Если вы нанимаете кого-либо в Калифорнии, ваш счет по федеральному налогу на безработицу за 2025 год утроился — с $42 до $126 на сотрудника — и вы ничего не могли сделать, чтобы это предотвратить. Ваш штат занял миллиарды у федерального правительства, чтобы выплачивать пособия по безработице, не погасил заём в срок, и теперь вы покрываете разницу через механизм, называемый сокращением зачета FUTA.
Это не штраф за что-либо, что ваша компания сделала неправильно. Это автоматическая федеральная надбавка, которая ложится на каждого работодателя в штате, который несёт непогашенный федеральный заём по безработице после 10 ноября. И поскольку надбавка растёт с каждым годом, пока заём остаётся непогашенным, сильнее всего страдают те работодатели, кто этого совсем не ожидал: малые предприятия, которые один раз закладывают налоги на зарплату в бюджет и забывают о них.
Вот как работает сокращение зачета, сколько оно вам стоит за 2025 год и потенциально за 2026 год, и как именно отчитаться по нему в Приложении A формы 940.
Что такое штат с сокращением зачета FUTA
В соответствии с Федеральным законом о налоге на безработицу (FUTA) вы платите федеральный налог 6,0% с первых $7 000 заработной платы, которую выплачиваете каждому сотруднику. В обычный год вы также заявляете зачёт до 5,4% по налогам штата на безработицу (SUTA), которые вы уплатили вовремя, — оставляя чистую федеральную ставку всего 0,6%, или $42 на сотрудника.
Штат становится штатом с сокращением зачёта, когда он занимает деньги у федерального правительства в рамках Раздела XII Закона о социальном обеспечении, чтобы продолжать выплачивать пособия штата по безработице, а затем не погашает полный остаток в допустимый срок. Когда это происходит, IRS уменьшает ваш зачёт в 5,4% — и ваша эффективная федеральная ставка растёт на ту же величину.
Ступенчатая схема механическая: 0,3% в первый год, 0,6% во второй, 0,9% в третий, и ещё 0,3% за каждый дополнительный год, пока заём остаётся непогашенным. Министерство труда США управляет программой займов и объявляет окончательный список штатов с сокращением зачёта после крайнего срока погашения 10 ноября каждого года. Штат, который полностью погашает заём до 10 ноября, полностью избегает сокращения за этот налоговый год — именно так поступили Коннектикут и Нью-Йорк за 2025 год, устранив то, что иначе было бы надбавкой 1,2% для их работодателей.
Сколько вам стоит сокращение: окончательные цифры за 2025 год
За 2025 год две юрисдикции не смогли закрыть свои займы: Калифорния и Американские Виргинские острова.
Калифорния: сокращение 1,2%, четвёртый год подряд. Со стандартным зачётом 5,4%, урезанным до 4,2%, работодатели Калифорнии платят эффективную ставку FUTA 1,8% — до $126 на сотрудника с базы заработной платы в $7 000. Это дополнительные $84 на человека сверх обычных $42. Для предприятия на 20 человек надбавка добавляет $1 680 к федеральной декларации. Для кадровых агентств и компаний с высокой текучестью, где каждый недолго работавший сотрудник всё равно генерирует до $7 000 налогооблагаемой заработной платы, экспозиция растёт быстро.
Американские Виргинские острова: сокращение 4,5%. Виргинские острова несут свой заём гораздо дольше — работодатели там сталкиваются с сокращением каждый год с 2011 года. Сокращение 2025 года даёт эффективную ставку 5,1%, или до $357 на сотрудника: на $315 больше обычного счёта.
Коннектикут и Нью-Йорк: ноль. Оба штата вошли в 2025 год с непогашенными авансами и были в списке потенциального сокращения Министерства труда, но каждый погасил свой остаток до 10 ноября 2025 года. Их работодатели должны обычную ставку 0,6% за 2025 год — напоминание о том, что ноябрьский крайний срок — единственная дата, которая имеет значение, и что погашения в последнюю минуту действительно происходят.
Прогноз на 2026 год хуже — особенно для Калифорнии
Опубликованная таблица Министерства труда потенциальных сокращений зачёта на 2026 год снова включает Калифорнию и Виргинские острова, и цифры больше:
- Калифорния: базовое сокращение 1,5%, плюс потенциальная надбавка по ставке «выгоды-затраты», оцениваемая в 3,8%, итого потенциально 5,3%.
- Виргинские острова: базовое сокращение 4,8%, без надбавок, итого потенциально 4,8%.
