1099 проти W-2: Помилка класифікації, яка може коштувати вам 40% вашої зарплати

Ви найняли фрилансера для оновлення вашого вебсайту. Він працює з дому, використовує власний ноутбук і щомісяця виставляє вам рахунки. Очевидно, що це незалежний підрядник, чи не так?

Можливо, і ні. І якщо IRS не погодиться з вашою класифікацією, ви можете заборгувати до 40% заробітку цього працівника у вигляді податків за минулі періоди, штрафів та пені, а також зіткнутися з можливими кримінальними звинуваченнями за навмисну неправильну класифікацію.

Класифікація працівників — це не просто паперова робота. Це одне з найбільш доленосних рішень, які приймають власники малого бізнесу, і помилка в ньому є однією з найдорожчих порушень комплаєнсу, які ви можете вчинити. Оскільки IRS та Міністерство праці останніми роками посилили контроль, розуміння різниці між працівниками W-2 та підрядниками 1099 ніколи не було настільки критичним.

Чому класифікація має таке велике значення

Різниця між працівником і підрядником визначає, хто платить податки на зайнятість, хто має право на пільги та хто несе відповідальність у разі виникнення проблем.

Для працівників W-2, ви повинні:

• Утримувати федеральний прибутковий податок, внески до фондів соціального страхування (Social Security) та медичного страхування (Medicare)
• Сплачувати частку роботодавця у Social Security та Medicare (7,65%)
• Сплачувати федеральні та штатні податки на безробіття
• Забезпечувати страхування від нещасних випадків на виробництві
• Дотримуватися вимог щодо мінімальної заробітної плати та оплати понаднормових годин
• Подавати квартальні звіти про нарахування заробітної плати

Для підрядників 1099, ви просто:

• Оплачуєте надані послуги
• Подаєте форму 1099-NEC, якщо ви виплатили 600 доларів США або більше (сума зросте до 2000 доларів США у 2026 році)
• Дозволяєте їм самостійно займатися своїми податками, страхуванням та пільгами

Фінансова різниця суттєва. Наймання працівника із зарплатою 50 000 доларів США на рік коштує приблизно на 3 825 доларів США дорожче лише за рахунок податків з фонду оплати праці з боку роботодавця — не враховуючи пільги, страхування та адміністративні витрати. Легко зрозуміти, чому деякі компанії мають спокусу класифікувати працівників як підрядників навіть тоді, коли вони не повинні цього робити.

Але IRS також про це знає. І вони спостерігають.

Тест трьох факторів від IRS

IRS не зважає на те, як ви називаєте когось на папері. Важливими є фактичні робочі відносини. Вони оцінюють три категорії доказів:

1. Поведінковий контроль

Центральне питання: чи контролюєте ви те, як виконується робота?

Ознаки трудових відносин:

• Ви надаєте детальні інструкції щодо того, коли, де і як працювати
• Ви вимагаєте присутності в певні години або в певних місцях
• Ви диктуєте порядок або послідовність виконання завдань
• Ви проводите навчання щодо того, як виконувати роботу
• Ви оцінюєте методи, а не лише результати

Ознаки відносин підряду:

• Працівник сам визначає власні методи та графік
• Ви вказуєте кінцевий результат, але не процес
• Вони привносять спеціалізовані знання, якими ви не керуєте
• Вони працюють з мінімальним наглядом
• Вони самі визначають інструменти та методи, що використовуються

2. Фінансовий контроль

Хто інвестує в роботу і несе фінансові ризики?

Ознаки трудових відносин:

• Ви надаєте обладнання, інструменти та витратні матеріали
• Ви відшкодовуєте бізнес-витрати
• Ви платите за годину, тиждень або місяць незалежно від результату
• Працівник не має можливості отримати прибуток або зазнати збитків
• Вони залежать від вас у плані постійної роботи

Ознаки відносин підряду:

• Вони інвестують у власне обладнання та інструменти
• Вони несуть бізнес-витрати, що не відшкодовуються
• Вони встановлюють фіксовану плату або проектні ставки
• Вони можуть отримати прибуток, працюючи ефективно (або втратити гроші, недооцінивши витрати)
• Вони пропонують свої послуги кільком клієнтам

3. Тип відносин

Яким є характер і постійність домовленості?

