Оплачувана сімейна та медична відпустка у 2026 році: Посібник для роботодавців з дотримання вимог у кількох штатах

Державна оплачувана сімейна та медична відпустка у 2026 році: Посібник для роботодавців у кількох штатах з дотримання вимог щодо зарплати, оскільки Міннесота, Делавер та Мен запускають програми

Три великі штати запускають нові програми оплачуваної сімейної та медичної відпустки (PFML) у 2026 році, що створює хвилю зобов'язань для роботодавців. Якщо ваш бізнес працює в кількох штатах або навіть в одному з постраждалих штатів, ці програми змінять ваші системи нарахування зарплати, політику відпусток та процеси відділу кадрів. Ось що роботодавцям потрібно знати, щоб орієнтуватися в цих змінах без дорогих помилок.

Хвиля PFML 2026: Які штати запускаються?​

Делавер стартує 1 січня 2026 року: Програма страхування сімейної та медичної відпустки переходить від планування до активних виплат. Працівники сплачували внески до програми з 2025 року, і тепер вони можуть почати її використовувати.

Міннесота запускає свою програму оплачуваної сімейної та медичної відпустки 1 січня 2026 року, пропонуючи часткову заміну заробітної плати відповідним працівникам. Ця державна програма фінансується за рахунок відрахувань із зарплати, розділених між внесками роботодавця та працівника.

Мен виходить в мережу 1 травня 2026 року, надаючи до 12 тижнів оплачуваної відпустки відповідним працівникам приватного сектору. На відміну від дат початку 1 січня в Делавері та Міннесоті, пізніше впровадження в Мені дає роботодавцям трохи більше часу на підготовку, але планування потрібно починати негайно.

Штат Вашингтон, який уже має програму оплачуваної відпустки, розширює вимоги щодо захисту робочих місць з 1 січня 2026 року для роботодавців із 25 або більше працівниками.

Для роботодавців, які працюють у кількох штатах, 2026 рік є критичним з точки зору дотримання вимог. Кожна програма має окремі правила, ставки внесків, пороги відповідності та зобов'язання роботодавців.

Програма страхування сімейної та медичної відпустки Делаверу​

Покриття та виплати​

Програма Делаверу надає до 12 тижнів відпустки протягом 24-місячного періоду для пологів, усиновлення, серйозних проблем зі здоров'ям сім'ї або власних медичних потреб працівника. Програма поширюється на працівників приватного сектору, які працюють у роботодавців, що підпадають під дію програми.

Основні вимоги до права на виплати:

• Працівники повинні пропрацювати у свого роботодавця щонайменше 12 місяців
• Працівники повинні відпрацювати щонайменше 1 250 годин за останні 12 місяців
• Роботодавець повинен мати щонайменше одного працівника, який підпадає під дію програми

Структура внесків роботодавця​

Програма використовує модель спільного фінансування:

• Внески працівників утримувалися з 2025 року
• Внески роботодавців тепер підлягають сплаті, оскільки виплати починаються у 2026 році
• Ставки внесків визначаються штатом щороку
• Роботодавці повинні перераховувати внески через системи нарахування зарплати

Критична вимога щодо дотримання вимог​

Делавер тепер забороняє роботодавцям вимагати від працівників використовувати накопичену оплачувану відпустку (PTO), відпустку або лікарняний перед використанням виплат PFML. Це значна зміна порівняно з традиційною політикою відпусток. Якщо ваш посібник для працівників в даний час вимагає використання PTO, ви повинні негайно його переглянути.

Дія: Проведіть аудит вашої політики відпусток і посібників для працівників. Вилучіть будь-які формулювання, які вимагають від працівників використовувати або вичерпати наданий роботодавцем PTO перед доступом до виплат PFML.

