Если ваш бизнес подает формы 1099, система, которую вы используете для их отправки в IRS, будет полностью отключена. 31 декабря 2026 года — последний день, когда система IRS FIRE будет принимать отчетность. 1 января 2027 года она навсегда прекратит работу — без льготного периода, без поэтапного внедрения, без исключений для отстающих, которые собирались заняться этим позже.
Для многих малых предприятий и бухгалтеров, которые подают отчетность от их имени, это легко упустить из виду. Система FIRE незаметно обрабатывает информационные декларации с 1980-х годов, и большинство подателей вспоминают о ней только раз в год, в январе, когда приближаются сроки подачи форм 1099-NEC и W-2. В этом и заключается проблема: если вы будете ждать до января 2027 года, чтобы разобраться с новой системой, вы уже опоздаете.
Что на самом деле меняется
FIRE (Filing Information Returns Electronically — Электронная подача информационных деклараций) — это система, используемая предприятиями и передатчиками в течение десятилетий для электронной подачи форм 1099, W-2 и других информационных деклараций непосредственно в IRS. Она работает, но ее возраст дает о себе знать — ограничения на размер файлов являются весьма строгими, и если одна запись в пакете содержит ошибку, часто приходится исправлять и повторно отправлять весь файл, а не только ошибочную запись.
IRIS (Information Returns Intake System — Система приема информационных деклараций) — это современная замена от IRS, уже работающая и обрабатывающая весь ряд форм 1099. Она является веб-ориентированной, использует данные в формате XML, проверяет декларации в режиме реального времени при их подаче, поддерживает файлы до 250 МБ и — что крайне важно — позволяет исправлять отдельные записи вместо повторной отправки всего пакета.
График в общих чертах:
- Отчетность за 2025 налоговый год (подается в начале 2026 года): последние декларации, которые будет обрабатывать FIRE.
- 31 декабря 2026 года: FIRE будет окончательно выведена из эксплуатации.
- Отчетность за 2026 налоговый год (срок подачи в январе 2027 года): должна быть подана через IRIS. Альтернатив не будет.
Почему это застает малые предприятия врасплох
Механика перехода гораздо более разрушительна, чем просто "войти на другой веб-сайт". Вот несколько особенностей, которые сбивают людей с толку:
Ваши учетные данные FIRE не переносятся. Вам потребуется новый, специфичный для IRIS Код управления передатчиком (TCC) — старый TCC FIRE недействителен в новой системе. Для его получения необходимо создать учетную запись в IRS e-Services, подтвердить свою личность через ID.me и подать заявку на TCC. Собственная проверка пригодности IRS занимает минимум 45 дней, а если добавить к этому проверку личности и настройку учетной записи, весь процесс может растянуться на два-три месяца.
Соотнесите это с календарём: если вы начнете в октябре или ноябре 2026 года, вы можете не получить одобренный TCC к 31 января 2027 года — сроку подачи 1099-NEC и W-2. В этот момент вы не будете выбирать между FIRE и IRIS; вы будете выбирать между подачей с опозданием и подачей на бумаге, и оба варианта влекут за собой собственные штрафы.
Поля с именами должны быть разделены. IRIS требует указывать имя и фамилию в отдельных полях, а не в одной объединенной строке. Если ваше бухгалтерское программное обеспечение или шаблон таблицы всегда экспортировали "Джон Смит" как одно поле, это несоответствие может привести к отклонению отчетности или штрафным уведомлениям — не потому, что данные неверны, а потому, что они не соответствуют формату, ожидаемому новой системой.
Штаты — отдельная проблема. Многие штаты по-прежнему полагаются на формат FIRE для своих собственных программ подачи информационных деклараций. Если вы подаете отчетность как в штат, так и в IRS, вам может потребоваться некоторое время выполнять два разных процесса параллельно — IRIS на федеральном уровне, и формат FIRE в каждом штате — пока штаты не перейдут на следующий этап со своей стороны.
Порог для электронной подачи уже низок. С 1 января 2024 года порог для обязательной электронной подачи составляет всего 10 информационных деклараций в год, подсчитанных в совокупности по всем типам форм — 1099, W-2 и другим вместе, а не по каждой форме отдельно. Многие малые предприятия, которые считали электронную подачу необязательной, потому что они выдают "всего несколько 1099", на самом деле давно превысили этот порог, если суммировать все типы деклараций. Если вы обязаны подавать отчетность в электронном виде и вместо этого подаете на бумаге без одобренного освобождения, штраф за несоблюдение электронной подачи составляет до 340 долларов за декларацию, применяемый к количеству деклараций сверх порога в 10 деклараций.
Что делать и когда
У вас есть примерно шесть месяцев до того, как это станет срочным. Вот разумный порядок действий:
- Подтвердите, обязаны ли вы подавать отчетность в электронном виде. Суммируйте все информационные декларации, которые ваш бизнес подает в год — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, всё. Если общая сумма составляет 10 или более, электронная подача не является необязательной, и после закрытия FIRE это придется делать через IRIS.
- Начните подачу заявки на TCC сейчас, а не осенью. Учитывая минимальный 45-дневный период рассмотрения (и, в реальности, 2-3 месяца с учетом проверки ID.me), начало в третьем квартале 2026 года — это последний безопасный период, если вы хотите быть готовыми к подаче отчетности задолго до крайнего срока в январе 2027 года.
- Проверьте, как ваше бухгалтерское или расчетное программное обеспечение экспортирует имена и данные. Если вы используете бухгалтерское ПО, поставщиков услуг по расчету заработной платы или службу подачи отчетности, напрямую спросите, реализовали ли они поддержку IRIS и разделяют ли ваши записи имена и фамилии чисто. Это хороший момент для общей очистки записей поставщиков и сотрудников — непоследовательное форматирование имен является частой причиной отклонения отчетности даже вне этого перехода.
- Если вы подаете отчетность в каком-либо штате, который все еще использует формат на основе FIRE, планируйте двойную подачу в течение переходного периода, а не предполагайте, что одна система удовлетворит как федеральные, так и государственные требования.
- Если вы пользуетесь сторонней службой подачи отчетности или это делает ваш бухгалтер, не предполагайте, что это будет обработано автоматически — явно подтвердите, что они осведомлены о прекращении работы системы и имеют план для вашего аккаунта.
Почему чистые записи облегчают этот процесс
Независимо от того, какую систему использует IRS, подача информационных деклараций будет настолько безболезненной, насколько упорядочен ваш основной бухгалтерский учет. Если записи о поставщиках и подрядчиках разбросаны по счетам-фактурам, электронным таблицам и переписке, разделение поля имени или сверка общей суммы платежа с формой 1099 превращается в лихорадочную работу каждый январь. Если же они последовательно отслеживаются в течение года — имена поставщиков, идентификационные номера налогоплательщиков и общие суммы платежей фиксируются по мере совершения транзакций — создание точных информационных деклараций для любой платформы, требуемой IRS, в основном сводится к экспорту того, что у вас уже есть.
Держите свои записи готовыми к любым будущим изменениям IRS
Капитальные изменения систем подачи отчетности, такие как переход от FIRE к IRIS, — это именно те изменения, которые наказывают предприятия с беспорядочным учетом и вознаграждают предприятия с упорядоченным. Beancount.io предоставляет вам учет в виде обычного текста с контролем версий, поэтому каждая запись о платежах поставщикам и подрядчикам структурирована и поддается аудиту задолго до сезона подачи отчетности — не нужно срочно переформатировать данные, когда IRS меняет правила игры. Начните бесплатно и держите свои записи готовыми к любым будущим изменениям.