Вы наняли первого сотрудника, повесили табличку «Открыто» и настроили payroll. Но разместили ли вы правильные плакаты на стене в комнате отдыха? Если завтра к вам в дверь войдет инспектор, отсутствующие или устаревшие плакаты на рабочем месте — один из самых быстрых способов превратить обычный визит в предписание — и каждый федеральный плакат доступен бесплатно от правительства.
Вот точно, какие федеральные плакаты ваша компания должна размещать, где получить их без затрат, как правила меняются в зависимости от численности персонала и что ожидается дальше на уровне штата.
Почему плакаты важнее, чем они выглядят
Федеральные трудовые законы делают больше, чем просто устанавливают заработную плату и правила безопасности. Большинство из них также требуют, чтобы вы сообщали своим сотрудникам об их правах — постоянно, в заметном месте, где работники могут легко увидеть уведомление. Именно это и делают плакаты.
Отсутствующий плакат редко сам по себе становится причиной проверки. Но инспекторы регулярно проверяют стены во время аудитов по оплате труда и рабочему времени, проверок безопасности и расследований дискриминации. Пустая стена сигнализирует о том, что соблюдение требований не входит в ваши приоритеты, а некоторые нарушения несут собственные штрафы в дополнение ко всему, что выявит визит. Хорошая новость: исправить это стоит вам лишь принтера и двадцати минут.
Федеральные плакаты, которые нужны почти каждому работодателю
Три плаката распространяются практически на каждого частного работодателя, независимо от размера. Начните с этого.
Плакат о минимальной заработной плате в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
Каждый работодатель, у которого есть сотрудники, подпадающие под федеральные положения о минимальной заработной плате, сверхурочных или перерывах, должен разместить уведомление FLSA в заметном месте в каждом учреждении, чтобы сотрудники могли легко его прочитать. На практике это означает практически любой бизнес с сотрудниками.
Плакат объясняет федеральную минимальную заработную плату, оплату сверхурочных в полуторном размере после 40 часов, ограничения для молодежи на работе, перерывы для кормящих матерей и порядок подачи жалобы. Требований к размеру нет, но работники должны действительно иметь возможность прочитать его — распечатка формата Letter на доске объявлений в комнате отдыха подходит; плакат, спрятанный за уборочными принадлежностями, — нет.
Получите его бесплатно в Отделе заработной платы и рабочего времени Министерства труда, которое предписывает точное содержание. Только официальная формулировка удовлетворяет требованию.
OSHA: Безопасность и гигиена труда — это закон
Все работодатели, на которых распространяется Закон о безопасности и гигиене труда, обязаны размещать плакат OSHA (Публикация 3165), информирующий работников об их праве на безопасное рабочее место и о том, как подать жалобу. Он размещается в каждом учреждении, где обычно размещаются уведомления для сотрудников, и не должен быть изменен, испорчен или закрыт другими материалами.
Владельцы часто допускают две ошибки. Во-первых, вам не нужно заменять старые версии — предыдущие издания плаката по-прежнему удовлетворяют требованию. Во-вторых, никогда не платите стороннему поставщику за этот плакат. Он бесплатен от OSHA, которая прямо заявляет об этом, потому что схемы продажи плакатов, нацеленные на малый бизнес, постоянны. Скачайте его с сайта OSHA или закажите бесплатную копию, позвонив по телефону 1-800-321-6742.
Работодатели в штатах с собственными одобренными планами безопасности могут размещать эквивалент штата вместо федеральной версии.
Плакат Закона о защите от полиграфа для сотрудников (EPPA)
Каждый работодатель, на которого распространяется EPPA, обязан размещать и поддерживать размещенным уведомление, объясняющее ограничения Закона на использование детекторов лжи. Требований к размеру нет. Требуется плакат на английском языке; размещение испанской версии необязательно, но разумно, если часть вашей команды лучше читает по-испански, чем по-английски.
Мало кто из малых предприятий когда-либо проводит проверку на полиграфе, но обязанность размещать плакат действует независимо от этого. Это плакат, который чаще всего отсутствует на в остальном полных стенах — проверьте свой.