Програма оплачуваної сімейної та медичної відпустки Міннесоти​

Покриття та виплати​

Програма Міннесоти надає часткову заміну заробітної плати на 12-20 тижнів відпустки протягом 52-тижневого періоду для:

• Медичних потреб (хвороба працівника або члена сім'ї)
• Встановлення зв'язку з новою дитиною (включаючи усиновлення)
• Потреб у догляді за членами сім'ї
• Військової служби або відпустки для догляду за військовослужбовцем

Виплата замінює частину заробітної плати, а не 100% заробітку. Це означає, що працівники отримуватимуть додатковий дохід під час відпустки, але не повну заміну зарплати.

Ставки внесків та вплив на зарплату​

Ставка внеску встановлена на рівні 0,88% від заробітної плати, розподілена між внесками роботодавця та працівника:

• Частка працівника: ~0,40% від зарплати
• Частка роботодавця: ~0,48% від зарплати

Для працівника із заробітком 50 000 доларів на рік лише внесок роботодавця становить приблизно 240 доларів на рік. Для компанії з 50 працівниками це приблизно 12 000 доларів щорічних внесків PFML.

Необхідні оновлення системи нарахування зарплати: Ваше програмне забезпечення для зарплати має бути налаштоване для:

1. Розрахунку внеску роботодавця на оподатковувану заробітну плату
2. Утримання частки працівника кожного платіжного періоду
3. Перерахування внесків до Департаменту зайнятості та економічного розвитку Міннесоти за встановленим графіком

Зобов'язання роботодавця щодо повідомлення​

Міннесота вимагає від роботодавців надавати працівникам:

• Чітке письмове повідомлення про право на участь у програмі та виплати
• Інструкції щодо подання заяви на PFML
• Вимоги щодо розміщення оголошення в доступному місці на робочому місці (фізичному або цифровому)
• Повідомлення про права на захист робочого місця під час відпустки PFML

Ці повідомлення мають бути надані кількома мовами, якщо на вашому робочому місці працюють працівники з обмеженим володінням англійською мовою.

Програма оплачуваної сімейної та медичної відпустки Мену​

Покриття та виплати​

Програма Мену починається 1 травня 2026 року, надаючи до 12 тижнів оплачуваної відпустки для:

• Сімейної відпустки (пологи, усиновлення, патронатне виховання)
• Медичної відпустки (серйозний стан здоров'я працівника або члена сім'ї)
• Відпустки у зв'язку з військовою службою
• Відпустки для догляду за військовослужбовцем
• Відпустки для забезпечення безпеки після жорстокого поводження або насильства

Хто повинен дотримуватися вимог?​

Програма Мену поширюється на всіх приватних роботодавців, незалежно від розміру. Однак є важлива відмінність:

• Роботодавці з 15 або більше працівниками, які підпадають під дію програми: Повинні сплачувати як частку роботодавця, так і частку працівника премії
• Роботодавці з менш ніж 15 працівниками, які підпадають під дію програми: Працівники сплачують повну премію; роботодавці звільняються від вимоги щодо внеску роботодавця (але інші правила дотримання вимог все одно застосовуються)

Це хороша новина для дуже малих роботодавців, але це не скасовує зобов'язань щодо дотримання вимог повністю.

Вимоги щодо повідомлення та розміщення​

Починаючи з 1 травня 2026 року, роботодавці в Мені повинні:

1. Розмістити повідомлення про оплачувану відпустку на помітних, видимих місцях на робочому місці (або надати цифрове повідомлення)
2. Надати працівникам письмову інформацію про програму, право на виплати, виплати та процес подання претензій
3. Повідомити працівників про права на захист робочого місця

Ці повідомлення мають бути англійською мовою та будь-якою іншою мовою, якою розмовляє значна частина вашої робочої сили.

