Ak máte zamestnancov vo Vermonte alebo v New Yorku a v súčasnosti neponúkate dôchodkový plán, štát teraz očakáva, že s tým niečo urobíte – a pre mnohých zamestnávateľov už termín uplynul.
V prvej polovici roku 2026 dva štátne programy auto-IRA dosiahli svoje kľúčové dátumy presadzovania v rozmedzí niekoľkých týždňov od seba. Vermont Saves sa od 1. júla 2026 rozšíril na zamestnávateľov s piatimi a viac zamestnancami, zatiaľ čo program New York Secure Choice Savings sa zaviedol v troch vlnách, ktoré sa skončili 15. júla 2026. Ak vám oznámenie vo vašej mzdovej schránke uniklo, nie ste sami: prieskumy opakovane zisťujú, že viac ako polovica majiteľov malých firiem si vôbec neuvedomuje, že ich štát má takýto mandát – až kým nepríde oznámenie o pokute.
Táto príručka vysvetľuje, čo Vermont Saves a New York Secure Choice skutočne vyžadujú, čo „bez nákladov pre zamestnávateľa“ v skutočnosti znamená pre váš mzdový proces, a ako zostať v súlade bez toho, aby ste si zbytočne skomplikovali účtovníctvo.
Čo sú štátne auto-IRA programy a prečo existujú práve teraz
Približne 56 miliónov pracovníkov v súkromnom sektore v USA nemá žiadny spôsob, ako si sporiť na dôchodok v práci. Aby tento nedostatok odstránili, štáty vytvorili auto-IRA programy – štátom spravované Roth IRA usporiadania, kde je zamestnávateľ povinný len zabezpečiť zrážky zo mzdy. Nesponzorujete plán, neprispievate k nemu a nekonáte ako fiduciár.
Ako to funguje v praxi:
- Zaregistrujete sa na štátnom portáli alebo potvrdíte, že už ponúkate kvalifikovaný plán (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Oprávnení zamestnanci sú automaticky zapojení s predvolenou mierou príspevku. Môžu sa odhlásiť, zmeniť mieru alebo sa kedykoľvek znova zapojiť.
- Zrazíte zvolené percento z ich výplaty a odošlete ho správcovi štátneho programu. To je vaša základná priebežná povinnosť.
Do konca roka 2026 bude mať podobné pravidlá v platnosti 19 štátov plus New York City, Seattle a Philadelphia. Vermont a New York sú jednoducho tie dva, ktoré najviac zasiahli malých zamestnávateľov vo vlne z júla 2026.
Vermont Saves: Koho pokrýva a kedy
Vermont Saves – označovaný ako VTSaves – bol podpísaný ako zákon Senátny návrh 135 a spravuje ho Úrad štátneho pokladníka Vermontu. O každodenné účty sa stará Vestwell. Pilotný program sa začal v októbri 2024 a pre všetkých oprávnených zamestnávateľov sa otvoril 1. decembra 2024.
Hranica pre zamestnávateľov
Každý zamestnávateľ vo Vermonte, ktorý mal kedykoľvek v kalendárnom roku päť alebo viac zamestnancov a neponúka kvalifikovaný dôchodkový plán, sa musí zaregistrovať. V roku 2026 sa program ďalej rozširuje: dodatky prijaté začiatkom roka 2026 rozširujú mandát neskôr v roku aj na zamestnávateľov s dvoma zamestnancami, takže aj mikropodniky by mali sledovať počet svojich zamestnancov.
Ak svojim zamestnancom vo Vermonte už ponúkate 401(k), SEP, SIMPLE alebo iný kvalifikovaný plán, ste oslobodení – stále však musíte toto oslobodenie potvrdiť na portáli VTSaves.
Fázované termíny
Štát rozdelil termíny podľa veľkosti zamestnávateľa:
- 25 alebo viac zamestnancov: 1. január 2026
- 5 až 14 zamestnancov: 1. júl 2026
- Menší zamestnávatelia: priebežné termíny do konca roka 2026, keď nadobudne účinnosť rozšírenie na dvoch zamestnancov
Podľa úradu pokladníka sa do začiatku roka 2025 zapojilo viac ako 1 000 vermontských zamestnávateľov, ale mnohé firmy s 5 až 14 zamestnancami dosiahli svoj prvý termín tento júl.
