Освоєння категорій бізнес-витрат для економії на податках

За оцінками, 90% власників малого бізнесу переплачують податки просто через те, що пропускають законні відрахування. Причина? Погане відстеження витрат та нечітка категоризація, що призводить до втрати грошей рік за роком.

Правильна категоризація витрат робить більше, ніж просто підготовка до податкового сезону — вона показує, куди йдуть ваші гроші, допомагає приймати обґрунтовані фінансові рішення та гарантує, що ви заявляєте про кожне відрахування, на яке маєте право. Проте багато власників бізнесу скидають усе в загальний кошик «бізнес-витрат» і сподіваються, що їхній бухгалтер зможе з цим розібратися.

Цей посібник описує основні категорії витрат, які повинен знати кожен власник бізнесу, що саме підлягає вирахуванню та як побудувати систему відстеження, яка підтримуватиме ваші фінанси в порядку протягом усього року.

Що робить бізнес-витрати такими, що підлягають вирахуванню?

Перш ніж занурюватися в категорії, зрозумійте основний критерій: IRS вважає витрати такими, що підлягають вирахуванню, якщо вони є одночасно звичайними та необхідними для вашої торгівлі чи бізнесу.

Звичайна означає, що витрата є поширеною та прийнятою у вашій галузі. Фотограф купує обладнання для камери? Це звичайна витрата. Компанія з розробки програмного забезпечення купує обладнання для камери? Це може викликати запитання.

Необхідна означає, що витрата є корисною та доречною для вашої бізнес-діяльності. Вона не обов'язково має бути життєво важливою, але повинна мати чітку бізнес-мету.

Коли обидві умови виконані, ви зазвичай можете відняти витрати зі свого бізнес-доходу, зменшуючи податкове зобов'язання.

Основні категорії бізнес-витрат

1. Орендна плата та лізингові платежі

Сюди входять платежі за:

• Комерційні офісні або торгові площі
• Складські приміщення та об'єкти для зберігання
• Лізинг обладнання (техніка, транспортні засоби, комп'ютери)
• Членство в коворкінгах

Якщо ви працюєте вдома, ви можете мати право на вирахування за домашній офіс. Це дозволяє відрахувати частину орендної плати або відсотків за іпотекою, комунальних послуг, страхування та ремонту на основі відсотка площі вашого будинку, що використовується виключно для бізнесу. Спрощений метод дозволяє вираховувати 5 доларів США за квадратний фут, до 300 квадратних футів (максимум 1500 доларів США).

2. Заробітна плата

Уся винагорода, виплачена працівникам, підлягає вирахуванню:

• Регулярна заробітна плата та оклади
• Оплата понаднормових годин
• Бонуси та комісійні
• Податки на фонд оплати праці, що сплачуються роботодавцем (соціальне страхування, медичне страхування, допомога по безробіттю)
• Відпускні та лікарняні

Для незалежних підрядників виплати у розмірі 600 доларів США або більше вимагають видачі форми 1099-NEC. Повна сума, виплачена підрядникам, підлягає вирахуванню, але пам'ятайте — ви не несете відповідальності за їхні податки на заробітну плату.

3. Пільги для працівників

Пільги, які ви надаєте працівникам, зазвичай підлягають вирахуванню:

• Премії за медичне страхування (включаючи покриття для сім'ї)
• Внески до пенсійних планів (відповідні внески 401(k), внески SEP-IRA)
• Премії за страхування життя
• Страхування від нещасних випадків на виробництві
• Страхування на випадок втрати працездатності
• Програми освітньої допомоги

Самозайняті особи також можуть вираховувати власні премії за медичне страхування як коригування доходу, що зменшує як прибутковий податок, так і податок на самозайнятість.

4. Реклама та маркетинг

Витрати на просування вашого бізнесу повністю підлягають вирахуванню:

• Дизайн та хостинг вебсайтів
• Послуги з пошукової оптимізації (SEO)
• Реклама в соціальних мережах
• Друкована реклама (газети, журнали, листівки)
• Візитки та промо-матеріали
• Програмне забезпечення для email-маркетингу
• Послуги зі зв'язків з громадськістю (PR)
• Участь у виставках

Ключовим моментом є те, що реклама повинна стосуватися вашого бізнесу. Витрати на політичну рекламу та лобіювання не підлягають вирахуванню.

