Раздел 139 Налогового кодекса: Квалифицированные выплаты помощи при катастрофах — как работодатели могут помочь сотрудникам без налога

Когда ураган парализует ваш город, лесной пожар вынуждает вашу команду эвакуироваться, или зимний шторм оставляет половину персонала без электричества на неделю, ваша первая реакция — помочь. Вы хотите выдать пострадавшему сотруднику 2000 долларов на гостиницу, покрыть стоимость замены затопленной машины или оплатить экстренный присмотр за детьми, пока школы закрыты.

Если вы проведете эту выплату через расчет зарплаты как премию или «дополнительную оплату», вы обойдетесь своему сотруднику в федеральный подоходный налог, Social Security и Medicare, а также в государственные удержания — и обойдетесь себе в соответствующие налоги на заработную плату — на деньги, которые Конгресс специально освободил от налогов. Раздел 139 Налогового кодекса позволяет вам компенсировать соответствующие расходы, связанные с соответствующей катастрофой, без подоходного налога, без налога на заработную плату и вообще без отчетности по форме W-2. Просто нужно использовать его правильно.

В этом руководстве объясняется, когда применяется Раздел 139, что можно и что нельзя оплачивать, как задокументировать это без бумажной волокиты и как провести это в учете, чтобы ваши записи оставались чистыми.

Что такое Раздел 139 и зачем он существует​

Раздел 139 был добавлен Законом о налоговой помощи жертвам терроризма 2001 года, после 11 сентября. До этого выплаты от работодателя сотруднику почти всегда считались налогооблагаемой заработной платой, даже если мотивом была щедрость после катастрофы. Единственный способ получить безналоговую помощь — через квалифицированную благотворительную организацию.

Конгресс создал узкое, практическое исключение: «квалифицированная выплата помощи при катастрофе» исключается из валового дохода, исключается из заработной платы для целей удержания подоходного налога и из заработной платы для целей FICA и FUTA, а также исключается из чистого дохода для налога на самозанятость. Работодатель по-прежнему может вычесть выплату в той же степени, в какой он мог бы вычесть заработную плату — никакого штрафа за вычет за безналоговую выплату нет.

По Разделу 139 нет нормативных актов. Основные руководящие указания IRS — это Rev. Rul. 2003-12 и законодательная история (Техническое объяснение Объединенного комитета по налогообложению JCX-93-01), плюс Публикация 3833 для стороны благотворительных организаций. Это на самом деле хорошая новость: правила намеренно не обременены формальностями, поскольку они были написаны для чрезвычайных обстоятельств.

Что считается «квалифицированной катастрофой»​

Не каждое плохое событие qualifies. Раздел 139(c) определяет квалифицированную катастрофу как любое из следующих событий:

1. Федерально объявленная катастрофа. Президент определяет в соответствии с Законом Стаффорда, что катастрофа требует федеральной помощи. Это самый распространенный триггер для работодателей — FEMA публикует их на fema.gov/disaster/declarations. Только в 2026 финансовом году FEMA объявила 82 катастрофы по состоянию на 30 июня, а с 2020 по середину 2026 года было более 820 федерально объявленных катастроф, не считая COVID-19.
2. Катастрофа, возникшая в результате террористического или военного действия, как определено в Разделе 692(c)(2).
3. Катастрофа, возникшая в результате аварии с участием общественного транспорта, или любое другое событие, которое Секретарь Казначейства определит как катастрофическое.
4. Катастрофа, определенная федеральным органом, органом штата или местным органом власти как требующая помощи от федерального правительства, правительства штата или местного правительства.

