Se você tem funcionários em Vermont ou Nova York e atualmente não oferece um plano de aposentadoria, o estado agora espera que você tome uma atitude — e o prazo já passou para muitos empregadores.
No primeiro semestre de 2026, dois programas estaduais de auto-IRA atingiram suas principais datas de implementação com poucas semanas de diferença. O Vermont Saves passou a cobrir empregadores com pelo menos cinco funcionários até 1º de julho de 2026, enquanto o New York Secure Choice Savings Program foi implementado em três fases, terminando em 15 de julho de 2026. Se você perdeu o aviso na sua caixa de entrada da folha de pagamento, você não está sozinho: pesquisas mostram consistentemente que mais da metade dos proprietários de pequenas empresas não sabem que seu estado tem um mandato — até chegar um aviso de penalidade.
Este guia detalha o que o Vermont Saves e o New York Secure Choice realmente exigem, o que "nenhum custo para o empregador" realmente significa para o seu fluxo de trabalho de folha de pagamento e como permanecer em conformidade sem transformar seus livros em uma bagunça.
O Que São os Auto-IRAs Estaduais e Por Que Eles Existem Agora
Cerca de 56 milhões de trabalhadores do setor privado nos EUA não têm como economizar para a aposentadoria no trabalho. Para preencher essa lacuna, os estados criaram programas de auto-IRA — acordos de IRA Roth administrados pelo estado, nos quais o empregador é obrigado apenas a facilitar os descontos na folha de pagamento. Você não patrocina um plano, não faz contribuições de contrapartida e não atua como fiduciário.
Como funciona na prática:
- Você se registra no portal do estado ou certifica que já oferece um plano qualificado (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Funcionários elegíveis são automaticamente inscritos com uma taxa de contribuição padrão. Eles podem optar por sair, alterar a taxa ou voltar a qualquer momento.
- Você retém a porcentagem escolhida do salário e a repassa ao administrador do programa estadual. Esse é seu principal dever contínuo.
Até o final de 2026, 19 estados, mais a cidade de Nova York, Seattle e Filadélfia, terão regras semelhantes em vigor. Vermont e Nova York são simplesmente os que mais impactaram os pequenos empregadores na leva de julho de 2026.
Vermont Saves: Quem Está Coberto e Quando
O Vermont Saves — também conhecido como VTSaves — foi sancionado como o Projeto de Lei 135 do Senado e é administrado pelo Gabinete do Tesoureiro do Estado de Vermont. A Vestwell administra as contas do dia a dia. Foi lançado como projeto piloto em outubro de 2024 e aberto a todos os empregadores elegíveis em 1º de dezembro de 2024.
Limite para empregadores
Qualquer empregador em Vermont que tenha tido cinco ou mais funcionários em qualquer momento no ano civil e não ofereça um plano de aposentadoria qualificado deve se registrar. Em 2026, o programa está se expandindo ainda mais: as emendas adotadas no início de 2026 estendem o mandato para empregadores com apenas dois funcionários no final do ano, portanto, até microempresas devem acompanhar seu número de funcionários.
Se você já oferece um 401(k), SEP, SIMPLE ou outro plano qualificado aos seus funcionários em Vermont, você está isento — mas ainda precisa certificar essa isenção no portal do VTSaves.
Prazos por fases
O estado escalonou os prazos por tamanho do empregador:
- 25 ou mais funcionários: 1º de janeiro de 2026
- 5 a 14 funcionários: 1º de julho de 2026
- Empregadores menores: datas contínuas até o final de 2026, à medida que a expansão para dois funcionários entra em vigor
Mais de 1.000 empregadores de Vermont já tinham se inscrito no início de 2025, de acordo com o gabinete do Tesoureiro, mas muitas empresas de 5 a 14 funcionários atingiram seu primeiro prazo em julho.
Como funcionam as contribuições
- Tipo de conta: IRA Roth por padrão. Os funcionários podem optar por um IRA tradicional, mas são responsáveis por confirmar sua própria elegibilidade e limites de contribuição do IRA com o IRS.
- Taxa padrão: 5% do salário bruto, dedutível após o cálculo dos impostos sobre a folha de pagamento.