Ako fungujú príspevky
- Typ účtu: Roth IRA ako predvolený. Zamestnanci si môžu namiesto toho zvoliť tradičnú IRA, ale za potvrdenie vlastnej oprávnenosti na IRA a limitov príspevkov u IRS zodpovedajú oni sami.
- Predvolená miera: 5 % z hrubej mzdy, odpočítateľná po výpočte mzdových daní.
- Automatické zvyšovanie: Miera sa každý január zvyšuje o 1 percentuálny bod, až do 8 %, pokiaľ sa zamestnanec neodhlási od zvýšenia alebo nezvolí inú mieru.
- Investície: Ak sa zamestnanec nerozhodne, peniaze idú do vekovo cieleného fondu. K dispozícii je aj ponuka ďalších možností.
- Prístup: Keďže ide o Roth IRA, zamestnanci môžu kedykoľvek vybrať svoje hlavné príspevky bez dane alebo pokuty podľa pravidiel Roth. Výnosy podliehajú bežným pravidlám výberu pre Roth.
Zamestnávatelia neprispievajú. Neexistuje žiadny zamestnávateľský príspevok ani poplatok pre zamestnávateľa za účasť.
Pokuty vo Vermonte
Vermont stanovil miernu počiatočnú pokutu, aby prinútil zamestnávateľov registrovať sa, a potom naplánoval jej zvýšenie. Do 30. septembra 2026 je maximálna pokuta 20 USD za oprávneného zamestnanca. Od 1. októbra 2026 sa zvyšuje na 75 USD za oprávneného zamestnanca. Pokuty sa ukladajú za nezaregistrovanie sa alebo neumožnenie zrážok, nie za to, či sa vaši zamestnanci rozhodnú sporiť.
New York Secure Choice: Tri vlny končiace v júli 2026
New York Secure Choice, vytvorený článkom 43 Obchodného zákona a v roku 2021 zmenený z dobrovoľného na povinný, je štátnou verziou pre pracovníkov v súkromnom sektore bez pracovného plánu. Po niekoľkých rokoch oneskorení sa program na začiatku roku 2026 plne rozbehol.
Kto sa musí zúčastniť
Vzťahuje sa na vás, ak ste zamestnávateľ v súkromnom sektore – vrátane neziskových organizácií – ktorý:
- mal počas celého predchádzajúceho kalendárneho roka 10 alebo viac zamestnancov v New Yorku,
- podniká aspoň dva roky a
- neponúka kvalifikovaný dôchodkový plán.
Menej ako 10 zamestnancov alebo menej ako dva roky podnikania? Ste zatiaľ oslobodení, ale stále musíte ísť na portál Secure Choice a potvrdiť svoje oslobodenie pomocou prístupového kódu a EIN. Ignorovanie oznámenia problém nevyrieši – štát sleduje nereagujúcich oddelene od tých, ktorí sa nezaregistrujú.
Termíny podľa veľkosti
Zavedenie v New Yorku bolo výslovne rozdelené:
- 30 alebo viac zamestnancov: Registrácia alebo potvrdenie do 18. marca 2026
- 15 až 29 zamestnancov: 15. máj 2026
- 10 až 14 zamestnancov: 15. júl 2026
Júlový dátum je ten, ktorý práve zahŕňa najmenších pokrytých zamestnávateľov. Ak patríte do tejto kategórie a nezaregistrovali ste sa, už ste po termíne.
Ako fungujú príspevky
- Typ účtu: Roth IRA s automatickým zapojením. Zamestnanci sa môžu kedykoľvek odhlásiť alebo upraviť.
- Predvolená miera: 3 % z hrubých miezd. Zamestnanci ju môžu zvýšiť, znížiť alebo vynulovať, v rámci federálnych limitov IRA (7 000 USD pre rok 2026, 8 000 USD pre vek 50+).
- Načasovanie zapojenia: Noví zamestnanci musia byť zapojení do 30 dní od nástupu, ak sú oprávnení a neodhlásili sa.