Ознаки трудових відносин:

• Письмові контракти описують відносини між роботодавцем і працівником
• Ви надаєте такі пільги, як страхування, пенсія або оплачувана відпустка
• Відносини є безстроковими або тривалими
• Виконувана робота є ключовим аспектом вашого регулярного бізнесу
• Ви можете розірвати відносини без фінансової відповідальності

Ознаки відносин підряду:

• Письмові контракти встановлюють статус незалежного підрядника
• Пільги не надаються
• Відносини базуються на проектах із визначеними датами завершення
• Робота виходить за межі ваших основних бізнес-операцій
• Розірвання вимагає повідомлення згідно з умовами контракту

Реальність: все складно

Ось що робить класифікацію складною: жоден фактор не є вирішальним. IRS зважує сукупність відносин. Працівник може одночасно виявляти як деякі характеристики найманого працівника, так і характеристики підрядника.

Розглянемо графічного дизайнера, який:

• Працює виключно на вашу компанію (ознака працівника)
• Сам встановлює собі графік (ознака підрядника)
• Використовує обладнання, яке ви надаєте (ознака працівника)
• Працює віддалено з будь-якого місця (ознака підрядника)
• Не проходить у вас офіційного навчання (ознака підрядника)
• Не може працювати на ваших конкурентів (ознака працівника)

Як класифікувати таку особу? Це залежить від того, яку вагу має кожен фактор у вашій конкретній ситуації — і розсудливі люди (та аудитори) можуть мати різні думки.

Закони штатів додають ще один рівень складності

Федеральні правила класифікації — це лише відправна точка. Багато штатів застосовують суворіші стандарти.

ABC-тест Каліфорнії припускає, що всі працівники є найманими робітниками, якщо ви не зможете довести наступне:

• A: Працівник вільний від контролю та керівництва замовника під час виконання роботи.
• B: Працівник виконує роботу, що виходить за межі звичайної господарської діяльності замовника.
• C: Працівник зазвичай займається незалежно встановленою професією, торгом або бізнесом того ж характеру, що і виконувана робота.

Цей суворіший стандарт означає, що особа, яка кваліфікується як підрядник за федеральними правилами, все одно може вважатися найманим працівником за законодавством Каліфорнії.

Нью-Йорк, Нью-Джерсі, Массачусетс та інші штати мають аналогічні суворі тести, кожен з яких має різні вимоги та механізми примусового виконання.

Якщо ви працюєте в кількох штатах або наймаєте віддалених працівників, вам може знадобитися оцінити класифікацію за кількома різними правовими системами.

Справжня ціна помилки

Штрафи за неправильну класифікацію швидко накопичуються:

Штрафи IRS:

• 1,5% від заробітної плати за неутриманий федеральний податок на прибуток
• 20% частки працівника у податках FICA (соціальне страхування та Medicare), які не були утримані
• 100% частки роботодавця у податках FICA
• Штрафи та відсотки на всі заборгованості з податків
• $50 за кожну неподану форму W-2

За навмисну неправильну класифікацію:

• 20% від усієї виплаченої заробітної плати
• 100% податків FICA (обидві частки)
• Можливе кримінальне переслідування

Штрафи Міністерства праці (DOL):

• Виплата заборгованості із заробітної плати за понаднормову роботу та порушення мінімальної заробітної плати
• Визначені збитки (liquidated damages) у розмірі, що дорівнює заборгованості із заробітної плати
• До $1,000 за кожного неправильно класифікованого працівника
• Кримінальні покарання за умисні порушення

Штрафи штатів:

• Суттєво різняться залежно від юрисдикції
• Нью-Джерсі: $5,000 за перше порушення, $10,000 за друге, $15,000+ за наступні
• Деякі штати: $5,000–$25,000 за кожне порушення
• Донарахування внесків до фонду страхування на випадок безробіття штату
• Відповідальність за страхові премії з компенсації працівникам (workers' compensation)

Цивільна відповідальність:

• Позови щодо надання пільг та допомог працівникам
• Позови про неправомірне звільнення
• Колективні позови від групи працівників

До 30% роботодавців хоча б раз неправильно класифікували працівника. Наслідки варіюються від керованих податкових коригувань до фінансової відповідальності, що може призвести до закриття бізнесу.

Як правильно класифікувати працівників

Дотримуйтесь цього процесу перед залученням будь-якого працівника:

Крок 1: Задокументуйте відносини

До початку роботи чітко визначте:

• Обсяг робіт та результати (deliverables)
• Умови та ставки оплати
• Тривалість співпраці
• Хто надає обладнання та інструменти
• Ступінь нагляду
• Чи обслуговує працівник інших клієнтів

Крок 2: Застосуйте тест трьох факторів

Чесно оцініть поведінковий контроль, фінансовий контроль та тип відносин. Не просто ставте галочки — враховуйте практичну реальність того, як насправді виконуватиметься робота.

