فرم 1099 در مقابل فرم W-2: اشتباه طبقه بندی که می تواند 40 درصد از حقوق و دستمزد شما را هزینه کند

شما یک فریلنسر را برای مدیریت به‌روزرسانی‌های وب‌سایت خود استخدام کرده‌اید. آن‌ها از خانه کار می‌کنند، از لپ‌تاپ خودشان استفاده می‌کنند و ماهانه برای شما فاکتور می‌فرستند. قطعاً یک پیمانکار مستقل هستند، درست است؟

شاید نه. و اگر IRS با طبقه‌بندی شما مخالفت کند، ممکن است تا ۴۰٪ از درآمد آن کارگر را به عنوان مالیات‌های معوقه، جریمه‌ها و بهره بدهکار شوید—علاوه بر اینکه با اتهامات کیفری احتمالی برای طبقه‌بندی اشتباه عمدی روبرو خواهید شد.

طبقه‌بندی کارگران فقط کاغذبازی نیست. این یکی از تعیین‌کننده‌ترین تصمیماتی است که صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌گیرند و اشتباه در انجام آن، در زمره پرهزینه‌ترین اشتباهات عدم رعایت قوانین قرار می‌گیرد. با تشدید نظارت‌های IRS و وزارت کار در سال‌های اخیر، درک تفاوت بین کارمندان W-2 و پیمانکاران ۱۰۹۹ هرگز تا این حد حیاتی نبوده است.

چرا طبقه‌بندی تا این حد اهمیت دارد

تمایز بین کارمند و پیمانکار تعیین می‌کند که چه کسی مالیات‌های استخدامی را پرداخت می‌کند، چه کسی واجد شرایط دریافت مزایا است و در صورت بروز مشکل، چه کسی مسئولیت را بر عهده دارد.

برای کارمندان W-2، شما باید:

• مالیات بر درآمد فدرال، تامین اجتماعی و مدیکیر را کسر کنید
• سهم کارفرما در تامین اجتماعی و مدیکیر (۷.۶۵٪) را بپردازید
• مالیات‌های بیکاری فدرال و ایالتی را پرداخت کنید
• بیمه غرامت دستمزد کارگران را ارائه دهید
• الزامات حداقل دستمزد و اضافه کاری را رعایت کنید
• گزارش‌های فصلی لیست حقوق و دستمزد را ثبت کنید

برای پیمانکاران ۱۰۹۹، شما صرفاً:

• هزینه خدمات ارائه شده را به آن‌ها پرداخت می‌کنید
• اگر ۶۰۰ دلار یا بیشتر پرداخت کرده‌اید، فرم 1099-NEC را ثبت می‌کنید (که در سال ۲۰۲۶ به ۲۰۰۰ دلار افزایش می‌یابد)
• اجازه می‌دهید آن‌ها خودشان به امور مالیاتی، بیمه و مزایای خود رسیدگی کنند

تفاوت مالی قابل توجه است. استخدام یک کارمند با حقوق سالانه ۵۰,۰۰۰ دلار، تقریباً ۳,۸۲۵ دلار هزینه اضافی فقط برای مالیات‌های لیست حقوق و دستمزد سهم کارفرما به همراه دارد—بدون احتساب مزایا، بیمه و هزینه‌های اداری. به راحتی می‌توان فهمید که چرا برخی از کسب‌وکارها وسوسه می‌شوند کارگران را به عنوان پیمانکار طبقه‌بندی کنند، حتی زمانی که نباید این کار را انجام دهند.

اما IRS نیز این را می‌داند. و آن‌ها نظارت می‌کنند.

