Выплаты в связи со стихийными бедствиями по разделу 139: Необлагаемая налогом помощь работодателя после федерально объявленных катастроф

Округом проносится лесной пожар. Ураган затапливает прибрежный город. Торнадо сравнивает с землей целый квартал. Спустя несколько дней работодатели в пострадавшем районе получают один и тот же вопрос от своей финансовой службы: «Можем ли мы просто отправить нашим людям немного денег в помощь?»

Ответ, скрытый в одной странице Кодекса внутренних доходов США, — «да», и налоговый режим здесь гораздо более щедрый, чем полагает большинство владельцев бизнеса. Раздел 139 Кодекса внутренних доходов позволяет работодателю выписать чек сотруднику после стихийного бедствия, объявленного на федеральном уровне, и эти деньги не считаются заработной платой. Они не облагаются федеральным подоходным налогом. С них не удерживаются взносы на социальное обеспечение, Medicare или федеральный налог по безработице. Они не отображаются в формах W-2 или 1099. При этом работодатель по-прежнему вычитает выплату как обычные расходы бизнеса.

Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, и именно поэтому большинство работодателей либо не используют этот механизм, либо путаются в оформлении документов. В этом руководстве рассматриваются правила, квалифицируемые расходы, ограничения, которых не существует (и те, что существуют), необходимые документы и практический пример того, как организовать программу за несколько часов вместо нескольких месяцев.

Что на самом деле говорит Раздел 139

Раздел 139 был добавлен в налоговый кодекс в 2002 году, после терактов 11 сентября. Его центральное правило состоит из одного предложения: валовой доход не включает любую сумму, полученную физическим лицом в качестве квалифицированной выплаты в связи со стихийным бедствием.

«Квалифицированная выплата в связи со стихийным бедствием» — это любая сумма, выплаченная физическому лицу или в его интересах с одной из четырех целей:

Возмещение или оплата разумных и необходимых личных, семейных, бытовых или похоронных расходов, вызванных квалифицированным стихийным бедствием.
Возмещение или оплата разумных и необходимых расходов на ремонт или восстановление личного жилья, а также на ремонт или замену его содержимого, в той мере, в какой эта необходимость вызвана квалифицированным стихийным бедствием.
Выплаты общественными перевозчиками пассажирам в связи со смертью или травмой в результате квалифицированного стихийного бедствия.
Выплаты федеральными, региональными или местными органами власти в связи с квалифицированным стихийным бедствием в целях обеспечения общего благосостояния.

Для частных работодателей важны только первые два пункта. Оговорка в обоих случаях одинакова: расход не может быть иным образом компенсирован страховкой или другим источником. Если страхование жилья сотрудника уже оплатило замену крыши, работодатель не может повторно возместить расходы на ту же крышу без налогов согласно разделу 139.

Что считается «квалифицированным стихийным бедствием»

Раздел 139 опирается на определение стихийного бедствия, объявленного на федеральном уровне, в Разделе 165(i)(5)(A), который, в свою очередь, ссылается на Закон Роберта Т. Стаффорда о помощи при стихийных бедствиях и чрезвычайных ситуациях. На практике стихийное бедствие, объявленное на федеральном уровне, — это бедствие, по которому Президент издал декларацию о крупном бедствии или декларацию о чрезвычайной ситуации. FEMA ведет актуальный список на сайте fema.gov/disasters, организованный по штатам и датам.

Раздел 139 также охватывает:

Террористические или военные действия.
Катастрофические происшествия с участием общественных перевозчиков, определяемые Министром финансов.
Другие события, которые соответствующие федеральные, региональные или местные власти сочли заслуживающими помощи.

Чисто местное событие — пожар в одном здании, локальный прорыв трубы, семейная трагедия отдельного сотрудника — не является квалифицированным стихийным бедствием, даже если оно действительно разрушительно для вовлеченных людей. Федеральная декларация является обязательным условием. Прежде чем выписывать чек по разделу 139, убедитесь, что бедствие объявлено официально, и запишите номер бедствия FEMA в дело.

