Migrácia z QuickBooks do Beancount: sprievodca prechodom

Zvoľte dátum prechodu, exportujte skúšobný zostatok z QuickBooks za deň pred ním a otvorte svoju hlavnú knihu Beancount jedným pad a jedným balance pre každý účet súvahy. Keď bea check prejde a zostatok vlastného imania sa zhoduje s QuickBooks, vaše účtovníctvo sa presunulo. Všetko po dátume prechodu sa zaznamenáva v Beancount.

Tento sprievodca funguje pre QuickBooks Online aj QuickBooks Desktop. Nezávisí od importéra QuickBooks, pretože žiadny sa s Beancount nedodáva. Najprv presuniete zostatky, potom sa rozhodnete, koľko histórie so sebou vezmete.

Ak sa stále rozhodujete, či prejsť, najprv si prečítajte Beancount vs QuickBooks.

1. Rozhodnite o dátume prechodu a o tom, čo si ponecháte​

Zvoľte prvý deň fiškálneho roka, napríklad 2026-01-01. Hranica roka udrží jeden daňový rok v jednom systéme. Znamená to tiež, že váš prvý výkaz ziskov a strát v Beancount začína od nuly.

Teraz sa rozhodnite, koľko histórie má Beancount obsahovať:

• Iba zostatky. Otvorte k dátumu prechodu a ponechajte si zostavy z QuickBooks ako archív pre skoršie roky. Toto je najrýchlejšia cesta a zvyšok tohto sprievodcu ju predpokladá.
• Ročné súhrny. Pridajte jeden súhrnný zápis za každý minulý rok z ročného skúšobného zostatku. Vaše viacročné zostavy potom budú fungovať v Beancount.
• Úplná história transakcií. Skonvertujte export hlavnej knihy pomocou skriptu. Toto je najviac práce a časť 5 vysvetľuje, čo to zahŕňa.

Dokončite odsúhlasenie každého bankového a kartového účtu v QuickBooks až do dňa pred dátumom prechodu. Neodsúhlasený zostatok prenesie svoju chybu do vašej novej hlavnej knihy.

2. Export z QuickBooks​

Potrebujete tri zostavy, všetky ku dňu pred dátumom prechodu (2025-12-31 v tomto sprievodcovi):

QuickBooks Online. Prejdite do Reports, potom do Standard reports a otvorte každú zostavu podľa názvu. Zvoľte Export/Print, potom Export to Excel. Zoznam účtov je zostava účtovej osnovy. Nástroj Export data v časti Settings, v stĺpci Tools, exportuje sadu zostáv a zoznamov ako excelovské súbory v jednom zip súbore. Intuit dokumentuje obe cesty v Export your QuickBooks Online data.

Tieto exporty z QuickBooks Online sú excelovské súbory. Otvorte každý z nich v tabuľkovom procesore a uložte kópiu vo formáte CSV, ak ho bude čítať skript.

Prílohy sa exportujú samostatne. V QuickBooks Online prejdite do Settings, potom do Attachments, vyberte súbory a zvoľte Batch actions a potom Export. Zip súbor si ponechajte spolu s archívom.

QuickBooks Desktop. V systéme Windows otvorte každú zostavu z Reports, potom Reports Center. Zvoľte Excel, potom Create New Worksheet. Ďalšie okno môže uložiť excelovský zošit alebo priamo súbor CSV, ako je opísané v Export reports as Excel workbooks. Desktop môže tiež exportovať zoznamy vrátane účtovej osnovy ako súbor IIF: File, potom Utilities, potom Export, potom Lists to IIF Files. Export IIF pokrýva iba zoznamy. Intuit uvádza, že transakcie môžete importovať, ale nemôžete ich exportovať, ako je vysvetlené v Export, import, and edit IIF files.

Pôvodné exporty ponechajte nezmenené. Sú vaším dôkazom, ak bude niekedy spochybnené nejaké číslo.

3. Zmapujte účty na hierarchiu Beancount​

Beancount má päť koreňových účtov. Každý typ účtu z QuickBooks patrí pod jeden z nich:

Názvy účtov začínajú veľkým písmenom a neobsahujú medzery, takže "Office Supplies" sa stane Expenses:Office-Supplies. Podúčty z QuickBooks sa stanú hlbšími segmentmi, napríklad Expenses:Vehicle:Fuel.

Nerozdelený zisk a Opening Balance Equity sa zlúčia do jedného účtu Equity:Opening-Balances. Beancount vypočíta zisk bežného roka z vašich výnosových a nákladových účtov, takže nie je potrebné prenášať žiadny samostatný účet nerozdeleného zisku.

