Ось що дивує більшість власників малого бізнесу: публікації IRS, яка десятиліттями визначала витрати бізнесу, що підлягають вирахуванню, більше не існує. Якщо ви сьогодні відвідаєте стару сторінку Публікації 535, ви потрапите на "Guide to business expense resources" — IRS припинила випуск Публікації 535 після редакції 2022 року й розкидала її розділи по десятку інших публікацій.
Але тест із двох слів, що лежить в основі тієї публікації, живий і здоровий, бо він походить із самого податкового кодексу, а не з брошури. Стаття 162(a) дозволяє вирахування "всіх звичайних і необхідних витрат, сплачених або понесених протягом оподатковуваного року у веденні будь-якої торгівлі чи бізнесу". Кожен долар, який ви вираховуєте — оренда, програмне забезпечення, пробіг, страхування — має пройти ці два слова. Ось що вони насправді означають, де тепер живуть старі правила та як зробити ваші вирахування захищеними.
"Звичайна" означає нормальна для вашої галузі, а не для бізнесу загалом
Звичайна витрата — це та, що є поширеною та прийнятою у вашій торгівлі чи бізнесі. Ключова фраза — ваша торгівля чи бізнес. Тест залежить від галузі, і це працює в обидва боки.
Фрілансер-фотограф, який вираховує $3 000 за оренду об'єктива для весільної зйомки? Звичайно — клієнти очікують професійного обладнання. Бухгалтерська фірма, яка вираховує сезонні абонементи на кільцеві місця як "розвиток клієнтів"? Майже напевно не звичайно для бухгалтерів, навіть якщо сезонні абонементи можуть бути звичними для агенції спортивного маркетингу. IRS і суди запитують, на що зазвичай витрачають гроші бізнеси, подібні до вашого, а не на що загалом витрачають гроші власники бізнесів.
Ось чому витрати нішевих галузей, які ззовні виглядають дивно, зазвичай витримують перевірку: спеціалізовані інструменти, членські внески в галузеві асоціації, галузеві сертифікації, захисне обладнання. Якщо всі ваші конкуренти за це платять, ви можете пояснити це одним реченням аудитору. Якщо ніхто у вашій сфері ніколи за це не платив, вам потрібна набагато краща історія — що є вашим першим тривожним сигналом, що витрата може не пройти тест.
"Необхідна" означає корисна, а не незамінна
Необхідна витрата — це та, що є корисною та доречною для вашої торгівлі чи бізнесу. Вона не мусить бути незамінною. Вам не потрібно доводити, що ваш бізнес зазнав би краху без неї — лише те, що розумний власник бізнесу на вашому місці міг би побачити в ній сенс.
Та підписка на управління проєктами, членство в коворкінгу, яке витягує вас із галасливої квартири, курс професійного розвитку, що підтримує ваші навички актуальними: жодне з них не є строго необхідним, щоб світло не згасло, і всі вони можуть бути необхідними. IRS не має права ставити під сумнів ваше бізнес-судження й підставляти дешевшу альтернативу. Якщо витрата справді служить бізнесу, "ви могли зробити це дешевше" — не слугідне заперечення.
Є одне важливе уточнення. Хоча кодекс нічого не каже про те, що витрата є "завеликою", винагорода та деякі інші категорії мають обмеження розумності — стаття 162(a)(1) дозволяє лише "розумну надбавку на зарплати або іншу винагороду за особисті послуги, фактично надані". Платити своєму підлітку зарплату $60 000 за випадкову роботу з документами приверне саме ту увагу, яку ви очікуєте. "Необхідна" дає вам свободу дій; вона не дає вам незаповненого чека.
Де тепер живуть правила Публікації 535
Відколи IRS припинила Публікацію 535, її матеріал розподілено за іншими ресурсами. Старі розділи не змінили суті — вони переїхали. Ось де тепер шукати теми, про які найчастіше запитують власники:
| Що ви вираховуєте | Де тепер живуть правила |
|---|---|
| Загальні бізнес-витрати (для тих, хто подає Schedule C) | Публікація 334, Tax Guide for Small Business |
| Оплата праці працівників і кредити зайнятості | Публікація 334, плюс форми 5884, 8844, 8994 для кредитів |
| Оренда, відсотки та податки | Публікація 334; Публікація 550 для інвестиційних відсотків |
| Страхування, зокрема медичне покриття | Публікація 334; медичне страхування для самозайнятих перейшло до форми 7206 |
| Рішення вирахувати чи капіталізувати | Публікації 544 та 946; інструкції до форми 4562 |
| Безнадійні борги | Публікація 334; Tax Topic 453 |
| Витрати на подорожі, харчування, подарунки та автомобіль | Публікація 463 |
| Домашній офіс | Публікація 587 |
| Вимоги до ведення обліку | Публікація 583, Starting a Business and Keeping Records |
| Амортизація та знос | Публікація 946; форма 4562 |
Два переїзди заслуговують на особливу увагу. По-перше, таблиця медичного страхування для самозайнятих, яка колись була в Публікації 535, тепер є окремою формою — формою 7206 — тож якщо ви вираховуєте медичні внески для себе, саме там тепер відбувається розрахунок. По-друге, Публікація 334 фактично стала типовою відправною точкою для одноосібних власників; додайте її до закладок так само, як раніше додавали Публікацію 535.