Почему налоговый режим настолько выгоден

Для обычного вознаграждения сотрудника путь выглядит так. Работодатель платит сотруднику. Выплата считается заработной платой. Работодатель удерживает федеральный подоходный налог, взносы на социальное обеспечение и Medicare. Работодатель платит свою долю FICA и федеральный налог по безработице. Сумма попадает в графу 1 формы W-2. Сотрудник платит подоходный налог со всей суммы.

Сравните цифры при выплате 10 000 долларов в связи с трудными обстоятельствами в штате с высокими налогами. После налогов на фонд оплаты труда и уплаты предельного федерального и регионального подоходного налога у сотрудника может остаться от 5 500 до 6 500 долларов. При этом работодатель потратил около 10 800 долларов, чтобы их выплатить.

Выплата по разделу 139 иная. Работодатель платит 10 000 долларов. Сотрудник получает 10 000 долларов. Работодатель списывает в расходы 10 000 долларов. Нет никаких удержаний, никакой отчетности по форме W-2, никакой формы 1099, никаких взносов FICA с обеих сторон. Налоговое управление США (IRS) подтвердило в Постановлении о доходах (Revenue Ruling) 2003-12, что сотрудники не обязаны подтверждать фактические расходы перед работодателем, если суммы разумно соразмерны расходам, которые, вероятно, будут понесены.

Чистая выплата в связи со стихийным бедствием — это одна из немногих льгот в Кодексе внутренних доходов, которая является подлинно налогосвободной для сотрудника и полностью вычитаемой из налоговой базы для работодателя одновременно.

Расходы, которые явно соответствуют критериям

В законе используется фраза «разумные и необходимые личные, семейные, бытовые или похоронные расходы». За два десятилетия IRS и сообщество практиков сформировали рабочий список:

Временное жилье, проживание в отелях и краткосрочная аренда, пока основное жилье непригодно для проживания.
Питание и продукты на период перемещения.
Замена одежды, туалетных принадлежностей и предметов первой необходимости.
Ремонт личного жилья — гипсокартон, кровля, напольные покрытия, окна, структурные работы, связанные с последствиями катастрофы.
Замена поврежденного личного имущества: мебель, бытовая техника, постельные принадлежности, электроника, автомобили, используемые в личных целях.
Расходы на пробег, топливо и транспорт для эвакуации, временного переезда или поездок на подменное рабочее место.
Уход за детьми и престарелыми, ставший необходимым из-за закрытия школ, эвакуации или перемещения лиц, осуществляющих уход.
Медицинские расходы, возникшие в результате катастрофы и не покрываемые страховкой.
Расходы на погребение членов семьи, погибших в результате катастрофы.
Консультации по вопросам психического здоровья, связанные с травмой от события.
Расходы на репетиторство или дополнительное образование на период закрытия школ.

Фраза «разумные и необходимые» несет здесь важную смысловую нагрузку. Скромное проживание в отеле рядом с домом перемещенной семьи — это разумно. Три месяца на роскошном курорте — нет. IRS четко дала понять, что стандарт не является жестким потолком; это проверка фактов и обстоятельств, а эталоном является фраза «соразмерно понесенным расходам».

Расходы, которые не соответствуют критериям

Несколько категорий однозначно не подпадают под Статью 139:

Потерянная заработная плата или замещение дохода. Статья 139 возмещает расходы, а не зарплату. Платеж с пометкой «мы платим вам за две недели, когда вы не могли выйти на работу» является заработной платой, полностью облагается налогом и подлежит отчетности. Если вы хотите продолжать платить сотрудникам во время катастрофы — вы можете это делать, но эти деньги проходят через обычную ведомость (payroll).
Расходы, уже оплаченные страховкой, FEMA или другим источником. «Двойное возмещение» аннулирует исключение для этой части суммы.
Бизнес-расходы. Если оборудование домашнего офиса сотрудника повреждено и работодатель хочет заменить его для использования в рабочих целях — это обычное возмещение производственных расходов, а не выплата по Статье 139.
Подарки под видом помощи. Статья 139 не является лазейкой для обхода правил Статьи 102 о подарках от работодателя. Связь с катастрофой должна быть реальной.