Плакаты, которые зависят от вашей численности
По мере роста вашей команды дополнительные уведомления вступают в силу при определенных порогах. Знайте эти триггеры до того, как их пересечете.
Плакат EEO «Знай свои права» (15 и более сотрудников)
Работодатели с 15 и более сотрудниками обязаны размещать уведомление Комиссии по равным возможностям трудоустройства «Знай свои права: дискриминация на рабочем месте незаконна» в заметном месте, где обычно размещаются уведомления для соискателей и сотрудников. Оно резюмирует федеральные законы против дискриминации по признаку расы, цвета кожи, пола, национального происхождения, религии, возраста, равной оплаты труда, инвалидности и генетической информации, а также объясняет, как подать жалобу.
Обратите внимание на детали, которые вызывают затруднения:
- Численность включает частично занятых и временных работников в большинстве случаев — считайте людей, а не эквиваленты полной занятости.
- Текущий плакат «Знай свои права» заменил старый плакат «EEO — это закон». EEOC ожидает, что работодатели заменят его в разумный срок, поэтому, если на вашей стене все еще старая версия, обновите ее сейчас.
- Плакат отмечает, что дискриминация по полу включает состояния, связанные с беременностью, сексуальную ориентацию и гендерную идентичность, а домогательства — запрещенная форма дискриминации.
- Если у вас есть удаленные работники, EEOC рекомендует размещать уведомление в электронном виде там, где они его увидят.
Плакат Закона о семейных и медицинских отпусках (50 и более сотрудников)
Частные работодатели с 50 и более сотрудниками обязаны размещать подготовленный DOL плакат FMLA (WH 1420), резюмирующий права работников на отпуск и процесс подачи жалоб. Плакат должен присутствовать в каждом месте — даже в местах без текущих имеющих право сотрудников.
Плакат последний раз обновлялся в апреле 2023 года и принял более удобный формат «вопрос-ответ», но версии апреля 2016 и февраля 2013 годов по-прежнему выполняют требование о размещении. Если вы недавно пересекли отметку в 50 сотрудников, это плакат, который стоит добавить первым.
Уведомление о правах USERRA (все работодатели)
Федеральный закон требует от каждого работодателя — без минимальной численности — уведомлять сотрудников об их правах и обязанностях в соответствии с Законом о правах на занятость и повторное трудоустройство военнослужащих, который защищает гражданские рабочие места военнослужащих, призванных на службу. Вы можете выполнить требование, разместив официальное уведомление, подготовленное VETS, там, где вы обычно размещаете уведомления для сотрудников.
Поскольку минимального порога численности нет, новым работодателям даже с одним нанятым сотрудником нужно это с первого дня.
Где их размещать (а как насчет удаленных работников?)
Стандарт — это вариации на тему «заметное», «видное» или «место, где обычно размещаются уведомления для сотрудников». На практике:
- Размещайте все федеральные плакаты вместе в одном месте с высокой проходимостью: в комнате отдыха, рядом с табельными часами или у входа, которым пользуются сотрудники.
- Размещайте в каждом физическом месте, а не только в штаб-квартире.
- Никогда не закрывайте, не портите и не накладывайте другие бумаги поверх них.
- Для удаленных и гибридных команд рекомендации DOL проводят черту: если все работают удаленно, электронное размещение может удовлетворить обязательства по постоянному размещению, если каждый работник может легко получить доступ к уведомлениям без запроса специальных разрешений, и вы должны активно сообщать людям, где их найти. Если только часть сотрудников удаленные, сохраните физическую стену для офисных работников и добавьте электронный доступ для телеработников. Внутренняя страница, общая папка на диске, доступная всем, или доставка через вашу HR-систему — все это работает.
Бесплатное лучше платного: где получить каждый плакат
Каждый федеральный плакат бесплатен. Советник по плакатам elaws Министерства труда проведет вас через короткую анкету о вашем бизнесе и точно скажет, какие плакаты вам нужны, со ссылками для скачивания каждого на английском и других языках. Вы также можете заказать печатный комплект плакатов DOL, охватывающий уведомления FLSA, FMLA, OSHA, EEO и EPPA.
