Місцевий банк їжі отримує вантажівку консервів від мережі супермаркетів. Юридична фірма безкоштовно проводить аналіз договорів для некомерційної організації. Будівельна компанія безоплатно надає робочу силу для будівництва дитячого майданчика. Жодна з цих організацій не виписувала чеків, але кожна з них щойно отримала пожертву, яка має бути відображена у фінансовій звітності некомерційної організації — за справедливою ринковою вартістю, у відповідній категорії та з належним розкриттям у примітках.
Більшість некомерційних організацій припускаються помилок у тому чи іншому напрямку. Деякі взагалі не фіксують пожертвування в натуральній формі, оскільки «готівка не переходила з рук у руки». Інші обліковують їх, але ховають суму в одному розмитому рядку або оцінюють вартість «на око», не маючи жодних підтверджувальних документів. Обидві помилки створюють реальні проблеми: занижені фінансові показники приховують справжні масштаби діяльності організації, а завищені — не проходять аудиторську перевірку.
Починаючи з 2020 року, правила поводження з такими операціями стали значно конкретнішими. Ось що кожна некомерційна організація — від благодійної їдальні, де працюють лише волонтери, до багатопрофільного регіонального благодійного фонду — повинна знати про правильне відображення в обліку пожертвувань у натуральній формі.
Що вважається пожертвуванням у натуральній формі
Пожертвування в натуральній формі (також відоме як отриманий безоплатно нефінансовий актив) — це будь-яка пожертва, яка не є грошовими коштами чи ринковими цінними паперами. Це досить широка категорія. Типові приклади включають:
- Товари: продукти харчування, одяг, медичні товари, обладнання, транспортні засоби, запаси
- Приміщення: безкоштовне або за ціною, нижчою за ринкову, користування офісними приміщеннями, майданчиками для заходів, складами
- Професійні послуги: юридична робота, бухгалтерський облік, архітектурне проектування, IT-консалтинг, маркетинг
- Матеріали: будівельні матеріали, ліцензії на програмне забезпечення, рекламні площі
- Спеціалізована волонтерська праця: кваліфікована робота фахівців, яка створює або покращує актив, наприклад, прокладання електропроводки електриком у новому приміщенні
Проте далеко не все, що робить волонтер, підлягає обліку. Саме це розмежування найчастіше збиває з пантелику організації: лише послуги, які потребують спеціальних навичок, фіксуються як пожертвування в натуральній формі. Якщо сертифікований CPA-бухгалтер добровільно готує фінансову звітність вашої організації, це пожертвування в натуральній формі, яке підлягає відображенню в обліку — вона володіє професійними навичками, за які інакше вам довелося б платити гроші. Якщо той самий бухгалтер проведе суботу, роздаючи їжу у вашому притулку, це вважається звичайною волонтерською працею, і відповідно до U.S. GAAP це не обліковується як дохід, незалежно від кількості відпрацьованих годин. Правило (викладене в ASC 958-605) стосується виключно послуг, які або вимагають спеціальних навичок, якими володіє донор і які зазвичай довелося б купувати, якби вони не були пожертвувані, або які створюють чи покращують нефінансовий актив.
Стандарт, який змінив усе: ASU 2020-07
Протягом багатьох років некомерційні організації мали значну свободу у виборі способів представлення пожертвувань у натуральній формі. Через це донорам, грантодавцям та контролюючим органам було важко порівнювати організації або виявляти завищену оцінку. Рада зі стандартів фінансового обліку (FASB) усунула цю прогалину за допомогою Оновлення стандартів бухгалтерського обліку ASU 2020-07, яке набуло чинності для фінансових років, що починаються після 15 червня 2021 року. Тобто цей стандарт діє вже протягом кількох повних аудиторських циклів, і в аудиторів майже не залишилося терпіння до організацій, які досі не адаптувалися до нових вимог.
ASU 2020-07 вимагає від некомерційних організацій:
- Представляти отримані безкоштовно нефінансові активи окремим рядком у звіті про діяльність (statement of activities), відокремлено від грошових внесків та грантів.
