Новый вычет из заработной платы появляется в расчетных листках жителей Вашингтона с июля 2023 года, и у большинства сотрудников, заметивших его, возник один и тот же вопрос к работодателю: «Что это такое и почему на него, в отличие от Social Security, не распространяется верхний предел?» В этом месяце наконец наступает вторая половина истории. Начиная с июля 2026 года фонд, который пополняется за счет этого вычета, начинает выплачивать первые пособия по долгосрочному уходу — до $36,500 на каждого имеющего право работника. Если вы ведете расчет заработной платы хотя бы для одного сотрудника, чья работа привязана к штату Вашингтон, фонд WA Cares теперь является постоянной статьей в вашем календаре соблюдения требований, а ошибка в его администрировании несет реальные финансовые риски.
В этом руководстве разбирается, что именно должны делать работодатели штата Вашингтон: за каких сотрудников вы обязаны платить взносы, сколько удерживать, как работают освобождения от уплаты, что изменилось в 2026 году и что происходит, если вы пропустите подачу отчета.
Что представляет собой фонд WA Cares
WA Cares — это государственная программа страхования долгосрочного ухода, финансируемая работниками, первая программа такого рода в стране. В отличие от вашингтонской программы оплачиваемого семейного и медицинского отпуска, расходы на которую могут разделять работодатели, взносы в WA Cares полностью оплачиваются работниками. Ваша роль как работодателя заключается в том, чтобы удержать взнос из заработной платы, сохранить его и перечислить государству в установленные сроки. Вы не обязаны вносить какую-либо долю от лица работодателя, хотя вправе добровольно покрыть долю сотрудника, если пожелаете.
Ставка взноса составляет 0.58% от валовой заработной платы сотрудника, и, что принципиально важно, верхнего предела не существует. Налоги Social Security перестают применяться, как только заработок сотрудника превышает годовую базу; с WA Cares так не работает. Каждый доллар покрываемой заработной платы облагается вычетом в 0.58% в течение всего года, независимо от того, насколько высок доход сотрудника.
За кого вы обязаны платить взносы
Определяющим фактором служит не место регистрации вашего бизнеса, а то, «локализована ли работа сотрудника в Вашингтоне». На практике это означает следующее:
- Сотрудники, базирующиеся в Вашингтоне — покрываются по умолчанию, независимо от того, где зарегистрирована ваша компания или расположен ее головной офис.
- Удаленные сотрудники, которые живут и работают в Вашингтоне — покрываются, даже если вы работодатель из другого штата, не имеющий иного присутствия в Вашингтоне.
- Сотрудники, распределяющие работу между несколькими штатами — как правило, покрываются, если Вашингтон является базой их деятельности или местом, где выполняется основная часть работы.
- Сотрудники, живущие за пределами Вашингтона, но иногда работающие там — здесь всё зависит от конкретных обстоятельств, и стоит проконсультироваться с юристом, если у вас есть гибридный или многоштатный персонал.
Если хотя бы часть вашего штата так или иначе связана с Вашингтоном, не считайте, что программа для расчета зарплаты автоматически всё учла, — убедитесь, что ваш провайдер расчета зарплаты действительно подает сводный отчет по WA Cares и оплачиваемому отпуску, а не только часть, относящуюся к оплачиваемому отпуску.
Освобождения от уплаты: что происходит автоматически, а что нет
Сотрудники могут быть освобождены от уплаты взносов в WA Cares, однако решение об освобождении никогда не принимается работодателем в одностороннем порядке. Оно требует одобрения штата, и вам необходимо иметь на руках письмо об одобрении до того, как вы прекратите удержание.
Признанные категории освобождения включают:
- Сотрудников, которые приобрели соответствующую частную страховку долгосрочного ухода до 1 ноября 2021 года
- Сотрудников, проживающих за пределами Вашингтона
- Супругов или партнеров по гражданскому союзу военнослужащих действительной службы США
- Военнослужащих действительной службы, занятых на гражданской должности
- Держателей неиммиграционных виз с временным разрешением на работу — с 1 января 2026 года это освобождение стало автоматическим, а значит работодатели по умолчанию должны прекратить удержание для таких сотрудников, если только сотрудник сам не решит участвовать в программе
Это последнее изменение — одно из наиболее значимых обновлений 2026 года. Если в вашем штате есть держатели виз с временным разрешением на работу, проверьте текущее удержание прямо сейчас: возможно, вы излишне удерживаете взносы с сотрудников, которые отныне освобождены от них автоматически, — и в любом случае вам понадобится подтверждающая документация.
Важное ограничение: вы не можете задним числом компенсировать взносы, которые не удержали из прошлых расчетных листков сотрудника, не имеющего права на освобождение, просто пропустив будущие удержания. Пропущенные взносы являются обязательством работодателя и взыскиваются в рамках обычной квартальной отчетности.
