Повний посібник з керування рахунками в Beancount та Fava

План рахунків -- це основа вашого облікового файлу Beancount. Добре продумана ієрархія рахунків робить кожен звіт зрозумілішим, кожен запит швидшим, а кожен податковий сезон менш болісним. У цьому посібнику ми розглянемо все, що потрібно знати про створення, перегляд, оновлення та закриття рахунків у Beancount та Fava -- від основ для початківців до просунутих шаблонів.

П'ять типів рахунків​

Beancount використовує стандартну модель подвійного запису з рівно п'ятьма кореневими типами рахунків:

Основне бухгалтерське рівняння завжди виконується:

Assets + Expenses + Equity + Income + Liabilities = 0

Корисне правило: якщо суми мають значення лише за певний період часу (наприклад, "Скільки я витратив на харчування цього місяця?"), використовуйте Income або Expenses. Якщо вони відображають поточний залишок (наприклад, "Скільки грошей на моєму розрахунковому рахунку?"), використовуйте Assets або Liabilities.

Правила іменування рахунків​

Назви рахунків у Beancount -- це ієрархічні ідентифікатори, розділені двокрапкою. Правила такі:

• Назва повинна починатися з одного з п'яти кореневих типів: Assets, Liabilities, Equity, Income, Expenses
• Кожен компонент починається з великої літери або цифри
• Компоненти можуть містити літери, цифри та дефіси (без пробілів або підкреслень)
• Потрібно щонайменше два компоненти (наприклад, Expenses:Food, а не просто Expenses)
• Двокрапки (:) розділяють рівні ієрархії

; Правильні назви рахунків
Assets:US:BofA:Checking
Liabilities:CA:RBC:CreditCard
Equity:Retained-Earnings
Income:US:Acme:Salary
Expenses:Food:Groceries
Assets:Crypto:BTC-Holdings
 
; Неправильні назви рахунків
assets:checking          ; кореневий тип з малої літери
Assets:my checking       ; пробіли не дозволяються
Expenses                 ; лише один компонент

Рекомендований шаблон іменування для балансових рахунків:

Тип : Країна : Установа : Рахунок : Підрахунок

Наприклад: Assets:US:Vanguard:401k:VTSAX або Liabilities:US:Chase:Sapphire.

Для рахунків витрат та доходів використовуйте іменування за категоріями:

Expenses:Food:Groceries
Expenses:Housing:Utilities:Electric
Income:US:Employer:Salary

Налаштування кореневих назв​

Ви можете перейменувати п'ять кореневих типів для локалізації або за особистими вподобаннями:

option "name_assets"       "Actifs"
option "name_liabilities"  "Passifs"
option "name_equity"       "Capital"
option "name_income"       "Revenus"
option "name_expenses"     "Depenses"

Створення рахунків (директива Open)​

Кожен рахунок повинен бути оголошений за допомогою директиви open перед тим, як ви зможете проводити транзакції. Повний синтаксис:

YYYY-MM-DD open Account [ConstraintCurrency,...] ["BookingMethod"]

Базове відкриття​

2014-05-01 open Assets:US:BofA:Checking

З обмеженнями валюти​

Обмеження валют запобігає випадковому проведенню операцій у неправильній валюті:

2014-05-01 open Assets:US:BofA:Checking       USD
2014-05-01 open Assets:Cash                    USD,CAD,EUR
2012-03-01 open Assets:US:ETrade:Main:ITOT     ITOT

З методами обліку лотів​

Для інвестиційних рахунків вказуйте, як підбираються лоти при продажу:

2014-02-11 open Assets:US:ETrade:IVV   IVV   "FIFO"
2014-02-11 open Assets:US:Schwab:AAPL  AAPL  "LIFO"
2014-02-11 open Assets:US:Fidelity     GOOG  "STRICT"

Доступні методи обліку лотів:

З метаданими​

2013-03-14 open Assets:US:BTrade:HOOLI
  category: "taxable"
  institution: "BTrade Corp"
  account-number: "XX-1234-5678"

Стратегічний вибір дати відкриття​

• Використовуйте дату народження для універсальних рахунків, таких як Expenses:Groceries (це дасть вам суми за все життя)
• Використовуйте дату початку роботи для рахунків доходу, пов'язаних з роботою
• Використовуйте фактичну дату створення рахунку для рахунків у конкретних установах (банківські рахунки, кредитні картки)

Автоматичне відкриття за допомогою плагіна​

Якщо ви хочете пропустити ручні директиви open під час прототипування:

plugin "beancount.plugins.auto_accounts"

Це автоматично генерує директиви open для будь-якого рахунку, на який є посилання в транзакціях. Однак це знижує виявлення помилок друку, тому не рекомендується для продакшн-використання.