- Деталізувати цей рядок за категоріями у примітках — продукти харчування, медичні товари, професійні послуги, використання приміщень тощо — замість того, щоб об'єднувати все в одну суму.
- Розкривати методику оцінки та вихідні дані, використані для визначення справедливої вартості для кожної категорії, включаючи основний ринок, який брався до уваги.
- Розкривати інформацію про те, чи монетизувала організація пожертву, чи використала її, і у разі використання — описати, як саме. Якщо донор установив обмеження на використання пожертви, це також має бути розкрито.
Мета цього нововведення є очевидною: рядок «дохід у натуральній формі» на суму 500 000 доларів США, який насправді складається з безкоштовних медикаментів на 480 000 доларів США та юридичних послуг pro bono на 20 000 доларів США, розповідає зовсім іншу історію, ніж 500 000 доларів США, рівномірно розподілені між десятьма категоріями. Спонсори дедалі уважніше читають ці примітки, особливо коли йдеться про організації (банки їжі, агенції з ліквідації наслідків стихійних лих, медичні благодійні фонди), де натуральні пожертвування становлять значну частку загальної підтримки.
Як безпосередньо оцінювати такі пожертвування
Стандартом оцінки є справедлива вартість згідно з ASC 958-605: ціна, яка була б отримана за продаж активу (або сплачена за передачу послуги) у звичайній операції між учасниками ринку на дату оцінки. На практиці це виглядає по-різному залежно від того, що саме ви отримали.
Для товарів: шукайте порівнянну роздрібну або оптову ціну на ринку, який донор зазвичай використовує для продажу цього активу, — це не обов'язково має бути сума, яку ваша організація заплатила б у разі купівлі товару в роздрібній мережі. Палета консервів від виробника з терміном придатності, що добігає кінця, не оцінюється так само, як свіжа продукція з полиці супермаркету.
Для професійних послуг: запитайте в донора, яку суму він виставив би за своїм стандартним тарифом, і помножте її на кількість відпрацьованих годин. Задокументуйте тариф та години — аудитор обов'язково попросить надати обидва ці показники.
Для використання приміщень: використовуйте ринкову вартість оренди аналогічної площі в тому самому районі, розраховану пропорційно до фактичного періоду використання.
Для спеціалізованої волонтерської праці, яка створює або покращує актив (наприклад, якщо підрядник безкоштовно виконує роботи з монтажу каркаса для нового притулку), оцінюйте її за сумою, яку ви заплатили б професіоналу за виконання цієї ж роботи.
Для високовартісних або унікальних об'єктів — творів мистецтва, транспортних засобів, нерухомості, будь-чого дорожчого за 5 000 доларів США — замовте незалежну експертну оцінку. Як GAAP, так і IRS прискіпливіше перевіряють самостійно визначену вартість, якщо вона перевищує цей поріг. До того ж донору зазвичай все одно потрібна професійна оцінка, щоб претендувати на податкове вирахування для пожертвувань на суму понад 5 000 доларів США.
Незалежно від категорії, записуйте свою методологію в момент відображення пожертви в обліку, а не через кілька місяців, коли про це запитає аудитор. Нотатка на кшталт «Донор вказав свій стандартний погодинний тариф у розмірі $200/год за 25 годин консультацій з написання грантових заявок, згідно з електронним листом від [дата]» — це саме те, що перетворить складне питання на аудиті на швидку п'ятихвилинну формальність.
Реєстрація проводки
Щойно ви визначили вартість, бухгалтерський облік стає симетричним: зареєструйте ту саму суму одночасно як дохід і як компенсуючі витрати (або актив) в одному періоді. Таким чином, записи взаємозаліковуються і не спотворюють ваш кінцевий фінансовий результат, водночас відображаючи повний обсяг діяльності.
