Донор выписывает чек на 50 000 долларов, предназначенный для программы по повышению грамотности детей. Восемнадцать месяцев спустя эти деньги незаметно профинансировали расширение здания. Исполнительный директор принял это решение. Правление утвердило бюджет, не поинтересовавшись, куда на самом деле пошли деньги. Когда донор узнал об этом, он не просто потребовал возврата средств — он подал в суд и выиграл дело.
Никто из членов этого правления не считал, что делает что-то не так. Они доверяли своим сотрудникам, приходили на собрания и подписывали отчеты, которые не читали полностью. В этом и заключается проблема. Служба в правлении некоммерческой организации — это не почетное звание, которое вы добавляете в резюме; это юридическая роль с серьезными финансовыми последствиями, и «я не знал» редко является защитой, которую суд примет.
Если вы состоите в правлении некоммерческой организации или думаете присоединиться к нему, понимание ваших фидуциарных обязанностей — это не факультативное домашнее задание. Это разница между защитой миссии организации и превращением в ответчика.
Что на самом деле означает «фидуциарная обязанность»
Фидуциар — это лицо, которое по закону обязано действовать в наилучших интересах другой стороны — в данном случае, некоммерческой организации и общества, которому она служит, а не в угоду собственному удобству, эго или связям члена правления. В каждом штате признаются три основные обязанности, которые возникают в момент принятия должности в правлении:
Обязанность проявлять должную осмотрительность
Это обязанность «присутствовать и проявлять внимание». Она требует от директоров проявлять тот же уровень суждения и усердия, который обычно проявляет разумный человек в своих собственных делах. На практике это означает:
- Чтение материалов совета до собрания, а не во время него
- Задавание вопросов, когда что-то в финансовых отчетах не сходится
- Регулярное посещение собраний, чтобы быть в курсе происходящего
- Понимание программ организации, источников дохода и основных рисков
Обязанность проявлять должную осмотрительность не требует от членов правления быть бухгалтерами. Она требует от них замечать, когда цифры выглядят неверно, и выяснять причины, а не просто ставить печать.
Обязанность лояльности
Эта обязанность требует от членов правления ставить интересы организации выше своих собственных. Конкретно это означает:
- Раскрытие любых финансовых или личных связей с поставщиком, подрядчиком или обсуждаемой сделкой
- Самоотвод от голосования в случае конфликта интересов
- Никогда не использовать доступ к правлению для направления контрактов, рабочих мест или пожертвований себе или членам семьи
- Сохранение конфиденциальной информации в тайне
Обязанность лояльности — это источник большинства реальных скандалов. Член правления, чья компания получает контракт без конкурса от некоммерческой организации, которой он управляет, или чей родственник нанимается без обычного процесса, является проблемой с точки зрения обязанности лояльности — даже если сама работа выполнена качественно.
Обязанность соблюдения
Эта обязанность специфична для некоммерческих организаций: директора должны обеспечить, чтобы организация оставалась верной своей заявленной миссии, следовала своим собственным уставам и соблюдала законы, регулирующие деятельность организаций, освобожденных от налогов. Расходование целевых пожертвований на несвязанные цели — например, расширение здания за счет фонда грамотности, как в примере выше — является классическим нарушением обязанности соблюдения и может поставить под угрозу статус организации как освобожденной от налогов, в дополнение к любому судебному иску.
Финансовый надзор: где пересекаются все три обязанности
Из всех обязанностей правления, финансовый надзор является тем местом, где забота, лояльность и соблюдение пересекаются наиболее прямо — и где правления чаще всего сталкиваются с проблемами. Вам не нужна степень в области финансов, чтобы выполнять эту обязанность, но вам необходима система для активного взаимодействия с цифрами, а не для пассивного их получения.
Анализируйте финансовую отчетность серьезно
Как минимум, правления должны просматривать ежеквартальные финансовые отчеты: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках в сравнении с бюджетом и сводку движения денежных средств. Если ваша организация имеет нестабильные доходы или быстро масштабируется, настаивайте на ежемесячных обзорах. Цель состоит не в том, чтобы запоминать каждую статью, а в том, чтобы уловить нелогичную тенденцию до того, как она превратится в кризис.
Полезная привычка: каждый пакет документов для правления должен включать простой, написанный понятным языком «обзор рисков» — одну страницу, указывающую на что-либо необычное в движении денежных средств, расходах по программам или статусе соответствия. Если ваша организация не предоставляет такой документ, запросите его.
Исследуйте отклонения бюджета
Не позволяйте фразе «мы немного превысили бюджет по этой категории» пройти без последующего вопроса. Спросите:
- Где мы превысили или недовыполнили бюджет, и на сколько?
