Отчисления были удержаны из зарплаты ваших сотрудников 15-го числа месяца. Они поступили в доверительный фонд 401(k) 12-го числа следующего месяца. Никто не заметил, никто не пожаловался, и расчет заработной платы закрылся как обычно.
С точки зрения Министерства труда, вы только что почти четыре недели бесплатно пользовались пенсионными деньгами своих сотрудников. Это запрещенная операция, она облагается акцизным налогом в размере 15%, и это самый распространенный случай несоблюдения требований в пенсионных планах малого бизнеса — обычно его совершают спонсоры, которые понятия не имели, что существует какой-то крайний срок.
Вот та часть, о которой почти никто не рассказывает: IRS ожидает, что вы будете совершать подобные ошибки. Он создал целую систему исправления — Систему урегулирования соблюдения требований для планов сотрудников, или EPCRS, — исходя из реальности, что малыми планами управляют с неполной занятостью, и она позволяет вам исправлять большинство операционных ошибок самостоятельно, без обращения в IRS, без подачи документов и без сбора. Система регулируется Процедурой доходов 2021-30, и она существует именно для того, чтобы исправимая ошибка никогда не переросла в катастрофу дисквалификации плана.
Это руководство рассказывает о том, как работает EPCRS, какие ошибки вы можете исправить самостоятельно, как выглядят стандартные исправления для нарушений, которые действительно совершают малые планы, и как задокументировать исправление, чтобы оно имело силу в будущем.
Что на самом деле означает дисквалификация
Прежде чем переходить к исправлению, поймите, что поставлено на карту. План 401(k) — это обещание, которое налоговый кодекс дает сам себе: взносы вносятся без налога, доходы накапливаются без налога, а все облагается налогом один раз при распределении. Если IRS дисквалифицирует план — задним числом — эта сделка разрушается сразу во всех направлениях.
Доверительный фонд плана теряет свою налоговую льготу и становится неосвобожденным фондом, который должен подавать собственную налоговую декларацию и платить налог на свои доходы. Сотрудники должны включить vested взносы работодателя в свой налогооблагаемый доход за годы дисквалификации. Распределения из дисквалифицированного плана больше нельзя переводить в IRA или другой план. Вычеты работодателя откладываются до момента, когда суммы станут налогооблагаемыми для сотрудников, а FICA и FUTA могут применяться к взносам либо при их внесении, либо при их vested. Если дисквалификация вызвана нарушением требований к охвату или участию, высокооплачиваемые сотрудники могут облагаться налогом на весь свой необлагаемый vested остаток на счете — а не только за рассматриваемые годы.
Именно поэтому программы исправления так важны. Почти ни одна ошибка плана не приводит к дисквалификации, если вы обнаружите ее и исправите через правильную дверь.
EPCRS: три двери из беды
EPCRS предлагает три программы, и выбор между ними в основном зависит от времени и типа ошибки:
| Программа | Когда ее использовать | Участие IRS | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Программа самокоррекции (SCP) | Вы сами обнаружили ошибку, аудит не проводится | Нет — ни заявления, ни подачи документов, ни контакта | Бесплатно |
| Программа добровольного исправления (VCP) | Ошибки, которые нельзя исправить самостоятельно, или вы хотите письменного одобрения IRS | Письменная подача; IRS выдает заявление о соответствии | Сбор за подачу в зависимости от активов плана — в настоящее время от 2 000 до 4 000 долларов США |
| Программа соглашения о закрытии по итогам аудита (Audit CAP) | IRS первой обнаружила проблему в ходе проверки | Соглашение о закрытии, заключаемое в ходе переговоров | Санкция, согласованная с IRS, всегда больше сбора VCP |
Экономика намеренно устроена так, что добровольное признание на раннем этапе всегда дешевле. Каждый шаг ближе к Audit CAP повышает цену: SCP бесплатна, VCP стоит сбора за подачу, а Audit CAP начинается с переговорной позиции, которая выше сбора VCP и масштабируется в зависимости от количества затронутых сотрудников, продолжительности ошибки и наличия внутреннего контроля, который должен был ее выявить.
Дверь первая: Программа самокоррекции
SCP — это рабочая лошадка, и примечательно в ней то, чего она не требует. Ни заявления, ни обязательств по отчетности, ни сбора, ни контакта с IRS. Вы обнаруживаете операционный сбой — случай, когда план не эксплуатировался в соответствии с его письменными условиями, — исправляете его, документируете и двигаетесь дальше. План сохраняет свой налоговый льготный статус.
Право на участие зависит от двух осей. Первая — серьезность ошибки:
- Незначительные операционные сбои можно исправить самостоятельно в любое время. Крайнего срока нет.
- Значительные операционные сбои также можно исправить самостоятельно, но вы должны действовать в течение периода исправления — как правило, до конца третьего планового года после планового года, в котором произошел сбой. Если вы пропустили этот срок, ваша единственная добровольная возможность — VCP.
