте рахунок у постійних записах плану. Якщо платить план, витрата належить до бухгалтерії плану, а не ховається в загальному страхуванні офісу.
• Прив'яжіть поновлення до календаря форми 5500. Коли ви берете цифри активів на кінець року для подання, обчисліть 10% на місці й порівняйте з поточною облігацією. Якщо активи зросли понад покриття, збільште облігацію перед підписанням декларації.
• Підшийте облігацію до документів плану. Аудитори запитують сам документ облігації — суму, назву плану, гаранта та дати набрання чинності. Зберігайте його разом з угодою про приєднання та листом-визначенням, щоб запит документів займав хвилини, а не тижні.

Якщо ви ведете свої книги у простому текстовому форматі, саме такий щорічний пункт контрольного списку добре підходить для бухгалтерії з контролем версій: сума облігації, премія та дата поновлення живуть в історії вашого реєстру поряд з усіма іншими регулярними зобов'язаннями. Документація Beancount щодо регулярних транзакцій показує шаблони для автоматичного відстеження таких поновлень.

П'ять помилок, які залишають плани без облігації​

1. Припущення, що облігація вашого реєстроутримувача покриває вас. Ваш постачальник 401(k) має облігацію на своє розпорядження коштами. Це покриття не поширюється на вашого розрахункового працівника, який перераховує відстрочені внески, чи на ваш підпис на розрахунковому рахунку плану. Плану потрібна власна облігація, яка покриває його власних розпорядників.
2. Встановлення суми один раз і забуття про неї. Найпоширеніший недолік — облігація, яка була правильною кілька років тому. Зростання активів без зростання покриття все одно є порушенням.
3. Оформлення облігації на компанію, а не на план. Якщо документ не називає план або конкретно не зазначає, що покриває план, перевіряльники вважають це відсутністю облігації взагалі.
4. Прийняття франшизи. Комерційні поліси проти злочинів часто мають франшизу; облігації ERISA — не можуть. Поліс навіть із невеликою франшизою не відповідає вимозі.
5. Очікування листа про аудит. На момент, коли EBSA або IRS запитує, ви вже винні облігацію і пояснюєте все інше, що вони вирішили перевірити. Премія $300, сплачена цього тижня, краща за план коригувальних дій наступного року.

Тримайте документацію вашого плану такою ж чистою, як і його інвестиції​

Облігація вірності ERISA — рідкісний елемент відповідності, який водночас є обов'язковим, дешевим і легким для помилки через саму лише неуважність. Дістаньте свою форму 5500, перевірте рядок про облігацію щодо 10% активів плану та підтвердьте, що документ називає план і походить від схваленого гаранта. Десять хвилин перевірки зараз кращі за привід для аудиту під час подання.

У міру зростання вашого плану збереження кожного регулярного зобов'язання — поновлень облігації, сплати премій, строків подання — видимим в одному комплекті книг перетворює відповідність із гарячкової метушні на рутину. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у простому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у простому текстовому форматі.