Национальное чрезвычайное положение COVID-19, объявленное 13 марта 2020 года, — это причина, по которой многие работодатели впервые услышали о Разделе 139. Поскольку Президент объявил его чрезвычайной ситуацией в соответствии с Законом Стаффорда, COVID-19 стал квалифицированной катастрофой, что позволило работодателям компенсировать расходы на тестирование, СИЗ, чистящие средства и удаленную работу без налога в течение определенного периода. Та же логика применялась к объявлениям о крупных катастрофах при лесных пожарах в Калифорнии в январе 2025 года и к штормам в Техасе в 2025 году: как только FEMA публикует объявление, Раздел 139 активируется для людей, пострадавших от этой катастрофы, независимо от того, где они живут или работают.

Ваше действие: Прежде чем платить, проверьте страницу объявлений FEMA на предмет номера объявления, типа инцидента и периода инцидента. Сохраните PDF-копию объявления. Она вам понадобится, чтобы показать, что выплата была связана с квалифицированной катастрофой, если у вас когда-нибудь возникнут вопросы.

Что можно платить без налога​

Раздел 139(b) ограничивает квалифицированные выплаты помощи при катастрофах суммами, выплачиваемыми лицу или в пользу лица для возмещения или оплаты двух категорий расходов:

1. Разумные и необходимые личные, семейные, бытовые или похоронные расходы​

Понесенные в результате квалифицированной катастрофы. Подумайте о расходах, которых у вас не было бы, если бы не катастрофа. Примеры, одобренные IRS в Rev. Rul. 2003-12 и связанных руководствах, включают:

• Медицинские, стоматологические расходы и расходы на психическое здоровье, не покрытые страховкой
• Временное жилье, аренда или расходы на гостиницу, пока ваш дом непригоден для проживания
• Транспортные расходы, чтобы добраться до работы или эвакуироваться, включая ремонт личного автомобиля, поврежденного в результате катастрофы
• Еда, одежда и основные предметы личной гигиены
• Присмотр за детьми или пожилыми людьми, который необходим, потому что школы или учреждения по уходу закрылись из-за катастрофы
• Похоронные и погребальные расходы
• Расходы на замену необходимого личного имущества, не покрытого страховкой, когда это связано с личными/семейными потребностями

2. Разумные и необходимые расходы на ремонт или восстановление личного жилья — или ремонт или замену его содержимого​

В той степени, в которой необходимость обусловлена квалифицированной катастрофой. Личное жилье может быть собственным или арендованным. Это включает разумные расходы на то, чтобы снова сделать дом пригодным для проживания, и на замену мебели, бытовой техники или одежды, утраченных в результате события.

Два практических расширения, которые работодатели часто упускают:

• Выплата может быть в денежной или натуральной форме. Передача сотруднику генератора, принадлежащего компании, прямая оплата гостиницы или оплата подрядчику за заколачивание дома могут подпадать под действие, а не только денежные компенсации.
• Законодательного предела суммы нет. Вы можете заплатить 500 или 15 000 долларов; критерий — можно ли разумно ожидать, что сумма соразмерна понесенным расходам.

Что не подпадает под действие​

Раздел 139 явно исключает две категории, и это различие важно:

• Выплаты за расходы, которые иначе возмещаются страховкой или другой компенсацией. Раздел 139 предназначен для невозмещенных расходов из собственного кармана. Если страховщик сотрудника уже оплатил гостиницу, вы не можете также оплатить ее без налога. Согласуйте со страховыми выплатами.
• Выплаты, заменяющие доход. Потерянная заработная плата, потерянный деловой доход, пособие по безработице и выплаты, заменяющие заработную плату или оклад — например, выплата чьей-то обычной зарплаты, пока человек не может работать, — облагаются налогом. Даже если катастрофа вызвала потерю работы, замена дохода не является квалифицированной выплатой помощи при катастрофе.

Распространенная ловушка: работодатель, который хочет «продолжать платить» перемещенному сотруднику в течение двух недель, не требуя работы. Это налогооблагаемая заработная плата, а не Раздел 139, даже с благими намерениями. Если вы также возмещаете этому сотруднику расходы на гостиницу и питание во время эвакуации, гостиница и питание могут подпадать под Раздел 139, в то время как продолжение выплаты зарплаты остается заработной платой.

