Повний посібник із додатків для відстеження пробігу для власників малого бізнесу

Чи знаєте ви, що стандартна ставка IRS за милю пробігу на 2026 рік становить 72,5 цента? Для власника бізнесу, який проїжджає 15 000 миль щорічно по роботі, це перетворюється на майже 11 000 доларів потенційних податкових відрахувань. Проте незліченна кількість підприємців втрачає тисячі доларів просто тому, що не веде належного обліку бізнес-пробігу.

Незалежно від того, чи ви агент із нерухомості, який курсує між показами об’єктів, консультант, що відвідує клієнтів, чи фрілансер, який їздить за матеріалами, точне відстеження пробігу — це не просто хороша практика, це необхідність для максимізації ваших податкових заощаджень та дотримання вимог IRS.

Що таке додаток для відстеження пробігу?

Додаток для відстеження пробігу — це мобільний додаток, який записує та класифікує милі, які ви проїжджаєте з діловою метою. Сучасні трекери пробігу використовують технологію GPS для автоматичного визначення моменту початку поїздки, фіксації маршрутів та розрахунку пройденої відстані. Більшість додатків дозволяють класифікувати поїздки як ділові або особисті простим свайпом, усуваючи нудне завдання ведення паперових журналів.

Ці додатки значно еволюціонували з тих часів, коли показники одометра записувалися вручну в блокнот. Сьогоднішні рішення можуть розпізнавати ваші регулярні маршрути, вивчати ваші звички водіння та навіть інтегруватися з бухгалтерським програмним забезпеченням для спрощення звітності про витрати та підготовки до сплати податків.

Чому відстеження пробігу важливе для вашого бізнесу

Суттєва економія на податках

Цифри говорять самі за себе. Оскільки стандартна ставка IRS на 2026 рік становить 72,5 цента за милю, власники бізнесу, які навіть помірно їздять по роботі, можуть претендувати на значні відрахування:

• 5 000 бізнес-миль на рік = $3 625 відрахувань
• 10 000 бізнес-миль на рік = $7 250 відрахувань
• 20 000 бізнес-миль на рік = $14 500 відрахувань

Для самозайнятих осіб ці відрахування безпосередньо зменшують оподатковуваний дохід, знижуючи зобов'язання як з прибуткового податку, так і з податку на самозайнятість.

Дотримання вимог IRS та захист від аудитів

IRS вимагає детальної документації для відрахувань за пробіг. Якщо вас коли-небудь перевірятимуть, вам потрібно буде надати записи із зазначенням дати, пункту призначення, ділової мети та миль, пройдених за кожну поїздку. Паперові журнали схильні до помилок, нерозбірливості та втрати сторінок. Додаток для відстеження пробігу створює цифровий запис, який автоматично позначається міткою часу та має резервну копію — саме те, що потрібно для захисту ваших відрахувань.

Прозорість бізнес-витрат

Окрім податків, відстеження пробігу дає вам чітке уявлення про одну з ваших операційних витрат. Розуміння того, скільки ви витрачаєте на ділові поїздки автомобілем, допомагає приймати кращі рішення щодо ціноутворення, оцінювати прибутковість клієнтів та виявляти можливості для зниження витрат на поїздки.

Вимоги IRS щодо документації пробігу

Перш ніж обирати трекер пробігу, важливо зрозуміти, чого очікує IRS. Згідно з правилами IRS, ваші записи про пробіг повинні містити:

1. Дату кожної поїздки - Коли відбулася поїздка
2. Пункт призначення - Куди ви їхали (початкова та кінцева точки)
3. Бізнес-мета - Чому поїздка була необхідною для бізнесу
4. Пройдені милі - Фактична пройдена відстань
5. Показники одометра - Початкові та кінцеві показники за рік

Що вважається бізнес-пробігом?

Тільки поїздки, які є "звичайними та необхідними" для вашого бізнесу, підлягають відрахуванню. Приклади включають:

• Поїздки на зустрічі з клієнтами або замовниками
• Візити до постачальників
• Відвідування бізнес-конференцій або нетворкінг-заходів
• Виконання бізнес-доручень (банківські депозити, закупівля матеріалів)
• Поїздки між робочими локаціями (не ваші звичайні поїздки на роботу)

Важливі обмеження: Ваші щоденні поїздки з дому до основного місця роботи не вважаються бізнес-пробігом. Однак, якщо у вас є домашній офіс, який є вашим основним місцем ведення бізнесу, поїздки з дому до клієнтів можуть підлягати відрахуванню.

Вимога щодо своєчасного ведення записів

IRS наголошує, що журнали пробігу мають бути "contemporaneous" (своєчасними) — це означає, що ви повинні записувати поїздки під час або невдовзі після того, як вони відбулися. Щотижневе оновлення зазвичай прийнятне, але чекати до кінця року, щоб відновити свій пробіг з пам'яті — ні. Саме тому автоматизовані додатки для відстеження пробігу забезпечують такий цінний захист.