آزمون سه عاملی IRS

برای IRS اهمیتی ندارد که شما فردی را روی کاغذ چه می‌نامید. آنچه مهم است، رابطه کاری واقعی است. آن‌ها سه دسته از شواهد را ارزیابی می‌کنند:

۱. کنترل رفتاری

سوال اصلی: آیا شما بر نحوه انجام کار کنترل دارید؟

نشانه‌های رابطه کارمندی:

• شما دستورالعمل‌های دقیقی درباره زمان، مکان و نحوه کار ارائه می‌دهید
• حضور در ساعات یا مکان‌های خاص را الزامی می‌کنید
• ترتیب یا توالی وظایف را دیکته می‌کنید
• آموزش‌هایی در مورد نحوه انجام کار ارائه می‌دهید
• روش‌ها را ارزیابی می‌کنید، نه فقط نتایج را

نشانه‌های رابطه پیمانکاری:

• کارگر روش‌ها و برنامه زمانی خود را تعیین می‌کند
• شما نتیجه نهایی را مشخص می‌کنید اما نه فرآیند را
• آن‌ها تخصص ویژه‌ای دارند که شما آن را هدایت نمی‌کنید
• با حداقل نظارت کار می‌کنند
• ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده را خودشان تعیین می‌کنند

۲. کنترل مالی

چه کسی در کار سرمایه‌گذاری می‌کند و ریسک مالی را بر عهده می‌گیرد؟

نشانه‌های رابطه کارمندی:

• شما تجهیزات، ابزار و لوازم را تهیه می‌کنید
• هزینه‌های تجاری را بازپرداخت می‌کنید
• بدون توجه به خروجی، به صورت ساعتی، هفتگی یا ماهانه پرداخت می‌کنید
• کارگر فرصتی برای سود یا زیان ندارد
• آن‌ها برای ادامه کار به شما وابسته هستند

نشانه‌های رابطه پیمانکاری:

• آن‌ها در تجهیزات و ابزار خود سرمایه‌گذاری می‌کنند
• هزینه‌های تجاری بازپرداخت‌نشده را متحمل می‌شوند
• هزینه‌های ثابت یا نرخ‌های پروژه‌ای دریافت می‌کنند
• می‌توانند با کارایی بالا سود ببرند (یا با تخمین اشتباه، ضرر کنند)
• خدمات خود را به چندین مشتری بازاریابی می‌کنند

۳. نوع رابطه

ماهیت و تداوم توافق چیست؟

نشانه‌های رابطه کارمندی:

• قراردادهای کتبی رابطه کارفرما-کارمند را توصیف می‌کنند
• شما مزایایی مانند بیمه، مستمری یا مرخصی با حقوق ارائه می‌دهید
• رابطه نامحدود یا مداوم است
• کار انجام شده جنبه کلیدی کسب‌وکارهای معمول شماست
• شما می‌توانید بدون مسئولیت (خسارت) به رابطه پایان دهید

نشانه‌های رابطه پیمانکاری:

• قراردادهای کتبی وضعیت پیمانکار مستقل را تثبیت می‌کنند
• هیچ مزایایی ارائه نمی‌شود
• رابطه پروژه‌محور با تاریخ‌های پایان مشخص است
• کار خارج از عملیات اصلی کسب‌وکار شماست
• فسخ رابطه طبق شرایط قرارداد مستلزم اخطار قبلی است

واقعیت: پیچیده است

آنچه طبقه‌بندی را چالش‌برانگیز می‌کند این است: هیچ عامل واحدی تعیین‌کننده نیست. IRS مجموع رابطه را می‌سنجد. یک کارگر می‌تواند همزمان برخی از ویژگی‌های کارمند و برخی از ویژگی‌های پیمانکار را داشته باشد.

یک طراح گرافیک را در نظر بگیرید که:

• منحصراً برای شرکت شما کار می‌کند (ویژگی کارمند)
• ساعات کاری خود را خودش تعیین می‌کند (ویژگی پیمانکار)
• از تجهیزاتی که شما تهیه کرده‌اید استفاده می‌کند (ویژگی کارمند)
• به صورت دورکاری از هر جایی کار می‌کند (ویژگی پیمانکار)
• هیچ آموزش رسمی از شما ندیده است (ویژگی پیمانکار)
• نمی‌تواند برای رقبای شما کار کند (ویژگی کارمند)

چگونه این شخص را طبقه‌بندی می‌کنید؟ این بستگی به وزنی دارد که هر عامل در موقعیت خاص شما دارد—و افراد منطقی (و حسابرسان) می‌توانند در این مورد اختلاف نظر داشته باشند.

