Ось податковий сюрприз, який трапляється в найгірший можливий момент: ви стаєте непрацездатним, ваш поліс довгострокового страхування на випадок непрацездатності починає виплачувати 60 відсотків вашої зарплати, а потім ви дізнаєтеся, що ці чеки повністю оподатковуються. Після федеральних і місцевих податків ваша «60-відсоткова» заміна може скоротитися до ледь 40 відсотків того, що ви раніше приносили додому — саме тоді, коли медичні рахунки накопичуються.
Чи станеться це з вами, було вирішено роками раніше, у прапорці, який ви, ймовірно, поставили не замислюючись. Правило жорстоко просте: якщо премії були сплачені доларами до оподаткування, виплати оподатковуються; якщо премії були сплачені доларами після оподаткування, виплати не оподатковуються. Хто виписав чек на премію — ви чи ваш роботодавець, і яким видом долара — контролює все.
Це важливіше, ніж думає більшість людей. Середній груповий позов за довгостроковою непрацездатністю триває 34,6 місяця — майже три роки — а опитування показують, що близько чверті працюючих американців не мають уявлення, як вони покривали б витрати, якби не могли працювати так довго. Якщо ви керуєте малим бізнесом, саме ви розробляєте цей вибір для своєї команди, і невелике рішення під час реєстрації коштує десятки тисяч доларів для будь-кого, хто колись подасть позов.
Основне правило: премія до оподаткування на вході — оподатковувана виплата на виході
IRS чітко викладає це правило у своїх рекомендаціях щодо надходжень за страхуванням на випадок непрацездатності, і воно зводиться до трьох сценаріїв:
- Ваш роботодавець сплачує всю премію та виключає її з вашого доходу. Це типово для більшості групових планів: компанія відраховує премії як бізнес-витрати, ви ніколи не бачите їх у своїй W-2, і кожен долар виплат за непрацездатність, які ви згодом отримуєте, є оподатковуваним звичайним доходом.
- Ви сплачуєте всю премію доларами після оподаткування. Ви не отримуєте відрахування за премії, але кожен долар виплат надходить до вас неоподатковуваним.
- Ви розділяєте витрати. Якщо ваша частка сплачується з зарплати після оподаткування, оподатковується лише частина виплат, що припадає на платежі роботодавця. Розподіл 50/50 означає, що приблизно половина виплати оподатковується.
Законодавча основа — це два розділи Кодексу, які працюють у парі. Section 106 дозволяє працівникам виключати з доходу сплачене роботодавцем страхування від нещасних випадків і хвороб — це податкова пільга на премію. Section 105 потім включає до доходу будь-які виплати, отримані через сплачене роботодавцем покриття — це податковий рахунок на виході. Ви отримуєте податкову перевагу на одному кінці або на іншому, ніколи на обох, і саме на стороні премії відбувається вибір.
Пастка кафетерійного плану: ваша «сплачена працівником» премія може бути сплаченою роботодавцем
Ось пастка, яка ловить навіть уважних працівників. Багато добровільних планів страхування непрацездатності дозволяють працівникам сплачувати власні премії через відрахування із зарплати — що звучить як покриття, сплачене працівником після оподаткування, з неоподатковуваними виплатами. Але якщо ці відрахування проходять через кафетерійний план Section 125 на дооподатковуваній основі, IRS розглядає премії як сплачені роботодавцем, і виплати повністю оподатковуються.
IRS заявляє це прямо: якщо ви сплачуєте премії через кафетерійний план і не включили суму премії до свого оподатковуваного доходу, премії вважаються сплаченими вашим роботодавцем. Ярлик у вашому розрахунковому листку не контролює; податковий характер долара контролює.
Що з цим робити:
- Подивіться на розрахунковий листок. Якщо рядок премії за страхування непрацездатності зменшує вашу оподатковувану зарплату, ви платите до оподаткування, і ваші майбутні виплати оподатковуватимуться.
- Під час відкритої реєстрації виберіть оплату після оподаткування саме для покриття непрацездатності. Більшість кафетерійних планів дозволяють цей вибір для кожної пільги. Ви заплатите трохи більше податку сьогодні — на премію в кілька сотень доларів на рік — щоб захистити десятки тисяч майбутніх виплат від оподаткування.
- Не плутайте страхування непрацездатності з медичним страхуванням. Оплата до оподаткування зазвичай правильна для медичних премій, оскільки медичні відшкодування виключаються з доходу в будь-якому випадку. Непрацездатність — це пільга, де оплата до оподаткування завдає зворотного удару, оскільки виплата замінює зарплату, а не відшкодовує медичні рахунки.
