Maryland FAMLI: посібник для малого бізнесу щодо внесків із зарплати 2027 року та виплат із оплачуваної відпустки 2028 року

1 січня 2027 року в кожному розрахунковому листі в Меріленді у вашій компанії з'явиться новий рядок — і жоден працівник не зможе отримати ані долара виплат ще цілий рік. Саме на такій умові зупинилася програма сімейної та медичної відпустки Меріленду, відома як FAMLI, після трьох раундів затримок: роботодавці й працівники наповнюють фонд протягом усього 2027 року, а виплати з оплачуваної відпустки починаються в січні 2028 року.

Якщо у вас працює хоч хтось у Меріленді, готуватися потрібно вже зараз. Реєстрація відкрита, платіжні системи мають бути готові до нового утримання до січня, а рішення про те, залишитися в державному плані чи перейти на затверджений приватний план, має власний дедлайн. Цей посібник охоплює те, скільки коштує FAMLI, хто платить, хто має право, що отримують працівники та який контрольний список відповідності слід опрацювати до кінця року.

Що таке FAMLI​

Закон Меріленду Time to Care Act, ухвалений у 2022 році, коли Генеральна асамблея подолала вето губернатора, створив загальнодержавну програму страхування оплачуваної сімейної та медичної відпустки. Вона працює багато в чому як страхування з безробіття: внески із зарплати надходять до фонду, яким керує держава, держава оцінює заяви, а держава виплачує допомогу із заміщення заробітку безпосередньо працівникам, які мають право.

Коли виплати почнуться, охоплені працівники зможуть узяти до 12 тижнів оплачуваної відпустки із захистом робочого місця протягом 12-місячного періоду з підстав, що дають право, з можливими додатковими 12 тижнями для зв'язку з дитиною в певних випадках. Роботодавці з працівниками в Меріленді охоплені незалежно від розміру — хоча, як пояснюється нижче, найменші роботодавці отримують полегшення щодо частки внеску роботодавця.

Графік змінювався тричі — ось остаточний​

Дата початку FAMLI неодноразово зсувалася, і саме тому так багато з того, що ви читаєте про неї в інтернеті, застаріло. Початковий закон передбачав початок внесків 1 жовтня 2023 року. Законодавство 2023 року відсунуло це на 1 жовтня 2024 року, а закон 2024 року відсунув ще раз — на 1 липня 2025 року, з виплатами з 1 липня 2026 року.

Потім Законопроєкт Палати представників 102, ухвалений у 2025 році на прохання Міністерства праці Меріленду, ще раз перезавантажив графік. Поточний, остаточний графік:

• Реєстрація роботодавця: відкрита зараз через Відділ FAMLI.
• Початок внесків: 1 січня 2027 року для роботодавців і працівників.
• Перший платіж: 30 квітня 2027 року.
• Ставка внеску на 2027 рік: 0,9% покритої заробітної плати, застосовується до заробітної плати, виплаченої з 1 січня по 31 грудня 2027 року.
• Початок виплат: січень 2028 року.
• Заявки на приватний план: роботодавці, які прагнуть затвердженого приватного плану, мають до 1 жовтня 2027 року, щоб подати заявку.

Практичний наслідок: 2027 рік — це рік фінансування. Ви будете збирати й перераховувати внески протягом дванадцяти місяців, перш ніж зможе бути виплачена будь-яка заява. Плануйте витрати, починаючи з першої січневої зарплати, а не з першого запиту на відпустку.

Скільки ви платитимете​

Ставка внеску державного плану на 2027 рік становить 0,9% покритої заробітної плати до бази заробітної плати для соціального страхування. Витрати розподіляються порівну:

• Частка роботодавця: 0,45% покритої заробітної плати кожного працівника.
• Частка працівника: 0,45%, утримується із заробітної плати, як будь-яке інше утримання із зарплати.

"Заробітна плата" для цілей FAMLI узгоджується з визначенням заробітної плати для страхування з безробіття в Меріленді, тож усе, що ваша платіжна система вже вважає заробітною платою, оподатковуваною UI, є відправною точкою. База заробітної плати для соціального страхування обмежує вплив: база 2026 року становить $184 500, а показник 2027 року, який Управління соціального страхування оголошує щоосені, обмежить внески FAMLI на 2027 рік.

У доларах частка працівника скромна, але помітна. Працівник, який заробляє $60 000, платить близько $270 на рік; за $100 000 покритої заробітної плати річне утримання з працівника становить близько $450. Роботодавець зрівнює ці суми — якщо не застосовується одне з винятків нижче.

Полегшення для малих роботодавців​

Роботодавці з менш ніж 15 працівниками не зобов'язані платити частку роботодавця. Але це не повне звільнення: ці працівники все одно винні свої 0,45% через утримання із зарплати, і роботодавець усе одно повинен стягувати та перераховувати їх. Якщо у вас підприємство на 10 осіб, ваші власні витрати дорівнюють нулю, але ваші зобов'язання щодо утримання, перерахування, повідомлення та ведення обліку такі самі, як у компанії на 500 осіб.

