Ви знайшли ідеального підрядника. Вона живе в Торонто, бере половину вашої місцевої ставки й здає роботу достроково щоразу. Тож ви переказуєте їй $4 000 на місяць і вважаєте, що податки — це її проблема, адже вона навіть не американка. А потім ваш бухгалтер ставить одне запитання, яке псує вам тиждень: чи утримали ви 30 відсотків?
Ласкаво просимо до куточка податкового кодексу, який більшість малих підприємств відкривають для себе випадково. Коли ви платите іноземцю-нерезиденту — підряднику за кордоном, іноземному фрилансеру, який прилітає на проєкт, або працівнику, який працює у Сполучених Штатах за візою, — IRS розглядає вас як податкового агента, що утримує податок. Це формальна роль із формальними обов'язками: визначити статус отримувача платежу, зібрати правильну форму до першої виплати, утримати за правильною ставкою, перерахувати податок і подати правильні звіти. Якщо ви щось пропустите, податок, який ви не утримали, може бути стягнуто з вашої кишені, плюс штрафи та пеня.
Хороша новина в тому, що правила мають чітку логіку. Цей посібник розбирає їх із боку платника: хто вважається іноземцем-нерезидентом, чому місце виконання роботи важливіше за місце проживання працівника, чим підрядники відрізняються від працівників і які документи захищають вас.
Хто вважається іноземцем-нерезидентом?
Для цілей оподаткування іноземцем є будь-хто, хто не є громадянином США або підданим США. Іноземець-нерезидент — це іноземець, який не пройшов жоден із двох тестів на резидентство:
- Тест на грін-карту. Особа мала статус законного постійного резидента в будь-який момент протягом року.
- Тест на значну присутність. Особа фізично перебувала у Сполучених Штатах достатньо довго за зваженою трирічною формулою підрахунку днів, щоб вважатися резидентом.
Якщо особа не пройшла обидва тести, вона є іноземцем-нерезидентом на цей податковий рік. Якщо пройшла хоч один, її зазвичай оподатковують як особу США, і тоді весь цей посібник не застосовується — ви поводилися б із нею як із будь-яким внутрішнім отримувачем платежу.
Три практичні зауваження для платників. По-перше, візовий статус — це не те саме, що податковий статус: хтось може жити й працювати в Сполучених Штатах місяцями за певними візами й усе одно бути іноземцем-нерезидентом для цілей оподаткування. По-друге, статус може змінюватися з року в рік у міру накопичення днів, тож підрядник, який торік явно був іноземцем, цьогоріч може ним не бути. По-третє, від вас не очікують, що ви самі адмініструватимете тест на значну присутність — від вас очікують, що ви попросите документацію і збережете її у файлах, і саме тут згодом з'являються форми серії W-8.
Правило, яке всіх дивує: усе вирішує місце виконання роботи
Ось найважливіша концепція цього посібника. Для особистих послуг — роботи, яку виконують ваші підрядники та працівники, — джерелом доходу є місце виконання послуг, а не місце проживання працівника, не місце розташування вашої компанії і не місце, звідки переказано гроші.
Це одне правило породжує два протилежні результати, і плутанина між ними — найпоширеніша помилка малого бізнесу в цій сфері:
- Робота, виконана повністю за межами Сполучених Штатів, є доходом іноземного джерела. Вона зазвичай взагалі не підлягає оподаткуванню в США, утриманню податку в США чи поданню інформаційної звітності в США. Ваш підрядник із Торонто, який робить усе з Торонто: жодного утримання, жодної 1099, жодної 1042-S.
- Робота, виконана в межах Сполучених Штатів, є доходом джерела США. Вона підлягає правилам оподаткування США, навіть якщо працівник живе за кордоном, отримує оплату за кордоном і проводить на території США лише кілька днів. Той самий підрядник, який прилітає до Чикаго на двотижневий проєкт на місці, має компенсацію з джерела США за ці два тижні.
Робота, розділена між обома сторонами кордону, розподіляється, як правило, за днями, відпрацьованими в кожному місці. Ведіть простий журнал місць виконання роботи для кожного іноземного отримувача платежу — дати й міста, — бо саме цей журнал обґрунтовує ваші рішення щодо утримання, якщо IRS колись запитає.
Виплата іноземному підряднику за роботу, виконану в Сполучених Штатах
Коли іноземець-нерезидент виконує послуги на території США, ви однозначно перебуваєте на території податкового агента. Ось послідовність дій.
