Правила порівнянності HSA: чому ви не можете платити собі більше, ніж працівникам на ресепшені

Уявіть, що у вашій практиці шість співробітників на плані медичного страхування з високою франшизою: ви, власник, і п'ятеро співробітників на ресепшені. Ви вирішуєте поповнювати власний HSA на $4,000 на рік, бо саме ви несете фінансовий ризик, а іншим закидаєте по $500 на HSA як приємний бонус. Це здається справедливим — ви створили бізнес, ви несете відповідальність, ви заслуговуєте більшої подушки безпеки.

IRS із цим не погоджується, і на підтвердження своєї позиції має 35% акцизний податок.

Внески роботодавця на HSA регулюються «правилом порівнянності», про яке більшість власників малого бізнесу ніколи не чули, доки про нього не заговорить бухгалтер або аудит Міністерства праці. Якщо помилитися, штраф розраховується не від суми недоплати — він розраховується від усієї суми, яку ви внесли. Ось що насправді каже це правило, де воно не діє та як структурувати внески, щоб випадково його не порушити.

Що насправді вимагає правило порівнянності​

Якщо роботодавець робить внески на HSA напряму — тобто поза межами кафетерій-плану за розділом 125 — федеральне законодавство вимагає, щоб ці внески були «порівнянними» для всіх порівнянних учасників-співробітників. Порівнянність означає одне з двох:

• Однакову суму в доларах, або
• Однаковий відсоток від річної франшизи HDHP

для кожного співробітника в межах одного класу порівнянності. Не можна вибрати число, яке випадково сприяє власнику, і назвати це бізнес-рішенням. IRS не цікавить ваша аргументація — його цікавить математика.

Хто вважається «порівнянним»​

Два співробітники зобов'язані отримувати однакові внески лише якщо вони мають усі три такі характеристики:

1. Однаковий рівень покриття HDHP — індивідуальне покриття проти сімейного (деякі плани додатково поділяють сімейне покриття на «сам+1», «сам+2» тощо, і IRS дозволяє диференціацію й між цими рівнями)
2. Однакова класифікація зайнятості — повна зайнятість (зазвичай 30+ годин на тиждень), часткова зайнятість (менше 30 годин на тиждень) або колишній співробітник
3. Обидва мають право на HSA та зареєстровані в HDHP роботодавця

Це все. Посада, стаж, результативність чи частка власності не є дозволеними осями диференціації. Роботодавець може вносити більше для співробітників з повною зайнятістю, ніж для тих, хто працює частково, і більше для сімейного покриття, ніж для індивідуального — такі розподіли прямо дозволені. Чого він не може зробити — це внести більше для одного співробітника з повною зайнятістю та індивідуальним покриттям, ніж для іншого такого ж співробітника, незалежно від того, наскільки різняться їхні ролі.

Пастка «високооплачуваного співробітника» діє у зворотному напрямку​

Ось що дивує більшість власників: правило асиметричне. Роботодавцю дозволено вносити більше для не високооплачуваних співробітників, ніж для високооплачуваних — це навмисна функція проти зловживань. Чого він не може зробити — це навпаки. Внесення $2,000 для кожного високооплачуваного співробітника з повною зайнятістю та індивідуальним покриттям, тоді як для кожного не високооплачуваного співробітника в тому ж класі вноситься $1,000, — це підручниковий приклад порушення порівнянності, навіть якщо це здається звичайною політикою «старший персонал отримує кращі пільги».

Запасний вихід через розділ 125​

Ось поворот, який робить це правило здебільшого обхідним: правила порівнянності не застосовуються до внесків на HSA, зроблених через кафетерій-план за розділом 125.

Якщо ви спрямовуєте внески роботодавця на HSA через кафетерій-план замість прямих внесків, ви звільняєтеся від жорсткого тесту на порівнянність — включно з вимогами «долар за долар» та «відсоток від франшизи». Натомість ці внески підпадають під власне тестування розділу 125 на недискримінацію (тест на прийнятність, тест внесків і пільг, і тест на концентрацію ключових співробітників) — це інша, і для більшості малих роботодавців зручніша, система. Вона спеціально розроблена так, щоб допускати гнучкіші структури пільг, зокрема відповідні внески та вибір співробітників, доки план загалом не перекошений непропорційно на користь ключових співробітників.

Саме тому більшість провайдерів заробітної плати та PEO за замовчуванням проводять внески на HSA через кафетерій-план: це повністю обходить жорстку математику порівнянності та дає власникам більше гнучкості для встановлення рівнів внесків залежно від посади, стажу чи узгодженої пропозиції про працю — саме той тип диференціації, який справді потрібен бізнесу, що зростає.