Является ли сбой значительным, оценивается по фактам: сколько сотрудников пострадало, сколько денег было задействовано, как долго это длилось и является ли это частью закономерности. Один квартал просроченных депозитов, затронувший нескольких участников, — это совсем другое дело, чем три года систематического исключения администратора из плана.
Вторая ось — процесс. Самокоррекция предполагает, что в плане есть практики и процедуры соблюдения требований — регулярные внутренние проверки, предназначенные для выявления сбоев, — потому что SCP создана для планов, которые спотыкаются, несмотря на хороший контроль, а не для планов, которые вообще никогда не проверяются. Это также практический аргумент в пользу реальной привычки к сверке: спонсор, который ежемесячно сверяет расчет заработной платы с поступлениями в доверительный фонд, и выявляет ошибки в рамках самых дешевых окон исправления, и может продемонстрировать позицию внутреннего контроля, которую предполагает SCP.
Не все проходит через эту дверь. Например, сбои в планах SIMPLE IRA и SEP, приобретенных при корпоративных слияниях, требуют VCP, а не SCP.
Дверь вторая: Программа добровольного исправления
VCP — это формальный вариант: вы описываете сбой, предлагаемое исправление и корректировки процессов в письменной подаче, платите сбор за подачу, и IRS выдает заявление о соответствии — свое письменное согласие не дисквалифицировать план из-за раскрытых сбоев. Она доступна только в том случае, если план еще не находится на проверке IRS, и IRS, как правило, не будет проверять план, пока рассмотрение подачи находится на рассмотрении.
Механика более доступна, чем ожидает большинство владельцев. Подача осуществляется через Pay.gov с использованием формы 8950, и IRS публикует полный комплект — форму 14568, типовое заявление о соответствии, плюс приложения 14568-A–14568-I, соответствующие конкретным типовым сбоям. Для простой операционной ошибки работодатель может заполнить подачу без адвоката, а анонимные предварительные подачи через представителя позволяют протестировать новый метод исправления, прежде чем указывать свое имя.
Три детали, о которых стоит помнить:
- Сбор не возвращается, если IRS отклоняет ваш метод исправления, и исправления, внесенные до подачи, возможно, придется отменить, если IRS не согласится с вашим подходом.
- Как правило, у вас есть 150 дней с момента заявления о соответствии, чтобы завершить исправления.
- VCP может отменить акцизные налоги, которые SCP не может. Например, пропущенное обязательное минимальное распределение (RMD) поддается самокоррекции — выплата плюс доходы, — но акцизный налог на уровне участника может быть отменен только через VCP, с использованием специального графика RMD.
У VCP также есть честные ограничения: просроченные подачи формы 5500 относятся к программе для должников Министерства труда, а не к EPCRS, а нарушения фидуциарных обязанностей относятся к Программе добровольного исправления фидуциариев Министерства труда.
Дверь третья: Audit CAP
Если IRS обнаруживает сбой при проверке раньше, чем вы сами, вы попадаете в Audit CAP: исправьте ошибки, подпишите соглашение о закрытии и заплатите согласованную санкцию. Санкция ограничена по отношению к Максимальной сумме платежа плана и рассчитывается в зависимости от характера и продолжительности сбоев, количества затронутых сотрудников и — что показательно — наличия у спонсора внутреннего контроля, который должен был выявить проблему раньше. Каждого доллара риска Audit CAP можно избежать, пройдя через двери первую или вторую.
Пять сбоев, которые действительно совершают малые планы — и их стандартные исправления
1. Просроченные перечисления отчислений сотрудников
Правило: взносы участников должны поступать в доверительный фонд к самой ранней дате, когда их можно разумно отделить от активов компании — а не к 15-му рабочему дню следующего месяца, который является лишь нормативной внешней границей, которую юристы по пенсионным планам рассматривают как ловушку, а не как крайний срок. Для планов с менее чем 100 участниками существует явное безопасное убежище: вносить депозит в течение семи рабочих дней с момента удержания.
Исправление: внесите все просроченные депозиты, плюс потерянные доходы за период, когда деньги находились на счете компании. Фидуциарная сторона обычно решается через Программу добровольного исправления фидуциариев Министерства труда, которая включает компонент самокоррекции для депозитов, внесенных в течение 45 дней с момента удержания — на основе калькулятора, без формальной подачи. Налоговая сторона отдельная: подайте форму 5330 и заплатите акцизный налог в размере 15% на задействованную сумму.
2. Пропущенный подходящий сотрудник
Кто-то соответствовал правилам приемлемости — возраст, стаж, дата входа — и никто его не зарегистрировал. Исправление зависит от скорости. Если вы обнаружите это в течение трех месяцев, исправление недорогое: начните отчисления, внесите соответствующий взнос работодателя, и корректирующий взнос не требуется. За пределами этого срока стандартным исправлением является квалифицированный невыборный взнос в размере 25% от упущенной возможности отчислений сотрудника — компенсация сотрудника за пропущенный период, умноженная на среднюю ставку отчислений их группы сотрудников, — плюс соответствующие взносы, плюс доходы. Закономерность в EPCRS одинакова: стоимость исправления примерно удваивается, когда вы обнаруживаете проблемы поздно.