4. Otvorte hlavnú knihu k dátumu prechodu​

Táto príkladová spoločnosť má k 2025-12-31 štvoriadkový skúšobný zostatok. Výnosové a nákladové riadky sú už zahrnuté v nerozdelenom zisku. QuickBooks Online to robí samo, keď začína nový fiškálny rok, ako je opísané v View retained earnings account details.

Uložte to ako main.bean:

option "operating_currency" "USD"
 
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
 
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
 
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USD

Každý pad žiada Beancount, aby vložil zápis, ktorý urobí nasledujúcu kontrolu balance pravdivou. Vyrovnávajúca strana každého padu ide na Equity:Opening-Balances. Kontrola balance sa overuje na začiatku svojho dátumu, takže pady sú datované dňom pred dátumom prechodu.

Má dať sa stávajú kladnými číslami a dal zápornými. Preto je zostatok Visa -1875.40 USD.

Posledný riadok je odsúhlasenie. Vlastné imanie musí vyjsť na -13774.60 USD, teda dal nerozdeleného zisku. Preklep v čísle aktíva alebo záväzku zmení doplnené vlastné imanie a táto kontrola zlyhá.

Pre skutočnú spoločnosť pridajte jeden open, jeden pad a jeden balance pre každý účet súvahy v skúšobnom zostatku. Rozdeľte A/R a A/P na jeden podúčet pre každého zákazníka alebo dodávateľa, ak sledujete otvorené faktúry podľa mena.

5. Zahrnutie histórie​

Po dátume prechodu zaznamenávajte novú aktivitu v Beancount. Bankové a kartové výpisy sú hlavným zdrojom. Skonvertujte bankový export CSV v prehliadači pomocou konvertora CSV do Beancount alebo použite sprievodcu importom z banky pre príkazový riadok.

Minulé roky sú voliteľné. Neexistuje jednoklikový import z exportu hlavnej knihy QuickBooks. Presun tejto histórie je krok skriptovaného alebo manuálneho mapovania:

1. Uložte export hlavnej knihy ako CSV.
2. Zoskupte jeho riadky do transakcií podľa dátumu a čísla transakcie.
3. Premenujte každý účet podľa mapovania z kroku 3.
4. Zapíšte každú skupinu ako transakciu Beancount, ktorej zápisy sa sčítajú na nulu.

Ak históriu zahrnete, otvorte účty na začiatku tejto histórie namiesto dátumu prechodu. Potom ponechajte kontroly 2026-01-01 balance. Dokazujú, že skonvertovaná história dorazí na rovnaké zostatky, aké vykázal QuickBooks.

6. Overte voči QuickBooks​

Skontrolujte hlavnú knihu a potom vypíšte každý zostatok:

bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"

bea check nehlási žiadne chyby. Dotaz vráti štyri riadky: Assets:AccountsReceivable na 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking na 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances na -13774.60 USD a Liabilities:CreditCard:Visa na -1875.40 USD. Porovnajte každý riadok so skúšobným zostatkom z QuickBooks riadok po riadku, pričom dal sú záporné čísla.

Nováčik v príkazovom riadku? Nainštalujte bea pomocou rýchleho štartu CLI.

7. Čo sa neprenáša​

Migrácia hlavnej knihy presúva účtovné zostatky a históriu. Nepresúva prevádzkové činnosti, ktoré okolo nich QuickBooks vykonáva:

• Faktúry a platobné odkazy. Otvorené faktúry zostávajú ako zostatky A/R. Odteraz používajte samostatnú službu na fakturáciu.
• Mzdy. Výplatné behy, daňové formuláre a záznamy zamestnancov zostávajú u vášho poskytovateľa miezd.
• Podania daňových priznaní k DPH. Beancount zaznamenáva záväzok. Podanie zostáva samostatnou úlohou.
• Prílohy. Účtenky a dokumenty sa exportujú vo vlastnom zip súbore, nie v zostavách.
• Pravidlá bankového kanála a história odsúhlasenia. Znovu vytvorte kategorizáciu ako pravidlá importu.

Porovnávacia stránka to hovorí jasne: nevyberajte si Beancount v domnienke, že niekoľko pluginov znovu vytvorí celý prevádzkový balík QuickBooks. Vyberte si ho vtedy, keď je samotná hlavná kniha vaším dlhodobým systémom záznamov.

Vediete malú firmu na Beancount? Pozrite si Beancount.io pre malé firmy pre hostované hlavné knihy, synchronizáciu s bankou a spoluprácu s účtovníkom.