Де індивідуальні підприємці, партнери та власники S-корпорацій виходять за межі правила​

Правило порівнянності стосується лише роботодавця, що вносить кошти на HSA співробітника. Це має кілька важливих наслідків для того, як насправді структуровані малі підприємства:

• Індивідуальні підприємці: Оскільки індивідуальний підприємець не є власним співробітником, правило порівнянності не стосується того, що він особисто вносить на власний HSA. Воно вступає в дію лише в момент, коли він робить внесок на HSA будь-якого співробітника — з цього моменту всі порівнянні співробітники повинні отримувати порівнянні суми.
• Партнери в партнерстві: Та сама логіка. Внесок партнерства на HSA повноправного партнера не є внеском від роботодавця до співробітника, тому він звільнений від правила. Однак якщо зробити внесок на HSA співробітника, який не є партнером, порівнянність застосовується до цієї групи співробітників.
• Акціонери S-корпорації з часткою понад 2%: Це найскладніший випадок. Для цілей додаткових пільг акціонер S-корпорації з часткою понад 2% розглядається як партнер, а не як звичайний найманий співробітник — тому внесок S-корпорації на HSA такого акціонера трактується як гарантована виплата, додається до заробітної плати в графі 1 форми W-2 акціонера (але виключається із заробітної плати для цілей FICA/Medicare), і акціонер відраховує цю суму особисто, а не виключає її з доходу. На практиці це також означає, що власне фінансування HSA акціонера з часткою понад 2% не підпадає під стандартний тест порівнянності так, як це стосується рядового співробітника, — але будь-які внески, які S-корпорація робить на HSA фактичних співробітників, підпадають.

Усе це не є лазівкою для використання — це просто те, де проходить юридична межа між «роботодавцем» і «співробітником». У момент, коли у вашому бізнесі з'являються співробітники за формою W-2 у плані HDHP, правило починає діяти щодо них незалежно від того, як ви особисто фінансуєте власний рахунок.

Штраф жорстокий, бо він непропорційний​

Більшість штрафів за недотримання вимог масштабуються відповідно до розміру порушення. Цей — ні. Згідно з IRC §4980G, роботодавець, який не проходить тест на порівнянність, зобов'язаний сплатити 35% акцизний податок на всю суму внесків на HSA, зроблених за рік, а не лише на надлишкову суму, надану пільговій групі. Якщо ви внесли $30,000 для всього персоналу, і виявилося, що один клас порівнянності недофінансований навіть на кілька сотень доларів, відповідальність розраховується від усієї суми $30,000, а не від недоплати.

Існує вузьке вікно добросовісного виправлення (акцизний податок можна скасувати, якщо роботодавець виправляє порушення до того, як його повідомить IRS, і порушення не було наслідком навмисної недбалості), але покладатися на те, що ви самі помітите свою помилку до аудиту, — це слабкий запобіжник для бізнесу, який взагалі ніколи не чув про це правило.

Ще кілька пасток, вартих уваги:

• «Порівнянний» означає фактично профінансований, а не просто запропонований. Якщо співробітник, який має право на HSA, ніколи не відкриває рахунок або не подає документи для отримання внеску, обов'язок роботодавця зробити порівнянний внесок нікуди не зникає — це створює реальні адміністративні труднощі для бізнесів зі значною часткою співробітників, які так і не збираються відкрити рахунок.
• Контрольовані групи перевіряються разом. Якщо ваш бізнес, що пропонує HDHP, має спільне володіння з іншою юридичною особою — другим ТОВ, спорідненою практикою, франшизою, якою ви також володієте — IRS розглядає їх як одного роботодавця для цілей порівнянності. Не можна ізолювати вигідні внески в одній юридичній особі та тонкий штат співробітників в іншій, щоб уникнути тесту.

Розібраний приклад: де практика власника з початку статті помиляється​

Повернімося до практики з шести осіб з початку статті. Припустимо, що всі працюють повний робочий день та мають індивідуальне покриття HDHP — той самий клас порівнянності, винятків немає. Власник вносить $4,000 на власний HSA і по $500 на HSA кожного з п'яти співробітників на ресепшені, і все це поза кафетерій-планом.

