Вы нашли идеального подрядчика. Она живет в Торонто, берет вдвое меньше вашей местной ставки и всегда сдает работу раньше срока. Вы переводите ей $4 000 в месяц и полагаете, что налоги — ее проблема: она ведь даже не американка. А потом ваш бухгалтер задает один вопрос, который портит вам неделю: вы удержали 30 процентов?
Добро пожаловать в тот уголок налогового кодекса, который большинство малых предприятий открывают для себя случайно. Когда вы платите нерезиденту — подрядчику за рубежом, иностранному фрилансеру, прилетевшему на проект, или сотруднику, работающему в США по визе — IRS рассматривает вас как налогового агента, обязанного удерживать налог. Это официальная роль с официальными обязанностями: определить статус получателя, собрать нужную форму до первой выплаты, удержать налог по правильной ставке, перечислить его и подать нужные декларации. Если вы что-то пропустите, неуплаченный налог могут взыскать с вас, плюс штрафы и проценты.
Хорошая новость в том, что эти правила подчиняются четкой логике. Это руководство разбирает ее с точки зрения плательщика: кто считается нерезидентом, почему место выполнения работы важнее места жительства работника, чем подрядчики отличаются от сотрудников и какие документы защищают вас.
Кто считается нерезидентом?
Для целей налогообложения иностранцем является любой, кто не гражданин и не подданный США. Нерезидентом является иностранец, который не прошел ни один из двух тестов на резидентство:
- Тест грин-карты. Лицо имело статус законного постоянного резидента в любой момент в течение года.
- Тест существенного присутствия. Лицо физически находилось в США достаточно долго по взвешенной формуле подсчета дней за три года, чтобы считаться резидентом.
Если лицо не проходит оба теста, оно является нерезидентом за этот налоговый год. Если проходит хотя бы один, его, как правило, облагают налогом так же, как гражданина США, и тогда все это руководство неприменимо — вы работаете с ним как с любым местным получателем.
Три практических замечания для плательщиков. Во-первых, визовый статус не равен налоговому статусу: кто-то может жить и работать в США месяцами по определенным визам и при этом оставаться нерезидентом для целей налогообложения. Во-вторых, статус может меняться из года в год по мере накопления дней, так что подрядчик, который в прошлом году был явно иностранцем, в этом году может им уже не быть. В-третьих, от вас не ожидают, что вы сами будете проводить тест существенного присутствия — от вас ожидают, что вы запросите документы и сохраните их у себя, и именно здесь пригодятся формы серии W-8.
Правило, которое удивляет всех: место выполнения работы решает все
Это самый важный концепт в данном руководстве. Для личных услуг — работы, которую выполняют ваши подрядчики и сотрудники — источник дохода определяется тем, где выполняются услуги, а не тем, где живет работник, где находится ваша компания и откуда перечисляются деньги.
Это единственное правило дает два противоположных результата, и их путаница — самая распространенная ошибка малого бизнеса в этой сфере:
- Работа, полностью выполненная за пределами США, является доходом из иностранного источника. Она, как правило, вообще не подлежит налогообложению в США, удержанию в пользу США или информационной отчетности в США. Ваш подрядчик из Торонто, делающий все из Торонто: никакого удержания, никакой 1099, никакой 1042-S.
- Работа, выполненная на территории США, является доходом из американского источника. Она подпадает под налоговые правила США, даже если работник живет за рубежом, получает оплату за рубежом и проводит на американской земле всего несколько дней. Тот же подрядчик, прилетевший в Чикаго на двухнедельный проект на месте, получает компенсацию из американского источника за эти две недели.
Работа, разделенная между двумя сторонами границы, распределяется пропорционально, обычно по дням, отработанным в каждом месте. Ведите простой журнал мест выполнения работы для каждого иностранного получателя — даты и города — потому что именно этот журнал обосновывает ваши решения об удержании, если IRS когда-нибудь спросит.
Выплаты иностранному подрядчику за работу, выполненную в США
Когда подрядчик-нерезидент выполняет услуги на американской земле, вы прямо оказываетесь в роли налогового агента. Вот последовательность действий.