3. Неправильный соответствующий взнос или неудачные тесты ADP/ACP
Соответствующий взнос работодателя, рассчитанный с использованием неправильного определения компенсации, или тест на недискриминацию, который план провалил и проигнорировал. Принцип заключается в том, что исправления должны поставить участников в то положение, в котором они были бы, если бы план работал правильно: корректирующие взносы плюс доходы. Неудачные тесты ADP и ACP исправляются квалифицированными невыборными взносами для невысокооплачиваемых сотрудников, а с неудачей приходит акцизный налог в размере 10% на недостающую сумму.
4. Нарушения по займам плана
Займ участника, который превышал лимиты раздела 72(p) при выдаче, или займ, который перешел в дефолт, потому что выплаты прекратились из-за сбоя в расчете заработной платы. Варианты исправления включают повторную амортизацию непогашенного остатка в течение оставшегося срока, погашение пропущенных платежей или замену займа распределением — правильный метод зависит от того, был ли займ дефектным при выдаче или перешел в дефолт позже. Займы владельцам и должностным лицам получают дополнительную проверку в соответствии с правилами о запрещенных операциях, и VCP — это дверь для сбоев по займам, которые SCP не может покрыть.
5. Пропущенные обязательные минимальные распределения
Ушедшему участнику исполнилось 73 или 75 лет, и никто за этим не следил. Исправление механическое — распределите пропущенное RMD плюс доходы, — но акцизный налог для участника суров, и только VCP может его отменить. Этот сбой почти всегда является проблемой данных: план потерял из виду бывшего сотрудника. Перепись уволенных участников, проверяемая ежегодно, дешевле, чем исправление.
Исправление, которое нельзя доказать, — это исправление, которого не было
Самокоррекция не требует подачи документов, а это означает, что бремя доказывания полностью лежит на ваших записях. Защищаемый файл SCP должен содержать:
- Меморандум, определяющий сбой, как он был обнаружен, и анализ периода исправления, показывающий, почему SCP была доступна
- Расчеты, лежащие в основе корректирующих взносов и доходов
- Доказательства того, что исправления действительно переместили деньги — датированные записи о переводах с операционного счета в доверительный фонд
- Процедурное изменение, предотвращающее повторение, с датой и внедренное
Последний элемент не декоративный. Внутренний контроль — это то, что изначально сделало SCP доступной, и та же документация убеждает проверяющего годы спустя, что тихое исправление в 2023 году было реальным исправлением, а не незарегистрированным сбоем.
Где бухгалтерия оправдывает себя
Почти каждый сбой, описанный выше, по своей сути является сбоем сверки: удержание заработной платы, которое не попало в доверительный фонд вовремя, дата приемлемости, которую никто не сравнил с переписью, выплата по займу, которая прекратилась, когда кто-то сменил систему расчета заработной платы. Контроль, который их предотвращает — и доказательства, которые их исправляют, — это бухгалтерские артефакты: платежная ведомость, сверенная построчно с депозитами доверительного фонда каждый месяц, с датой каждой записи; определение компенсации в главной книге, соответствующее документу плана; датированный контрольный след, который вы можете передать проверяющему.
Это также аргумент в пользу хранения этих записей в главной книге, которую вы контролируете от начала до конца. Когда возникает вопрос «какая самая ранняя дата, когда эти отчисления можно было разумно отделить», дополнительная, датированная запись о том, когда деньги были удержаны и когда они были переведены, — это, пожалуй, самый веский ответ, который может дать малый работодатель. Простая текстовая главная книга дает вам именно это; панель Fava предоставляет обзор в реальном времени на основе тех же данных, а документация описывает, как структурировать счета для расчета заработной платы и переводов в доверительный фонд.
Сохраняйте план, который можно защитить
Ошибка в пенсионном плане редко является скандалом; это обычно обычный вторник. Кто-то сменил процессинговую компанию по зарплате, дата входа прошла незамеченной, депозит задержался на неделю. Что отличает сноску от события дисквалификации, так это то, были ли у спонсора контроль для обнаружения проблемы и записи для доказательства исправления.
Проводите сверку ежемесячно, знайте, в какую дверь нужно пройти при сбое — самокоррекция в пределах окна, подача VCP, когда необходимо, — и храните документы. IRS построила EPCRS на предположении, что вы ошибетесь; остальная часть системы зависит от вас.
Упростите свое финансовое управление
Соблюдение требований к пенсионному плану — это, в конечном счете, дисциплина ведения записей: датированные депозиты, сверенная заработная плата, защищаемый контрольный след. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в виде простого текста, которая прозрачна, контролируется версиями и готова к ИИ, так что каждое ваше исправление несет в себе собственные доказательства. Начните бесплатно и храните свои финансовые записи настолько аудируемыми, насколько этого заслуживает ваш план.