Как Раздел 139 соотносится с подарками и благотворительностью​

Сотрудники часто спрашивают: «Нельзя ли просто назвать это подарком?» Согласно Разделу 102(c), передача от работодателя сотруднику не может быть исключена как подарок. Исключение для подарков не применяется к передачам между работодателем и сотрудником, поэтому называть выплату «подарком» не делает ее безналоговой.

Благотворительные пути работают, но с более строгими правилами:

• Выплаты от благотворительной организации (включая спонсируемую работодателем общественную благотворительную организацию) обычно исключаются из дохода получателя как подарки в соответствии с Разделом 102, согласно стандартам Публикации IRS 3833 для благотворительных классов и определений на основе потребностей.
• Спонсируемые работодателем общественные благотворительные организации могут помогать сотрудникам при любой катастрофе или даже при чрезвычайных трудностях, не связанных с катастрофой, при условии, что программа обслуживает благотворительный класс, использует объективные критерии на основе потребностей и независимый отборочный комитет, чтобы выгода для работодателя была случайной.
• Спонсируемые работодателем частные фонды и донорские фонды более ограничены: они могут предоставлять безналоговую помощь сотрудникам спонсирующего работодателя только в связи с квалифицированной катастрофой в соответствии с Разделом 139, а не для общих трудностей.

Прямые выплаты по Разделу 139 от работодателя проще, когда потребность связана с квалифицированной катастрофой и тип расходов подходит. Вам не нужно создавать благотворительную организацию, получать определение IRS или создавать независимый комитет. Для долгосрочных или более широких программ общественная благотворительная организация все еще может иметь смысл.

Налоговый и расчетный режим: почему это важно для обеих сторон​

Когда выплата подпадает под действие, преимущества накапливаются:

• Для сотрудника: Исключается из валового дохода. Не облагается федеральным подоходным налогом, Social Security, Medicare или федеральным налогом на безработицу. Не включается в форму W-2 или форму 1099. Сотрудник также не может дважды вычесть возмещенные расходы.
• Для работодателя: Вычитается как обычный и необходимый деловой расход в соответствии с Разделом 162, в той же степени, в какой он вычитался бы, если бы выплата была налогооблагаемой заработной платой. Никаких удержаний или депозитов по налогам на заработную плату. Никакой информационной отчетности.
• Для обеих сторон: Нет тестирования на недискриминацию, как в случае с льготами fringe benefits по Разделу 132. Вы можете помочь фактически пострадавшим сотрудникам, даже если это один человек в одном месте, не предлагая ту же сумму всем.

Связь с бухгалтерским учетом: Поскольку квалифицированные выплаты помощи при катастрофах не являются заработной платой, они не должны проходить через вашу систему расчета зарплаты. Проведение их как «другой оплаты» в расчете зарплаты неправильно создаст заработную плату W-2, вызовет удержания и завысит ваши расходы на налоги на заработную плату. Отслеживайте их как отдельную строку главной книги, например, «Помощь сотрудникам при катастрофах — Разд. 139» или «Прочие льготы сотрудникам — Квалифицированные выплаты при катастрофах». Держите их вне валовой оплаты, вне форм 941 и вне баз для начисления государственного налога на безработицу, если ваш штат специально не требует их включения (большинство штатов, которые соответствуют Налоговому кодексу, следуют федеральному исключению, но подтвердите это у своего бухгалтера для вашего штата).

Документация: минимальные требования, разумная практика​

Одна из самых удобных для работодателя особенностей Раздела 139 — это то, что он не требует. Закон не налагает требования по подтверждению расходов или квитанций. Законодательная история гласит, что от физических лиц не требуется отчитываться о фактических расходах, при условии, что сумма выплаты может разумно ожидаться соразмерной понесенным расходам. Rev. Rul. 2003-12 пришел к тому же выводу: сотрудникам не нужно было предоставлять квитанции за медицинские, временные жилищные и транспортные гранты, чтобы исключить их из дохода.