Що проходить тест на практиці
Більшість того, що витрачає малий бізнес, належить до кількох категорій, які чітко задовольняють обидві половини тесту:
- Зарплати, заробітки та платежі підрядникам — підлягають вирахуванню, коли розумні та за фактично надані послуги, включно з часткою роботодавця в податках на заробітну плату.
- Оренда та лізингові платежі — за офіс, роздріб, студію або обладнання, яке ви використовуєте, але не володієте ним.
- Матеріали, програмне забезпечення та підписки — від скріпок до бухгалтерської платформи та хмарного хостингу, що забезпечують роботу.
- Професійні послуги — юридичні, підготовка податків, бухгалтерський облік та консультаційні гонорари, пов'язані з бізнесом.
- Страхові внески — відповідальність, майно, переривання бізнесу, страхування працівників та медичне покриття в межах застосовних правил.
- Реклама та маркетинг — витрати на вебсайт, онлайн-реклама, вивіски та спонсорство, що просувають бізнес.
- Бізнес-податки та ліцензії — окрім податку з продажів, який ви збираєте та перераховуєте, витрати, що підлягають вирахуванню, включають частку роботодавця в Social Security та Medicare, податок на безробіття штату та ліцензійні збори за бізнес.
- Відсотки за бізнес-боргом — з урахуванням обмеження бізнес-відсотків за статтею 163(j) для більших бізнесів.
Зверніть увагу, що в них спільного: кожна є поширеною у своїй галузі, корисною для діяльності та понесеною під час ведення бізнесу. Останнє положення важливіше, ніж люди думають. Витрати до відкриття та хобі-подібна діяльність отримують інший режим, що підводить нас до пасток.
Обмеження, які зменшують інакше добрі вирахування
Пройти тест звичайності та необхідності — необхідно, але не завжди достатньо. Кілька категорій проходять тест, але мають власні стелі та винятки:
- Бізнес-обіди зазвичай вираховуються на 50%. Тимчасове 100% вирахування для ресторанних обідів закінчилося після 2022 року. Обід усе ще має бути звичайним і необхідним — і не розкішним чи екстравагантним — і тоді ви вираховуєте половину.
- Розваги фактично зникли. Відколи набув чинності Tax Cuts and Jobs Act, витрати на розваги, відпочинок чи рекреацію — спортивні події, театральні квитки, поїздки на гольф — не підлягають вирахуванню, навіть коли клієнти присутні. Не перейменовуйте їх на обіди чи маркетинг.
- Бізнес-подарунки обмежено $25 на отримувача на рік. Ця стеля не змінювалася десятиліттями й покриє не набагато більше, ніж символічний подарунок. Суми понад неї просто не підлягають вирахуванню.
- Дорога на роботу та повсякденний одяг є особистими. Керування з дому до вашого звичайного робочого місця — це дорога на роботу, а не ділова подорож, а одяг, придатний для повсякденного носіння, не підлягає вирахуванню, навіть якщо ви носите його лише на роботу. Уніформа та захисне спорядження, що підлягають вирахуванню, є винятком, бо вони не придатні для звичайного носіння.
- Штрафи, пені та політичні внески виключено. Державні штрафи, паркувальні квитанції на службовий автомобіль і внески в політичні кампанії чи лобіювання — усе це не проходить незалежно від бізнес-мотиву.
Витрати на запуск мають власне спеціальне правило, яке варто знати до запуску: ви зазвичай можете вирахувати до $5 000 витрат на запуск у перший рік (зменшується долар за долар, коли витрати на запуск перевищують $50 000), а решту амортизувати протягом 15 років. Цей вибір існує саме тому, що витрати до відкриття понесено до того, як ви "ведете" бізнес.