Для безкоштовних юридичних послуг (pro bono) на суму 10 000 доларів США це виглядає так:
- Дебет: Витрати на юридичні послуги (рахунок функціональних витрат) — $10 000
- Кредит: Дохід від внесків у натуральній формі — Професійні послуги — $10 000
Для пожертвуваних запасів, які ви плануєте розподілити, а не перепродати, дебет зазвичай відноситься на рахунок програмних витрат (наприклад, "Розподілені продукти харчування"), а не обліковується в балансі як запаси, хіба що ви зберігаєте їх для подальшого використання — у такому разі вони спочатку визнаються активом, а потім списуються на витрати в міру фактичного використання.
Оскільки це принципово задача подвійного запису — внесок з одного боку та відповідні витрати або актив з іншого, з тегами за категоріями та фондами (якщо ви відстежуєте цільову та нецільову підтримку) — інструменти текстового бухгалтерського обліку з контролем версій справляються з цим бездоганно. Кожен внесок у натуральній формі стає транзакцією, що підлягає аудиту, з чітким документальним слідом, а не коригуванням в електронній таблиці, про яке хтось має згадати наприкінці року.
Помилки, які виявляють під час аудитів
Більшість зауважень аудиторів щодо внесків у натуральній формі пов'язані з кількома типовими помилками:
- Повна відсутність обліку внесків у натуральній формі через хибну думку, що «нічого не було сплачено, тому й записувати нічого». Це занижує як доходи, так і витрати, і може суттєво викривити реальний масштаб ваших програм — а це серйозна проблема, якщо ви подаєте заявку на гранти, де запитують про обсяги програмної діяльності.
- Відсутність документального підтвердження того, як було визначено вартість. Проводка з грошовою сумою без жодного пояснювального документа — це перше, на що звертає увагу аудитор, оскільки неможливо підтвердити, що ця сума відповідає справедливій вартості за умов звичайної операції.
- Відображення звичайного волонтерського часу як внеску в натуральній формі. Відповідно до стандартів GAAP, навіть велика кількість волонтерських годин від людей, які не мають спеціалізованих навичок (які зазвичай оплачуються), не повинна відображатися у звіті про фінансові результати (ви все одно можете відстежувати та звітувати про них окремо для грантодавців, але не як дохід).
- Ігнорування вимоги деталізації відповідно до стандарту ASU 2020-07 — відображення однієї загальної суми «в натуральній формі» замість розподілу за категоріями з наданням обов'язкових якісних розкриттів інформації.
- Відсутність додатка Schedule M до форми 990. Якщо загальна сума ваших негрошових внесків перевищує 25 000 доларів США за рік або якщо ви отримали предмети мистецтва, історичні цінності чи природоохоронні об'єкти будь-якої вартості, заповнення Schedule M є обов'язаковим. Його 28 категорій майна приблизно дублюють деталізацію, яку вже вимагає GAAP, тому за умови правильного ведення обліку заповнення податкової форми перетворюється на звичайне перенесення даних.
Чому це важливо не лише для дотримання вимог
Точний облік внесків у натуральній формі потрібен не лише для успішного проходження аудиту. Грантодавці та великі донори дедалі частіше використовують ці дані, щоб оцінити ефективність роботи організації та диверсифікацію її джерел підтримки. Добре задокументована та належним чином класифікована примітка щодо внесків у натуральній формі свідчить про фінансову дисципліну — так само як і точний бухгалтерський облік свідчить про надійність бізнес-операцій загалом. Неприбуткові організації, які ставляться до оцінки негрошових внесків як до повноцінної бухгалтерської функції, а не як до другорядної справи, зазвичай мають набагато чистішу фінансову звітність і в інших сферах, що робить щорічні аудити швидшими та дешевшими.
Забезпечте чіткість та можливість аудиту звітності вашої неприбуткової організації
Незалежно від того, чи відстежуєте ви грошові внески, цільові гранти чи пожертви в натуральній формі за кількома програмними категоріями, базова потреба залишається незмінною: чіткий і перевірений запис кожної транзакції. Beancount.io пропонує рішення для текстового бухгалтерського обліку, яке надає неприбутковим організаціям повну прозорість та готовий до аудиту слід для кожного запису — без жодних «чорних скриньок» чи залежності від конкретного постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому організації переходять на текстовий бухгалтерський облік для ведення своїх книг.