Якщо ви роботодавець, зробіть цей вибір помітним у матеріалах для реєстрації. Працівники за замовчуванням обирають до оподаткування для всього, і це замовчування неправильне для непрацездатності.
Стратегія gross-up: найкраще з обох світів
Що, якщо ви хочете сплачувати премії як роботодавець і надавати неоподатковувані виплати? Ви можете — свідомо відмовившись від виключення за Section 106. За схемою gross-up роботодавець сплачує премії, але включає суму премії до оподатковуваної зарплати кожного працівника (зазначається у Form W-2). Оскільки працівник сплатив податок з премії, премія розглядається як сплачена після оподаткування, і будь-які майбутні виплати не оподатковуються.
Математика надзвичайно сприятлива. Скажімо, групові премії LTD коштують близько $600 на працівника на рік. Включення цього до зарплати коштує працівникові, можливо, $130–$180 додаткового прибуткового податку. В обмін на це річна виплата за непрацездатність у $60 000 — 60 відсотків від зарплати в $100 000 — надходить неоподатковуваною замість оподатковуваної. За сукупної граничної ставки 25 відсотків це економить приблизно $15 000 на рік непрацездатності, щороку позову, який у середньому триває майже три роки. Роботодавці можуть навіть «зробити gross-up для gross-up», додавши трохи додаткової оплати для покриття податку на саму премію, щоб працівник нічого не відчув.
IRS схвалив гнучку версію цього в Revenue Ruling 2004-55: роботодавець може внести зміни до свого плану, щоб дозволити кожному працівникові зробити безвідкличний щорічний вибір — до початку планового року — включати премії до доходу чи ні. Працівники, які обирають включення, отримують неоподатковувані виплати; працівники, які цього не роблять, зберігають виключення премії та приймають оподатковувані виплати. Дві особливості роблять це рішення щедрим: вибір можна переглядати щороку, і премії, які роботодавець сплатив до оподаткування в попередні роки, не псують неоподатковуваний статус виплат за новим вибором. Для малих роботодавців пропонування цього вибору під час реєстрації майже нічого не коштує в адмініструванні та значно покращує цінність пільги.
Одне застереження: вибір має бути безвідкличним на плановий рік і зробленим до початку року. Ви не можете чекати, поки хтось подасть позов, а потім перекваліфікувати роки премій. Документуйте вибір кожного працівника та зберігайте його разом із записами про пільги.
Розділені премії та часткове оподаткування
Не кожен план є «все або нічого». Поширена схема передбачає, що роботодавець сплачує за базову пільгу (скажімо, 40 відсотків зарплати), тоді як працівники можуть придбати додаткове покриття (до 60 відсотків) через відрахування із зарплати. Податок слідує за грошима пропорційно: базова виплата оподатковується, а додаткова виплата оподатковується або не оподатковується залежно від того, чи були ці відрахування до чи після оподаткування.
Тримайте бухгалтерію чистою. Якщо ви пропонуєте розділену схему, відстежуйте, які долари фінансували яку частину покриття, тому що адміністратор позову — і IRS — запитають саме це через роки. Записи про зарплату, що показують відрахування до та після оподаткування, є доказами. Це одна з тих сфер, де недбалий облік пільг безпосередньо перетворюється на податковий спір.
Власники S-Corp, партнери та самозайняті грають за іншими правилами
Якщо ви володієте бізнесом, аналіз змінюється на вашу користь — здебільшого випадково:
- Акціонери S corporation, які володіють понад 2 відсотками, розглядаються як партнери для цілей додаткових пільг. Премії страхування від нещасних випадків і хвороб, які S corporation сплачує за них, відраховуються корпорацією як компенсація, але мають бути включені до зарплати акціонера-працівника у Box 1. Саме це включення робить майбутні виплати за непрацездатність неоподатковуваними. Зверніть увагу на асиметрію з медичним страхуванням: акціонер не отримує відрахування за медичне страхування самозайнятих для премій за непрацездатність так, як він отримує його для медичних премій — але обмін (оподатковувана премія, неоподатковувана виплата) є хорошою стороною цього.
- Партнери та одноосібні власники не можуть відраховувати премії за покриття, яке замінює втрачений заробіток від хвороби чи непрацездатності. Премія є особистою витратою. Втішний приз — виплати отримуються неоподатковуваними.
- Страхування накладних витрат бізнесу є винятком. Поліс, який оплачує вашу оренду, комунальні послуги та зарплату працівників, поки ви непрацездатні — а не замінює ваш особистий дохід — покриває звичайні бізнес-витрати, тому його премії відраховуються як страхування бізнесу. Виплати оподатковуються, але вони фінансують витрати, що відраховуються, приблизно врівноважуючись.