- Úloha zamestnávateľa: Zabezpečiť zrážky zo mzdy, odosielať ich programu, distribuovať štátne informácie o programe zamestnancom a viesť záznamy. Nevyberáte investície ani neposkytujete poradenstvo.
Pokuty v New Yorku
Štruktúra pokút bola neustále sa meniacim cieľom, čo je čiastočne dôvod, prečo niektorí majitelia predpokladali, že presadzovanie nie je skutočné. Súčasné usmernenia od správcov programu a odborníkov na dodržiavanie predpisov sú jasné: po upozorneniach sú pokuty 250 USD za oprávneného zamestnanca ročne za nedodržiavanie, pričom v niektorých navrhovaných harmonogramoch stúpajú nad 1 000 USD za zamestnanca za ďalšie roky pokračujúceho zlyhania. Aj keď nesúhlasíte s konečnými číslami, mechanizmus presadzovania je aktívny – portál krížovo kontroluje zamestnávateľov s potvrdeným oslobodením a registrovaných zamestnávateľov so štátnymi daňovými mzdovými záznamami.
Pre kontext, podobný program v Kalifornii používa odstupňované pokuty začínajúce na 250 USD za zamestnanca, ktoré po 90 dňoch pokračujúceho nedodržiavania stúpajú na 500 USD, a Illinois tento prístup zrkadlí. Očakávajte, že konečný rámec New Yorku bude v rovnakom rozsahu.
Čo „bez nákladov pre zamestnávateľa“ v skutočnosti znamená
„Zadarmo“ je pravdivé pre poplatky za plán, ale nie pre váš čas. Tu je to, s čím treba počítať:
Jednorazové nastavenie:
- Registrácia na VTSaves.vermont.gov alebo NYSecureChoice.com, alebo potvrdenie oslobodenia, ak už plán ponúkate.
- Poskytnutie základných mzdových informácií: EIN, zoznam zamestnancov, frekvencia výplat. Oba programy ponúkajú priamu integráciu s Gusto, QuickBooks Payroll, ADP a ďalšími poskytovateľmi – použitie integrácie sa vyhne chybám pri manuálnom nahrávaní.
- Distribúcia štátneho informačného balíka pre zamestnancov. Môžete ho odovzdať alebo poslať e-mailom; neprepisujte ho.
Priebežná mzdová práca:
- Pridajte kód zrážky Roth po zdanení do svojho mzdového systému. Toto nie je zrážka 401(k) pred zdanením – nemala by znižovať federálne ani štátne zdaniteľné mzdy.
- Zrážajte predvolené alebo zvolené percento každé výplatné obdobie a odosielajte ho podľa štátneho harmonogramu, zvyčajne spolu s pravidelným mzdovým cyklom. Oneskorené odoslania sa považujú za oneskorené vklady peňazí zamestnancov, takže včasnosť je dôležitá, aj keď to nie je ERISA.
- Vybavte odhlásenia, zmeny mier a zapojenia nových zamestnancov v rámci požadovaného okna. Zamestnanci môžu kedykoľvek zmeniť svoju mieru prostredníctvom štátneho portálu; aplikujete to, čo vám portál povie, aby ste zrazili.
Čo by ste nemali robiť:
- Neponúkajte investičné poradenstvo a nenavádzajte zamestnancov, či majú zostať alebo sa odhlásiť. Dajte im oficiálne materiály a nechajte ich rozhodnúť.
- Nepovažujte zrazené sumy za svoje peniaze. Sú to mzdy zamestnancov smerujúce do IRA. Držte ich len tak dlho, ako to vyžaduje váš mzdový poskytovateľ pred odoslaním.
Účtovníctvo: Ako udržať knihy v poriadku
Tu mnohí malí zamestnávatelia tápajú, pretože mzdový softvér robí zrážku podobnú iným zrážkam, ale váš hlavný účtovný denník musí správne vyrozprávať príbeh.
1. Je to záväzok, nie náklad
Keď zrazíte 5 % pre Vermont Saves alebo 3 % pre New York Secure Choice, nevzniká vám nový náklad. Náklad na mzdy vám už vznikol, keď ste spracovali výplatu.