5. Професійні послуги

Оплата послуг професіоналів, які допомагають вести ваш бізнес:

• Послуги з бухгалтерського обліку
• Юридичні послуги, пов'язані з діяльністю бізнесу
• Послуги з підготовки податкової звітності (бізнес-частина)
• Консалтингові послуги
• ІТ-підтримка та керовані послуги
• Комісії за фінансові консультації

Примітка: юридичні витрати з особистих питань або витрати, пов'язані з придбанням бізнес-активів, можуть потребувати іншого підходу до обліку.

6. Офісні товари та обладнання

Повсякденні операційні витрати підлягають вирахуванню:

• Папір, ручки та загальне офісне приладдя
• Чорнило та тонер для принтера
• Засоби для чищення
• Товари для кімнати відпочинку (кава, вода, закуски для працівників)
• Дрібне обладнання (вартістю менше ніж 2500 доларів США за одиницю часто можна списати відразу)

Для більших покупок обладнання ви можете або нараховувати амортизацію протягом певного часу, або скористатися Статтею 179, щоб вирахувати повну вартість у рік придбання. Ліміт за Статтею 179 на 2026 рік дозволяє компаніям списувати до 2,5 мільйонів доларів США на відповідне обладнання.

7. Програмне забезпечення та технології

Цифрові інструменти, необхідні для сучасних бізнес-операцій:

• Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку
• Системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)
• Інструменти для управління проєктами
• Комунікаційні платформи (Slack, Zoom тощо)
• Послуги хмарного зберігання даних
• Спеціалізоване галузеве програмне забезпечення
• Інструменти кібербезпеки

Щомісячні підписки вираховуються по мірі оплати. Безстрокові ліцензії на програмне забезпечення може знадобитися амортизувати протягом терміну їх корисного використання.

8. Витрати на поїздки

Витрати на ділові поїздки підлягають вирахуванню, якщо ви подорожуєте за межі свого місця основної діяльності (tax home):

• Авіаквитки та квитки на поїзд
• Оренда автомобілів та сервіси спільного користування поїздками (rideshare)
• Проживання в готелях
• Таксі та громадський транспорт
• Паркування та плата за проїзд
• Плата за багаж
• Чайові, пов'язані з послугами під час подорожі

Ви не можете вираховувати надмірні або розкішні витрати, а поїздка повинна мати законну ділову мету. Ведіть детальний облік, включаючи дати, місця, ділову мету та квитанції.

9. Харчування та розваги

Ділові обіди зазвичай підлягають вирахуванню на 50%, якщо ви зустрічаєтеся з клієнтами, потенційними клієнтами або діловими партнерами. Документуйте ділові стосунки, обговорені теми, дату, місце та витрачену суму.

Гарні новини на 2025-2026 роки: нещодавнє податкове законодавство тимчасово відновило 100% вирахування для певних ділових обідів, зокрема в ресторанах. Перевірте чинні правила, щоб максимально використати цю перевагу.

Витрати на розваги (спортивні заходи, концерти, гольф) зазвичай не підлягають вирахуванню після змін у податковому законодавстві 2018 року, навіть якщо обговорюються ділові питання.

10. Витрати на транспортний засіб

Якщо ви використовуєте автомобіль для бізнесу, у вас є два варіанти:

Стандартна ставка за милю: На 2025 рік ставка становить 70 центів за милю. Просто відстежуйте свій бізнес-пробіг і помножуйте його на цю суму.

Метод фактичних витрат: Відстежуйте та вираховуйте бізнес-частку таких витрат:

• Пальне та мастила
• Ремонт і технічне обслуговування
• Страхування
• Реєстраційні збори
• Амортизація
• Лізингові платежі

Ви можете використовувати лише один метод для кожного автомобіля, а перехід між методами має певні обмеження. Ведіть журнал пробігу, де фіксуйте дату, пункт призначення, ділову мету та кількість пройдених миль.

11. Страхування

Страхові премії захищають вашу компанію та підлягають вирахуванню:

• Страхування загальної відповідальності
• Професійна відповідальність (помилки та упущення)
• Відповідальність за якість продукції
• Страхування комерційної нерухомості
• Страхування від перерв у діяльності
• Страхування кіберризиків
• Комерційне страхування авто

Медичне страхування класифікується окремо як виплати працівникам.