Власники малого бізнесу повинні концептуально тримати обидва види покриття окремо: особисте страхування непрацездатності (премії після оподаткування, неоподатковувані виплати), що захищає домогосподарство, та страхування накладних витрат (премії, що відраховуються), що захищає бізнес. Плутанина між ними в податковій декларації є поширеною та дорогою помилкою.
Правило FICA шести місяців, яке більшість систем зарплати розуміють неправильно
Прибутковий податок — це лише половина історії. Виплати за непрацездатність, які оподатковуються для цілей прибуткового податку, спочатку також є зарплатою для цілей FICA — застосовуються Social Security, Medicare та FUTA. Але є законодавчий вихід: лікарняні перестають бути зарплатою, коли вони виплачуються більш ніж через шість календарних місяців після останнього календарного місяця, в якому працівник працював.
Конкретно, якщо останній місяць роботи працівника — березень, виплати за непрацездатність, здійснені після 30 вересня, звільняються від податків Social Security, Medicare та FUTA — хоча вони залишаються предметом федерального прибуткового податку, якщо премії були до оподаткування. Короткострокові позови за непрацездатністю рідко досягають цієї межі; довгострокові майже завжди досягають, оскільки самі періоди очікування LTD часто становлять 90–180 днів.
Два практичні наслідки. По-перше, той, хто звітує про лікарняні — роботодавець чи сторонній страховик — повинен відстежувати дату шести місяців і припинити утримання FICA у правильний момент, інакше W-2 будуть неправильними в обох напрямках. По-друге, якщо ви працівник, не припускайте, що зникнення утримання FICA означає, що виплати стали неоподатковуваними. Утримання прибуткового податку — це окреме питання, і воно зазвичай продовжується.
Коли починаються виплати: виправте утримання до несподіваного рахунку
Страховики, які виплачують виплати за непрацездатність, зазвичай не утримують федеральний прибутковий податок, якщо їх не попросити. Працівник, який отримує $5 000 на місяць оподатковуваних виплат без жодного утримання, накопичує податковий борг у $1 000+ щомісяця — виявлений наступного квітня, з можливими штрафами за недоплату.
Рішення — Form W-4S, Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay, подана до страхової компанії. Як альтернативу, працівник може робити щоквартальні авансові платежі за Form 1040-ES. Як роботодавець, згадайте про це у вашому пакеті документів про відпустку через непрацездатність; працівник має справу з кризою здоров'я і самостійно не згадає, що його страховий чек, який виглядає неоподатковуваним, повністю оподатковується.
Також узгодьте документацію. Сторонні лікарняні виплати мають специфічну хореографію звітності між страховиком і роботодавцем — хто утримує, хто вносить депозити, чиї Forms 941 і W-2 показують суми — що регулюється угодою між страховиком і роботодавцем. Отримайте це в письмовій формі до першого позову, а не під час нього.
Дві сусідні пільги з іншими правилами
Для повноти, дві пов'язані програми, варті одного речення кожна: виплати компенсації працівникам за травми, пов'язані з роботою, повністю виключаються з доходу — ця програма ніколи не була частиною преміальної угоди. Соціальне забезпечення за непрацездатністю (SSDI) знаходиться посередині: чи оподатковується вона, і скільки (до 85 відсотків), залежить від вашого сукупного доходу за тією ж формулою, що застосовується до пенсійних виплат.
Відстежуйте рішення про премію так, ніби гроші залежать від цього — бо вони залежать
Кожен податковий результат у цій статті зводиться до одного історичного факту: чи були премії сплачені до чи після оподаткування? Цей факт живе в записах про зарплату, виборах кафетерійного плану та документації gross-up, які мають зберегтися від дня реєстрації до позову, який може надійти через десятиліття. Бізнеси, які відстежують відрахування на пільги в одному недиференційованому кошику зарплати, не можуть відповісти на це питання, коли це важливо.
Ведіть чіткі записи з самого початку: окремі рахунки головної книги для відрахувань на пільги до та після оподаткування, збережені копії щорічних виборів премій за непрацездатність і звірка W-2, що показує дохід від gross-up, де це застосовно. Коли позов надходить через роки, саме цей паперовий слід доводить, що виплати неоподатковувані — реконструкція з пам'яті не є планом.
Спростіть управління своїми фінансами
Коли ви налаштовуєте пільги, які захищають і вашу команду, і ваш бізнес, ведення чітких фінансових записів є важливим. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у звичайному тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові професіонали переходять на бухгалтерію у звичайному тексті.