Это не значит, что вы должны платить вообще без каких-либо записей. Минимальная, разумная документация защищает ваш вычет и показывает намерение, если IRS спросит через годы. Лучшая практика для каждой программы включает:

1. Одностраничный письменный план. Дата, квалифицированная катастрофа (с номером объявления FEMA и периодом инцидента), цель, подходящие сотрудники (например, «сотрудники, чье основное место жительства находится в округах, перечисленных в FEMA DR-XXX, и которые понесли невозмещенные личные/семейные/бытовые расходы из-за катастрофы»), покрываемые категории расходов, максимальная сумма или формула, а также даты начала и окончания программы.
2. Заявление сотрудника. Короткое подписанное заявление: «Я подтверждаю, что пострадал от [катастрофы], понес квалифицированные расходы на сумму примерно $____, не был и не ожидаю быть возмещенным страховкой или иным образом за эту сумму, и понимаю, что замена дохода не покрывается». Вам не нужно собирать квитанции, но вы можете, если хотите контролировать расходы или предотвращать злоупотребления.
3. Запись о выплатах. Список получателей, сумм, дат и краткое описание («временное жилье — 5 ночей»).

Нет требования подавать что-либо в IRS для выбора Раздела 139. Принятие письменного плана и его хранение с вашими налоговыми записями достаточно.

Практическое пособие для малых работодателей​

Вам не нужен консультант по льготам, чтобы хорошо использовать Раздел 139. Пять шагов покрывают большинство ситуаций:

Шаг 1: Подтвердите квалифицированную катастрофу. Найдите объявление FEMA. Обратите внимание на дату объявления — выплаты по Разделу 139 должны быть за расходы, понесенные в результате этой катастрофы, а не до нее. Для событий терроризма или с участием общественного транспорта сохраните уведомление об определении.

Шаг 2: Определите, кто и что. Вы покроете только почасовых сотрудников или также и окладных? Только сотрудников, чье место жительства находится в объявленной зоне, или любого сотрудника, перемещенного во время поездки? Вы покроете присмотр за детьми и транспорт, или только жилье и медицину? Зафиксируйте границы в письменной форме. Вы можете ограничиться разумными и необходимыми расходами; вы не обязаны покрывать все.

Шаг 3: Выберите простую структуру сумм. Работают два подхода: (а) возмещение до лимита с заявлением или (б) фиксированные гранты на человека в зависимости от уровня воздействия. Например: 1000 долларов для сотрудников, которые эвакуировались, 2500 долларов для тех, чей дом был непригоден для проживания более трех дней. Ключевое — «разумно ожидаемая соразмерность» — плоские 10 000 долларов каждому сотруднику независимо от воздействия труднее защитить, чем дифференцированные суммы, привязанные к потребности.

Шаг 4: Четко сообщите. Скажите сотрудникам простым языком: это безналоговая квалифицированная выплата помощи при катастрофе в соответствии с Разделом 139, а не премия; она покрывает невозмещенные личные/семейные/бытовые расходы и расходы на ремонт жилья из-за [катастрофы]; потерянная заработная плата и суммы, выплаченные страховкой, не подлежат выплате; вам не нужно предоставлять квитанции, но вы должны честно заявить; выплата не появится в вашей форме W-2 и не будет облагаться налогом.

Шаг 5: Платите и проводите в учете правильно. Платите отдельным чеком или ACH с пометкой, например, «Разд. 139 Помощь при катастрофе — [Название катастрофы]». Отнесите на неплатежный счет главной книги. Храните план, распечатку объявления FEMA, заявления и список выплат вместе не менее семи лет.