В простых долларах базовый сценарий для работодателя в Калифорнии в 2026 году — эффективная ставка 2,1%, или $147 на сотрудника ($105 дополнительно). Если надбавка сохранится, худший случай — эффективная ставка 5,9% — $413 на сотрудника, почти в десять раз больше обычного счёта. Для Виргинских островов потенциальный счёт на 2026 год — 5,4%, или $378 на сотрудника.
Две оговорки помогают сохранить перспективу. Во-первых, это потенциалы, а не окончательные цифры: определение на 2026 год делается 10 ноября 2026 года, и полное погашение до этого стирает сокращение, как Коннектикут и Нью-Йорк доказали для 2025 года. Во-вторых, надбавки можно избежать — штаты могут подать заявку на освобождение от надбавки до 1 июля, и за 2025 год потенциальные надбавки Калифорнии так и не материализовались, оставив чистое общее сокращение 1,2%. Закладывайте в бюджет базовый сценарий, держите худший случай в поле зрения и следите за ноябрьским объявлением.
Почему надбавки могут умножить счёт
Начиная с третьего и пятого подряд 1 января с непогашенным остатком, штат сталкивается с двумя дополнительными надбавками поверх базовой ступенчатой схемы 0,3% в год: «надбавкой 2,7» и «надбавкой по ставке выгоды-затраты». Они предназначены для наказания штатов, чьи собственные усилия по налогу на безработицу отстают — грубо говоря, штатов, которые держат ставки для работодателей низкими, опираясь на федеральные займы.
На 2026 год оценочная надбавка 2,7 для Калифорнии равна нулю, но её надбавка по ставке выгоды-затраты оценивается в 3,8% — источник того тревожного потенциального итога в 5,3%. Виргинские острова не сталкиваются ни с одной из надбавок. Применяется ли надбавка Калифорнии на самом деле, зависит от налоговых усилий штата и позиции по освобождению, поэтому для вашего начисления важно разделение на базовый и худший сценарий: закладывайте 1,5%, раскрывайте остальное.
Как отразить сокращение в Приложении A (форма 940)
Вы рассчитываете сокращение зачёта в Приложении A формы 940, «Информация о работодателе в нескольких штатах и сокращении зачёта», и переносите результат в вашу форму 940. Механика проста; подводные камни — в том, кто обязан её подавать.
Отметьте флажок в форме 940. Если вы выплачивали заработную плату, облагаемую налогом на безработицу, в штате с сокращением зачёта, отметьте флажок в строке 2 формы 940 и приложите Приложение A. Это применяется, даже если вы работодатель в одном штате — компания со всеми сотрудниками в Калифорнии всё равно подаёт Приложение A.
Отметьте каждый штат, где вы платили налог штата на безработицу. Работодатели в нескольких штатах должны отметить все такие штаты в Приложении A, независимо от того, является ли каждый из них штатом с сокращением зачёта. Затем для каждого штата, являющегося штатом с сокращением зачёта, введите облагаемую FUTA заработную плату, которую вы выплатили в этом штате.
Умножьте заработную плату на ставку сокращения. Для каждого штата с сокращением зачёта умножьте облагаемую FUTA заработную плату (ограниченную $7 000 на сотрудника) на ставку сокращения этого штата — 1,2% для заработной платы в Калифорнии за 2025 год, 4,5% для заработной платы на Виргинских островах за 2025 год — и введите результат как сокращение зачёта. Просуммируйте и перенесите в форму 940, где оно увеличивает ваш налог.
Исключите заработную плату, которая никогда не облагалась налогом штата на безработицу. Облагаемая FUTA заработная плата, исключённая из покрытия штата, не подлежит сокращению зачёта. Если часть вашей рабочей силы попадает в эту категорию, храните рабочие документы, показывающие разбивку — это та строка, о которой спрашивают аудиторы.
Распределяйте заработную плату по нескольким штатам по штату выполнения работы, а не по адресу сотрудника. Заработная плата следует туда, где выполнялась работа, для целей безработицы. Удалённые сотрудники регулярно создают обязанности по подаче — и экспозицию по сокращению зачёта — в штатах, где у бизнеса нет офиса. Один удалённый сотрудник в Калифорнии делает вас подателем Приложения A по Калифорнии.
Ловушка со сроками депозита
Вот деталь, которая порождает штрафы: любое увеличение обязательства по FUTA от сокращения зачёта рассматривается как понесённое в четвёртом квартале, и оно подлежит уплате вместе с вашим депозитом за четвёртый квартал к 31 января следующего года.