Конфігурація зарплати​

Навіть якщо ваша компанія звільнена від сплати внеску роботодавця, ви повинні:

• Утримувати частку працівника премії із зарплати
• Перераховувати утримані суми працівників до штату за встановленим графіком
• Відстежувати використання PFML працівниками для дотримання лімітів відпусток
• Забезпечити, щоб від працівників не можна було вимагати використовувати PTO перед використанням PFML

Виклики для роботодавців у кількох штатах​

Якщо ваш бізнес має працівників у кількох штатах, ви тепер стикаєтеся з різними правилами:

Ключові відмінності, які потрібно контролювати​

1. Тривалість виплат: Максимум 20 тижнів у Міннесоті довший, ніж максимум 12 тижнів у Делавері чи Мені
2. Розрахункові періоди: Міннесота використовує 52-тижневий період; Делавер використовує 24-місячний період; Мен використовує календарний рік
3. Пороги права на виплати: Делавер вимагає 1 250 відпрацьованих годин; Мен та Міннесота мають інші вимоги
4. Строки внесків: Усі три штати вимагають різних графіків перерахування

Ці варіації означають, що ви, ймовірно, не можете використовувати універсальну політику PFML для всіх штатів. Кожна група працівників у конкретному штаті потребує індивідуальних вказівок.

Необхідні оновлення системи нарахування зарплати та процесів відділу кадрів​

Невідкладні дії (до 1 січня 2026 року для Делаверу та Міннесоти)​

1. Проведіть аудит поточного програмного забезпечення для зарплати: Переконайтеся, що ваша платформа підтримує внески PFML 2026, утримання та звітність для кожного застосовного штату. Більшість сучасних постачальників послуг з розрахунку зарплати випустили оновлення на 2026 рік, але старі системи можуть цього не робити.

2. Оновіть посібники для працівників та політику відпусток:

   • Вилучіть вимоги щодо використання PTO, де це заборонено
   • Додайте чітку інформацію про право на PFML та виплати
   • Включіть повідомлення про права на захист робочого місця
   • Вкажіть процес подання претензій та необхідну документацію

3. Перегляньте повідомлення та плакати PFML: Завантажте повідомлення, характерні для штату, та розмістіть їх у всіх місцях роботи, де працівники можуть їх бачити.

4. Навчіть керівників та персонал відділу кадрів:

   • Як обробляти запити на PFML
   • Як підтримувати захист робочого місця для працівників у відпустці
   • Як розраховувати виплати та відстежувати використання відпустки
   • Як документувати заяви на PFML

До 1 травня 2026 року (для впровадження в Мені)​

Якщо у вас є працівники в Мені, виконайте всі чотири кроки вище за графіком, характерним для Мену, з урахуванням пізнішої дати впровадження.

Поширені помилки роботодавців (та як їх уникнути)​

Помилка 1: Вимога використання PTO​

Багато роботодавців мають політику, яка вимагає від працівників використовувати накопичену відпустку або лікарняний перед використанням оплачуваної сімейної відпустки. Делавер прямо це забороняє. Правила Мену та Міннесоти розвиваються, але тенденція в штатах полягає в тому, щоб дозволити PFML та PTO співіснувати незалежно.

Рішення: Відокремте PFML від ваших існуючих політик PTO. PFML - це обов'язкова державою виплата, що фінансується працівником. PTO залишається виплатою, що надається роботодавцем. Вони повинні діяти паралельно.

Помилка 2: Неправильний розрахунок бази внесків​

Бази внесків відрізняються залежно від штату. Ставка 0,88% у Міннесоті застосовується до загальної заробітної плати, тоді як деякі штати використовують інші визначення "оподатковуваної заробітної плати" (наприклад, виключаючи певні бонуси або комісійні).

Рішення: Попрацюйте з вашим постачальником послуг із зарплати, щоб переконатися, що для кожного штату використовується правильна база заробітної плати. Виконайте тестовий розрахунок зарплати у вашій системі до 1 січня 2026 року, щоб переконатися, що розрахунки внесків є точними.

Помилка 3: Порушення строків звітності штату​

Кожен штат має різні графіки перерахування внесків. Порушення терміну може призвести до штрафів, пені та посиленої перевірки.

Рішення: Створіть календар PFML на 2026 рік із усіма термінами для кожного штату:

• Дати перерахування внесків
• Щоквартальні/річні терміни звітності
• Дати поновлення розміщення повідомлень
• Вимоги щодо звітності про використання відпустки

Помилка 4: Неоновлення виписок про виплати​

Якщо ви надаєте працівникам щорічні виписки про виплати (незалежно від того, чи це вимагається чи є добровільним), ви повинні включити інформацію про PFML. Багато працівників не усвідомлюють, що вони охоплені цими програмами, доки вони їм не знадобляться.