Государственные бюро труда публикуют свои собственные обязательные плакаты таким же образом, обычно в виде бесплатных загрузок. Национальный «все-в-одном» плакат от частного поставщика может быть удобен для работодателей в нескольких штатах, но он никогда не требуется законом — и, поскольку требования к плакатам меняются, ламинированный «все-в-одном» устаревает, тогда как бесплатные государственные PDF-файлы остаются актуальными. Если вы покупаете такой, перепроверяйте его каждый год.
Не останавливайтесь на федеральном: плакаты штатов, которые идут дальше
Федеральные плакаты — это только половина стены. Почти каждый штат требует свои собственные уведомления, обычно включая:
- Государственные правила о минимальной заработной плате и сверхурочных
- Страхование компенсаций работникам и порядок сообщения о травмах
- Пособия по безработице и как их оформить
- Государственные уведомления о антидискриминации и справедливом найме
- Уведомления об оплачиваемом больничном, семейном отпуске или льготах при беременности, где штат их предоставляет
- Уведомления о дне выплаты зарплаты и прозрачности оплаты труда в штатах, где они обязательны
Некоторые штаты объединяют их в один комбинированный плакат; другие выпускают несколько. На веб-сайте вашего государственного бюро труда указано точно, что применимо, и многие штаты теперь публикуют рекомендации по уведомлению удаленных работников по электронной почте или на веб-странице. Если вы работаете в нескольких штатах, каждое место следует правилам своего штата.
Специфические для отрасли уведомления могут применяться дополнительно: у федеральных подрядчиков есть дополнительные размещения, у сельскохозяйственных работодателей — защиты для работников-мигрантов, а предприятия с государственными контрактами сталкиваются с уведомлениями Закона Дэвиса-Бэкона и Закона о контрактах на услуги.
20-минутный режим соблюдения требований
Относитесь к своей стене плакатов как к детектору дыма — проверяйте ее по расписанию, а не когда уже что-то горит:
- Сегодня: сравните свою стену с результатами Советника по плакатам DOL для вашего бизнеса. Распечатайте и повесьте все недостающее.
- Каждый раз, когда вы нанимаете сверх порога: перепроверяйте. Пересечение 15 сотрудников добавляет плакат EEO; пересечение 50 добавляет FMLA.
- Каждый раз, когда вы открываете новое место или штат меняет свои законы: обновляйте плакаты штата для этого места.
- Раз в год: проверяйте, что каждый плакат актуален, читаем и не закрыт. Привяжите это к тому, что вы уже делаете ежегодно, например к продлению бизнес-лицензии или к годовой отчетности по зарплате.
- Когда вы добавляете удаленных работников: убедитесь, что у них есть электронный доступ и они знают, где его найти.
Ведите простой журнал — название плаката, дата версии, место размещения, дата проверки. Если инспектор когда-нибудь спросит, этот журнал покажет привычку соблюдать требования, а не суету после факта.
Держите свои записи о соблюдении требований организованными
Соблюдение требований к плакатам — это один маленький уголок ведения учета, который идет с наличием сотрудников: платежные ведомости, подтверждающие обещания вашего плаката FLSA, журналы травм за вашим плакатом OSHA, документация по отпускам за вашим уведомлением FMLA. Когда эти записи живут в разрозненных электронных таблицах и обувных коробках, даже простой аудит становится болезненным.
Именно здесь дисциплинированный бухгалтерский учет окупается. Отслеживание затрат на труд, премий по страхованию компенсаций работникам, обязательств по отпускам и расходов, связанных с безопасностью, в чистых, аудируемых счетах означает, что вы можете отвечать на вопросы инспектора цифрами, а не догадками. Beancount.io предлагает бухгалтерию в виде простого текста, которая прозрачна, управляется версиями и готова к ИИ — вся ваша финансовая история в файлах, которыми вы владеете. Изучите рабочий процесс в документации или исследуйте дашборд Fava для визуального обзора. Начните бесплатно и создайте бумажный след до того, как он вам понадобится.
