Отчеты по данным о заработной плате в Калифорнии за отчетный 2025 год необходимо подать до 13 мая 2026 года в Департамент гражданских прав (CRD). Если вы частный работодатель со штатом 100 или более сотрудников, получающих зарплату, или частный работодатель-клиент со 100 или более работниками, нанятыми через трудовые подряды, вы обязаны подавать отчетность ежегодно в соответствии с разделом 12999 Правительственного кодекса — и 2026 год становится годом ужесточения правил.
Кто обязан подавать отчетность
- Отчет по сотрудникам, получающим зарплату: частные работодатели со штатом 100+ сотрудников, получающих зарплату (внутри или за пределами Калифорнии, но отчетность подается по сотрудникам в Калифорнии)
- Отчет по работникам через трудовые подряды: частные работодатели-клиенты со 100+ работниками, нанятыми через трудовые подряды в Калифорнии
- Отчетность на уровне подразделений: данные разбиваются по подразделениям, диапазонам заработной платы, категориям должностей, расе, этнической принадлежности и полу — аналогично федеральному отчету EEO-1, но подается отдельно в CRD через его портал и шаблоны Excel
Вы не можете выполнить требование Калифорнии, подав только федеральный отчет EEO-1. CRD требует собственную отчетность, даже несмотря на то, что EEOC рассматривает прекращение сбора федеральных данных EEO-1.
Что нового в 2026 году, что изменится в 2027 году
Для подачи отчетности в мае 2026 года (данные за 2025 год) CRD опубликовал предварительные шаблоны и часто задаваемые вопросы, указывающие на расширенный контроль классификаций сотрудников и моделей работы, а также более строгую проверку данных. Базовая структура диапазонов заработной платы (10 категорий должностей) по-прежнему применяется для данных за 2025 год.
Начиная с отчетности по данным за 2026 год (срок подачи — 2027 год), SB 464 расширяет структуру категорий должностей с 10 до 23 категорий и делает штрафы за непредставление отчетности обязательными, когда CRD их запрашивает, — переход от дискреционных мер к обязательному правоприменению. Работодатели, которые отложат перестройку категорий в своих HRIS-системах до 2027 года, будут вынуждены перестраивать структуру в условиях жестких сроков.
Что подавать и как
Портал CRD требует шаблоны Excel в зависимости от типа отчета (по зарплате или по трудовым подрядам), при этом каждое подразделение указывается отдельным разделом. Демографические данные берутся из добровольной самоидентификации; данные о заработной плате используют сумму из поля 5 формы W-2 (медицинские заработки), сопоставленную с диапазонами заработной платы. Отработанные часы и новые поля о моделях работы должны соответствовать данным платежных ведомостей.
Наиболее распространенная ошибка при подаче отчетности — несоответствие количества подразделений: головной офис плюс каждое физическое или удаленное подразделение должны быть согласованы с файлом мест работы в платежной системе. Работодатель в Калифорнии со 120 сотрудниками в трех офисах подает три раздела по подразделениям, а не одну сводную цифру.
Штрафы и хранение записей
Начиная с 2026 года суды обязаны налагать штрафы, если CRD запрашивает их за непредставление отчетности, — ранее штрафы были дискреционными. CRD также подчеркнул обязательства по хранению данных: сохраняйте данные о заработной плате, демографии и записи отчетности не менее трех лет после подачи и будьте готовы предоставить их при проверке.
Просроченные или неточные отчеты также могут привести к проверкам равенства оплаты труда и найма, которые CRD проводит на основе самих данных о заработной плате.
Контрольный список для бухгалтерии и HRIS до 13 мая
- Сверьте численность сотрудников за отчетный период, установленный CRD (обычно один расчетный период с 1 октября по 31 декабря 2025 года), с платежной ведомостью, а не с данными отдела кадров, включающими отпуска.
- Проверьте данные о расе/этнической принадлежности/поле на основе добровольных форм самоидентификации; не присваивайте данные самостоятельно.
- Сопоставьте диапазоны заработной платы на основе суммы из поля 5 формы W-2 и сверьте итоги по диапазонам с итогами платежной ведомости — расхождение в итогах по диапазонам приведет к отклонению отчетности.
- Фиксируйте данные по трудовым подрядам отдельно, с указанием названия подрядчика и количества работников по каждому подразделению.
В Beancount сохраняйте даты подачи отчетности и списки охваченных подразделений как датированные заметки, чтобы срок 13 мая ежегодно повторялся с правильным охватом.
Упростите управление финансами
Отчетность по данным о заработной плате превращает кадровую демографию в область проверяемой финансовой отчетности. Beancount.io хранит исходные данные по заработной плате, подразделениям и демографии под управлением версий — поэтому суммы, которые вы подаете, напрямую связаны с выданными вами формами W-2. Начните бесплатно и превратите 13 мая в день подачи, а не в спешку.