Распространенные ошибки, которые превращают безналоговое в налогооблагаемое​

• Проведение через расчет зарплаты. Даже если вы пометите это как «выплата при катастрофе» в программном обеспечении для расчета зарплаты, большинство систем будут рассматривать это как заработную плату и удерживать налоги. Используйте расчеты с поставщиками или ручную внецикловую неплатежную выплату.
• Покрытие потерянной заработной платы. Раздел 139 не касается замены дохода. Не смешивайте продолжение выплаты зарплаты с безналоговой выплатой. Разделите их.
• Игнорирование страхового возмещения. Если сотрудник позже получит страховые выплаты за те же расходы, безналоговая сумма должна была быть только невозмещенной частью. Ваше заявление должно касаться этого, и вы должны попросить сотрудников уведомить вас, если они будут возмещены позже.
• Нет связи с квалифицированной катастрофой. Пожар в доме, который затрагивает одного сотрудника, без определения федерального, государственного или местного уровня как катастрофы, не является событием по Разделу 139. Помощь по-прежнему щедрая, но она облагается налогом, если не проходит через квалифицированную благотворительную программу.
• Забыть о соответствии штата. Большинство штатов следуют федеральному валовому доходу, поэтому они следуют Разделу 139, но некоторые требуют добавлений или имеют другие триггеры удержания. Быстрая проверка в налоговый сезон предотвращает уведомление от штата.
• Отсутствие записей. «Подтверждение не требуется» не означает «план не требуется». Без письменного плана, ссылающегося на катастрофу, аудитору остается полагаться только на вашу память.

Программы обмена отпуском и другие сопутствующие правила​

Раздел 139 — не единственное налоговое правило, связанное с катастрофами, и их легко перепутать:

• Программы обмена отпуском: Согласно Notice 2006-59 и более ранним руководствам, сотрудники могут жертвовать накопленный отпуск в общий пул для коллег, пострадавших от крупной катастрофы; доноры не облагаются налогом за пожертвованный отпуск, а получатели облагаются налогом за использованный отпуск как обычная заработная плата. Это отличается от Раздела 139, где получатель не облагается налогом.
• Программы пожертвований на основе отпуска работодателя: Работодатель может позволить сотрудникам отказаться от отпуска, чтобы работодатель делал денежные выплаты благотворительной организации, помогающей жертвам катастроф; доноры не облагаются налогом, а работодатель вычитает выплату как благотворительное пожертвование, а не как компенсацию.

Если ваша цель — передать деньги пострадавшему сотруднику с наилучшим налоговым результатом для этого сотрудника, прямая выплата по Разделу 139 (когда расходы подходят) лучше, чем выплата через обмен отпуском.

Что сделать на этой неделе​

Вам не нужно ждать следующего прогноза урагана, чтобы быть готовым. Поместите шаблон одностраничной помощи при катастрофе в свои файлы сейчас. Включите пустое поле для номера объявления FEMA, короткий список категорий расходов, которые вы покроете, лимит $____ и однопараграфное заявление сотрудника. Поделитесь им со своим провайдером расчета зарплаты и бухгалтером, чтобы они знали, что нужно держать эти выплаты вне расчета зарплаты, когда вы активируете план.

Когда катастрофа обрушится на ваше сообщество, вы будете действовать быстро, помогать людям, которые поддерживают ваш бизнес, и делать это так, как задумано налоговым кодексом: сотрудник получает полную сумму, вы сохраняете вычет, и ни один из вас не платит налог на заработную плату за помощь, которую никогда не следовало рассматривать как заработную плату.

Упростите свое финансовое управление​

Помогать сотрудникам во время катастрофы проще, когда ваши финансовые записи уже организованы. Разделение квалифицированных выплат помощи при катастрофах от расчета зарплаты, правильное отслеживание невозмещенных расходов и сохранение четкого аудиторского следа — все сводится к дисциплинированному бухгалтерскому учету. Beancount.io дает вам текстовый бухгалтерский учет с контролем версий, который делает эти различия прозрачными — никаких черных ящиков, никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и держите свои книги готовыми к тому, что будет дальше.