Оскільки всі співробітники мають однаковий рівень покриття та класифікацію зайнятості, за тестом вони всі є «порівнянними учасниками-співробітниками», і правило вимагає однакової суми в доларах (або однакового відсотка від франшизи) для всіх них. Розподіл $4,000 проти $500 однозначно не проходить тест. Якщо IRS це виявить, акцизний податок становитиме не 35% від різниці в $3,500 — а 35% від усієї суми $6,500, внесеної того року ($4,000 + 5 × $500), тобто $2,275, плюс саме порушення порівнянності все одно доведеться виправити надалі.

Порівняйте це з двома законними способами, якими та сама практика могла б досягти подібного результату:

• Єдиний порівнянний внесок поза кафетерій-планом: Внести $1,000 на HSA кожного співробітника, включно з власником (за умови, що власник є звичайним найманим співробітником, а не індивідуальним підприємцем чи мажоритарним партнером, звільненим від правила). Уніфіковано, обґрунтовано, нульовий ризик акцизного податку.
• Диференційовані внески через кафетерій-план за розділом 125: Налаштувати внесок на HSA як пільгу кафетерій-плану, а потім структурувати диференційовані рівні — наприклад, $4,000 для власника та $1,500 для персоналу — з дотриманням власного тестування розділу 125 на недискримінацію, а не жорсткого правила порівнянності. Це шлях, якого насправді хоче більшість малих практик, оскільки він зберігає можливість винагороджувати за стаж чи посаду, не порушуючи §4980G.

Урок тут не в тому, що «ніколи не платіть собі більше» — а в тому, що саме механізм, який ви використовуєте, щоб платити собі більше, визначає, чи це законно.

Швидкий контрольний список для дотримання вимог​

Перш ніж встановити (або змінити) суми внесків на HSA на наступний плановий рік, пройдіться за цим списком:

1. Внески спрямовуються через кафетерій-план за розділом 125? Якщо так, порівнянність не застосовується — але застосовується тестування розділу 125 на недискримінацію, тож не думайте, що це карт-бланш робити що завгодно.
2. Якщо внески прямі, чи правильно ви згрупували співробітників? Поділяйте лише за рівнем покриття HDHP, статусом повної/часткової зайнятості та правом на HSA — і нічим іншим.
3. У межах кожної групи сума в доларах (або відсоток франшизи) однакова? Не «майже однакова». Саме однакова.
4. Ви вносите більше не високооплачуваним співробітникам, ніж високооплачуваним, чи навпаки? Дозволений лише перший напрямок.
5. Чи маєте ви спільне володіння з іншим бізнесом? Якщо так, включіть порівнянних співробітників цієї юридичної особи в той самий тест — IRS це зробить.
6. Чи внески фактично надійшли на рахунок кожного співробітника, який має право, а не просто заплановані чи запропоновані? Співробітник, який ніколи не відкрив HSA, не звільняє вас від обов'язку профінансувати його, щойно він отримає право.
7. Якщо ви індивідуальний підприємець, партнер або акціонер S-корпорації з часткою понад 2%, переконайтеся, чи взагалі ваш власний внесок підпадає під дію правила, перш ніж припускати, що до вашого особистого фінансування застосовується найгірший сценарій штрафу.

Проходження цього списку раз на рік — в ідеалі до того, як відкрита реєстрація зафіксує вибір внесків, — набагато дешевше, ніж виявити порушення порівнянності під час перевірки з боку Міністерства праці чи IRS, коли акцизний податок розраховується від усього пулу внесків, а не лише від тієї частини, яка справді не відповідала вимогам.

Як це відображається у вашому обліку​

Порівнянність — це не лише питання HR-політики, а й питання бухгалтерського обліку. Якщо ви відстежуєте внески на HSA як одну загальну статтю витрат «пільги співробітникам», у вас немає способу швидко перевірити, чи кожен порівнянний співробітник справді отримав порівнянну суму до кінця року. Структурування плану рахунків так, щоб внески роботодавця на HSA позначалися по кожному співробітнику (або принаймні по рівню покриття та класифікації зайнятості), перетворює питання дотримання вимог, на яке інакше довелося б відповідати, перериваючи звіти з нарахування зарплати, на п'ятихвилинний запит.

Зробіть дотримання вимог щодо пільг простежуваним​

Тестування на порівнянність — це те правило, яке легко порушити випадково і дорого виявити вже після факту. Текстовий облік Beancount.io дозволяє просто позначати внески на HSA за класом співробітників безпосередньо у вашій бухгалтерській книзі, тож ви можете перевірити порівнянність до того, як вона стане предметом аудиторського висновку, а не після. Почніть безкоштовно і зробіть кожен долар пільг простежуваним до плану, який ви насправді розробили.