Перегляд та запити рахунків​

Використання bean-query (BQL)​

# Список усіх рахунків із залишками
bean-query ledger.beancount "SELECT account, units(sum(position)) GROUP BY 1"
 
# Список лише рахунків витрат
bean-query ledger.beancount "SELECT account WHERE account ~ 'Expenses'"
 
# Виписка рахунку з поточним залишком
bean-query ledger.beancount \
  "SELECT date, account, position, balance WHERE account ~ 'BofA:Checking'"
 
# Журнал для конкретного рахунку
bean-query ledger.beancount "JOURNAL 'Assets:US:BofA:Checking'"

Використання bean-report​

# Пробний баланс (усі рахунки з кінцевими залишками)
bean-report ledger.beancount balances
 
# Балансовий звіт
bean-report ledger.beancount balsheet
 
# Звіт про прибутки та збитки
bean-report ledger.beancount income
 
# Журнал для конкретного рахунку
bean-report ledger.beancount journal -a Assets:US:BofA:Checking

Використання Fava​

Fava надає багатий візуальний інтерфейс для дослідження рахунків:

• Баланс: інтерактивне дерево всіх Assets, Liabilities та Equity
• Звіт про прибутки та збитки: інтерактивне дерево всіх Income та Expenses
• Сторінка рахунку: натисніть на назву будь-якого рахунку, щоб побачити вкладки "Журнал", "Зміни" та "Залишки"
• Панель фільтрів: використовуйте регулярні вирази для відображення лише відповідних рахунків (наприклад, Assets:US)

Оновлення рахунків (перейменування та реорганізація)​

У Beancount немає вбудованої директиви перейменування, але існує кілька підходів.

1. Пошук і заміна​

Простий пошук і заміна працює, але будьте обережні -- Assets:Bank також збігатиметься з Assets:Bank:Cash. Використовуйте шаблони з урахуванням меж слів:

sed -i 's/Assets:US:OldBank:Checking/Assets:US:NewBank:Checking/g' *.beancount

2. Плагін rename_accounts​

Пакет beancount_reds_plugins надає потужний плагін перейменування:

plugin "beancount_reds_plugins.rename_accounts.rename_accounts" "{
  'Expenses:Taxes' : 'Income:Taxes',
  'Assets:House:Capital-Improvements' : 'Expenses:House:Appliances',
}"

Цей плагін:

• Використовує пошук за підрядком (Expenses:Taxes:Federal автоматично стає Income:Taxes:Federal)
• Підтримує регулярні вирази зі зворотними посиланнями
• Автоматично генерує директиви Open для перейменованих рахунків
• Не змінює ваші вихідні файли -- лише змінює представлення в пам'яті
• Може бути ввімкнений/вимкнений шляхом коментування рядка плагіна

3. Шаблон "Закрити та відкрити знову"​

Для реальної міграції рахунків (наприклад, зміна банку):

; Старий рахунок
2010-01-01 open Assets:US:OldBank:Checking  USD
 
; Закриваємо старий, відкриваємо новий
2024-06-15 close Assets:US:OldBank:Checking
2024-06-15 open Assets:US:NewBank:Checking  USD
 
; Переводимо залишок
2024-06-15 * "Переказ до нового банку"
  Assets:US:OldBank:Checking    -5000.00 USD
  Assets:US:NewBank:Checking     5000.00 USD

Закриття рахунків​

Директива close позначає рахунок як більше неактивний:

2016-11-28 close Liabilities:CreditCard:CapitalOne

Що робить закриття​

• Генерує помилку, якщо будь-які проводки відбуваються після дати закриття
• Фільтрує рахунок зі звітів поза його активним періодом
• Повідомляє Fava приховати рахунок у деревоподібних переглядах (налаштовується)

Коли закривати рахунки​

• Коли ви закриваєте реальний банківський рахунок або кредитну картку
• Коли ви змінюєте роботодавця
• Коли ви консолідуєте або реорганізуєте план рахунків
• Коли ви продаєте нерухомість або закриваєте інвестиційну позицію