Крок 3: Враховуйте вимоги штату

Якщо ви працюєте в штатах із суворішими тестами (Каліфорнія, Нью-Йорк, Нью-Джерсі, Массачусетс), застосовуйте також і ці стандарти. У разі сумнівів суворіший стандарт краще захистить вас.

Крок 4: Використовуйте письмові угоди

Грамотно складена угода з незалежним підрядником не гарантує статус підрядника, але вона демонструє наміри та документує умови ваших відносин. Включіть:

• Заяву про те, що працівник є незалежним підрядником
• Опис послуг та результатів
• Підтвердження того, що працівник контролює методи та графік роботи
• Підтвердження того, що працівник самостійно відповідає за свої податки
• Заяву про те, що жодні пільги чи бонуси не надаватимуться

Крок 5: Підтримуйте послідовне ставлення

Якщо ви класифікуєте когось як підрядника, поводьтеся з ним відповідним чином:

• Не вимагайте від них відвідувати збори працівників
• Не включайте їх у корпоративні програми пільг
• Не надавайте їм візитні картки або корпоративну електронну пошту
• Не контролюйте їхню щоденну діяльність
• Не забороняйте їм працювати на інших

Непослідовне ставлення підриває вашу класифікацію незалежно від того, що написано в контрактах.

Коли ви не впевнені

IRS пропонує варіанти для неоднозначних ситуацій:

Форма SS-8: Ви або працівник можете подати цю форму із запитом на офіційне визначення IRS. IRS перегляне факти та винесе рішення. Це потребує часу (часто місяців), але забезпечує впевненість.

Програма добровільного врегулювання класифікації (VCSP): Якщо ви ставилися до працівників як до підрядників і хочете перекласифікувати їх на найманих працівників у майбутньому, ця програма пропонує часткове звільнення від сплати податків на зайнятість за минулі періоди. Ви сплатите 10% податкового зобов'язання з податку на зайнятість за останній рік — значно менше, ніж повна сума заборгованості з податків плюс штрафи.

Найкращі практики для постійної відповідності

Класифікація працівників — це не одноразове рішення. Відносини розвиваються, і те, що починалося як справжня співпраця з підрядником, з часом може перетворитися на трудові відносини.

Регулярний огляд: Щорічно оцінюйте, чи відповідають відносини з підрядниками критеріям класифікації. Чи розширився обсяг робіт? Чи почали ви надавати обладнання? Чи стали відносини безстроковими?

Навчання: Переконайтеся, що менеджери розуміють, що вони не можуть поводитися з підрядниками як із найманими працівниками — жодних оцінок ефективності (performance reviews), обов’язкових зборів або прямого контролю методів роботи.

Документація: Зберігайте копії контрактів, інвойсів та доказів, що підтверджують статус підрядника. У разі аудиту вам потрібно буде продемонструвати справжній характер відносин.

Окремі системи: Не включайте підрядників у системи для найманих працівників. Різні домени електронної пошти, різні типи перепусток, різні запрошення на зустрічі — ці деталі мають значення під час аудитів.

Підсумок щодо класифікації працівників

Рішення щодо вибору між 1099 та W-2 зводиться до контролю. Чим більше контролю ви здійснюєте над тим, як, коли і де хтось працює, тим імовірніше, що ця особа є найманим працівником — незалежно від того, як ви її називаєте.

Якщо ви сумніваєтеся, класифікуйте особу як найманого працівника. Витрати на податки з фонду оплати праці роботодавця значно менші за штрафи, податкові заборгованості та судові витрати, спричинені неправильною класифікацією. І якщо вам справді потрібна гнучкість підрядника, структуруйте відносини так, щоб вони відображали реальну незалежність: проєктна робота, методи роботи, що визначаються працівником, наявність кількох клієнтів та мінімальний нагляд.

Помилки в класифікації коштують дорого, але їм можна запобігти. Виділіть час на ретельну оцінку кожних робочих відносин, документуйте свої обґрунтування та ставтеся до працівників відповідно до їхньої класифікації.

Точно відстежуйте кожну виплату працівникам

Належна класифікація працівників потребує точних записів про виплати — знання того, скільки саме ви заплатили, коли і кому. Незалежно від того, чи подаєте ви форми W-2 для найманих працівників, чи 1099 для підрядників, ваш бухгалтерський облік має бути бездоганним.

Beancount.io пропонує plain-text accounting, що забезпечує повну прозорість ваших фінансових записів. Завдяки чітким історіям транзакцій, що підлягають аудиту, ви матимете всю необхідну документацію для податкової звітності та перевірок на відповідність вимогам. Почніть безкоштовно та переконайтеся, що виплати вашим працівникам відстежуються точно з першого дня.