Ще два правила фінансування, які варто знати​

По-перше, роботодавець може вирішити сплачувати частку працівника на додачу до своєї — простий спосіб узяти на себе всі 0,9% як пільгу. Зворотне заборонено: в жодному разі працівника не можна змусити внести більше ніж 50% державної ставки.

По-друге, ставка переглядається щороку. Секретар праці встановлює щорічну ставку, і закон обмежує загальну суму на рівні 1,2% покритої заробітної плати. Показник 0,9% — це ставка лише на 2027 рік; закладіть рядок у свій щорічний огляд бюджету, щоб враховувати оголошену ставку кожного року.

Хто має право на відпустку​

Працівник має право на виплати FAMLI після того, як пропрацював щонайменше 680 годин у Меріленді протягом 12 місяців до початку відпустки — приблизно 13 годин на тиждень у середньому за рік. Працівники з неповною зайнятістю, які долають цю планку, включені; працівники з коротким стажем і дуже нерегулярною зайнятістю — ні.

Підстави, що дають право, охоплюють знайому територію оплачуваної відпустки:

• Власний серйозний стан здоров'я працівника.
• Догляд за членом сім'ї із серйозним станом здоров'я.
• Зв'язок із дитиною, включно з розміщенням у родинну опіку.
• Догляд за пораненим чи хворим військовослужбовцем, який є найближчим родичем.
• Відповідні невідкладні обставини, пов'язані з активною військовою службою члена сім'ї.

Меріленд широко визначає "члена сім'ї": діти та батьки працівника або подружжя працівника, подружжя та партнери, які спільно проживають, а також бабусі й дідусі, онуки та брати й сестри працівника — у біологічних, усиновлених, прийомних, зведених, опікунських відносинах і відносинах in loco parentis.

12 тижнів, плюс ще 12 в одній ситуації​

Базова гарантія — 12 тижнів оплачуваної відпустки протягом 12-місячного періоду, взятої мінімальними чотиригодинними відрізками — дозволені переривчаста відпустка та скорочені графіки. Нюанс: працівник, який бере відпустку FAMLI через власний серйозний стан здоров'я, може отримати додаткові 12 тижнів для зв'язку з дитиною (і навпаки). Це правило підсумовування легко пропустити під час розробки політики, і про нього варто повідомити вашим керівникам уже зараз.

Відпустка FAMLI перебігає одночасно з відпусткою за федеральним FMLA там, де застосовуються обидва. І два запобіжники захищають працівників: ви не можете вимагати від працівників вичерпати відпустку, лікарняний чи інший PTO до або під час відпустки FAMLI (хоча можете дозволити їм використовувати PTO, щоб доповнити до повної оплати), а працівники, які отримують допомогу з безробіття чи компенсацію працівникам, зазвичай не можуть одночасно отримувати FAMLI.

Що отримують працівники​

Тижнева виплата заміщує до 90% заробітної плати за дворівневою формулою: 90% середнього тижневого заробітку працівника до 65% середнього тижневого заробітку по штату, плюс 50% частини, що перевищує цю межу. Результат обмежений максимумом $1 000 на тиждень (чинний до 31 грудня 2028 року, далі коригується щорічно, починаючи з 1 січня 2029 року) і мінімумом $50 на тиждень.

Виокремлюються три зручні для працівників особливості. Немає періоду очікування, тож виплати починаються разом із відпусткою, а не після неоплаченого тижня. Відділ FAMLI має 10 днів, щоб ухвалити рішення за повною заявою. І роботодавці можуть добровільно доплачувати до державної виплати до повної оплати через власні плани — це дружня до утримання персоналу опція для ключових посад.

Механіка заяв встановлює дедлайни для обох сторін. Працівники можуть подати заяву за 60 днів до або 60 днів після очікуваної дати початку відпустки. Роботодавці мають п'ять днів, щоб відповісти на заяву — справді короткий термін, який промовляє за призначення однієї особи (або вашого платіжного провайдера) відповідальною за листування щодо FAMLI ще до надходження першої заяви.

Опція приватного плану​

Меріленд дозволяє роботодавцям вийти з державного плану на еквівалентний приватний план страхування роботодавця — або самостійно адміністрований, або придбаний у сертифікованого страховика — за умови, що план відповідає або перевищує права, захист і пільги державної програми та отримує схвалення Міністерства праці Меріленду. Якщо універсальний процес розгляду заяв державного шляху вам не підходить, або ви вже маєте широке покриття короткострокової непрацездатності та батьківської відпустки, яке могло б стати основою кваліфікованого плану, це ті двері, у які варто зайти.

Три обмеження формують рішення. По-перше, схвалення є обов'язковим — приватний план, який Міністерство не схвалило, не звільняє вас від державних внесків. По-друге, заявки подаються до 1 жовтня 2027 року, тож робота з оцінки, отримання пропозицій від страховиків і подання належить до вашого календаря на першу половину 2027 року щонайпізніше. По-третє, приватний план може стягувати вищу загальну ставку, ніж державний план, але він не може стягувати з працівників більше, ніж стягує державний план — додаткові витрати, якщо такі є, лягають на роботодавця.

