Нове відрахування із заробітної плати з'являється у виплатних листках працівників Вашингтону з липня 2023 року, і в більшості працівників, що його помітили, виникало одне запитання до роботодавця: "Що це таке і чому воно не має обмеження, як соціальне страхування?" Цього місяця нарешті настає друга частина історії. Починаючи з липня 2026 року, фонд, який наповнюється цим відрахуванням, починає виплачувати перші допомоги на довгостроковий догляд — до $36,500 на кожного працівника, що має право на неї. Якщо ви ведете розрахунок заробітної плати хоча б для одного працівника, чия робота базується у Вашингтоні, Фонд WA Cares тепер є постійним пунктом у вашому календарі дотримання вимог, і помилка тут несе реальний фінансовий ризик.
Цей посібник розглядає, що саме мають робити роботодавці Вашингтону: за кого ви сплачуєте внески, скільки утримувати, як працюють звільнення від сплати, що змінилося у 2026 році та що станеться, якщо ви пропустите подання звіту.
Що таке Фонд WA Cares насправді
WA Cares — це державна програма страхування довгострокового догляду, що фінансується працівниками, перша у своєму роді в країні. На відміну від вашингтонської програми оплачуваної сімейної та медичної відпустки, витрати на яку можуть розподілятися між роботодавцем і працівником, внески до WA Cares повністю сплачуються працівниками. Ваша роль як роботодавця — утримувати внесок із заробітної плати, зберігати його та переказувати державі за встановленим графіком. Ви не зобов'язані робити відповідний внесок з боку роботодавця, хоча за бажанням можете добровільно покрити частку працівника.
Ставка внеску становить 0,58% від валової заробітної плати працівника, і, що важливо, верхньої межі немає. Податки на соціальне страхування перестають нараховуватися, щойно заробіток працівника перевищить річну базу оподаткування; WA Cares працює інакше. Кожен долар заробітної плати, на яку поширюється дія програми, підлягає утриманню 0,58% протягом усього року, незалежно від того, наскільки високою є винагорода працівника.
За кого ви сплачуєте внески
Визначальним є не те, де розташована штаб-квартира вашого бізнесу, а те, чи "локалізована робота" працівника у Вашингтоні. На практиці це означає:
- Працівники, що базуються у Вашингтоні — охоплені за замовчуванням, незалежно від того, де зареєстрована ваша компанія чи де розташований її головний офіс.
- Віддалені працівники, що живуть і працюють у Вашингтоні — охоплені, навіть якщо ви є роботодавцем з іншого штату без жодної іншої присутності у Вашингтоні.
- Працівники, що розподіляють роботу між кількома штатами — зазвичай охоплені, якщо Вашингтон є місцем розташування бази операцій або де виконується більша частина роботи.
- Працівники, що живуть за межами Вашингтону, але періодично там працюють — тут усе залежить від конкретних фактів, і варто швидко проконсультуватися з юристом, якщо у вас є гібридні працівники або працівники, що охоплюють кілька штатів.
Якщо хоча б частина вашого персоналу пов'язана з Вашингтоном, не покладайтеся на те, що програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати автоматично все врахує — переконайтеся, що ваш постачальник послуг з розрахунку заробітної плати справді подає об'єднаний звіт WA Cares/Paid Leave, а не лише частину, що стосується оплачуваної відпустки.
Звільнення від сплати: що є автоматичним, а що ні
Працівники можуть бути звільнені від сплати внесків WA Cares, але звільнення ніколи не є рішенням, яке роботодавець ухвалює одноосібно. Воно потребує схвалення держави, і ви маєте отримати лист про схвалення до того, як припинити утримання.
Визнані категорії звільнення включають:
- Працівників, які придбали відповідне приватне страхування довгострокового догляду до 1 листопада 2021 року
- Працівників, що проживають за межами Вашингтону
- Подружжя або цивільних партнерів військовослужбовців дійсної служби Збройних сил США
- Військовослужбовців дійсної служби, що працюють на цивільній посаді
- Власників неімміграційних робочих віз для тимчасової роботи — станом на 1 січня 2026 року це звільнення стало автоматичним, тобто роботодавці за замовчуванням мають припинити утримання для таких працівників, якщо тільки працівник сам не вирішить брати участь у програмі
Ця остання зміна є однією з найбільш значущих оновлень 2026 року. Якщо серед вашого персоналу є власники тимчасових робочих віз, перегляньте своє утримання зараз — можливо, ви надмірно стягуєте внески з працівників, які надалі автоматично звільнені від сплати, і в будь-якому разі вам знадобиться відповідна документація.
Одне важливе обмеження: ви не можете заднім числом повернути внески, які не утримали з минулих виплатних листків працівника, що не має звільнення, просто пропустивши майбутні утримання для компенсації. Пропущені внески є зобов'язанням роботодавця, що стягується під час звичайної щоквартальної звітності.