Утримуйте 30 відсотків, якщо договір не передбачає іншого
Компенсація з джерела США, виплачена іноземцю-нерезиденту-підряднику, зазвичай підлягає утриманню 30 відсотків, яке беруть із платежу до його здійснення. Нижча ставка — іноді нульова — може застосовуватися, якщо країна проживання працівника має договір про уникнення подвійного оподаткування зі Сполученими Штатами, що охоплює цей тип доходу. Сполучені Штати підтримують договори з понад 60 країнами, і їхні умови дуже різняться: деякі договори повністю звільняють незалежні особисті послуги нижче певного грошового порогу або кількості днів, інші лише знижують ставку, а деякі взагалі не охоплюють цей дохід.
Пільги за договором ніколи не надаються автоматично. Ви можете застосувати знижену ставку лише тоді, коли отримувач платежу надасть вам чинну документацію, що заявляє про неї, і — за вузькими винятками — лише коли ця документація містить ідентифікаційний номер платника податків США (TIN) отримувача платежу. Заява про пільгу за договором без TIN у файлах не дає права на ставку за договором. Утримуйте повні 30 відсотків, доки документи не будуть належними.
Звітуйте за формою 1042-S, а не за формою 1099-NEC
Це помилка, яку IRS бачить постійно: бізнес надсилає форму 1099-NEC іноземному підряднику так само, як і внутрішнім фрилансерам. Не робіть цього. Виплати іноземцям-нерезидентам звітуються за формою 1042-S, Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, один примірник подається до IRS, а один надається отримувачу платежу, причому форма 1042 подається як супровідна річна декларація. Обидві зазвичай мають бути подані до 15 березня після календарного року. Позначте цю дату зараз — вона настає на цілий місяць раніше за строк подання індивідуальної декларації й застає зненацька тих, хто подає вперше.
Зберіть форму W-8BEN до першої виплати
Перш ніж платити іноземній фізичній особі, зберіть підписану форму W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner. Вона підтверджує, що отримувач платежу є іноземцем, визначає країну його проживання і — в частині II — заявляє про будь-яку пільгу за договором. Якщо підрядник працює через іноземну юридичну особу, а не як фізична особа, еквівалентною формою є форма W-8BEN-E.
Якщо підрядник заявляє про звільнення за договором саме щодо компенсації за особисті послуги, він може натомість надати вам форму 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services. Ваше завдання як податкового агента — перевірити її: якщо факти виглядають неправильними або право на пільгу виглядає сумнівним, ви повинні повідомити IRS і почати утримання. Прийняття зовні чинної форми добросовісно захищає вас; формальне схвалення тієї, яку вам слід було поставити під сумнів, — ні.
Розумійте, чим ви ризикуєте, якщо все це пропустите
Податковий агент несе особисту відповідальність перед IRS за податок, який мав бути утриманий. Це означає, що якщо ви заплатили іноземному підряднику $50 000 за роботу на території США і нічого не утримали, IRS може нарахувати ці $15 000 на вас, а потім додати штрафи за несплату, штрафи за інформаційну звітність за відсутню 1042-S і пеню. Ви не можете виправити це заднім числом, попросивши підрядника повернути гроші. Зберіть форми спочатку, утримайте правильно — і відповідальність ніколи не ляже на вас.
Виплата іноземному підряднику, який працює повністю за кордоном
Тепер простіший випадок — і частіший для малих підприємств, які наймають віддалених помічників. Коли іноземець-нерезидент виконує всі послуги за межами Сполучених Штатів, компенсація є доходом іноземного джерела, і у вас зазвичай немає обов'язку утримувати податок і немає обов'язку звітувати перед IRS. Жодних 30 відсотків, жодної 1042-S, жодної 1099 будь-якого виду.
Але «відсутність звітності» не означає «відсутність документів». Захистіть себе двома звичками:
- Усе одно зберіть форму W-8BEN. Це ваш доказ того, що ви перевірили іноземний статус, а не припустили його. Якщо IRS колись запитає, чому ви нічого не звітували, підписана W-8BEN разом із вашим журналом місць виконання роботи завершить розмову. Без них ви будете доводити все з пам'яті.
- Періодично перепідтверджуйте статус. Обставини людей змінюються — вони переїжджають, проводять місяці в гостях у Сполучених Штатах, створюють юридичні особи в США. W-8BEN зазвичай залишається чинною до кінця третього календарного року після підписання, тож вбудуйте поновлення у свій цикл перевірки постачальників.