- Является ли отклонение благоприятным (больше доходов, меньше расходов) или неблагоприятным?
- Что конкретно это объясняет?
Крупные, необъяснимые отклонения часто являются первым видимым признаком проблемы с прогнозированием, управленческой проблемы или — в худших случаях — мошенничества. Правления, которые относятся к анализу «бюджет-факт» как к формальности, чаще всего оказываются застигнутыми врасплох.
Знайте свое положение с резервами
Спросите, поддерживает ли организация операционный резерв — фонд «на черный день», рассчитанный на покрытие определенного количества месяцев операционных расходов, если доходы остановятся. Многие некоммерческие организации ориентируются на три-шесть месяцев. Если у вашей организации вообще нет политики резервов, это пробел в управлении, который стоит поднять, а не игнорировать.
Прочитайте Форму 990 до ее подачи
Форма 990 Налогового управления США (IRS) является общедоступным документом — любой может ознакомиться с ней и увидеть, как ваша организация расходует средства, выплачивает вознаграждения руководителям и управляет конфликтами интересов. Правления должны получать и проверять заполненную Форму 990 до ее подачи, а не после. Сама форма задает прямые вопросы о том, имеет ли организация письменную политику по предотвращению конфликтов интересов и как она применяется, что означает, что небрежная или отсутствующая политика видна как спонсорам, так и контролирующим органам и журналистам.
Разработайте реальную письменную политику по предотвращению конфликтов интересов
Политика по предотвращению конфликтов интересов — это не формальность, а юридическая защита. Эффективная политика:
- Определяет, что считается конфликтом (финансовая заинтересованность, семейные связи, конкурирующая организация и т. д.)
- Требует ежегодного письменного раскрытия информации от каждого директора, должностного лица и ключевого сотрудника.
- Требует отвода от обсуждения и голосования по вопросам, где существует конфликт.
- Требует, чтобы незаинтересованные члены правления оценивали, является ли сделка действительно справедливой по отношению к организации.
Многие организации также принимают конкретное правило, запрещающее ближайшим родственникам сотрудника занимать должности председателя правления или казначея — небольшое структурное исправление, которое закрывает очевидную лазейку.
Когда на правления подают в суд
Это не гипотетическое нагнетание рисков. Суды привлекали директоров некоммерческих организаций к личной ответственности за финансовые злоупотребления — включая случай, когда директора были признаны нарушившими свою обязанность проявлять должную осмотрительность просто бездействуя после того, как стало очевидно, что должностные лица организации неэффективно управляли средствами, что привело к многомиллионному судебному решению против них. В других случаях правления, которые допускали перенаправление целевых пожертвований на несвязанные цели, были напрямую поданы в суд донором на полную сумму плюс проценты.
Существует также более узкая, но очень реальная ответственность: если некоммерческая организация не уплачивает налоги с заработной платы, Налоговое управление США (IRS) может лично преследовать «ответственных лиц» за неуплаченную сумму — категория, которая может включать казначея или любого члена правления, который осуществляет реальный контроль над финансами, а не только оплачиваемый персонал.
Общая черта почти каждого случая: правление не делало ничего намеренно плохого. Они просто перестали задавать вопросы.
Простой стандарт, которого следует придерживаться
Вам не нужно становиться бухгалтером организации. Вы должны быть в состоянии ответить на эти вопросы в любой момент:
- Понимаю ли я простыми словами, как эта организация зарабатывает и тратит деньги?
- Я действительно прочитал последнюю финансовую отчетность или просто пробежал по сводке?
- Знаю ли я, соблюдаем ли мы бюджет, и если нет, то почему?
- Раскрыл ли я все свои связи, которые могли бы выглядеть как конфликт интересов?
- Мог бы я спокойно объяснить эту операцию репортеру, донору или судье?
Если какой-либо ответ вызывает у вас беспокойство, это момент, чтобы высказаться — а не после того, как аудит обнаружит проблему за вас.
Ведите учет достаточно чисто, чтобы действительно осуществлять надзор
Эффективное управление правлением зависит от качественной базовой отчетности. Казначей или бухгалтер, работающий с запутанными электронными таблицами или непрозрачным инструментом учета, значительно усложняет правлению выполнение своих обязанностей по надлежащей осмотрительности — вы не сможете задать острый вопрос о цифре, которую не можете отследить до ее источника. Beancount.io предлагает учет в виде простого текста, который обеспечивает некоммерческим организациям полную прозрачность и аудируемую историю каждой транзакции, без привязки к поставщику и без скрытой логики между бухгалтерской книгой и отчетом, который видит правление. Начните бесплатно и предоставьте своему правлению такую финансовую прозрачность, которую действительно требует фидуциарная обязанность.