Лимиты, которых не существует

Статья 139 не устанавливает законодательного ограничения на сумму выплат на одного сотрудника. Нет совокупного лимита на программу. Нет ограничений по частоте выплат. Нет минимума или максимума по количеству сотрудников. Нет теста на недискриминацию, что необычно для льгот сотрудникам — работодатель может платить больше высокооплачиваемым сотрудникам, чем низкооплачиваемым, если фактические расходы из-за катастрофы оправдывают это, хотя большинство работодателей выбирают фиксированные или формульные суммы для упрощения администрирования.

Также нет требования, чтобы сотрудник был непосредственной жертвой. Выплата для помощи сотруднику, чей член семьи получил травму или чей дом престарелых родителей был разрушен, может соответствовать критериям, если она покрывает собственные личные расходы сотрудника на семью, вызванные катастрофой.

Документация: что вам нужно и что нет

Самое важное, что нужно понять о документальном оформлении по Статье 139: нагрузка на сотрудника невелика, а на работодателя — существенна.

Сотрудникам НЕ нужно:

Предоставлять чеки работодателю.
Отслеживать и отчитываться о фактических расходах доллар за долларом.
Подписывать заявление об убытках под присягой.

Работодателям следует:

Подтвердить объявление о катастрофе на федеральном уровне и зафиксировать номер катастрофы по классификации FEMA.
Принять краткую письменную программу, описывающую право на получение помощи, соответствующие расходы, лимиты выплат и период действия программы. IRS не обязывает иметь письменный план, но письменная программа является лучшей защитой, если при аудите ведомостей позже возникнет вопрос, были ли выплаты действительно помощью при катастрофе по Статье 139 или замаскированной зарплатой.
Установить разумные, обоснованные суммы. Распространенный подход: фиксированные выплаты на одного сотрудника, привязанные к широким категориям расходов (например, 2500 долларов за переезд из основного жилья, до 5000 долларов за эвакуацию продолжительностью более недели).
Задокументировать дату катастрофы, географический охват и то, какие сотрудники находятся в пострадавшей зоне.
Хранить записи о платежах отдельно от ведомости заработной платы. Выпишите отдельный чек или проведите отдельный ACH-платеж, не связанный с зарплатой. Не проводите платеж через зарплатную систему, так как большинство таких систем по умолчанию примут его за оплату труда.
Учитывать расходы на четко обозначенном счете главной книги — например, «Помощь при катастрофах по Статье 139 — [Название события]».

Лучшей практикой является письменный план на одну страницу, принятый правлением или владельцем, в котором указана катастрофа (номер FEMA), категория сотрудников, имеющих право на помощь, типы расходов, максимум на сотрудника, административная процедура и дата окончания программы. Этот документ, хранящийся вместе с декларацией о катастрофе, реестром платежей и списком получателей — это то, что запросит проверяющий в случае возникновения вопросов.

Точный бухгалтерский учет с самого начала

Чистая отчетность — это то, что превращает программу по Статье 139 из потенциального риска аудита в обыденное событие. Важны три бухгалтерских решения:

Создайте выделенный счет в главной книге. Не прячьте выплаты внутри «Заработной платы» или «Бонусов». Отдельный счет расходов — «Помощь при катастрофах — Статья 139» — изолирует цифры для проверки и для аудитора.
Маркируйте катастрофу. Независимо от того, ведутся ли ваши книги в plain-text учетных системах, таблицах или традиционных регистрах, добавьте тег метаданных, примечание или субсчет с названием катастрофы FEMA. Если IRS когда-либо усомнится в том, был ли платеж истинной выплатой по Статье 139, ссылка на катастрофу докажет связь.
Разделите потоки платежей. Проводите выплаты по Статье 139 вне зарплатной ведомости. Сопровождайте каждый платеж журнальной записью (проводкой), которая дебетует счет расходов на помощь при катастрофах и кредитует денежные средства (Cash). Не создавайте расчетный листок (paystub). Не включайте сумму в файлы W-2 или 1099. Отслеживайте список получателей, дату и сумму в рабочих документах, прикрепленных к проводке.