Завжди перевіряйте нульовий залишок перед закриттям​

Beancount не перевіряє нульовий залишок автоматично при закритті. Додайте ручну перевірку:

2023-12-31 balance Assets:US:OldBank:Savings  0.00 USD
2023-12-31 close Assets:US:OldBank:Savings

Організація плану рахунків​

Починайте просто, вдосконалюйте з часом​

Вам не потрібен ідеальний план рахунків з першого дня. Починайте з широких категорій і розділяйте їх у міру зростання потреб у звітності. Автор Beancount повідомляє, що має понад 250 рахунків витрат, усі створені органічно з часом.

Поширені шаблони організації​

Шаблон 1: За установою (для балансових рахунків)

Assets:US:BofA:Checking
Assets:US:BofA:Savings
Assets:US:Vanguard:401k:VTSAX
Assets:US:Vanguard:401k:VBTLX
Liabilities:US:Amex:Platinum
Liabilities:US:Chase:Sapphire

Шаблон 2: За категорією (для рахунків доходів та витрат)

Expenses:Food:Groceries
Expenses:Food:Restaurant
Expenses:Food:Coffee
Expenses:Housing:Rent
Expenses:Housing:Insurance
Expenses:Housing:Utilities:Electric
Expenses:Housing:Utilities:Water
Expenses:Transport:Subway
Expenses:Transport:Gas
Expenses:Health:Medical
Expenses:Health:Dental

Шаблон 3: За географією (для фінансів у кількох країнах)

Assets:US:BofA:Checking
Assets:CA:RBC:Checking
Assets:UK:HSBC:Current
Income:US:Acme:Salary
Income:CA:Freelance:Consulting

Шаблон 4: За об'єктом або проєктом (для нерухомості або бізнесу)

Assets:US:Loft4530:Property
Income:US:Loft4530:Rental
Expenses:Loft4530:Electricity
Expenses:Loft4530:Insurance
Expenses:Loft4530:Maintenance

Шаблон 5: Дзеркальне відображення пов'язаних рахунків (однаковий компонент установи)

Assets:US:ETrade:Cash
Assets:US:ETrade:AAPL
Income:US:ETrade:Dividends
Income:US:ETrade:PnL
Expenses:US:ETrade:Commissions

Наскільки глибокими мають бути ієрархії?​

• 2-3 рівні -- типово для категорій витрат (Expenses:Food:Restaurant)
• 3-4 рівні -- для структурованих балансових статей (Assets:US:Vanguard:401k:VTSAX)
• Уникайте більше 5 рівнів, якщо у вас немає вагомої причини для звітності
• Глибокі ієрархії добре працюють, коли Fava згортає їх у деревоподібних переглядах

Приклад з реального життя​

Ось практичний план рахунків для особистих фінансів:

; -- Активи --
Assets:US:BofA:Checking         USD
Assets:US:BofA:Savings          USD
Assets:US:Vanguard:401k:VTSAX  VTSAX
Assets:US:Vanguard:Roth:VTSAX  VTSAX
Assets:US:ETrade:Cash           USD
Assets:US:ETrade:AAPL           AAPL
Assets:Cash:Wallet              USD
 
; -- Зобов'язання --
Liabilities:US:Amex:Platinum    USD
Liabilities:US:Chase:Freedom    USD
Liabilities:US:BofA:Mortgage    USD
 
; -- Доходи --
Income:US:Employer:Salary
Income:US:Employer:Bonus
Income:US:Employer:Match401k
Income:US:ETrade:Dividends
Income:US:BofA:Interest
 
; -- Витрати --
Expenses:Food:Groceries
Expenses:Food:Restaurant
Expenses:Food:Coffee
Expenses:Housing:Rent
Expenses:Housing:Insurance
Expenses:Housing:Utilities:Electric
Expenses:Housing:Utilities:Water
Expenses:Transport:Subway
Expenses:Transport:Taxi
Expenses:Transport:Gas
Expenses:Health:Medical
Expenses:Health:Dental
Expenses:Health:Pharmacy
Expenses:Shopping:Clothing
Expenses:Shopping:Electronics
Expenses:Entertainment:Streaming
Expenses:Entertainment:Books
Expenses:Travel:Flights
Expenses:Travel:Hotels
Expenses:Taxes:Federal
Expenses:Taxes:State
Expenses:Taxes:SocialSecurity
Expenses:Taxes:Medicare
 