Одне застереження: правило «повністю за кордоном» охоплює компенсацію за послуги. Інші типи платежів підпадають під інші правила визначення джерела — роялті, дивіденди, відсотки та орендна плата з джерела США, виплачені іноземним особам, зазвичай все одно підлягають утриманню 30 відсотків, навіть якщо отримувач ніколи не ступає на територію країни. Якщо ваші іноземні платежі виходять за межі рахунків підрядників, перевіряйте правило визначення джерела для кожного типу доходу, а не припускайте, що правило про послуги охоплює все.
Найм іноземця-нерезидента як працівника
Працівники — це окремий шлях від підрядників, і правила розходяться залежно від того, де працює працівник і чи застосовується договір.
Заробітна плата за роботу в Сполучених Штатах
Заробітна плата, виплачена працівнику-іноземцю-нерезиденту за послуги, виконані в Сполучених Штатах, є оподатковуваною компенсацією, що звітується за формою W-2, так само як і внутрішня заробітна плата, — але з двома важливими особливостями під час утримання.
По-перше, працівник повинен заповнити форму W-4, використовуючи спеціальні інструкції з Повідомлення IRS Notice 1392, а не стандартні інструкції до W-4. Ключові відмінності: працівник позначає статус «Single» незалежно від фактичного сімейного стану, вписує «Nonresident Alien» або «NRA» під кроком 4(c) і не може заявляти податкову знижку на дітей або знижку на інших утриманців.
По-друге, іноземці-нерезиденти зазвичай не можуть застосовувати стандартне відрахування, але стандартні таблиці утримання припускають, що можуть усі. Щоб це компенсувати, роботодавець додає додаткову суму до заробітної плати працівника, перш ніж виконувати розрахунок утримання, використовуючи цифри за розрахунковий період, опубліковані в Publication 15-T. Пропустіть це додавання — і ви систематично недобиратимете утримання з кожного розрахунку NRA — тиха помилка, що накопичується протягом усього року.
Заробітна плата, звільнена за договором
Деякі договори звільняють певну заробітну плату від податку США — зазвичай для студентів, стажерів, викладачів і дослідників із країни договору, у межах грошових і часових лімітів. Працівник, який заявляє таке звільнення, надає вам форму 8233 замість того, щоб покладатися лише на W-4, а ви звітуєте звільнену заробітну плату за формою 1042-S, а не за формою W-2. Заробітна плата понад звільнену за договором суму повертається на шлях W-2 зі звичайним утриманням для NRA.
Зауваження щодо податків Social Security і Medicare
Утримання прибуткового податку — це лише половина картини з нарахування зарплати. Як загальне правило, заробітна плата, виплачена працівникам-іноземцям-нерезидентам у Сполучених Штатах, підлягає податкам Social Security і Medicare за тими самими правилами, що й для всіх інших. Головний виняток охоплює студентів, науковців, стажерів, викладачів і дослідників за візами F, J, M або Q, які зазвичай звільнені від цих податків протягом календарних років, коли вони залишаються іноземцями-нерезидентами. Підтвердьте категорію візи та статус резидентства, перш ніж застосовувати звільнення — воно втрачає чинність, щойно особа стає іноземцем-резидентом за тестом на значну присутність.
Податкові договори: знижка, про яку потрібно заявити правильно
Саме на договорах платники або втрачають гроші, або створюють собі ризик, залежно від того, у який бік вони помиляються. Кілька принципів допоможуть вам триматися на твердому ґрунті:
- Знайдіть фактичну статтю договору. Пільги за договором є специфічними для типу доходу й часто супроводжуються умовами щодо кількості днів, грошових лімітів або мети. IRS публікує узагальнені таблиці договорів, але керує текст договору. Не припускайте, що якщо договір однієї країни звільняє консультаційні гонорари, то договір сусідньої країни робить те саме.
- Вимагайте TIN. Як зазначено вище, ви зазвичай не можете надати знижену ставку за договором фізичному отримувачу платежу, чия документація не містить ідентифікаційного номера платника податків США. Повідомте іноземним отримувачам платежів заздалегідь, що їм потрібен SSN або ITIN, щоб отримати пільги за договором, — заявки на ITIN розглядаються тижнями, а тим часом застосовуються повні 30 відсотків.
