Если вы подаете отчетность по данным о зарплате в Калифорнии, и ваши данные о платежной ведомости включают подрядчиков и расширенные демографические поля, шаблон, который вы использовали в прошлом году, будет отклонен в мае этого года.
Что расширено
Департамент гражданских прав Калифорнии (CRD) расширил шаблон отчетности по данным о зарплате на 2026 год, чтобы привести данные о зарплате по трудовому кодексу (Раздел 432.3 Трудового кодекса) в соответствие с расширенным охватом закона о конфиденциальности:
- Кто включается в отчет: Не только штатные сотрудники с формой W-2, но и подрядчики с формой 1099, которые отрабатывают значительную часть часов в Калифорнии, если они соответствуют порогу отчетности (в большинстве случаев — 100 и более получателей выплат).
- Что указывается в отчете: Прежние 10 диапазонов заработной платы теперь заменены на 12, при этом верхний диапазон разделен. Часы работы и оплата указываются по месту работы, по категории должности, а теперь и по расширенному комбинированному полю расы/этнической принадлежности и пола, которое соответствует реестру данных закона о конфиденциальности.
Охватываемые работодатели: Частные работодатели со 100 и более сотрудниками и/или 100 и более работниками, нанятыми через трудовые агентства в предыдущем календарном году, при наличии хотя бы одного получателя выплат в Калифорнии. Порог учитывает подрядчиков, а не только сотрудников.
Майская подача и пересечение с законом о конфиденциальности
Отчет по данным о зарплате подается во вторую среду мая. В 2026 году шаблон CRD будет перекрестно сверяться с реестром данных Закона о правах на конфиденциальность в Калифорнии (CPRA): демографические поля в данных о зарплате должны соответствовать категориям, которые вы раскрываете в уведомлении о конфиденциальности для той же рабочей силы.
Это означает, что платежная ведомость и реестр конфиденциальности должны исходить из единого источника данных, а не из двух электронных таблиц, которые расходятся в апреле.
Бухгалтерский учет, который выдерживает проверку отчета
- Группировка выплат: Для каждого получателя выплат должна быть возможность пометить валовую оплату по строке 1 формы W-2 или по форме 1099, часы (или прокси-часы для освобожденных сотрудников), место работы и категорию должности. Если ваша платежная система не позволяет помечать записи по месту работы и по признаку «подрядчик против сотрудника», экспортируйте данные и добавьте метки до заполнения шаблона.
- Часы для освобожденных сотрудников и подрядчиков: Для освобожденных сотрудников часы рассчитываются по прокси-ставке 40 часов в неделю для полной занятости; часы подрядчиков отслеживаются через счета или табели учета времени, а не через часы платежной ведомости, которых у них нет.
- Сверка конфиденциальности и платежной ведомости: Количество лиц по демографическим категориям в данных о зарплате должно сверяться с численностью рабочей силы в реестре конфиденциальности. Ведите единый перечень рабочей силы, который питает оба документа.
Держите свои финансы в порядке с первого дня
Отчетность по данным о зарплате — это отчетность по платежной ведомости с наложением гражданско-правовых требований. Работодатели, которые сдают отчеты без проблем, — это те, у кого платежная ведомость, реестр подрядчиков и реестр конфиденциальности происходят из одного перечня, версионируемого и готового в апреле, а не в мае.
Beancount.io хранит этот перечень в виде обычного текста — каждый получатель выплат как транзакция с местом работы, категорией и демографическими данными — готовый до наступления срока подачи. Начните бесплатно и превратите май в подачу декларации, а не в реконструкцию.