На практике это означает, что надбавка приходит единовременно после окончания года, когда вы завершаете форму 940. За 2025 год декларация и остаток были должны 2 февраля 2026 года (31 января пришлось на субботу). Работодатели, которые вносят депозит FUTA ежеквартально в течение года — требуется, когда невнесённое обязательство превышает $500 за квартал — всё равно должны весь прирост от сокращения зачёта в этом последнем депозите. Программное обеспечение для расчёта зарплаты не всегда начисляет его за вас в течение года, потому что окончательные ставки не известны до объявления 10 ноября. Если вы ведёте расчёт зарплаты в Калифорнии и ваш бухгалтер не начислил примерно $84 на сотрудника за 2025 год до конца года, ваш январский прогноз денежного потока был неверным.
Распространённые ошибки, которые стоят работодателям денег
Полное забвение Приложения A. Работодатели в одном штате Калифорния — классические жертвы: они полагают, что приложение только для бизнеса в нескольких штатах, подают форму 940 без него и недоплачивают. Инструкции IRS и флажок в строке 2 формы существуют именно для этого случая.
Ничего не начислять в течение года. Поскольку окончательная ставка устанавливается в ноябре, многие компании закладывают обычные 0,6% весь год и поглощают надбавку как январский сюрприз. Начисляйте ожидаемое сокращение ежемесячно — работодатели Калифорнии должны были начислять по 1,8% в течение 2025 года и должны начислять как минимум 2,1% в течение 2026 года.
Упущение экспозиции по удалённым сотрудникам. Компания со штаб-квартирой в штате с обычным зачётом с одним удалённым сотрудником в Калифорнии должна сокращение по заработной плате этого сотрудника и обязана подать Приложение A. Проверяйте места выполнения работы, а не только расположение офисов, каждый ноябрь, когда Министерство труда объявляет список.
Недооценка рабочей силы с высокой текучестью. База заработной платы в $7 000 применяется на сотрудника, а не на должность. Роль, которая меняется трижды за год, генерирует до $21 000 облагаемой FUTA заработной платы — а по ставкам Калифорнии 2025 года, до $252 дополнительного налога за одно место. Кадровые агентства чувствуют это первыми, но рестораны, розничные торговцы и склады с сезонной текучестью следующие в очереди.
Предположение, что провайдер расчёта зарплаты всё сделал. Многие провайдеры правильно рассчитывают сокращение в годовой форме 940, но не начисляют и не предфинансируют его в течение года, оставляя январский дебет как сюрприз. Подтвердите в письменной форме, что ваш провайдер начисляет, а что он лишь отражает.
Отслеживайте это в своих книгах, прежде чем январь застанет вас врасплох
Сокращение зачёта вознаграждает одну привычку превыше всего: отслеживание облагаемой FUTA заработной платы по штату выполнения работы, каждый расчётный период, с учётом ограничения в $7 000 на сотрудника. Это то же расписание, которое питает Приложение A, поэтому бизнес, который его ведёт, никогда не мечется в январе — корректировка за четвёртый квартал становится формулой, а не исследовательским проектом.
Заведите отдельное начисленное обязательство по налогу на зарплату для ожидаемого сокращения и корректируйте его, когда Министерство труда объявляет окончательные ставки каждый ноябрь. Сверяйте общую заработную плату FUTA в форме 940 с суммой ваших квартальных деклараций по безработице штата; они должны сходиться, а когда не сходятся, разница обычно в неверно распределённой заработной плате по нескольким штатам — именно та ошибка, которая искажает сокращение. Если какие-либо сотрудники работают в штате с сокращением зачёта только часть года, храните рабочие документы по распределению вместе с декларацией.
Держите свои записи по налогу на зарплату готовыми к аудиту
Сокращение зачёта FUTA — это налог, которого нельзя избежать, но который абсолютно можно планировать — при условии, что ваши записи заработной платы по штатам чисты, когда наступает ноябрь. Поддержание чётких, сверенных начислений по налогу на зарплату в течение всего года — это то, что превращает январскую корректировку в незначительное событие, а не в кризис денежного потока. Beancount.io предлагает бухгалтерию в виде простого текста, которая даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — каждое начисление отслеживаемо, каждый остаток под версионным контролем. Начните бесплатно и узнайте, почему финансовые специалисты, живущие в своих книгах, переходят на бухгалтерию в виде простого текста.