; -- Власний капітал --
Equity:Opening-Balances
Equity:Retained-Earnings

Функції, специфічні для Fava​

Індикатори актуальності​

Одна з найкращих функцій Fava для керування рахунками. Додайте ці метадані до будь-якого рахунку:

2014-05-01 open Assets:US:BofA:Checking  USD
  fava-uptodate-indication: TRUE

Після цього Fava показує кольорові точки поруч із рахунком:

• Зелена точка: остання запис -- це успішна перевірка залишку (рахунок звірений)
• Червона точка: останній запис -- це невдала перевірка залишку (потребує уваги)
• Жовта точка: останній запис існує, але це не перевірка залишку (ще не звірений)
• Сіра точка: немає активності протягом періоду огляду

Налаштування порогу для сірої точки:

2016-06-14 custom "fava-option" "uptodate-indicator-grey-lookback-days" "60"

Керування деревоподібним переглядом​

Керуйте тим, як Fava відображає рахунки:

; Показувати закриті рахунки в дереві
2016-06-14 custom "fava-option" "show-closed-accounts" "true"
 
; Показувати рахунки без транзакцій
2016-06-14 custom "fava-option" "show-accounts-with-zero-transactions" "true"
 
; Показувати рахунки з нульовим залишком
2016-06-14 custom "fava-option" "show-accounts-with-zero-balance" "true"

Шаблони згортання​

Згортання глибоко вкладених рахунків за замовчуванням:

; Згорнути всі рахунки з глибиною 3+ рівні
2016-06-14 custom "fava-option" "collapse-pattern" ".*:.*:.*"
 
; Згорнути конкретні піддерева
2016-06-14 custom "fava-option" "collapse-pattern" "Assets:US:Vanguard:.*"

Включення дочірніх рахунків у журнал​

При перегляді журналу рахунку у Fava включати проводки з дочірніх рахунків:

2016-06-14 custom "fava-option" "account-journal-include-children" "true"

Інверсія знаків для зручності читання​

За замовчуванням доходи та зобов'язання відображаються як від'ємні числа (їхній природний знак). Щоб відображати їх як додатні:

2016-06-14 custom "fava-option" "invert-income-liabilities-equity" "true"

Керування документами​

Fava інтегрує роботу з документами у вашу ієрархію рахунків. Встановіть кореневу директорію документів:

option "documents" "/path/to/documents"

Потім організуйте файли за шляхом рахунку:

/path/to/documents/
  Assets/
    US/
      BofA/
        Checking/
          2024-01-15.january-statement.pdf
          2024-02-15.february-statement.pdf
  Liabilities/
    US/
      Amex/
        Platinum/
          2024-03-15.march-bill.pdf

Файли, що починаються з YYYY-MM-DD, автоматично виявляються Fava та з'являються в журналі рахунку.

Поширені помилки та як їх уникнути​

1. Помилки друку в назвах рахунків​

Одна помилка друку, наприклад Expenses:Grocries, створює абсолютно новий, непередбачений рахунок.

Рішення: Не використовуйте плагін auto_accounts у продакшні. Вимагайте явні директиви open. Beancount негайно видасть помилку для будь-якого неоголошеного рахунку:

ERROR: Invalid reference to unknown account 'Expenses:Grocries'

2. Відсутність обмежень валюти​

Без обмежень валюти ви можете випадково провести EUR на рахунку, призначеному лише для USD.

Рішення: Завжди вказуйте валюти в директивах open:

2014-01-01 open Assets:US:BofA:Checking  USD

3. Нерегулярна перевірка залишків​

Без регулярних перевірок залишків помилки можуть залишатися непоміченими місяцями.

Рішення: Додавайте щомісячні перевірки залишків для кожного активного рахунку:

2024-01-01 balance Assets:US:BofA:Checking   5,432.10 USD
2024-02-01 balance Assets:US:BofA:Checking   4,890.55 USD
2024-03-01 balance Assets:US:BofA:Checking   6,123.00 USD

4. Непослідовні правила іменування​

Змішування шаблонів (наприклад, Expenses:Food проти Expenses:US:Food) робить запити та звіти заплутаними.

