Dominar les categories de despeses empresarials per a l'estalvi d'impostos
S'estima que el 90% dels propietaris de petites empreses paguen impostos de més simplement perquè perden deduccions legítimes. El culpable? Un seguiment deficient de les despeses i una categorització poc clara que fa que es perdin diners any rere any.
Una categorització adequada de les despeses fa molt més que preparar-te per a la temporada d'impostos: revela on van els teus diners, t'ajuda a prendre decisions financeres informades i garanteix que reclamis cada deducció a la qual tens dret. Tot i així, molts propietaris d'empreses ho aboquen tot en un calaix de sastre genèric de "despeses de negoci" i esperen que el seu comptable ho solucioni.
Aquesta guia detalla les categories de despeses essencials que tot propietari d'empresa ha de conèixer, què es considera deduïble i com construir un sistema de seguiment que mantingui les teves finances organitzades durant tot l'any.
Què fa que una despesa empresarial sigui deduïble?
Abans de submergir-nos en les categories, cal entendre la prova fonamental: l'IRS considera que una despesa és deduïble si és alhora ordinària i necessària per a la teva professió o empresa.
Ordinària vol dir que la despesa és comuna i acceptada en el teu sector. Un fotògraf que compra equip de càmera? Ordinària. Una empresa de programari que compra equip de càmera? Això podria generar preguntes.
Necessària vol dir que la despesa és útil i adequada per a les operacions de la teva empresa. No ha de ser estrictament essencial, però ha de tenir un propòsit empresarial clar.
Quan es compleixen ambdues condicions, generalment pots deduir la despesa dels teus ingressos empresarials, reduint la teva responsabilitat fiscal.
Categories de despeses empresarials essencials
1. Lloguer i pagaments d'arrendament
Això inclou els pagaments per:
- Oficines comercials o espais de venda al detall
- Instal·lacions de magatzem i emmagatzematge
- Arrendaments d'equips (maquinària, vehicles, ordinadors)
- Quotes d'espais de coworking
Si operes des de casa, pots tenir dret a la deducció per oficina a casa. Això et permet deduir una part del lloguer o dels interessos de la hipoteca, els serveis públics, l'assegurança i les reparacions segons el percentatge de la teva llar utilitzat exclusivament per al negoci. El mètode simplificat permet 5 ).
2. Salaris i sous
Tota la compensació pagada als empleats és deduïble:
- Sous i salaris ordinaris
- Pagament d'hores extraordinàries
- Bonificacions i comissions
- Impostos sobre la nòmina pagats per l'empresa (Seguretat Social, Medicare, atur)
- Pagament de vacances i baixes per malaltia
Per als contractistes independents, els pagaments de 600 $ o més requereixen l'emissió d'un formulari 1099-NEC. L'import total pagat als contractistes és deduïble, però recorda: no ets responsable dels seus impostos sobre la nòmina.
3. Beneficis per als empleats
Els beneficis que proporciones als empleats són generalment deduïbles:
- Primes d'assegurança mèdica (inclosa la cobertura familiar)
- Aportacions a plans de jubilació (part de l'empresa en 401(k), aportacions a SEP-IRA)
- Primes d'assegurança de vida
- Assegurança de compensació laboral (Workers' compensation)
- Assegurança d'incapacitat
- Programes d'assistència educativa
Els treballadors autònoms també poden deduir les seves pròpies primes d'assegurança mèdica com un ajust als ingressos, reduint tant l'impost sobre la renda com l'impost sobre el treball autònom.
4. Publicitat i màrqueting
Les despeses per promocionar el teu negoci són totalment deduïbles:
- Disseny i allotjament de llocs web
- Serveis d'optimització per a motors de cerca (SEO)
- Publicitat a les xarxes socials
- Publicitat impresa (diaris, revistes, fullets)
- Targetes de visita i materials promocionals
- Programari de màrqueting per correu electrònic
- Serveis de relacions públiques
- Participació en fires comercials
La clau és que la publicitat ha d'estar relacionada amb el teu negoci. Els anuncis polítics i les despeses de lobby no són deduïbles.