قوانین ایالتی لایه دیگری اضافه می‌کنند

قوانین طبقه‌بندی فدرال تنها نقطه شروع هستند. بسیاری از ایالت‌ها استانداردهای سخت‌گیرانه‌تری را اعمال می‌کنند.

آزمون ABC کالیفرنیا فرض را بر این می‌گذارد که تمامی کارکنان «کارمند» (Employee) هستند، مگر اینکه بتوانید ثابت کنید:

• A: کارگر در اجرای کار از کنترل و هدایت شما آزاد است.
• B: کارگر کاری را انجام می‌دهد که خارج از محدوده فعالیت معمول کسب‌وکار شماست.
• C: کارگر به حرفه، شغل یا تجارتی مستقل و تثبیت‌شده اشتغال دارد.

این استاندارد سخت‌گیرانه‌تر به این معناست که کسی که طبق قوانین فدرال به عنوان «پیمانکار» (Contractor) واجد شرایط است، ممکن است طبق قوانین کالیفرنیا همچنان «کارمند» محسوب شود.

نیویورک، نیوجرسی، ماساچوست و سایر ایالت‌ها آزمون‌های مشابه سخت‌گیرانه‌ای دارند که هر کدام دارای الزامات و مکانیزم‌های اجرایی متفاوتی هستند.

اگر در چندین ایالت فعالیت می‌کنید یا کارکنان دورکار استخدام می‌کنید، ممکن است لازم باشد طبقه‌بندی را تحت چندین چارچوب قانونی مختلف ارزیابی کنید.

هزینه واقعی اشتباه در طبقه‌بندی

جریمه‌های طبقه‌بندی اشتباه به‌سرعت انباشته می‌شوند:

جریمه‌های IRS (اداره خدمات درآمد داخلی):

• ۱.۵٪ از دستمزدها برای مالیات بر درآمد فدرال کسر نشده
• ۲۰٪ از سهم کارمند در مالیات‌های FICA (تأمین اجتماعی و مدیکر) کسر نشده
• ۱۰۰٪ از سهم کارفرما در مالیات‌های FICA
• جریمه و سود متعلق به تمامی معوقات مالیاتی
• ۵۰ دلار به ازای هر فرم W-2 که ارسال نشده است

برای طبقه‌بندی اشتباه عمدی:

• ۲۰٪ از تمامی دستمزدهای پرداخت شده
• ۱۰۰٪ مالیات‌های FICA (هر دو سهم)
• احتمال پیگرد کیفری

جریمه‌های وزارت کار (Department of Labor):

• معوقات دستمزد برای اضافه‌کاری و نقض حداقل دستمزد
• خسارات مقطوع (Liquidated damages) معادل معوقات دستمزد بدهکار
• تا ۱,۰۰۰ دلار به ازای هر کارگر که اشتباه طبقه‌بندی شده است
• جریمه‌های کیفری برای تخلفات عمدی

جریمه‌های ایالتی:

• بسته به حوزه قضایی به‌شدت متفاوت است
• نیوجرسی: ۵,۰۰۰ دلار برای اولین تخلف، ۱۰,۰۰۰ دلار برای دومین و ۱۵,۰۰۰ دلار به بالا برای دفعات بعد
• برخی ایالت‌ها: ۵,۰۰۰ تا ۲۵,۰۰۰ دلار به ازای هر تخلف
• پرداخت معوقات بیمه بیکاری ایالتی
• مسئولیت پرداخت حق بیمه غرامت دستمزد کارگران (Workers' compensation)

مسئولیت مدنی:

• ادعاهای مربوط به مزایای کارکنان
• شکایت‌های مربوط به اخراج ناعادلانه
• دعاوی دسته‌جمعی (Class action) از سوی چندین کارگر

تا ۳۰٪ از کارفرمایان حداقل یک کارگر را اشتباه طبقه‌بندی کرده‌اند. پیامدها از تعدیلات مالیاتی قابل مدیریت تا بدهی‌هایی که منجر به تعطیلی کسب‌وکار می‌شوند، متغیر است.

