Вот налоговый сюрприз, который настигает в самый неподходящий момент: вы становитесь нетрудоспособным, ваш полис долгосрочного страхования по нетрудоспособности начинает выплачивать 60 процентов зарплаты, и тут вы узнаёте, что эти выплаты полностью облагаются налогом. После федеральных и региональных налогов ваше «60 процентов» замещения может сократиться до едва ли 40 процентов от того, что вы раньше получали на руки, — как раз тогда, когда медицинские счета накапливаются.
Случится ли это с вами, было решено годами ранее — галочкой, которую вы, вероятно, поставили не задумываясь. Правило жестоко простое: если взносы были уплачены деньгами до налогообложения, выплаты облагаются налогом; если взносы были уплачены деньгами после налогообложения, выплаты не облагаются налогом. Кто выписал чек на взнос — вы или ваш работодатель, и какими именно деньгами — определяет всё.
Это важнее, чем думает большинство людей. Средняя групповая заявка по долгосрочной нетрудоспособности длится 34,6 месяца — почти три года — и опросы показывают, что около четверти работающих американцев не имеют представления, как они покрывали бы расходы, если бы не могли работать так долго. Если вы управляете малым бизнесом, именно вы разрабатываете этот выбор для своей команды, и небольшое решение в момент регистрации стоит десятков тысяч долларов для любого, кто когда-либо подаст заявку.
Основное правило: взнос до налогообложения на входе — облагаемая выплата на выходе
IRS излагает это правило прямо в своих разъяснениях о выплатах по страхованию по нетрудоспособности, и всё сводится к трём сценариям:
- Ваш работодатель платит весь взнос и исключает его из вашего дохода. Это по умолчанию для большинства групповых планов: компания вычитает взносы как деловые расходы, вы никогда не видите их в своей W-2, и каждый доллар выплат по нетрудоспособности, который вы позже получаете, облагается налогом как обычный доход.
- Вы платите весь взнос деньгами после налогообложения. Вы не получаете вычета за взносы, но каждый доллар выплат приходит к вам без налога.
- Вы делите расходы. Если ваша доля вычитается из заработной платы после налогообложения, налогом облагается только часть выплат, приходящаяся на платежи работодателя. Разделение 50/50 означает, что примерно половина выплаты облагается налогом.
Законодательная основа — это две статьи Кодекса, работающие в паре. Section 106 позволяет работникам исключать из дохода оплаченное работодателем страхование от несчастных случаев и болезней — это налоговая льгота по взносу. Section 105 затем включает в доход любые выплаты, полученные через оплаченное работодателем покрытие — это налоговый счёт на обратном конце. Вы получаете налоговое преимущество на одном конце или на другом, но никогда на обоих, и именно на стороне взноса происходит выбор.
Ловушка cafeteria-плана: ваш «оплаченный работником» взнос может оказаться оплаченным работодателем
Вот ловушка, которая ловит даже внимательных работников. Многие добровольные планы по нетрудоспособности позволяют работникам платить свои взносы через вычеты из заработной платы — что звучит как оплаченное работником покрытие после налогообложения с необлагаемыми выплатами. Но если эти вычеты проходят через cafeteria-план Section 125 на до налогообложения основе, IRS рассматривает взносы как оплаченные работодателем, и выплаты полностью облагаются налогом.
IRS говорит об этом прямо: если вы платите взносы через cafeteria-план и не включили сумму взноса в свой облагаемый доход, взносы считаются уплаченными вашим работодателем. Название в вашем расчётном листке не определяет ничего; определяет налоговый характер доллара.
Что с этим делать:
- Посмотрите на расчётный листок. Если строка взноса по нетрудоспособности уменьшает вашу облагаемую заработную плату, вы платите до налогообложения, и ваши будущие выплаты будут облагаться налогом.
- При открытой регистрации выберите оплату после налогообложения именно для покрытия по нетрудоспособности. Большинство cafeteria-планов допускают этот выбор для каждой льготы отдельно. Вы заплатите немного больше налога сегодня — со взноса в несколько сотен долларов в год — чтобы защитить десятки тысяч будущих выплат от налога.
- Не путайте страхование по нетрудоспособности с медицинским страхованием. Оплата до налогообложения обычно правильна для медицинских взносов, потому что медицинские возмещения исключаются из дохода в любом случае. Нетрудоспособность — это та льгота, где оплата до налогообложения даёт обратный эффект, потому что выплата замещает заработную плату, а не возмещает медицинские счета.
Если вы работодатель, сделайте этот выбор заметным в материалах для регистрации. Работники по умолчанию выбирают до налогообложения для всего, а для нетрудоспособности это неверно.