5. Serveis professionals
Les quotes pagades a professionals que ajuden a gestionar el teu negoci són aptes:
- Serveis de comptabilitat i gestió de llibres
- Honoraris legals relacionats amb les operacions comercials
- Honoraris de preparació d'impostos (part empresarial)
- Serveis de consultoria
- Suport informàtic i serveis gestionats
- Comissions d'assessorament financer
Nota: Els honoraris legals per assumptes personals o els honoraris relacionats amb l'adquisició d'actius empresarials poden necessitar un tractament diferent.
6. Subministraments i equipament d'oficina
Els subministraments operatius del dia a dia són deduïbles:
- Paper, bolígrafs i subministraments generals d'oficina
- Tinta i tòner d'impressora
- Productes de neteja
- Subministraments per a la sala de descans (cafè, aigua, aperitius per als empleats)
- Equipament petit (els articles de menys de 2.500 $ sovint es poden imputar com a despesa immediatament)
Per a les compres d'equips més grans, pots amortitzar-los al llarg del temps o utilitzar la Secció 179 per deduir el cost total l'any de la compra. El límit de la Secció 179 per al 2026 permet a les empreses imputar com a despesa fins a 2,5 milions de dòlars en equips aptes.
7. Programari i tecnologia
Eines digitals essencials per a les operacions empresarials modernes:
- Programari de comptabilitat i gestió de llibres
- Sistemes de gestió de relacions amb els clients (CRM)
- Eines de gestió de projectes
- Plataformes de comunicació (Slack, Zoom, etc.)
- Serveis d'emmagatzematge al núvol
- Programari específic del sector
- Eines de ciberseguretat
Les subscripcions mensuals es dedueixen segons es paguen. Les llicències perpètues de programari poden haver de ser amortitzades al llarg de la seva vida útil.
8. Despeses de viatge
Els costos dels viatges de negocis són deduïbles quan viatges lluny del teu domicili fiscal:
- Bitllets d'avió i de tren
- Cotxes de lloguer i serveis de transport compartit
- Allotjament en hotels
- Taxi i transport públic
- Aparcament i peatges
- Taxes d'equipatge
- Propines relacionades amb els serveis de viatge
No pots deduir despeses luxoses o extravagants, i el viatge ha de tenir un propòsit comercial legítim. Mantingues registres detallats que incloguin dates, ubicacions, el propòsit comercial i els rebuts.
9. Àpats i entreteniment
Els àpats de negocis són generalment deduïbles en un 50% quan et reuneixes amb clients, clients potencials o socis comercials. Documenta la relació comercial, els temes tractats, la data, la ubicació i l'import gastat.
Bones notícies per al 2025-2026: la legislació fiscal recent ha restaurat temporalment la deduïbilitat del 100% per a determinats àpats de negocis, concretament els realitzats en restaurants. Consulta les directrius actuals per maximitzar aquest benefici.
Les despeses d'entreteniment (esdeveniments esportius, concerts, sortides de golf) generalment no són deduïbles des dels canvis en la llei fiscal del 2018, fins i tot si es discuteixen negocis.
10. Despeses de vehicles
Si utilitzes un vehicle per al teu negoci, tens dues opcions:
Tarifa de quilometratge estàndard: Per al 2025, la tarifa és de 70 cèntims per milla. Simplement registra les teves milles de negocis i multiplica-les.
Mètode de despeses reals: Registra i dedueix el percentatge d'ús empresarial de:
- Benzina i oli
- Reparacions i manteniment
- Assegurança
- Taxes de matriculació
- Amortització
- Pagaments d'arrendament (lísing)
Només pots utilitzar un mètode per vehicle, i el canvi entre mètodes té restriccions. Mantingues un registre de quilometratge documentant la data, el destí, el propòsit comercial i les milles recorregudes.
11. Assegurances
Les primes d'assegurances empresarials protegeixen la teva empresa i són deduïbles:
- Assegurança de responsabilitat civil general
- Responsabilitat professional (errors i omissions)
- Responsabilitat del producte
- Assegurança de propietat comercial
- Assegurança d'interrupció de negoci
- Assegurança de ciberresponsabilitat
- Assegurança d'automòbil comercial
L'assegurança mèdica es classifica per separat sota els beneficis per als empleats.