Для организации, ведущей учет в plain-text системе или системе с контролем версий, сама история изменений становится частью аудиторского следа. Записи, сделанные в дни, когда помощь при катастрофе была санкционирована, с сообщениями коммитов, содержащими номер FEMA, являются датированным доказательством программы.

Практический пример

Предположим, что 15 августа на берег обрушился ураган. 17 августа Президент издает декларацию о крупном стихийном бедствии для нескольких прибрежных округов. Работодатель с двадцатью пятью сотрудниками, двенадцать из которых проживают в объявленных округах, хочет оказать помощь.

18 августа владелец подписывает план согласно Разделу 139, принятый решением совета директоров. В плане указано:

Стихийное бедствие: FEMA-XXXX-DR, объявлено 17 августа.
Имеющая право группа: сотрудники, чье основное место жительства находится в одном из объявленных округов на дату бедствия.
Квалифицируемые расходы: временное жилье, питание во время эвакуации, замена поврежденного личного имущества, ремонт жилья, не покрываемый страховкой, транспорт для эвакуации, уход за иждивенцами во время закрытия школ или детских садов.
Суммы выплат: первоначальные 2 500 долларов США на каждого имеющего право сотрудника в течение пяти рабочих дней после принятия плана, с возможностью дополнительной выплаты до 5 000 долларов США на каждого сотрудника при представлении краткого письменного подтверждения того, что сотрудник понес невозмещенные расходы в связи с бедствием в квалифицируемых категориях.
Период программы: с 17 августа по 30 ноября.

22 августа компания запускает пакет ACH-платежей вне системы начисления заработной платы (payroll), выплачивая по 2 500 долларов США каждому из двенадцати имеющих на это право сотрудников. Бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:

Дебет: Помощь при стихийных бедствиях — Раздел 139 (Ураган, FEMA-XXXX-DR): $30,000
Кредит: Операционные денежные средства: $30,000

В течение следующих недель восемь сотрудников подают краткие подтверждения и получают дополнительные выплаты в размере от 1 500 до 5 000 долларов США. Общая стоимость программы составляет 54 000 долларов США. Ни одна из этих сумм не отражается в форме W-2 сотрудника. Компания вычитает полные 54 000 долларов США как обычные деловые расходы. Никакого удержания федерального налога, никаких взносов FICA, FUTA, никаких последствий для форм 1099 или 941.

Если Налоговое управление США (IRS) когда-либо в ходе последующей проверки спросит об этих расходах на помощь при бедствии в размере 54 000 долларов США, компания предоставит декларацию о стихийном бедствии, план, принятый советом директоров, список имеющих право лиц, реестр ACH-платежей, подтверждения и выделенный счет в главной книге (GL). Проверка займет считанные минуты.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

В программах по Разделу 139 часто встречается ряд ошибок:

Проведение выплаты через расчет заработной платы (payroll). Это случайно превращает выплату в заработную плату. Система начисления зарплаты производит удержания, это отражается в форме W-2, и безналоговый статус аннулируется. Используйте отдельную процедуру выплат.
Оплата упущенного заработка под видом выплат по Разделу 139. Компенсация дохода не покрывается данным разделом. Если цель — возместить пропущенные зарплаты, проводите это через payroll и примите налоговые расходы — или используйте отдельную политику отпусков в связи со стихийными бедствиями.
Слишком широкое толкование понятия стихийного бедствия. Локальный пожар, который не является официально объявленным федеральным бедствием, не подходит под эти условия. Изолированная медицинская чрезвычайная ситуация в семье сотрудника также не подходит. Без федеральной декларации необходимо искать другие пути — возможно, подарки по Разделу 102, фонды помощи работодателям по Разделу 170 или просто налогооблагаемые бонусы.
Игнорирование страхового возмещения. Если сотрудник получает страховые выплаты по тем же расходам, исключение по Разделу 139 не распространяется на эту часть. Обычно в программах это решается простым подтверждением того, что сотрудник не запрашивает возмещение за позиции, уже покрытые страховкой.
Отсутствие письменного плана и документации. Хотя закон не требует ни того, ни другого, недокументированная программа в глазах проверяющего ничем не отличается от дискреционного бонуса. Письменный план — это дешевая страховка.
Оформление выплат как доход по форме 1099. Выплаты по Разделу 139 не подлежат отчетности. Не выдавайте формы 1099-MISC или 1099-NEC. Те немногие провайдеры расчетных систем, которые по ошибке сформировали 1099, создали неразбериху, на устранение которой уходят месяцы.