Найкращі додатки для відстеження пробігу для малого бізнесу

Ось огляд найкращих рішень для відстеження пробігу, доступних сьогодні:

MileIQ

Найкраще для: Водіїв, які регулярно їздять у справах за передбачуваними маршрутами

MileIQ — один із найпопулярніших додатків для відстеження пробігу, що має понад 80 000 п'ятизіркових відгуків. Додаток автоматично виявляє ваші поїздки та дозволяє класифікувати їх як бізнес або особисті за допомогою простого свайпа.

• Безкоштовна версія: 40 поїздок на місяць
• Платні плани: Від $8,99 на місяць або $90 на рік
• Ключові особливості: Автоматичне виявлення поїздок, настроювані профілі транспортних засобів, звіти, що відповідають вимогам IRS

Everlance

Найкраще для: Самозайнятих осіб та працівників гіг-економіки

Everlance поєднує відстеження пробігу з управлінням витратами, що робить його ідеальним для фрілансерів, яким потрібно відстежувати кілька категорій бізнес-витрат.

• Безкоштовний тариф: 30 автоматичних поїздок на місяць
• Платні плани: Від $8/місяць
• Ключові особливості: Підключення до банку для відстеження витрат, фіксація чеків, звіти про пробіг та витрати

TripLog

Найкраще для: Бізнесів, що керують декількома водіями або транспортними засобами

TripLog пропонує потужні функції управління автопарком, що робить його придатним для компаній з декількома працівниками, які здійснюють поїздки по роботі.

• Безкоштовний тариф: Тільки ручне відстеження
• Платні плани: Від $6/місяць за користувача
• Ключові особливості: Кілька методів відстеження (GPS, ручний, пристрій Bluetooth), управління командою, інтеграція з нарахуванням заробітної плати

Stride

Найкраще для: Соло-підприємців, які шукають безкоштовне рішення

Stride повністю безкоштовний і розроблений для незалежних підрядників. Він включає автоматичне відстеження пробігу та функції ідентифікації податкових вирахувань.

• Безкоштовний тариф: Необмежена кількість поїздок
• Ключові особливості: Пошук податкових вирахувань, категоризація витрат, звіти, що відповідають вимогам IRS

Driversnote

Найкраще для: Міжнародного бізнесу, якому потрібна відповідність місцевому законодавству

Driversnote підтримує відстеження пробігу відповідно до податкових вимог у кількох країнах із відповідними розрахунками ставок.

• Безкоштовний тариф: 15 поїздок на місяць
• Платні плани: Від $8/місяць
• Ключові особливості: Додатковий Bluetooth-маячок для автоматичного старту поїздки, функції для команд, індивідуальні ставки пробігу

Hurdlr

Найкраще для: Водіїв райдшейрингу та кур'єрів доставки

Hurdlr інтегрується з Uber, Lyft та іншими платформами гіг-економіки, щоб забезпечити комплексне відстеження доходів і витрат разом із пробігом.

• Безкоштовний тариф: Один користувач, ручне відстеження
• Платні плани: Від $10/місяць
• Ключові особливості: Інтеграція з платформами гіг-економіки, податковий калькулятор, нагадування про дедлайни

Функції, на які варто звернути увагу в трекері пробігу

Оцінюючи додатки для відстеження пробігу, надайте пріоритет цим можливостям:

Автоматичне виявлення поїздки

Найкращі додатки використовують GPS, щоб визначити, коли ви починаєте рух, і автоматично записують ваш маршрут. Це усуває ризик забути записати поїздку — поширену проблему при ручному відстеженні.

Проста класифікація поїздок

Шукайте додатки, які дозволяють легко розділяти поїздки на робочі та особисті. Інтерфейси з використанням свайпів та можливість налаштувати автоматичну класифікацію для частих маршрутів значно економлять час.

Звітність, що відповідає вимогам IRS

Ваш додаток повинен генерувати звіти, які відповідають вимогам IRS щодо документації, включаючи всі необхідні поля, такі як дата, пункт призначення, мета та пробіг. Стандартними форматами є PDF та CSV, які можна завантажити.

Інтеграція з бухгалтерським ПЗ

Якщо ви використовуєте QuickBooks, Xero, FreshBooks або інші бухгалтерські платформи, виберіть трекер пробігу, який інтегрується безпосередньо. Це спрощує ваш облік і забезпечує потрапляння даних про пробіг до ваших фінансових звітів.

Робота в офлайн-режимі

Мобільний зв'язок не завжди надійний, особливо в сільській місцевості. Додатки з можливостями офлайн-відстеження продовжують записувати ваші поїздки навіть без підключення до Інтернету.