- Pri výplate: Na ťarchu účtu Mzdové náklady za celú hrubú mzdu, v prospech účtu Hotovosť za čistú výplatu, v prospech účtu Mzdové záväzky: Štátna auto-IRA splatná za zrazenú sumu (spolu s ostatnými zrážkami).
- Pri odoslaní: Na ťarchu účtu Mzdové záväzky: Štátna auto-IRA splatná, v prospech účtu Hotovosť, keď odošlete prostriedky spoločnosti Vestwell alebo správcovi programu New York.
Ak zaúčtujete odoslanie ako náklad, dvojnásobne započítate mzdy a podhodnotíte zisk.
2. Udržujte to mimo účtov dôchodkových nákladov
Neúčtujte tieto zrážky na účet „Náklady na dôchodkový plán“ alebo „Príspevok zamestnávateľa 401(k)“. Tieto účty by mali odrážať len peniaze, ktoré ako zamestnávateľ skutočne prispievate. Zrážky auto-IRA sú z definície financované zamestnancom. Samostatný účet záväzkov – napríklad Liabilities:Payroll:VTSaves a Liabilities:Payroll:NYSecureChoice – udržiava reconciliáciu priamočiaru a váš výkaz ziskov a strát čestný.
3. Reconciliujte ako každú inú zrážku
Váš mzdový poskytovateľ by mal zrážku zobrazovať na každom výplatnom páse a v mzdovom denníku. Každý mesiac reconciliujte účet záväzkov: počiatočný zostatok plus celková zrazená suma mínus celková odoslaná suma by sa mala rovnať konečnému zostatku, ktorý by mal byť nula alebo malý časový rozdiel, ak výplatný dátum presahuje koniec mesiaca. Ak zostatok rastie, zrážate, ale neodosielate.
V účtovníctve v čistom texte je tento vzor uspokojujúce zachytiť – jeden účet záväzkov, ktorý vám okamžite povie, či zrážky z každého výplatného obdobia skutočne opustili firmu.
4. Sledujte okrajové prípady oprávnenosti na IRA
Keďže ide o IRA, nie zamestnávateľské plány, stále platia príjmové limity a limity príspevkov. Zamestnanec s príjmom nad fázovým limitom pre Roth IRA alebo ten, kto už inde vyčerpal limity príspevkov na IRA, by si mohol nevedomky vytvoriť nadmerný príspevok prostredníctvom auto-IRA. Nie ste povinní kontrolovať oprávnenosť, ale upozornenie na štátny jazyk o limitoch IRA počas zapojenia je láskavosť, ktorá predíde jarným opravám.
5. Oddelené sledovanie, ak pôsobíte v oboch štátoch
Ak máte zamestnancov vo Vermonte a New Yorku, veďte dva účty záväzkov. Miery príspevkov sa líšia, portály sa líšia a potvrdenia o odoslaní prichádzajú od rôznych správcov. Ich zmiešanie zaručuje skladačku pri reconciliácii na konci roka.
Mali by ste namiesto toho začať 401(k)?
Mandát auto-IRA má zámernú únikovú cestu: ponúknite kvalifikovaný plán a ste oslobodení. Pre mnohých malých zamestnávateľov rozhodnutie závisí od nákladov, náboru a toho, či chcete sami prispievať.
Zostaňte pri štátnej auto-IRA, ak:
- Máte nízke marže, vysokú fluktuáciu alebo pracovnú silu, ktorá ešte nemusí oceniť 401(k), a chcete nulové náklady pre zamestnávateľa a minimálnu fiduciárnu expozíciu.
- Chcete čo najľahšiu administratívnu záťaž, kým ešte stabilizujete podnikanie.
Zvážte súkromný plán, ak:
- Chcete prilákať alebo udržať zamestnancov príspevkom, alebo chcete maximalizovať daňovo zvýhodnené sporenie pre seba ako majiteľa. Solo 401(k), SEP alebo SIMPLE IRA vám môžu umožniť prispieť oveľa viac ako limit IRA 7 000/8 000 USD.
- Chcete kontrolovať investičnú ponuku, nárokovanie alebo pravidlá oprávnenosti.
- Uprednostňujete jeden plán pokrývajúci zamestnancov vo viacerých štátoch pred potvrdzovaním oslobodení štát po štáte.