12. Комунальні послуги

Операційні витрати на місцезнаходження вашого бізнесу:

• Електроенергія та газ
• Водопостачання та водовідведення
• Вивіз сміття
• Інтернет та телефонний зв'язок
• Охоронна сигналізація

Для бізнесу на дому вираховуйте відсоток цих витрат, що відповідає бізнес-використанню, через вирахування за домашній офіс.

13. Відсотки та банківські комісії

Фінансові витрати, пов'язані з веденням вашого бізнесу:

• Відсотки за бізнес-кредитами
• Відсотки за бізнес-кредитними картками
• Відсотки за кредитною лінією
• Щомісячні комісії за банківським рахунком
• Комісії за банківські перекази
• Комісії за еквайринг (merchant processing)

Відсотки за особистими кредитами не підлягають вирахуванню, навіть якщо кошти використані для бізнесу. Сам кредит має бути оформлений на ім'я компанії або чітко задокументований як бізнес-зобов'язання.

14. Ліцензії та дозволи

Витрати на легальне ведення вашого бізнесу:

• Ліцензії на ведення діяльності
• Професійні ліцензії та сертифікати
• Дозволи для конкретної галузі
• Збори за дотримання нормативних вимог
• Збори за реєстрацію торгових марок та патентів

Безперервна освіта, необхідна для підтримки професійних ліцензій, також підлягає вирахуванню.

15. Освіта та навчання

Інвестиції в знання, які підтримують або вдосконалюють навички для вашого поточного бізнесу:

• Курси професійного розвитку
• Галузеві конференції та семінари
• Книги та публікації
• Онлайн-курси та підписки
• Членство в професійних асоціаціях
• Програми сертифікації

Освіта повинна стосуватися вашої поточної діяльності. Освіта, яка дає право на нову кар'єру, не підлягає вирахуванню як бізнес-витрати.

16. Амортизація

Великі активи з терміном корисної експлуатації понад один рік зазвичай амортизуються:

• Офісні меблі
• Машини та обладнання
• Транспортні засоби
• Будівлі та поліпшення
• Комп'ютери та техніка

Замість вирахування повної вартості під час купівлі, амортизація розподіляє витрати на термін корисної експлуатації активу. Проте стаття 179 та бонусна амортизація дозволяють миттєве списання багатьох активів — податкове законодавство 2025 року на постійній основі відновило 100% бонусну амортизацію.

17. Витрати на запуск

Нові підприємства можуть вирахувати до $5 000 витрат на запуск у перший рік, включаючи:

• Дослідження ринку
• Розробку бізнес-плану
• Професійні гонорари за реєстрацію
• Початкову рекламу перед відкриттям
• Навчання працівників до початку діяльності

Витрати на запуск, що перевищують $5 000, повинні амортизуватися протягом 15 років. Якщо ваші витрати на запуск перевищують $50 000, можливість вирахування суми в $5 000 починає поступово скасовуватися.

18. Доставка та транспортування

Витрати на доставку продукції клієнтам:

• Поштові витрати та марки
• Комісії транспортних компаній (UPS, FedEx, USPS)
• Пакувальні матеріали
• Витрати на фрахт для запасів

Ці витрати повністю вираховуються як звичайні бізнес-витрати.

Витрати, які НЕ підлягають вирахуванню

Не все, на що ваш бізнес витрачає гроші, підлягає вирахуванню:

• Політичні внески та витрати на лобіювання
• Штрафи за порушення ПДР та правил паркування
• Звичайний одяг (навіть якщо він одягається лише для роботи) — уніформа з логотипами компанії може підлягати вирахуванню
• Особисті поїздки на роботу до вашого постійного робочого місця
• Розваги клієнтів (спортивні заходи, концерти)
• Ділові подарунки на суму понад $25 на одного одержувача на рік
• Витрати на подорож для членів сім'ї, які вас супроводжують (якщо вони не є працівниками з діловою метою поїздки)
• Штрафи та пені, сплачені державним органам
• Особисті витрати, змішані з бізнесовими

Побудова ефективної системи відстеження витрат

Знання категорій — це лише половина справи. Вам потрібні системи для послідовної фіксації витрат:

Розподіл бізнес-фінансів та особистих фінансів

Відкрийте окремі банківські рахунки та кредитні картки для бізнесу. Це створює чіткий документальний слід і спрощує категоризацію. Коли бізнес-витрати та особисті витрати змішуються, ви ризикуєте пропустити податкові відрахування та створити проблеми під час аудиту.