Енергоефективність

Відстеження через GPS може швидко розряджати акумулятор телефону. Шукайте додатки, які оптимізували відстеження для мінімізації впливу на батарею, або розгляньте варіанти з Bluetooth-маячками, які зменшують використання GPS.

Поширені помилки при відстеженні пробігу, яких слід уникати

Навіть з чудовим додатком певні помилки можуть поставити під загрозу ваші податкові вирахування за пробіг:

Нечіткі описи поїздок

Запис «ділова зустріч» не є достатньо конкретним. Вказуйте імена клієнтів, назви проєктів або інші деталі, які чітко підтверджують бізнес-мету. «Зустріч з ABC Corp для обговорення маркетингової пропозиції на 2-й квартал» значно краще, ніж «зустріч із клієнтом».

Включення поїздок на роботу і назад

Ваша звичайна поїздка з дому до основного офісу не підлягає вирахуванню, навіть якщо ви робите ділові дзвінки під час поїздки. Відстежуйте лише ті милі, які дійсно кваліфікуються як ділові подорожі.

Оцінювання замість відстеження

Приблизне оцінювання пробігу або округлення чисел підриває достовірність ваших записів. IRS очікує фактичні відстані на основі пройдених маршрутів, а не оцінки.

Відсутність відстеження всіх відповідних поїздок

Багато власників бізнесу відстежують тривалі поїздки, але забувають про короткі справи — похід до банку, візит на пошту, закупівлю офісного приладдя. Ці короткі поїздки за рік складаються у значну суму.

Змішування ділових та особистих поїздок

Якщо ви робите особисту зупинку під час ділової поїздки, вирахуванню підлягають лише милі, безпосередньо пов'язані з бізнесом. Відхилення від маршруту для особистих справ мають бути виключені з вашого бізнес-пробігу.

Занадто довге очікування перед записом

Відновлення даних про пробіг через тижні або місяці призводить до неточних записів і викликає підозри під час перевірок. Увімкніть автоматичне відстеження або зобов'яжіться реєструвати поїздки щодня.

Стандартна ставка пробігу порівняно з методом фактичних витрат

При вирахуванні витрат на транспортний засіб у вас є два варіанти:

Стандартна ставка пробігу

Помножте ваші бізнес-милі на ставку IRS (72,5 цента за 2026 рік). Цей метод простіший і добре підходить для нових автомобілів з низькими експлуатаційними витратами.

Метод фактичних витрат

Відстежуйте та списуйте ваші фактичні витрати на автомобіль, включаючи витрати на бензин, страхування, ремонт, технічне обслуговування, реєстрацію, амортизацію та відсотки за кредитом. Потім розрахуйте відсоток використання в бізнес-цілях на основі співвідношення вашого пробігу.

Важливі зауваження:

• Якщо ви обираєте стандартну ставку пробігу в перший рік використання автомобіля для бізнесу, ви зможете перейти на метод фактичних витрат пізніше
• Якщо ви берете автомобіль у лізинг і використовуєте стандартну ставку, ви повинні продовжувати використовувати її протягом усього терміну лізингу
• Метод фактичних витрат потребує більше документації, але може забезпечити більші податкові відрахування для старих автомобілів з високими витратами на обслуговування

Як почати відстежувати пробіг

Готові перестати втрачати гроші? Ось ваш план дій:

1. Оберіть додаток на основі ваших конкретних потреб — для соло-користувача чи команди, безкоштовні чи платні функції, вимоги до інтеграції
2. Встановіть та налаштуйте додаток, вказавши інформацію про ваш транспортний засіб та налаштувавши правила автоматичної класифікації
3. Увімкніть автоматичне відстеження, щоб поїздки записувалися без ручного втручання
4. Переглядайте поїздки щодня або щотижня, щоб класифікувати їх та додавати описи ділової мети
5. Генеруйте щомісячні звіти, щоб контролювати загальний пробіг і фіксувати будь-які пропущені поїздки
6. Експортуйте звіти за рік для вашого податкового консультанта або для самостійної подачі податкової декларації

Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня

Точне відстеження пробігу — це лише одна складова ведення надійної фінансової звітності для вашого бізнесу. Кожне відрахування, яке ви заявляєте — від пробігу до обладнання та офісних витрат — потребує належної документації та організованого бухгалтерського обліку.

Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка забезпечує повну прозорість та контроль над вашими фінансовими даними. На відміну від закритих бухгалтерських програм, ваші записи зберігаються в людиночитаних файлах, які належать вам назавжди — без прив’язки до конкретного постачальника та ризику втрати доступу до даних. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці обирають текстову бухгалтерію для свого бізнесу.