Стратегия gross-up: лучшее из обоих миров
Что, если вы хотите платить взносы как работодатель и предоставлять необлагаемые выплаты? Вы можете — намеренно отказавшись от исключения по Section 106. В рамках схемы gross-up работодатель платит взносы, но включает сумму взноса в облагаемую заработную плату каждого работника (отражается в Form W-2). Поскольку работник заплатил налог со взноса, взнос рассматривается как уплаченный после налогообложения, и любые будущие выплаты не облагаются налогом.
Математика подавляюще благоприятна. Скажем, групповые взносы по LTD стоят около $600 на работника в год. Включение этого в заработную плату стоит работнику, возможно, $130–$180 дополнительного подоходного налога. Взамен годовая выплата по нетрудоспособности в $60 000 — 60 процентов от зарплаты в $100 000 — приходит необлагаемой вместо облагаемой. При совокупной предельной ставке 25 процентов это экономит примерно $15 000 за год нетрудоспособности, каждый год заявки, которая в среднем длится почти три года. Работодатели могут даже «сделать gross-up для gross-up», добавив немного дополнительной оплаты, чтобы покрыть налог на сам взнос, так что работник ничего не почувствует.
IRS благословила гибкую версию этого в Revenue Ruling 2004-55: работодатель может изменить свой план, чтобы позволить каждому работнику сделать безотзывный ежегодный выбор — до начала планового года — включать взносы в доход или нет. Работники, выбравшие включение, получают необлагаемые выплаты; работники, которые этого не делают, сохраняют исключение взноса и принимают облагаемые выплаты. Две особенности делают это решение щедрым: выбор можно пересматривать каждый год, и взносы, которые работодатель платил до налогообложения в предыдущие годы, не портят необлагаемый статус выплат по новому выбору. Для малых работодателей предложение этого выбора при регистрации почти ничего не стоит в администрировании и значительно повышает ценность льготы.
Одно предостережение: выбор должен быть безотзывным на плановый год и сделан до начала года. Вы не можете ждать, пока кто-то подаст заявку, а затем переквалифицировать взносы за годы. Документируйте выбор каждого работника и храните его вместе с записями о льготах.
Разделённые взносы и частичное налогообложение
Не каждый план работает по принципу «всё или ничего». Распространённая схема предполагает, что работодатель платит за базовую льготу (скажем, 40 процентов зарплаты), а работники могут купить дополнительное покрытие (до 60 процентов) через вычеты из заработной платы. Налог следует за деньгами пропорционально: базовая выплата облагается налогом, а дополнительная выплата облагается или не облагается налогом в зависимости от того, были ли эти вычеты до или после налогообложения.
Ведите учёт аккуратно. Если вы предлагаете разделённую схему, отслеживайте, какие доллары финансировали какую часть покрытия, потому что администратор заявок — и IRS — зададут именно этот вопрос годами позже. Записи о заработной плате, показывающие вычеты до и после налогообложения, являются доказательством. Это одна из тех областей, где небрежное ведение учёта льгот напрямую превращается в налоговый спор.
Владельцы S-Corp, партнёры и самозанятые играют по другим правилам
Если вы владеете бизнесом, анализ переворачивается в вашу пользу — в основном случайно:
- Акционеры S corporation, владеющие более 2 процентов, рассматриваются как партнёры для целей дополнительных льгот. Взносы на страхование от несчастных случаев и болезней, которые S corporation платит за них, вычитаются корпорацией как компенсация, но должны быть включены в Box 1 заработной платы акционера-работника. Именно это включение делает будущие выплаты по нетрудоспособности необлагаемыми. Обратите внимание на асимметрию с медицинским страхованием: акционер не получает вычет по медицинскому страхованию для самозанятых для взносов по нетрудоспособности так, как он получает его для медицинских взносов — но обмен (облагаемый взнос, необлагаемая выплата) — это его хорошая сторона.
- Партнёры и индивидуальные предприниматели не могут вычитать взносы на покрытие, которое замещает потерянный заработок от болезни или нетрудоспособности. Взнос является личным расходом. Утешительный приз в том, что выплаты получаются без налога.
- Страхование деловых накладных расходов является исключением. Полис, который оплачивает вашу аренду, коммунальные услуги и заработную плату работников, пока вы нетрудоспособны — вместо замещения вашего личного дохода — покрывает обычные деловые расходы, поэтому его взносы вычитаются как деловое страхование. Выплаты облагаются налогом, но они финансируют вычитаемые расходы, что примерно компенсируется.