Удерживайте 30 процентов, если налоговое соглашение не говорит иного
Компенсация из американского источника, выплачиваемая подрядчику-нерезиденту, как правило, подлежит удержанию 30 процентов, которое производится из платежа до его отправки. Более низкая ставка — иногда нулевая — может применяться, если страна проживания работника имеет соглашение об избежании двойного налогообложения с США, охватывающее данный вид дохода. У США есть соглашения с более чем 60 странами, и их условия сильно различаются: одни соглашения полностью освобождают независимые личные услуги ниже определенного порога в долларах или количества дней, другие лишь снижают ставку, а некоторые вообще не охватывают этот доход.
Льготы по соглашениям никогда не предоставляются автоматически. Вы можете применить пониженную ставку только тогда, когда получатель предоставил вам действительные документы, заявляющие на нее право, и — за редкими исключениями — только когда эти документы содержат идентификационный номер налогоплательщика США получателя. Заявление о льготе без TIN на руках не дает права на ставку по соглашению. Удерживайте полные 30 процентов, пока документы не будут в порядке.
Отчитывайтесь по форме 1042-S, а не по форме 1099-NEC
Это ошибка, которую IRS видит постоянно: предприятие отправляет форму 1099-NEC иностранному подрядчику так же, как оно делает это для местных фрилансеров. Не делайте этого. Выплаты нерезидентам отражаются в форме 1042-S, Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, один экземпляр подается в IRS, а один предоставляется получателю, при этом форма 1042 подается как сопроводительная годовая декларация. Обе, как правило, должны быть поданы до 15 марта после окончания календарного года. Отметьте эту дату сейчас — она наступает на целый месяц раньше срока подачи индивидуальной декларации и подкрадывается незаметно к тем, кто подает впервые.
Соберите форму W-8BEN до первой выплаты
Прежде чем платить иностранному физическому лицу, соберите подписанную форму W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner. Она подтверждает, что получатель является иностранцем, указывает страну его проживания и — в части II — заявляет льготу по соглашению. Если подрядчик работает через иностранное юридическое лицо, а не как физическое лицо, эквивалентной формой является форма W-8BEN-E.
Если подрядчик заявляет освобождение по соглашению именно в отношении компенсации за личные услуги, он может вместо этого предоставить вам форму 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services. Ваша задача как налогового агента — проверить ее: если факты выглядят неверно или право на льготу сомнительно, вы обязаны уведомить IRS и начать удержание. Добросовестное принятие формы, действительной на первый взгляд, защищает вас; формальное одобрение формы, которую вам следовало бы оспорить, — нет.
Понимайте, чем вы рискуете, если все это пропустите
Налоговый агент лично отвечает перед IRS за налог, который должен был быть удержан. Это значит, что если вы заплатили иностранному подрядчику $50 000 за работу в США и ничего не удержали, IRS может предъявить $15 000 вам, а затем добавить штрафы за неуплату налога, штрафы за непредставление информационной декларации за отсутствующую 1042-S и проценты. Вы не можете исправить это задним числом, попросив подрядчика вернуть деньги. Соберите формы заранее, удерживайте правильно — и эта ответственность к вам никогда не перейдет.
Выплаты иностранному подрядчику, работающему полностью за рубежом
Теперь более простой случай — и более распространенный для малых предприятий, нанимающих удаленных помощников. Когда нерезидент выполняет все услуги за пределами США, компенсация является доходом из иностранного источника, и у вас, как правило, нет ни обязанности удерживать налог, ни обязанности отчитываться перед IRS. Никаких 30 процентов, никакой 1042-S, никакой 1099 любого вида.
Но «никакой отчетности» не значит «никаких документов». Защитите себя двумя привычками:
- Все равно собирайте форму W-8BEN. Это ваше доказательство того, что вы проверили иностранный статус, а не предположили его. Если IRS когда-нибудь спросит, почему вы ничего не задекларировали, подписанная W-8BEN вместе с вашим журналом мест работы прекратит разговор. Без них вы спорите по памяти.
- Периодически переподтверждайте статус. Обстоятельства людей меняются — они переезжают, проводят месяцы в США, создают американские юрлица. Форма W-8BEN, как правило, остается действительной до конца третьего календарного года после подписания, так что включите продление в свой цикл проверки поставщиков.