SIMPLE IRA je najbežnejším medzikrokom pre zamestnávateľov veľkosti „Main Street“, ktorí prerastú auto-IRA: nízke počiatočné náklady, mierna administratíva a môžete ho zriadiť cez väčšinu mzdových poskytovateľov. Ak sa vydáte touto cestou pred štátnym termínom, zaregistrujte svoje oslobodenie hneď, ako bude plán aktívny – oslobodenie nie je retroaktívne odo dňa, keď ste začali zvažovať.
Upozorňujeme, že súvisiace federálne stimuly sa tiež posunuli: SECURE 2.0 ponúka daňové úľavy malým zamestnávateľom, ktorí začnú nový kvalifikovaný plán, čo môže kompenzovať veľkú časť nákladov prvého roka. Spočítajte si to s účtovníkom predtým, ako budete predpokladať, že „bezplatná IRA“ je lepšia ako „dotovaný 401(k)“.
Kontrolný zoznam dodržiavania predpisov, ktorý môžete spustiť tento týždeň
Či už ste vermontský obchod so šiestimi zamestnancami alebo brooklynské štúdio s dvanástimi, platí rovnakých päť krokov:
- Potvrďte, či sa na vás vzťahuje mandát. Máte dostatok zamestnancov v štáte, podnikáte dostatočne dlho a ponúkate kvalifikovaný plán? Ak si nie ste istí počtom zamestnancov, započítajte každého, kto v kalendárnom roku dostal mzdu v štáte – v oboch štátoch sa počítajú aj pracovníci na čiastočný úväzok a sezónni pracovníci.
- Zaregistrujte sa alebo potvrďte oslobodenie do svojho termínu. Už po termíne? Zaregistrujte sa teraz. Neskoré dodržanie je stále dodržanie a zastaví hodiny pokút rýchlejšie ako čakanie na oznámenie.
- Nakonfigurujte mzdovú zrážku správne. Použite kód Roth po zdanení na úrovni 5 % pre Vermont alebo 3 % pre New York ako počiatočnú predvolenú hodnotu, povoľte automatické zvyšovanie pre Vermont, ak to váš poskytovateľ podporuje, a otestujte jeden výplatný pásik pred ďalším plným spracovaním.
- Doručte oznámenie zamestnancom a rešpektujte ich voľby. Zamestnanci majú 30 dní po poskytnutí informácií o programe na odhlásenie pred začiatkom zrážok. Aplikujte odhlásenia a zmeny mier presne tak, ako ich zobrazuje štátny portál – neprepisujte ich vo mzdách.
- Vytvorte si návyk odosielania a reconciliácie. Odosielajte zrážky podľa harmonogramu, uchovávajte potvrdenia a mesačne reconciliujte účet záväzkov. K neodoslaným zrážkam pristupujte s rovnakou naliehavosťou ako k neodoslaným daňovým zrážkam.
Nečakajte, kým príde oznámenie o pokute, aby ste si prečítali poštu
Vermont aj New York mali pomalé, potom náhle zavedenia. Pilotné roky a oneskorené termíny naučili zamestnávateľov myslieť si „urobíme to neskôr“, a potom júl 2026 urobil „neskôr“ po termíne pre najmenšie firmy – presne tú skupinu, ktorá má najmenej rezerv na absorbovanie pokuty za zamestnanca.
Dobrou správou je, že riešenie je úzke: zaregistrujte sa alebo potvrďte oslobodenie, zapojte jeden zrážkový kód vo mzdách a odosielajte čisto. Dajte si to do rovnakého mesačného kontrolného zoznamu ako reconciliáciu bankového účtu a daň z obratu – nie ako samostatný projekt, ktorý spravíte „budúci štvrťrok“.
Malé mandáty sa často stanú drahými práve preto, že sa zdajú byť dosť malé na to, aby sa dali ignorovať.
Zjednodušte si finančné riadenie
Držať krok so mzdovými zrážkami, odosielaniami a mesačnými reconciliáciami je jednoduchšie, keď každá transakcia žije v transparentnom, verzovanom účtovnom denníku. Beancount.io vám ponúka účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa a pripravené na automatizáciu. Začnite zadarmo a prineste jasnosť do svojich kníh.