Рішення: Виберіть одну конвенцію і дотримуйтесь її. Використовуйте префікси країн для балансових рахунків, іменування за категоріями для доходів та витрат.

5. Закриття без перевірки нульового залишку​

Директива close не перевіряє залишок. Ви можете закрити рахунок, на якому ще є кошти.

Рішення: Завжди поєднуйте close з перевіркою залишку:

2023-12-31 balance Assets:US:OldBank:Savings  0.00 USD
2023-12-31 close Assets:US:OldBank:Savings

Просунуті шаблони​

Поради щодо мультивалютності​

Оголосіть ваші основні валюти для окремих стовпців у звітах:

option "operating_currency" "USD"
option "operating_currency" "EUR"

Для мультивалютних рахунків перелічіть усі дозволені валюти:

2014-01-01 open Assets:Cash  USD,CAD,EUR

Перевірки залишків для рахунків з кількома валютами потрібно робити окремо для кожної валюти:

2024-01-01 balance Assets:Cash     562.00 USD
2024-01-01 balance Assets:Cash     210.00 CAD
2024-01-01 balance Assets:Cash      60.00 EUR

Pad та Balance для початкового налаштування​

Використовуйте директиву pad для встановлення початкових залишків без ручного обчислення сум:

2000-05-28 open Assets:US:BofA:Checking  USD
2000-05-28 pad Assets:US:BofA:Checking  Equity:Opening-Balances
2024-07-01 balance Assets:US:BofA:Checking  12,345.67 USD

Beancount автоматично синтезує коригувальну транзакцію. Важливе застереження: перевірки залишків перевіряють залишок на початок зазначеної дати. Тобто pad від 2 січня потребує перевірки залишку від 3 січня або пізніше.

Метадані рахунків для категоризації​

Використовуйте метадані в директивах open для власної звітності:

2014-01-01 open Assets:US:BofA:Checking  USD
  category: "liquid"
  tax-status: "taxable"
 
2014-01-01 open Assets:US:Vanguard:401k  USD
  category: "retirement"
  tax-status: "tax-deferred"

Запити метаданих за допомогою BQL:

SELECT account, META("category") WHERE META("tax-status") = "taxable"

Примітки до історії рахунку​

Додавайте датовані примітки до журналу будь-якого рахунку:

2024-03-20 note Assets:US:BofA:Checking "Зателефонував щодо оспорюваного платежу, номер заявки #12345"
2024-06-01 note Liabilities:US:Chase:Sapphire "Щорічну плату скасовано після дзвінка до відділу утримання клієнтів"

Ці примітки з'являються в журналі рахунку у Fava, забезпечуючи аудиторський слід.

Відстеження рахунків та цільове призначення коштів​

У Beancount немає віртуальних проводок, як у Ledger, але ви можете використовувати підрахунки для цільового призначення:

; Відстеження резервного фонду в межах розрахункового рахунку
Assets:US:BofA:Checking:EmergencyFund    USD
Assets:US:BofA:Checking:Operating        USD
 
; Відстеження відшкодувань
Assets:Receivables:Employer:Travel       USD
Assets:Receivables:Friend:SharedDinner   USD

Категорії витрат, зручні для оподаткування​

Структуруйте рахунки витрат так, щоб полегшити підготовку податкової звітності:

Expenses:Health:Medical:Deductible
Expenses:Charity:Deductible
Expenses:Business:Office
Expenses:Business:Equipment
Expenses:Education:Professional

Короткий довідник​

Підсумок​

Правильне керування рахунками -- це основа ефективного обліку в Beancount. Ось ключові висновки:

1. Завжди використовуйте явні директиви open -- вони виявляють помилки друку та забезпечують дисципліну
2. Додавайте обмеження валюти для запобігання кросвалютним помилкам
3. Використовуйте послідовну конвенцію іменування -- за установою для балансових рахунків, за категорією для доходів/витрат
4. Починайте просто та вдосконалюйте -- розділяйте рахунки в міру зростання потреб у звітності
5. Регулярно перевіряйте залишки -- щомісячна звірка виявляє помилки на ранніх етапах
6. Правильно закривайте рахунки -- з перевіркою нульового залишку
7. Використовуйте можливості Fava -- індикатори актуальності, шаблони згортання та інтеграцію документів
8. Використовуйте метадані для власної категоризації та звітності

Успішного обліку!