Одно предостережение: правило «полностью за рубежом» охватывает компенсацию за услуги. Другие виды платежей подчиняются иным правилам определения источника — роялти, дивиденды, проценты и арендные платежи из американского источника, выплачиваемые иностранным лицам, как правило, подлежат удержанию 30 процентов, даже если получатель никогда не ступает на территорию страны. Если ваши иностранные платежи выходят за рамки счетов подрядчиков, проверьте правило определения источника для каждого вида дохода, а не предполагайте, что правило для услуг охватывает все.
Найм нерезидента в качестве сотрудника
Сотрудники — это отдельный путь, отличный от подрядчиков, и правила различаются в зависимости от того, где работает сотрудник и применяется ли соглашение.
Заработная плата за работу в США
Заработная плата, выплачиваемая сотруднику-нерезиденту за услуги, выполненные в США, является налогооблагаемой компенсацией, отражаемой в форме W-2, точно так же, как местная заработная плата, но с двумя важными нюансами при удержании.
Во-первых, сотрудник должен заполнить форму W-4, используя специальные инструкции из IRS Notice 1392, а не стандартные инструкции к W-4. Ключевые различия: сотрудник отмечает статус «Single» независимо от фактического семейного положения, пишет «Nonresident Alien» или «NRA» под шагом 4(c) и не может заявлять налоговый кредит на детей или кредит на других иждивенцев.
Во-вторых, нерезиденты, как правило, не могут заявлять стандартный вычет, но стандартные таблицы удержания предполагают, что его могут заявить все. Чтобы это компенсировать, работодатель добавляет дополнительную сумму к заработной плате сотрудника до расчета удержания, используя цифры за период выплаты, опубликованные в Publication 15-T. Пропустите эту добавку — и вы будете систематически удерживать слишком мало с каждой зарплаты NRA — тихая ошибка, которая накапливается весь год.
Заработная плата, освобожденная по соглашению
Некоторые соглашения освобождают определенную заработную плату от налога США — обычно для студентов, стажеров, преподавателей и исследователей из страны соглашения, в пределах долларовых и временных лимитов. Сотрудник, заявляющий такое освобождение, предоставляет вам форму 8233, а не полагается только на W-4, и вы отражаете освобожденную заработную плату в форме 1042-S, а не в форме W-2. Заработная плата сверх освобожденной по соглашению суммы возвращается на путь W-2 с обычным удержанием для NRA.
Замечание о налогах Social Security и Medicare
Удержание подоходного налога — это лишь половина картины по заработной плате. Как общее правило, заработная плата, выплачиваемая сотрудникам-нерезидентам в США, подлежит обложению налогами Social Security и Medicare по тем же правилам, что и для всех остальных. Основное исключение охватывает студентов, ученых, стажеров, преподавателей и исследователей по визам F, J, M или Q, которые, как правило, освобождены от этих налогов в течение календарных лет, пока они остаются нерезидентами. Подтвердите категорию визы и статус резидентства, прежде чем применять освобождение — оно прекращается, как только лицо становится резидентом по тесту существенного присутствия.
Налоговые соглашения: скидка, которую нужно заявить правильно
Соглашения — это то место, где плательщики либо теряют деньги, либо создают для себя риск, в зависимости от того, в какую сторону ошибаются. Несколько принципов помогут вам оставаться на твердой почве:
- Смотрите фактическую статью соглашения. Льготы по соглашению зависят от вида дохода и часто сопровождаются условиями по количеству дней, долларовому лимиту или цели. IRS публикует сводные таблицы соглашений, но текст соглашения имеет решающую силу. Не предполагайте, что если соглашение одной страны освобождает консультационные услуги, то соглашение соседней страны делает то же самое.
- Требуйте TIN. Как отмечено выше, вы, как правило, не можете применить пониженную ставку по соглашению для физического лица-получателя, чьи документы не содержат идентификационного номера налогоплательщика США. Сообщите иностранным получателям заранее, что для льгот по соглашению им нужен SSN или ITIN — заявки на ITIN занимают недели, и все это время применяются полные 30 процентов.
- Соотносите форму с заявлением. Заявления о льготах по соглашению в отношении компенсации за личные услуги обычно идут через форму 8233; заявления о льготах по другим видам дохода (роялти, дивиденды, стипендии) идут через W-8BEN. Использование неверной формы равносильно использованию никакой формы.