Як і коли перераховувати внески
Звітність WA Cares прив'язана до того ж щоквартального циклу, що й оплачувана сімейна та медична відпустка — одне об'єднане подання через Департамент забезпечення зайнятості (ESD) охоплює обидві програми (а для більшості роботодавців — і звітність зі страхування на випадок безробіття). Терміни такі:
| Квартал | Звітний період | Кінцевий термін |
|---|---|---|
| Q1 | січень–березень | 30 квітня |
| Q2 | квітень–червень | 31 липня |
| Q3 | липень–вересень | 31 жовтня |
| Q4 | жовтень–грудень | 31 січня |
Кожен звіт повинен містити дані про заробітну плату, відпрацьовані години та внески, утримані за квартал. Пізні або неповні звіти тягнуть за собою поетапні штрафи — $25, $75 або $250 залежно від серйозності порушення — плюс 1% щомісячних відсотків на будь-яку несплачену суму внеску. Відсутній звіт вважається простроченим і може заблокувати отримання вашим обліковим записом звичайного повідомлення про ставку податку, що створює додаткові труднощі для непов'язаних подань.
Що зміниться для працівників з липня 2026 року
Розуміння частини програми, що стосується виплат, допоможе вам відповідати на запитання, які неминуче виникатимуть у ваших працівників тепер, коли фонд справді почав виплачувати кошти.
Починаючи з липня 2026 року, працівники, що мають право на це, можуть отримати доступ до $36,500 довічної допомоги на довгостроковий догляд (сума індексується та зростатиме з часом відповідно до інфляції). Допомогу можна використати для широкого спектра послуг: професійних доглядальниць на дому, оплати кваліфікованому члену родини (включно з подружжям), що надає догляд, модифікацій житла, як-от поручні та пандуси, доставки їжі, медичного транспортування та допоміжного обладнання.
Щоб отримати право на допомогу, працівник має пройти два окремі бар'єри:
- Поріг участі у внесках. Є три шляхи: сплачувати внески щонайменше 10 років для повного довічного доступу; сплачувати внески протягом 3 із останніх 6 років на момент подання заявки для повного доступу; або, для працівників, народжених до 1 січня 1968 року, отримувати пропорційно 10% допомоги за кожен рік сплати внесків (приблизно $3,650 за кожен рік, що зараховується), оскільки старші працівники мають менше часу для досягнення стандартних порогів до того, як їм знадобиться догляд.
- Поріг потреби в догляді. Заявник має бути оцінений як такий, що потребує фізичної допомоги щонайменше з трьома видами повсякденної діяльності — наприклад, купанням, одяганням, харчуванням, прийомом ліків або пересуванням.
Після схвалення фонд сплачує безпосередньо постачальникам послуг — отримувачу допомоги не потрібно займатися паперовою тяганиною з відшкодування. Також нове для 2026 року: працівники, що переїжджають за межі Вашингтону після сплати внесків щонайменше протягом трьох років (з відпрацьованими 500+ годинами за кожен рік, що зараховується), можуть обрати збереження портативності своєї допомоги, якщо зроблять це протягом року після виїзду зі штату — деталь, варта згадки, якщо у вас є працівники, що переїжджають.
Контрольний список дотримання вимог на цей квартал
- Переконайтеся, що ваша система розрахунку заробітної плати утримує 0,58% валової заробітної плати без обмеження для кожного працівника, чия робота локалізована у Вашингтоні
- Перегляньте свій список наявних листів про звільнення від сплати — звірте його з працівниками, для яких ви припинили утримання
- Якщо у вас працюють особи з тимчасовими робочими візами, перевірте, чи застосовується автоматичне звільнення від січня 2026 року, та відповідно оновіть утримання
- Переконайтеся, що ваш об'єднаний звіт за Q2 2026 року (заробітна плата, години, внески WA Cares і Paid Leave) подано до 31 липня
- Проінструктуйте свого HR- або payroll-контакта щодо частини програми, яка стосується виплат — очікуйте запитань від працівників тепер, коли виплати вже почалися
Тримайте свій облік заробітної плати впорядкованим
Такі програми, як WA Cares, нагадують, що дотримання вимог щодо заробітної плати — це не одноразове налаштування, а постійне зобов'язання зі зміною ставок, новими категоріями звільнення та щоквартальними термінами, які змінюються в міру розвитку програми. Beancount.io надає систему обліку у форматі простого тексту, яка дає вам чіткий, версіонований запис кожного зобов'язання з розрахунку заробітної плати та кожного переказу, тож звірка того, що ви утримали, з тим, що були винні державі, ніколи не перетворюється на вгадування. Почніть безкоштовно і переконайтеся, чому розробники та фінансово обізнані власники бізнесу віддають перевагу обліку, який справді можна перевірити.