Смежные инструменты, если Раздел 139 не подходит

Если событие не является объявленным федеральным стихийным бедствием, у работодателя все еще есть варианты, хотя ни один из них не сравнится с налоговой эффективностью Раздела 139:

Подарки по Разделу 102. Передачи от работодателя сотруднику, как правило, не рассматриваются как подарки для целей подоходного налога, поэтому этот путь очень ограничен.
Благотворительные программы по Разделу 170(c). Отдельный фонд помощи сотрудникам при бедствиях (организация 501(c)(3)) может выдавать безналоговые гранты при трудных жизненных ситуациях для гораздо более широкого круга событий, но это требует благотворительной структуры и независимого процесса принятия решений.
Программы обмена отпусками, спонсируемые работодателем. Сотрудники могут жертвовать накопленное оплачиваемое свободное время (PTO) в банк отпусков для коллег, пострадавших от крупного стихийного бедствия, согласно уведомлению IRS Notice 2006-59, при этом жертвующий сотрудник не признает доход.
Выплаты в связи с трудными обстоятельствами (hardship distributions) из плана 401(k). План должен предусматривать такую возможность; сотрудник при этом обязан уплатить подоходный налог и, возможно, дополнительный 10-процентный налог.

Каждый из этих инструментов имеет свое применение, но только Раздел 139 обеспечивает полное сочетание: отсутствие налогов для сотрудника, вычет для работодателя, отсутствие участия payroll и отсутствие информационной отчетности.

Координация с другими налоговыми правилами, связанными с бедствиями

Объявленное федеральное стихийное бедствие активирует не только Раздел 139. Пострадавшим работодателям и сотрудникам также следует проверить:

Вычеты по убыткам от несчастных случаев (casualty loss deductions) согласно Разделу 165(h) для имущества личного пользования в зоне объявленного федерального стихийного бедствия.
Отсрочки подачи налоговых деклараций и платежей согласно Разделу 7508A для налогоплательщиков в округах, назначенных FEMA.
Пенсионные выплаты без штрафов для квалифицированных распределений в связи с бедствиями, в тех случаях, когда Конгресс разрешил их.
Правила переноса чистых операционных убытков на прошлые периоды для убытков в сельском хозяйстве и определенных убытков, связанных с бедствиями.

Программа по Разделу 139 не исключает ни один из этих пунктов — она дополняет их.

Обеспечьте готовность ваших записей о стихийных бедствиях к аудиту с первого дня

Успех программы по Разделу 139 напрямую зависит от документального подтверждения. Объявление о стихийном бедствии, письменный план, список лиц, имеющих право на выплаты, реестр платежей, журнальные проводки и названия счетов главной книги — всё это должно храниться там, где ваша команда сможет найти их спустя годы. Beancount.io — это платформа для учета в текстовом формате, обеспечивающая прозрачность и контроль версий финансовых записей. Когда вы помечаете платеж тегом с номером стихийного бедствия FEMA в книге Beancount, эта запись фиксируется по дате, становится неизменной и доступной для восстановления по запросу. Начните бесплатно и узнайте, почему команды, ценящие доказательность учета, переходят на текстовый формат. Для более глубокого анализа через панель управления и отчетность используйте интерфейс Fava, который упрощает поиск счетов, связанных с оказанием помощи, во время годового аудита.

Раздел 139 — одно из самых щедрых и при этом наименее используемых положений налогового кодекса. Когда следующее объявление о стихийном бедствии затронет округ, где живут ваши сотрудники, эта структура позволит вам отреагировать за считанные дни, а не недели, и позволит вашим работникам сохранить каждый доллар, который вы им отправите.