Десь у вашій системі нарахування зарплати прямо зараз може бути хтось, хто не існує.
Це не друкарська помилка. Не дубльований запис, який ви колись виправите. Повноцінний "працівник" з банківським рахунком, вибором щодо утримання податків і прямим депозитом, який надходить кожного платіжного періоду — створений кимось, хто має доступ до вашого програмного забезпечення для зарплати і знає, що ви не дивитеся досить уважно. Експерти з розслідування шахрайств називають це схемою з фантомним працівником, і це тихо одна з найдорожчих сліпих зон у фінансах малого бізнесу.
Цифри більші, ніж очікує більшість власників. За оцінками, схеми з фантомними працівниками коштують бізнесу в США 400 мільярдів доларів сукупних збитків на рік, а шахрайство із зарплатою приблизно вдвічі частіше вражає малий бізнес, ніж великий, згідно зі звітом Асоціації сертифікованих експертів з розслідування шахрайств. Причина не в тому, що малий бізнес є частішою мішенню — а в тому, що там менше людей, які займаються зарплатою, що означає менше розділення між тим, хто може додати працівника, і тим, хто може платити йому.
Як насправді виглядає схема з фантомним працівником
«Фантом» — це не завжди повністю вигадана особа. На практиці експерти з розслідування шахрайств спостерігають три поширені типи:
- Створений працівник. Хтось із доступом до системи кадрів або зарплати створює новий запис працівника — ім'я, номер соціального страхування (іноді справжній, іноді використаний повторно), банківський рахунок — і щоциклу направляє на нього зарплатний чек.
- Реактивований працівник. Працівник, який звільнився або був звільнений, залишається «активним» у системі зарплати. Його прямий депозит продовжує надходити, а інсайдер, який залишив запис відкритим, отримує його — часто просто не оновлюючи номер рахунку до повного завершення процедури звільнення.
- Розподіл комісійних з реальним працівником. Справжній працівник залишається у зарплатній відомості, але отримує оплату за години, які не відпрацював, за підтримки менеджера, який бере участь у схемі та отримує свою частку.
Усі три мають одну спільну першопричину: одна особа має достатньо неконтрольованих повноважень над зарплатою, щоб і створити можливість, і приховати докази. Середня схема з фантомним працівником триває від 18 до 30 місяців, перш ніж хтось помітить, тому що зарплатний чек виглядає абсолютно нормально ззовні — він проходить, він звіряється з банківськими даними, і якщо хтось не перевіряє чисельність персоналу проти реальних людей у будівлі, нічого не здається підозрілим.
Реальні випадки показують, як далеко це може зайти. Схема з фантомним працівником, яка тривала десятиліття у Флориді, викачала понад 146 мільйонів доларів з однієї організації, перш ніж її викрили. З меншого боку, будинок догляду в Іллінойсі втратив 103 000 доларів через одного інсайдера, який вигадав фіктивних працівників — втрата, яка для бізнесу такого розміру може бути різницею між хорошим і дуже поганим роком. Кримінальне слідство IRS окремо виявило понад 160 000 потенційних випадків фантомних працівників по всій країні, при цьому 33 завершені кримінальні справи призвели до відшкодування в середньому 1,3 мільйона доларів кожна.
Ознаки, які насправді проявляються у ваших книгах
Вам не потрібне програмне забезпечення для судово-бухгалтерської експертизи, щоб виявити більшість цього. Вам потрібно знати, на що звертати увагу в даних, які у вас вже є.
- Дублікати номерів банківських рахунків або кодів маршрутизації у «різних» працівників. Легітимні колеги по суті ніколи не ділять один рахунок для прямого депозиту.
- Дублікати або недійсні номери соціального страхування, або номери, що не збігаються з іменем у файлі.
- Спільні адреси, номери телефонів або контакти для екстрених випадків між записом працівника та персоналом із зарплати або кадрів.
- Утримання податків, яке ніколи не змінюється — жодних життєвих подій, жодних коригувань, жодних оновлень W-4, рік за роком.
- Відсутні документи при прийомі на роботу — ніколи немає форми I-9, вибору пільг, оцінки ефективності.
- Чисельність персоналу у відомості перевищує кількість людей, яких хтось в офісі може назвати по імені.
- Незвично рівна, незмінна оплата — реальні працівники мають понаднормові, лікарняні та відпустки. Зарплатний чек фантома підозріло однаковий кожного періоду.