Как и когда перечислять взносы
Отчетность по WA Cares следует тому же квартальному циклу, что и оплачиваемый семейный и медицинский отпуск, — один сводный отчет, подаваемый через Департамент занятости и социального обеспечения (ESD), охватывает обе программы (а для большинства работодателей — еще и отчетность по страхованию по безработице). Сроки подачи следующие:
| Квартал | Отчетный период | Срок подачи |
|---|---|---|
| Q1 | Янв.–март | 30 апреля |
| Q2 | Апр.–июнь | 31 июля |
| Q3 | Июль–сент. | 31 октября |
| Q4 | Окт.–дек. | 31 января |
Каждый отчет требует указания заработной платы, отработанных часов и удержанных за квартал взносов. За опоздание или неполные отчеты предусмотрены штрафы по уровням — $25, $75 или $250 в зависимости от серьезности нарушения — плюс 1% ежемесячных пени на любую неуплаченную сумму взноса. Отсутствующий отчет считается просроченным и может заблокировать получение вашего обычного уведомления о налоговой ставке, что создает дополнительные сложности при подаче не связанных с этим отчетов.
Что изменится для сотрудников начиная с июля 2026 года
Понимание того, как устроена сторона выплат, поможет вам ответить на вопросы, которые неизбежно возникнут у ваших сотрудников теперь, когда фонд действительно начал выплачивать пособия.
Начиная с июля 2026 года имеющие право работники могут получить до $36,500 пожизненных пособий по долгосрочному уходу (эта сумма индексируется и со временем растет с учетом инфляции). Пособие можно использовать на широкий спектр услуг: услуги профессиональных помощников по уходу на дому, выплаты квалифицированному члену семьи (включая супруга/супругу), который осуществляет уход, модификацию жилья — поручни и пандусы, доставку питания, медицинский транспорт и вспомогательное оборудование.
Чтобы получить право на пособие, работник должен преодолеть два отдельных порога:
- Порог по взносам. Существует три пути: уплачивать взносы не менее 10 лет для получения полного пожизненного доступа; уплачивать взносы в течение 3 из последних 6 лет на момент подачи заявления для полного доступа; либо, для работников, родившихся до 1 января 1968 года, получать пропорциональные 10% от пособия за каждый год уплаты взносов (примерно $3,650 за каждый засчитываемый год), поскольку у более возрастных работников меньше времени, чтобы достичь стандартных порогов до того, как им понадобится уход.
- Порог по потребности в уходе. У заявителя должна быть подтверждена необходимость в физической помощи как минимум по трем видам повседневной активности — таким как купание, одевание, прием пищи, прием лекарств или передвижение.
После одобрения фонд оплачивает услуги поставщиков напрямую — получателю не нужно заниматься оформлением документов на возмещение расходов. Также новое для 2026 года: работники, переезжающие из Вашингтона после уплаты взносов не менее трех лет (с отработкой 500+ часов за каждый засчитываемый год), могут сохранить право на пособие в переносимой форме, если оформят это в течение года после отъезда из штата, — деталь, о которой стоит упомянуть, если у вас есть сотрудники, переезжающие в другой штат.
Чек-лист соответствия требованиям на этот квартал
- Убедитесь, что ваша система расчета зарплаты удерживает 0.58% от валовой заработной платы без верхнего предела для каждого сотрудника, чья работа локализована в Вашингтоне
- Проверьте список имеющихся у вас писем об освобождении от уплаты — сверьте его с сотрудниками, для которых вы прекратили удержание
- Если среди ваших сотрудников есть держатели временных рабочих виз, проверьте, применяется ли к ним автоматическое освобождение с января 2026 года, и при необходимости скорректируйте удержание
- Убедитесь, что ваш сводный отчет за второй квартал 2026 года (заработная плата, часы, взносы по WA Cares и оплачиваемому отпуску) подан до 31 июля
- Проинформируйте вашего специалиста по кадрам или расчету зарплаты о стороне выплат в этой программе — ожидайте вопросов от сотрудников теперь, когда выплаты начались
Ведите записи по расчету заработной платы в порядке
Программы, подобные WA Cares, служат напоминанием о том, что соблюдение требований по расчету заработной платы — не разовая настройка, а постоянное обязательство с меняющимися ставками, новыми категориями освобождения и квартальными сроками, которые сдвигаются по мере развития программы. Beancount.io предоставляет учет в виде обычного текста, дающий вам четкую, версионируемую запись каждого обязательства по заработной плате и каждого перечисления, поэтому сверка того, что вы удержали, с тем, что вы были должны штату, никогда не превращается в гадание. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и разбирающиеся в финансах владельцы бизнеса предпочитают учет, который можно по-настоящему проверить.