Рішення: Оновіть виписки про виплати та комунікації, щоб підкреслити нове покриття PFML та пояснити, як подати заяву.

Бухгалтерський облік та фінансовий вплив​

З точки зору бухгалтерського обліку бізнесу, внески PFML є:

• Витрати на зарплату (частка внеску роботодавця)
• Витрати, що підлягають податковому вирахуванню (оскільки вони є обов'язковими податками на зайнятість)
• Відстежуються в нарахуваннях зарплати (щоб переконатися, що ви зарезервували кошти на зобов'язання із зарплати)

Якщо ви використовуєте Beancount або бухгалтерський облік у звичайному текстовому форматі для своїх книг, вам потрібно буде:

1. Створити окремі рахунки для внесків PFML кожного штату:

   Expenses:Payroll:PFML:Delaware
   Expenses:Payroll:PFML:Minnesota
   Expenses:Payroll:PFML:Maine

2. Відстежувати утримання працівників окремо від внесків роботодавця:

   Liabilities:Payroll:PFML:Employee-Withholding:Delaware
   Liabilities:Payroll:PFML:Employer-Contribution:Minnesota

3. Записувати транзакції перерахування, коли ви подаєте внески до кожного штату.

Цей поділ дає вам видимість витрат на PFML по штатах і полегшує аудит податкової відповідності.

Графік впровадження на 2026 рік​

Зараз до грудня 2025 року​

• Оновіть програмне забезпечення для зарплати та протестуйте розрахунки PFML
• Перегляньте посібники для працівників та політику відпусток
• Навчіть персонал відділу кадрів та керівництво
• Розмістіть необхідні повідомлення (Делавер та Міннесота)

1 січня 2026 року​

• Почніть утримувати та перераховувати внески для Делаверу та Міннесоти
• Активуйте обробку заяв на PFML у системах відділу кадрів

1 травня 2026 року​

• Розмістіть повідомлення Мену та внесіть зміни до політики
• Почніть утримувати та перераховувати внески PFML Мену

Червень 2026 року та далі​

• Контролюйте дотримання вимог усіх трьох програм
• Коригуйте процеси на основі заяв працівників та вказівок штату
• Підготуйтеся до коригування ставок та поновлень на 2027 рік

Контактна інформація по штатах​

Для отримання офіційних вказівок та форм:

Делавер: Департамент праці Делаверу

• Програма PFML: https://labor.delaware.gov/
• Ресурси та форми для роботодавців щодо внесків та управління заявами

Міннесота: Департамент зайнятості та економічного розвитку Міннесоти (DEED)

• Оплачувана сімейна та медична відпустка: https://paidleave.state.mn.us/
• Ресурси для реєстрації, внесків та звітності роботодавців

Мен: Департамент праці Мену

• Оплачувана сімейна та медична відпустка: https://www.maine.gov/labor/pfml
• Повідомлення, вимоги щодо розміщення та посібники з дотримання вимог для роботодавців

Спростіть своє фінансове управління​

Орієнтуючись у вимогах PFML у кількох штатах, підтримка чітких фінансових записів стає критично важливою. Правильний бухгалтерський облік гарантує, що ви точно відстежуєте податкові зобов'язання, ваші нарахування витрат на PFML є правильними, і ви можете довести дотримання вимог у разі аудиту.

Beancount.io надає бухгалтерський облік у звичайному текстовому форматі, який дозволяє легко:

• Відстежувати внески PFML та утримання по штатах
• Підтримувати записи зарплати з контролем версій
• Створювати звіти для податкової відповідності
• Прозоро перевіряти ваші процеси нарахування зарплати

Бухгалтерський облік у звичайному текстовому форматі дає вам повний контроль над вашими фінансовими даними — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно на Beancount.io і дізнайтеся, чому власники малого бізнесу та фінансові спеціалісти переходять на прозорий, контрольований облік.