چگونه کارکنان را به‌درستی طبقه‌بندی کنیم

پیش از شروع همکاری با هر نیروی کار، این فرآیند را دنبال کنید:

مرحله ۱: مستندسازی رابطه

قبل از شروع کار، موارد زیر را به‌وضوح تعریف کنید:

• دامنه کار و خروجی‌های تحویلی
• شرایط و نرخ‌های پرداخت
• مدت زمان همکاری
• چه کسی تجهیزات و ابزارها را فراهم می‌کند
• میزان نظارت درگیر در کار
• آیا کارگر به مشتریان دیگر نیز خدمات ارائه می‌دهد

مرحله ۲: اعمال آزمون سه‌عاملی

کنترل رفتاری، کنترل مالی و نوع رابطه را صادقانه ارزیابی کنید. فقط به تیک زدن گزینه‌ها اکتفا نکنید؛ واقعیت عملی نحوه انجام کار را در نظر بگیرید.

مرحله ۳: در نظر گرفتن الزامات ایالتی

اگر در ایالت‌هایی با آزمون‌های سخت‌گیرانه‌تر (کالیفرنیا، نیویورک، نیوجرسی، ماساچوست) فعالیت می‌کنید، آن استانداردها را نیز اعمال کنید. در صورت شک، استاندارد سخت‌گیرانه‌تر بهتر از شما محافظت می‌کند.

مرحله ۴: استفاده از توافق‌نامه‌های کتبی

یک قرارداد پیمانکار مستقل (Independent Contractor Agreement) که به‌خوبی تنظیم شده باشد، وضعیت پیمانکار را تضمین نمی‌کند، اما نیت طرفین را نشان داده و شرایط رابطه شما را مستند می‌کند. موارد زیر را لحاظ کنید:

• بیانیه‌ای مبنی بر اینکه کارگر یک پیمانکار مستقل است
• شرح خدمات و خروجی‌های تحویلی
• تأیید اینکه کارگر روش‌ها و زمان‌بندی کار را کنترل می‌کند
• اقرار به اینکه کارگر مسئول مالیات‌های خود است
• بیانیه‌ای مبنی بر اینکه هیچ مزایایی ارائه نخواهد شد

مرحله ۵: حفظ برخورد مستمر و یکنواخت

اگر کسی را به عنوان پیمانکار طبقه‌بندی می‌کنید، با او مانند یک پیمانکار رفتار کنید:

• از آن‌ها نخواهید در جلسات کارکنان شرکت کنند
• آن‌ها را در مزایای شرکت سهیم نکنید
• برای آن‌ها کارت ویزیت یا ایمیل سازمانی تهیه نکنید
• بر فعالیت‌های روزانه آن‌ها نظارت نکنید
• آن‌ها را از کار کردن برای دیگران منع نکنید

برخورد غیرمستمر و متناقض، صرف‌نظر از آنچه در قراردادها آمده است، طبقه‌بندی شما را تضعیف می‌کند.

زمانی که مطمئن نیستید

IRS گزینه‌هایی را برای موقعیت‌های نامطمئن ارائه می‌دهد:

فرم SS-8: شما یا کارگر می‌توانید این فرم را پر کرده و درخواست تعیین تکلیف رسمی از سوی IRS کنید. IRS حقایق را بررسی کرده و حکمی صادر می‌کند. این کار زمان‌بر است (اغلب ماه‌ها) اما قطعیت ایجاد می‌کند.

برنامه تسویه طبقه‌بندی داوطلبانه (VCSP): اگر با کارکنان به عنوان پیمانکار رفتار کرده‌اید و می‌خواهید از این به بعد آن‌ها را به عنوان کارمند طبقه‌بندی کنید، این برنامه تخفیف جزئی در مالیات‌های اشتغال گذشته ارائه می‌دهد. شما ۱۰٪ از بدهی مالیات اشتغال برای اخیرترین سال را پرداخت خواهید کرد که به‌مراتب کمتر از کل معوقات مالیاتی به‌علاوه جریمه‌ها است.