Владельцы малого бизнеса должны концептуально держать оба вида покрытия раздельно: личное страхование по нетрудоспособности (взносы после налогообложения, необлагаемые выплаты), защищающее домохозяйство, и страхование накладных расходов (вычитаемые взносы), защищающее бизнес. Путать их в налоговой декларации — распространённая и дорогостоящая ошибка.
Правило FICA о шести месяцах, которое большинство расчётных систем понимают неправильно
Подоходный налог — это только половина истории. Выплаты по нетрудоспособности, облагаемые для целей подоходного налога, изначально также являются заработной платой для целей FICA — применяются Social Security, Medicare и FUTA. Но есть законодательный съезд: пособие по болезни перестаёт быть заработной платой, как только оно выплачивается более чем через шесть календарных месяцев после последнего календарного месяца, в котором работник работал.
Конкретно: если последний месяц работы работника — март, выплаты по нетрудоспособности, произведённые после 30 сентября, освобождаются от налогов Social Security, Medicare и FUTA — хотя они остаются subject to федерального подоходного налога, если взносы были до налогообложения. Заявки по краткосрочной нетрудоспособности редко достигают этого порога; долгосрочные заявки почти всегда достигают, поскольку только периоды ожидания LTD часто составляют от 90 до 180 дней.
Два практических последствия. Во-первых, тот, кто отчитывается о пособии по болезни — работодатель или сторонний страховщик — должен отслеживать дату шести месяцев и прекратить удержание FICA в нужный момент, иначе W-2 будут неверны в обоих направлениях. Во-вторых, если вы работник, не предполагайте, что исчезновение удержания FICA означает, что выплаты стали необлагаемыми. Удержание подоходного налога — отдельный вопрос, и оно обычно продолжается.
Когда начинаются выплаты: исправьте удержание до счёта-сюрприза
Страховщики, выплачивающие пособия по нетрудоспособности, как правило, не удерживают федеральный подоходный налог, если их об этом не попросят. Работник, получающий $5 000 в месяц в виде облагаемых выплат с нулевым удержанием, накапливает налоговый долг более $1 000 каждый месяц — обнаруженный следующим апрелем, с возможными штрафами за недоплату.
Решение — Form W-4S, Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay, подаваемая страховой компании. Как вариант, работник может делать ежеквартальные расчётные платежи с Form 1040-ES. Как работодатель, упомяните это в вашем пакете документов об отпуске по нетрудоспособности; работник имеет дело с кризисом здоровья и не вспомнит самостоятельно, что его выглядящий необлагаемым страховой чек полностью облагается налогом.
Также согласуйте документы. У пособия по болезни от третьих лиц есть специфическая хореография отчётности между страховщиком и работодателем — кто удерживает, кто вносит, в чьих Forms 941 и W-2 показаны суммы — регулируемая соглашением страховщика и работодателя. Получите это в письменном виде до первой заявки, а не во время неё.
Две соседние льготы с другими правилами
Для полноты — две связанные программы, заслуживающие по одному предложению каждая: выплаты по страхованию работников (workers' compensation) за травмы, связанные с работой, полностью исключаются из дохода — эта программа никогда не была частью сделки по взносам. Социальное обеспечение по нетрудоспособности (SSDI) находится посередине: облагается ли оно налогом и в какой степени (до 85 процентов), зависит от вашего совокупного дохода по той же формуле, что применяется к пенсионным выплатам.
Отслеживайте решение о взносах так, как будто от этого зависят деньги — потому что зависят
Каждый налоговый результат в этой статье восходит к одному историческому факту: были ли взносы уплачены до или после налогообложения? Этот факт живёт в записях о заработной плате, выборах cafeteria-плана и документации gross-up, которые должны сохраниться со дня регистрации до заявки, которая может прийти десятилетие спустя. Бизнесы, которые отслеживают вычеты льгот в одном недифференцированном ведре заработной платы, не могут ответить на этот вопрос, когда это важно.
Ведите чёткие записи с самого начала: отдельные счета главной книги для вычетов льгот до и после налогообложения, подшитые копии выбора взносов по нетрудоспособности каждого года и сверка W-2, показывающая вменённый доход gross-up, где применимо. Когда заявка приходит годы спустя, именно эта бумажная trail доказывает, что выплаты не облагаются налогом — реконструкция по памяти не является планом.
Упростите управление финансами
Когда вы настраиваете льготы, которые защищают и вашу команду, и ваш бизнес, ведение чётких финансовых записей имеет важное значение. Beancount.io предлагает plain-text учёт, который даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на plain-text учёт.