12. Subministraments
Costos operatius de la ubicació del teu negoci:
- Electricitat i gas
- Aigua i clavegueram
- Recollida d'escombraries
- Servei d'internet i telèfon
- Monitoratge de seguretat
Per als negocis amb seu a casa, dedueix el percentatge d'ús empresarial d'aquests costos mitjançant la deducció per oficina a casa.
13. Interessos i comissions bancàries
Costos financers associats al funcionament del teu negoci:
- Interessos de préstecs comercials
- Interessos de targetes de crèdit comercials
- Interessos de línies de crèdit
- Comissions mensuals de comptes bancaris
- Comissions per transferències bancàries
- Comissions de processament de pagaments
L'interès dels préstecs personals no és deduïble, encara que s'utilitzi per a finalitats comercials. El préstec mateix ha d'estar a nom de l'empresa o estar clarament documentat com una obligació comercial.
14. Llicències i permisos
Costos per operar legalment el teu negoci:
- Llicències comercials
- Llicències i certificacions professionals
- Permisos específics del sector
- Taxes de compliment normatiu
- Taxes de registre de marques i patents
La formació contínua necessària per mantenir les llicències professionals també és deduïble.
15. Formació i aprenentatge
Inversions en coneixement que mantenen o milloren les habilitats per al teu negoci actual:
- Cursos de desenvolupament professional
- Conferències i seminaris del sector
- Llibres i publicacions
- Cursos en línia i subscripcions
- Pertinença a associacions professionals
- Programes de certificació
La formació ha d'estar relacionada amb el teu negoci actual. La formació que et capaciti per a una nova carrera no és deduïble com a despesa empresarial.
16. Amortització
Els actius grans amb una vida útil superior a un any solen amortitzar-se:
- Mobiliari d'oficina
- Maquinària i equips
- Vehicles
- Edificis i millores
- Ordinadors i tecnologia
En lloc de deduir el cost total en el moment de la compra, l'amortització distribueix la despesa al llarg de la vida útil de l'actiu. No obstant això, la Secció 179 i l'amortització extraordinària (bonus depreciation) permeten la deducció immediata de molts actius; la legislació fiscal de 2025 va restaurar permanentment el 100% de l'amortització extraordinària.
17. Despeses d'inici
Les noves empreses poden deduir fins a 5.000 $ en despeses d'inici durant el seu primer any, incloent-hi:
- Recerca de mercat
- Elaboració del pla d'empresa
- Honoraris professionals per a la constitució
- Publicitat inicial abans de l'obertura
- Formació dels empleats abans de començar les operacions
Les despeses d'inici que superin els 5.000 , la deducció de 5.000 $ comença a reduir-se progressivament.
18. Enviament i lliurament
Costos per fer arribar els productes als clients:
- Franqueig i segells
- Taxes de transportistes (UPS, FedEx, USPS)
- Materials d'embalatge
- Costos de noli per a l'inventari
Aquests són totalment deduïbles com a despeses comercials ordinàries.
Despeses que NO són deduïbles
No tot el que la teva empresa gasta es pot deduir:
- Contribucions polítiques i despeses de lobbys
- Multes de trànsit i infraccions d'aparcament
- Roba habitual (encara que només s'utilitzi per a la feina): els uniformes amb logotips d'empresa sí que poden qualificar
- Desplaçament personal (commuting) al teu lloc de treball habitual
- Entreteniment de clients (esdeveniments esportius, concerts)
- Regals d'empresa que superin els 25 $ per destinatari i any
- Despeses de viatge per als familiars acompanyants (tret que siguin empleats amb un propòsit comercial)
- Sancions i multes pagades a organismes governamentals
- Despeses personals barrejades amb les del negoci
Com construir un sistema eficaç de seguiment de despeses
Conèixer les categories és només la meitat de la batalla. Necessites sistemes per capturar les despeses de manera constant:
Separa les finances personals de les professionals
Obre comptes bancaris i targetes de crèdit dedicats exclusivament al negoci. Això crea un rastre documental clar i simplifica la categorització. Quan es barregen les despeses personals i les professionals, corres el risc de perdre deduccions i crear problemes en cas d'auditoria.