Фіксуйте квитанції негайно

Паперові квитанції вицвітають і губляться. Використовуйте телефон, щоб фотографувати чеки одразу після отримання, або використовуйте додатки для відстеження витрат, які автоматично витягують та зберігають дані квитанцій. IRS приймає цифрові записи, якщо вони розбірливі та повні.

Категоризуйте в процесі

Не чекайте кінця року, щоб розібратися з транзакціями. Переглядайте витрати щотижня або щомісяця, призначаючи категорії, поки мета витрат ще свіжа у вашій пам'яті. Багато інструментів для обліку можуть вивчати ваші патерни та пропонувати категорії автоматично.

Документуйте бізнес-мету

Для відряджень, харчування та інших витрат, що потребують обґрунтування, зазначайте: хто, що, коли, де і навіщо. Ця документація є важливою, якщо податкова служба поставить під сумнів відрахування.

Проводьте звірку регулярно

Щомісяця звіряйте свої записи з виписками з банківських рахунків та кредитних карток. Це допомагає виявити помилки, знайти відсутні квитанції та гарантувати, що нічого не залишиться поза увагою.

Поширені помилки категоризації

Уникайте цих частих помилок, які призводять до втрачених відрахувань або проблем з аудитом:

Змішування особистих та бізнес-витрат: обід із чоловіком або дружиною не є бізнес-ланчем лише тому, що ви обговорювали роботу. Тримайте особисті витрати окремо від бізнес-рахунків.

Нехтування відстеженням пробігу: багато власників бізнесу втрачають значні відрахування на транспортні засоби, оскільки не ведуть журнал обліку пробігу. Використовуйте додатки для автоматичного відстеження.

Ігнорування дрібних регулярних витрат: щомісячні підписки на $10 або$20 накопичуються. Програмне забезпечення, членські внески та цифрові інструменти часто залишаються без категорії.

Неправильна класифікація працівників як підрядників: це не просто питання категоризації — це має значні податкові та юридичні наслідки. Зрозумійте різницю та класифікуйте правильно.

Забудькуватість щодо документування мети харчування: самого лише чека недостатньо. Зазначте, хто був присутній і яка бізнес-мета обговорювалася.

Оновлення податкового законодавства на 2025-2026 роки

Нещодавні законодавчі зміни внесли кілька коректив, що стосуються відрахування витрат:

• 100% бонусна амортизація тепер є постійною, що дозволяє негайно списувати витрати на відповідні активи.
• Ліміт витрат за Розділом 179 збільшено до $2,5 мільйона.
• Відрахування QBI стало постійним з мінімальним відрахуванням у розмірі $400 для кваліфікованого бізнес-доходу, починаючи з 2026 року.
• Витрати на НДДКР (R&D) тепер можна списувати негайно, а не амортизувати протягом 60 місяців.
• Бізнес-ланчі в ресторанах — тимчасово відновлено 100% можливість відрахування на 2025-2026 роки.

Ці зміни створюють можливості для планування — проконсультуйтеся з податковим фахівцем, щоб максимально використати їх для вашої ситуації.

Організовуйте свої витрати протягом усього року

Правильна категоризація витрат перетворює період сплати податків із хаосу на чіткий процес. Більше того, це дає вам уявлення про те, на що насправді витрачає гроші ваш бізнес — ця інформація допомагає приймати кращі рішення протягом року.

Beancount.io пропонує облік у форматі простого тексту (plain-text accounting), що робить категоризацію витрат прозорою та гнучкою. Визначайте власну ієрархію рахунків, відстежуйте витрати за кількома категоріями та ведіть детальні записи, необхідні для дотримання податкового законодавства. Завдяки тому, що дані зберігаються в простих текстових файлах під контролем версій, ви можете бачити, як саме витрати проходять через ваш бізнес, і легко коригувати категоризацію відповідно до ваших потреб. Почніть безкоштовно і візьміть під контроль витрати свого бізнесу.