- Узгоджуйте форму із заявою. Заяви про пільги за договором щодо компенсації за особисті послуги зазвичай проходять через форму 8233; заяви про пільги за договором щодо інших типів доходу (роялті, дивіденди, стипендії) — через W-8BEN. Використання неправильної форми дорівнює використанню жодної форми.
- Стежте за лімітами, що спливають посеред року. Багато звільнень за договором для особистих послуг обмежені грошовою сумою або кількістю днів. Коли ліміт вичерпано, утримання починається з наступного ж долара — ваш процес нарахування зарплати або кредиторської заборгованості повинен відстежувати сукупні звільнені за договором виплати на кожного отримувача, а не просто перемикати одноразовий перемикач.
Ваш контрольний список перед першою виплатою
Перетворіть наведені вище правила на повторювану рутину. Перш ніж пройде перша виплата будь-якому новому іноземному отримувачу платежу, ви повинні мати змогу відповісти «так» на кожен із цих пунктів:
- Чи знаю я, де виконуватиметься робота? Територія США означає утримання та звітність; повністю за кордоном зазвичай не означає ні того, ні іншого — але задокументовано в будь-якому разі.
- Чи зібрав я правильну форму? W-9 для осіб США, W-8BEN для іноземних фізичних осіб, W-8BEN-E для іноземних юридичних осіб, форма 8233 для звільнених за договором особистих послуг.
- Чи форма заповнена й підписана, з TIN, якщо заявляється пільга за договором? Незаповнена форма не дає нічого.
- Чи застосував я правильну ставку? Повні 30 відсотків за замовчуванням для виплат із джерела США; знижена лише за чинної документації про договір.
- Чи знаю я свої обов'язки щодо перерахування та подання звітності? Утриманий податок перераховується в електронному вигляді, а форми 1042 і 1042-S зазвичай мають бути подані до 15 березня.
- Чи все зберігається там, де я зможу знайти це через три роки? Форми, журнали місць виконання роботи та платіжні записи залишаються у справі постачальника або працівника.
Поширені помилки, які коштують реальних грошей
Аудитори та практики бачать одні й ті самі провали знову й знову. Перевірте себе за цим списком:
- Надсилання 1099-NEC іноземному підряднику. Це сигналізує IRS, що ви взагалі не визначали статус отримувача платежу. Іноземні отримувачі отримують 1042-S або взагалі нічого — ніколи 1099.
- Утримання податку з повністю віддаленої іноземної роботи. Зайве утримання 30 відсотків дратує хороших підрядників і створює паперову роботу щодо повернення коштів для всіх. Перевірте місце виконання роботи, перш ніж утримувати.
- Нічого не утримувати з роботи, виконаної в США. Дзеркальне відображення попередньої помилки, і набагато дорожче, бо відповідальність лягає на вас.
- Надання ставки за договором без TIN. Правило щодо документації є чітким: відсутність TIN у заяві про пільгу за договором зазвичай означає відсутність ставки за договором.
- Забути додавання для NRA до заробітної плати працівника. Без додаткової суми з Publication 15-T кожен розрахунок NRA недобирає утримання.
- Ставлення до питання «підрядник чи працівник» як до спрощення для утримання. Класифікація працівників підпорядковується тим самим правилам загального права незалежно від громадянства. Називання когось підрядником не робить його ним, а неправильна класифікація тягне за собою власні штрафи поверх будь-яких недоліків в утриманні.
Тримайте свої транскордонні платежі організованими з першого дня
Транскордонні платежі карають недбале ведення записів сильніше, ніж майже будь-що інше в малому бізнесі: форми втрачають чинність, ліміти за договорами тихо накопичуються, а строк подання 15 березня настає, поки ви ще закриваєте попередній рік. Рішення є структурним — заведіть кожному іноземному отримувачу платежу повну справу постачальника з підписаною W-8BEN або 8233, журналом місць виконання роботи та поточним підсумком звільнених за договором виплат, і звіряйте свої подання 1042-S із цими записами, перш ніж щось піде до IRS.
Підтримка такого прозорого, придатного для аудиту сліду — саме те, для чого створено бухгалтерію у простому тексті. Beancount.io дає вам книги під контролем версій, де кожен запис про утримання, кожен баланс іноземного постачальника та кожне звіряння подання є видимим і доступним для перевірки — жодних чорних скриньок, коли IRS ставить запитання. Почніть безкоштовно і приведіть свої транскордонні платежі до того самого чіткого реєстру, що й усе інше.