Вирахувати зараз чи капіталізувати? Питання часу
Навіть коли витрата явно пов'язана з бізнесом, ви не завжди можете вирахувати її всю цього року. Матеріали та витрати, спожиті протягом року, є поточними вирахуваннями. Довгостроковіші інвестиції — обладнання, транспортні засоби, будівлі та поліпшення, що продовжують строк служби активу або збільшують його вартість — зазвичай мають бути капіталізовані та відшкодовані через амортизацію з часом.
Сіра зона — це ремонт проти поліпшення. Латання протікаючого даху на вашій орендованій студії — це ремонт; заміна всієї покрівельної системи — це поліпшення. Перефарбування офісу — це обслуговування; повне перепланування — це покращення. Розмежування слідує економіці: витрати, що підтримують майно у звичайному ефективному робочому стані, підлягають вирахуванню зараз, тоді як витрати, що роблять його кращим, більшим чи довговічнішим, капіталізуються.
Помилка в агресивному напрямку — визнання витратою $40 000 переобладнання — одна з найпоширеніших коригувань під час аудитів малого бізнесу. Коли проєкт починає виглядати як поліпшення, пригальмуйте, амортизуйте його належним чином у формі 4562 і подумайте, чи вирахування за статтею 179 дасть вам значну частину тієї ж вигоди законно.
Пастка підтвердження: записи важливіші за право на вирахування
Запитайте податкових підготовлювачів, чому вирахування гинуть під час аудитів, і більшість дадуть ту саму відповідь: погані записи, а не витрати, що не мають права на вирахування. Витрата може бути цілком звичайною та необхідною і все одно бути відхиленою, бо ви не можете її довести. Тягар доведення лежить на вас.
Конгрес встановлює вищу планку для категорій, найбільш схильних до зловживань. Згідно зі статтею 274, витрати на подорожі, харчування, транспортні засоби та подарунки вимагають підвищеного підтвердження: для кожного пункту вам потрібні сума, час і місце, бізнес-мета та ділові стосунки задіяних людей. Виписки з кредитних карток самі по собі не підходять — вони показують суму та місце, але нічого не кажуть про мету. Журнал пробігу, відтворений через місяці з пам'яті, викликає скептицизм; журнал, який ведеться під час керування, — ні. Суди застосовують лише вузький виняток для добросовісних оцінок (так зване правило Cohan), і він зовсім не охоплює категорії за статтею 274 — для подорожей, харчування та транспортних засобів недостатні записи означають відсутність вирахування, крапка.
Виправлення — це переважно звичка, а не зусилля. Фіксуйте чек у момент витрати, записуйте бізнес-мету поки вона свіжа — "обід із постачальником щодо цін на Q1" займає десять секунд — і ведіть поточний журнал пробігу замість того, щоб відновлювати його в квітні. Цифрові копії підходять; IRS приймає електронні записи, доки вони розбірливі та повні. Відокремте бізнес-витрати на окремі рахунки, щоб особисті транзакції ніколи не змішувалися з витратами, що підлягають вирахуванню, і позначайте будь-яку випадкову особисту витрату негайно, а не ховайте її.
Вибудуйте звичку ведення обліку, що витримає аудит
Тест звичайності та необхідності винагороджує бізнеси, чиї книги розповідають чітку історію. Коли кожна витрата лежить у позначеному рахунку з чеком і зазначеною бізнес-метою, "поширена та прийнята у вашій галузі" та "корисна й доречна" практично демонструють себе самі. Коли витрати живуть як непозначені списання з картки на змішаному особистому рахунку, навіть законні вирахування стає важко захищати.
Працездатна система має чотири частини: окремі бізнес-рахунки, щоб змішування ніколи не починалося, фіксація в момент витрати, щоб нотатки про мету були одночасними, щомісячний огляд, де ви категоризуєте все поки пам'ять свіжа, і налаштування зберігання — цифрове підходить — де чеки зберігаються принаймні стільки, скільки IRS може їх запросити. Ніщо з цього не вимагає корпоративного програмного забезпечення. Це вимагає послідовності, яку саме книги у простому тексті під контролем версій дозволяють легко підтримувати.
Збережіть кожне вирахування, на яке ви заслуговуєте
Розуміння стандарту звичайності та необхідності ставить вас попереду більшості платників податків, але стандарт захищає лише ті вирахування, які можуть довести ваші записи. Beancount.io дає вам бухгалтерію у простому тексті з повною прозорістю та контролем над вашими фінансовими даними — кожна витрата категоризована, з позначкою часу та підкріплена вашою власною історією версій. Почніть безкоштовно і створіть паперовий слід, на який заслуговують ваші вирахування.