- Следите за лимитами, истекающими в середине года. Многие освобождения по соглашениям для личных услуг ограничены долларовой суммой или количеством дней. Когда лимит исчерпан, удержание начинается с самого следующего доллара — ваш процесс расчета зарплаты или кредиторской задолженности должен отслеживать накопительные освобожденные по соглашению выплаты по каждому получателю, а не просто переключать разовый флажок.
Ваш контрольный список перед первой выплатой
Превратите правила выше в повторяющуюся процедуру. Прежде чем пройдет первая выплата любому новому иностранному получателю, вы должны быть в состоянии ответить «да» на каждый из этих пунктов:
- Знаю ли я, где будет выполняться работа? Американская земля означает удержание и отчетность; полностью за рубежом, как правило, не означает ни того, ни другого — задокументировано в любом случае.
- Собрал ли я нужную форму? W-9 для граждан США, W-8BEN для иностранных физических лиц, W-8BEN-E для иностранных юрлиц, форма 8233 для освобожденных по соглашению личных услуг.
- Полна ли и подписана ли форма, есть ли TIN, если заявлена льгота по соглашению? Неполная форма не дает ничего.
- Применил ли я правильную ставку? Полные 30 процентов по умолчанию для выплат из американского источника; пониженная только при наличии действительных документов по соглашению.
- Знаю ли я свои обязанности по перечислению и подаче? Удержанный налог перечисляется электронно, а формы 1042 и 1042-S, как правило, должны быть поданы до 15 марта.
- Все ли подшито так, что я смогу найти это через три года? Формы, журналы мест работы и записи о платежах хранятся в деле поставщика или сотрудника.
Распространенные ошибки, которые стоят реальных денег
Аудиторы и практики видят одни и те же провалы снова и снова. Проверьте себя по этому списку:
- Отправка 1099-NEC иностранному подрядчику. Это сигнал IRS о том, что вы так и не определили статус получателя. Иностранные получатели получают 1042-S или вообще ничего — никогда 1099.
- Удержание налога с полностью удаленной иностранной работы. Ненужное удержание 30 процентов злит хороших подрядчиков и создает бумажную работу по возврату для всех. Проверьте место выполнения работы, прежде чем удерживать налог.
- Невнесение удержания с работы, выполненной в США. Зеркальное отражение предыдущего, и гораздо более дорогостоящее, потому что ответственность ложится на вас.
- Применение ставки по соглашению без TIN. Правило о документах однозначно: отсутствие TIN в заявлении о льготе по соглашению, как правило, означает отсутствие ставки по соглашению.
- Забыть о добавке для NRA при зарплате сотрудников. Без дополнительной суммы из Publication 15-T каждая зарплата NRA удерживается в недостаточном размере.
- Отношение к вопросу «подрядчик или сотрудник» как к способу упростить удержание. Классификация работников следует одним и тем же правилам общего права независимо от гражданства. Назвать кого-то подрядчиком не значит сделать его подрядчиком, и неправильная классификация влечет собственные штрафы вдобавок к любым нарушениям удержания.
Держите трансграничные платежи организованными с первого дня
Трансграничные платежи наказывают за небрежное ведение учета сильнее, чем почти все остальное в малом бизнесе: формы истекают, лимиты по соглашениям молча накапливаются, а срок подачи 15 марта наступает, пока вы еще закрываете предыдущий год. Решение структурное — создайте для каждого иностранного получателя полное дело поставщика с подписанной W-8BEN или 8233, журналом мест работы и текущим итогом выплат, освобожденных по соглашению, и сверяйте свои декларации 1042-S с этими записями, прежде чем что-либо отправлять в IRS.
Поддержание такой прозрачной, проверяемой трассы — именно то, для чего создан учет в виде простого текста. Beancount.io дает вам книги с версионным контролем, где каждая запись об удержании, каждый баланс по иностранному поставщику и каждая сверка декларации видны и проверяемы — никаких черных ящиков, когда IRS задает вопросы. Начните бесплатно и приведите свои трансграничные платежи в тот же ясный журнал, что и все остальное.