Окремо кожен з цих пунктів може бути помилкою введення даних. Разом, особливо сконцентровані навколо одного працівника або однієї команди менеджера, вони є схемою, яку експерти шукають у першу чергу.
Контролі, які виявляють це, перш ніж воно коштуватиме вам 100 000 доларів
Хороша новина: виправлення тут структурні, а не екзотичні, і більшість з них доступні для бізнесу з кількома працівниками.
Розділіть того, хто може створювати записи про зарплату, і того, хто може їх затверджувати. Це єдиний контроль із найвищим важелем впливу. Особа, яка додає нового працівника до системи, не повинна бути тією самою особою, яка авторизує перший зарплатний чек цього працівника. У бізнесі, надто малому, щоб розділити це між двома працівниками, власник або партнер повинен особисто затверджувати кожного нового працівника, внесеного до зарплатної відомості — жодних винятків, жодного «я перевірю це пізніше».
Незалежно перевіряйте реквізити банківського рахунку. Перш ніж прямий депозит нового працівника запрацює, підтвердьте, що рахунок належить тому, кому, як стверджується — швидкий дзвінок людині, використовуючи контактну інформацію, яка вже була у вас у файлі (а не інформацію, надану з новим запитом на рахунок), закриває найпоширеніший шлях фабрикації.
Проводьте реальну, особисту звірку чисельності персоналу щокварталу, а не щороку. Зіставте зарплатний реєстр з людьми, яких ви можете реально перевірити, чи працюють вони — зчитування бейджів, табелі робочого часу, менеджер, який знає кожне ім'я у своїй команді. Щорічні аудити залишають 12 місяців для розвитку схеми; щоквартальні перевірки різко скорочують це вікно.
Автоматично відстежуйте дублікати ідентифікаторів. Більшість платформ для зарплати, включаючи QuickBooks Online Payroll, Gusto та ADP, дозволяють експортувати повний список працівників з банківськими реквізитами та номерами соціального страхування. Проста перевірка електронної таблиці на наявність дублікатів у цих стовпцях займає десять хвилин і виявляє найпоширенішу ознаку фантомного працівника.
Проводьте непланові раптові перевірки. Схема, побудована на ухиленні від відомої дати щоквартального аудиту, може планувати її. Несподівана раптова звірка — витягнення зарплатного реєстру того ж тижня, коли ви випадково переглядаєте щось інше — усуває цю передбачуваність.
Ніщо з цього не вимагає нового програмного забезпечення. Це вимагає рішення, що затвердження зарплати не є чимось, що можна повністю делегувати, навіть у бізнесі, де ви довіряєте кожному співробітнику. Експерти з розслідування шахрайств послідовно виявляють, що саме відсутність базового розподілу обов'язків — а не зловмисні наміри більшості працівників — перетворює ізольованого поганого актора на збиток у понад 100 000 доларів.
Чому це пов'язано з вашими книгами, а не лише з вашою кадровою системою
Шахрайство з фантомними працівниками є фундаментально бухгалтерською проблемою так само, як і кадровою. Схема, яка триває два роки, існує тому, що ніхто не звіряє витрати на зарплату з чисельністю персоналу, яку можна незалежно перевірити — самі транзакції виглядають абсолютно легітимними в головній книзі. Шахрайство приховане не в хитрому бухгалтерському проведенні; воно приховане в припущенні, що якщо цифри сходяться, нікому не потрібно питати, хто насправді отримав гроші.
Це саме той тип прогалини, для закриття якого створено облік у звичайному тексті з контролем версій. Коли кожна зарплатна транзакція є рядком у головній книзі, яку ви можете запитувати, порівнювати та аудитувати самостійно — а не чорною скринькою всередині панелі керування постачальника зарплатних послуг — набагато легше виконати перевірку на дублікати рахунків, позначити працівника, чиє утримання податків ніколи не змінювалося, або порівняти чисельність персоналу з тенденцією витрат на зарплату з часом. Вам не потрібно чекати щорічного аудиту, щоб виявити аномалію, яка тихо накопичувалася протягом півтора року.
Зберігайте ваші зарплатні записи контрольованими з першого дня
Шахрайство з фантомними працівниками процвітає в системах, які ніхто не може легко перевірити. Beancount.io надає вам облік у звичайному тексті, який є повністю прозорим і контрольованим версіями, тому кожен зарплатний запис є відстежуваним, запитуваним і вашим для аудиту — без прив'язки до постачальника, без чорної скриньки. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансово грамотні власники бізнесу переходять на облік у звичайному тексті.