بهترین شیوه‌ها برای تداوم انطباق

طبقه‌بندی کارکنان یک تصمیم یک‌باره نیست. رابطه‌ها تکامل می‌یابند و آنچه به عنوان یک همکاری پیمانکاری واقعی شروع شده است، می‌تواند به مرور زمان به سمت استخدام (Employment) سوق پیدا کند.

بازبینی منظم: سالانه ارزیابی کنید که آیا روابط پیمانکاری هنوز با معیارهای طبقه‌بندی مطابقت دارند یا خیر. آیا دامنه کار گسترش یافته است؟ آیا شروع به ارائه تجهیزات کرده‌اید؟ آیا رابطه به حالت نامحدود درآمده است؟

آموزش: اطمینان حاصل کنید که مدیران درک می‌کنند نباید با پیمانکاران مانند کارمندان رفتار کنند؛ بدون ارزیابی عملکرد، بدون جلسات اجباری و بدون نظارت مستقیم بر روش‌های انجام کار.

مستندسازی: سوابق قراردادها، فاکتورها و شواهد مؤید وضعیت پیمانکاری را نگه دارید. در صورت حسابرسی، باید بتوانید ماهیت واقعی رابطه را اثبات کنید.

سیستم‌های مجزا: پیمانکاران را در سیستم‌های مربوط به کارکنان وارد نکنید. دامنه‌های ایمیل متفاوت، انواع نشان‌های شناسایی متفاوت و دعوت‌نامه‌های جلسات متفاوت؛ این جزئیات در طول حسابرسی اهمیت زیادی دارند.

خلاصه کلام در مورد طبقه‌بندی کارکنان

تصمیم‌گیری بین ۱۰۹۹ در مقابل W-2 به موضوع کنترل بستگی دارد. هرچه کنترل بیشتری بر نحوه، زمان و مکان انجام کار توسط فرد داشته باشید، احتمال اینکه او یک کارمند باشد بیشتر است—فارغ از اینکه او را چه بنامید.

در صورت تردید، فرد را به عنوان کارمند طبقه‌بندی کنید. هزینه مالیات بر حقوق کارفرما بسیار کمتر از جریمه‌ها، مالیات‌های معوقه و هزینه‌های قانونی ناشی از طبقه‌بندی اشتباه است. و اگر واقعاً به انعطاف‌پذیری پیمانکار نیاز دارید، رابطه را طوری تنظیم کنید که نشان‌دهنده استقلال واقعی باشد: کار پروژه‌محور، روش‌های انجام کار تحت کنترل فرد، داشتن چندین مشتری و حداقل نظارت.

اشتباهات در طبقه‌بندی پرهزینه هستند، اما در عین حال قابل پیشگیری می‌باشند. برای ارزیابی دقیق هر رابطه کاری زمان بگذارید، دلایل خود را مستند کنید و با کارکنان متناسب با طبقه‌بندی آن‌ها رفتار کنید.

پیگیری دقیق تمام پرداخت‌های کارکنان

طبقه‌بندی صحیح کارکنان مستلزم سوابق دقیق پرداخت است—دانستن دقیق اینکه چه مبلغی، در چه زمانی و به چه کسی پرداخت کرده‌اید. چه در حال تنظیم فرم‌های W-2 برای کارمندان باشید و چه ۱۰۹۹ برای پیمانکاران، دفترداری شما باید دقیق باشد.

Beancount.io حسابداری متن-ساده (plain-text accounting) را ارائه می‌دهد که شفافیت کامل در سوابق مالی را برای شما فراهم می‌کند. با تاریخچه تراکنش‌های شفاف و قابل حسابرسی، مستندات لازم برای اظهارنامه‌های مالیاتی و بررسی‌های انطباق را در اختیار خواهید داشت. رایگان شروع کنید و اطمینان حاصل کنید که پرداخت‌های کارکنان شما از روز اول به دقت ردیابی می‌شوند.