Для більшості малих роботодавців чесна математика така: державний план виграє за простотою: жодного актуарного подання, жодного ризику відмови, жодного окремого адміністрування заяв. Оцінюйте приватний шлях лише якщо профіль вашої робочої сили чи наявні пільги роблять його справді дешевшим або кращим.

Ваш контрольний список відповідності до 1 січня 2027 року​

Опрацюйте ці пункти цієї осені, приблизно в такому порядку:

1. Зареєструйтеся у Відділі FAMLI. Реєстрація роботодавця відкрита. Підтвердьте свій рахунок, кількість охоплених працівників і те, перебуваєте ви вище чи нижче межі 15 працівників.
2. Налаштуйте утримання із зарплати. Утримання 0,45% з працівника має діяти, починаючи з першого розрахункового листа 2027 року, з обмеженням базою заробітної плати для соціального страхування. Підтвердьте це з вашим платіжним провайдером зараз — січневі впровадження, замовлені в грудні, коштують дорожче і проходять гірше.
3. Закладіть у бюджет частку роботодавця. За 0,45% покритої заробітної плати фонд оплати праці в $1 млн коштує $4 500 на рік. Це тривіально змоделювати й соромно виявити в лютому.
4. Вирішіть щодо приватного плану. Якщо ви хоч розглядаєте його, починайте розмови зі страховиками на початку 2027 року; дедлайн подання 1 жовтня настає швидко.
5. Розробіть свої повідомлення. Охоплені роботодавці повинні надавати письмове повідомлення про права й обов'язки за FAMLI під час прийняття на роботу, щорічно та протягом п'яти днів, коли запитується відпустка або роботодавець дізнається, що відпустка може кваліфікуватися. Створіть шаблон один раз і вбудуйте його в онбординг.
6. Встановіть відліки 30 днів / 5 днів. Працівники винні 30 днів письмового повідомлення про передбачувану відпустку (інакше — якнайшвидше, наскільки це практично можливо, плюс розумні зусилля з планування переривчастої відпустки). Ви винні п'ятиденний строк на заяви про виплати. Внесіть обидва до посібника.
7. Узгодьте наявні політики відпусток. Ви не можете змусити до послідовності "спочатку PTO", але можете вимагати координації там, де ви вже надаєте оплачувану батьківську відпустку, відпустку для догляду за сім'єю, військову відпустку чи відпустку у зв'язку з непрацездатністю. Перегляньте ці політики на предмет конфліктів зараз.
8. Сплануйте захист робочого місця та медичні пільги. Під час відпустки FAMLI ви можете звільнити лише з поважної причини, повинні поновити на посаді після неї (за відсутності істотної та тяжкої економічної шкоди, з повідомленням працівника) і повинні підтримувати медичні пільги протягом усього часу. Проінструктуйте того, хто займається звільненнями.
9. Відстежуйте години роботи в Меріленді. Тест на право за 680 годин працює саме на годинах у Меріленді. Якщо у вас є віддалені працівники чи працівники в кількох штатах, ваш облік робочого часу повинен позначати місце роботи — дивіться настанови щодо документації із зарплати для практик ведення обліку, які витримують аудит.

Помилки, яких слід уникати​

• Припускати, що виплати починаються разом із внесками. Це не так. Нічого не підлягає виплаті до січня 2028 року. Чітко встановіть очікування працівників, інакше ваша перша розмова "де мій чек" буде незручною.
• Ставитися до менш ніж 15 працівників як до повного звільнення. Частка роботодавця звільняється; утримання з працівника, перерахування, повідомлення та п'ятиденний строк відповіді — ні.
• Вимагати PTO перед FAMLI. Закон це забороняє. "Спершу використайте свою відпустку" — найшвидший шлях до порушення.
• Пропустити п'ятиденну відповідь на заяву. Внесіть це в календар так само суворо, як податковий дедлайн — призначте відповідального та запасного.
• Забути, що ставка переглядається щороку. 0,9% — це ставка на 2027 рік. Перевіряйте оголошення Секретаря щороку; межа допускає 1,2%.

Тримайте свої записи із зарплати готовими до аудиту​

FAMLI додає ще одне зобов'язання із зарплати до стосу, який уже включає страхування з безробіття, компенсацію працівникам і утримання прибуткового податку — кожне з власною базою заробітної плати, ставкою та календарем подання. Роботодавці, які легко проходять такі нові програми, — це ті, чиї записи із зарплати вже пов'язують кожне утримання з працівником, датою виплати та базою заробітної плати без рятувальної місії в електронних таблицях. Чисті книги перетворюють 1 січня 2027 року на зміну конфігурації, а не на аврал.

Beancount.io забезпечує бухгалтерію у звичайному тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у звичайному тексті.