Captura els rebuts immediatament
Els rebuts en paper s'esvaeixen i es perden. Utilitza el mòbil per fotografiar els rebuts quan els rebis, o utilitza aplicacions de seguiment de despeses que extreguin i emmagatzemin les dades dels rebuts automàticament. L'IRS accepta registres digitals sempre que siguin llegibles i complets.
Categoritza sobre la marxa
No esperis al final de l'any per classificar les transaccions. Revisa les despeses setmanalment o mensualment, assignant categories mentre el propòsit encara és fresc a la teva ment. Moltes eines de comptabilitat poden aprendre els teus patrons i suggerir categories automàticament.
Documenta el propòsit professional
Per a viatges, àpats i altres despeses que requereixin justificació, anota qui, què, quan, on i per què. Aquesta documentació és essencial si l'administració fiscal qüestiona una deducció.
Concilia regularment
Compara els teus registres amb els extractes bancaris i de la targeta de crèdit mensualment. Això permet detectar errors, identificar rebuts que falten i assegurar-te que res no passi per alt.
Errors comuns de categorització
Evita aquests errors freqüents que provoquen la pèrdua de deduccions o problemes d'auditoria:
Barrejar despeses personals i professionals: Aquell dinar amb la teva parella no és un àpat de negocis només perquè hagueu parlat de feina. Mantén la despesa personal fora dels comptes de l'empresa.
No fer el seguiment del quilometratge: Molts propietaris de negocis perden deduccions importants de vehicles perquè no mantenen un registre de quilometratge. Utilitza aplicacions per fer-ne el seguiment automàticament.
Passar per alt petites despeses recurrents: Les subscripcions mensuals de 10 sumen. El programari, les quotes de membres i les eines digitals sovint es queden sense categoritzar.
Classificar erròniament empleats com a contractistes: Això no és només un problema de categorització; té implicacions fiscals i legals significatives. Entén la diferència i classifica correctament.
Oblidar documentar el propòsit dels àpats: Un rebut per si sol no és suficient. Anota qui hi va assistir i el propòsit professional que es va discutir.
Actualitzacions de la llei fiscal per al 2025-2026
La legislació recent ha introduït diversos canvis rellevants per a les deduccions de despeses:
- L'amortització accelerada del 100% (bonus depreciation) és ara permanent, permetent la deducció immediata dels actius que compleixin els requisits.
- El límit de despesa de la Secció 179 ha augmentat fins als 2,5 milions de dòlars.
- La deducció QBI s'ha fet permanent amb una deducció mínima de 400 $ per als ingressos professionals qualificats a partir del 2026.
- Les despeses de R+D ara es poden deduir immediatament en lloc d'amortitzar-se durant 60 mesos.
- Els àpats de negocis en restaurants tornen a tenir temporalment una deduïbles del 100% per al 2025-2026.
Aquests canvis creen oportunitats de planificació; consulta un professional fiscal per maximitzar el seu benefici segons la teva situació.
Organitza les teves despeses durant tot l'any
Una categorització adequada de les despeses transforma el moment dels impostos d'una cursa caòtica en un procés senzill. Més important encara, et dona visibilitat sobre on gasta realment els diners el teu negoci, informació que impulsa millors decisions al llarg de l'any.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que fa que la categorització de despeses sigui transparent i flexible. Defineix la teva pròpia jerarquia de comptes, rastreja despeses en múltiples categories i mantén els registres detallats que necessites per al compliment fiscal. Amb les dades emmagatzemades en fitxers de text senzills i controlats per versions, pots veure exactament com flueixen les despeses pel teu negoci i ajustar fàcilment la teva categorització a mesura que les necessitats canviïn. Comença de franc i pren el control de les despeses del teu negoci.