- Ajuste automático: A taxa aumenta 1 ponto percentual a cada mês de janeiro, até 8%, a menos que o funcionário opte por não aumentar ou escolha uma taxa diferente.
- Investimentos: Se o funcionário não escolher, o dinheiro vai para um fundo de data-alvo baseado na idade. Um menu de outras opções está disponível.
- Acesso: Como é um IRA Roth, os funcionários podem retirar suas contribuições principais a qualquer momento sem impostos ou penalidades sob as regras do Roth. Os ganhos estão sujeitos às regras normais de retirada do Roth.
Os empregadores não contribuem. Não há contrapartida do empregador e nenhuma taxa do empregador para participar.
Penalidades em Vermont
Vermont definiu uma penalidade inicial modesta para levar os empregadores a se registrarem e depois programou um aumento. Até 30 de setembro de 2026, a penalidade máxima é de US 75 por funcionário elegível. As penalidades incidem por falha em se registrar ou facilitar descontos, não por seus funcionários optarem por poupar ou não.
New York Secure Choice: Três Fases Terminando em Julho de 2026
O New York Secure Choice, criado pelo Artigo 43 da Lei de Negócios Geral e que passou de voluntário para obrigatório em 2021, é a versão do estado para trabalhadores do setor privado sem um plano no local de trabalho. Após vários anos de atrasos, o programa entrou em plena operação no início de 2026.
Quem deve participar
Você está coberto se for um empregador do setor privado — incluindo organizações sem fins lucrativos — que:
- Teve 10 ou mais funcionários em Nova York em todos os momentos durante o ano civil anterior,
- Está no mercado há pelo menos dois anos, e
- Não oferece um plano de aposentadoria qualificado.
Menos de 10 funcionários ou menos de dois anos no mercado? Você está isento por enquanto, mas ainda precisa acessar o portal Secure Choice e certificar sua isenção usando seu código de acesso e EIN. Ignorar o aviso não o faz desaparecer — o estado rastreia os que não respondem separadamente dos que não se inscrevem.
Prazos por tamanho
A implementação de Nova York foi explicitamente escalonada:
- 30 ou mais funcionários: Registro ou certificação até 18 de março de 2026
- 15 a 29 funcionários: 15 de maio de 2026
- 10 a 14 funcionários: 15 de julho de 2026
A data de julho foi a que acabou de incluir os menores empregadores cobertos. Se você está nessa faixa e ainda não se registrou, já está em atraso.
Como funcionam as contribuições
- Tipo de conta: IRA Roth com inscrição automática. Os funcionários podem optar por sair ou ajustar a qualquer momento.
- Taxa padrão: 3% dos salários brutos. Os funcionários podem aumentar, diminuir ou zerar, sujeitos aos limites federais do IRA (US 8.000 para maiores de 50 anos).
- Prazo de inscrição: Novos contratados devem ser inscritos dentro de 30 dias após a contratação se forem elegíveis e não tiverem optado por sair.
- Papel do empregador: Facilitar os descontos na folha, repassá-los ao programa, distribuir as informações do programa estadual aos funcionários e manter registros. Você não escolhe investimentos nem dá conselhos.
Penalidades em Nova York
A estrutura de penalidades tem sido um alvo móvel, o que explica por que alguns proprietários presumiram que a aplicação não era real. As orientações atuais dos administradores do programa e consultores de conformidade são claras: após avisos, as penalidades são de US 1.000 por funcionário para anos subsequentes de falha contínua em alguns cronogramas propostos. Mesmo se você discordar dos números finais, o mecanismo de aplicação está ativo — o portal cruza dados de empregadores certificados como isentos e registrados com os registros fiscais estaduais.
Para contexto, o programa semelhante da Califórnia usa multas progressivas a partir de US 500 após 90 dias de não conformidade contínua, e Illinois espelha essa abordagem. Espere que o quadro final de Nova York fique na mesma faixa.
O Que "Nenhum Custo para o Empregador" Realmente Significa
"Grátis" é verdade para as taxas do plano, mas não para o seu tempo. Aqui está o que planejar:
Configuração única:
- Registre-se em VTSaves.vermont.gov ou NYSecureChoice.com, ou certifique sua isenção se já oferecer um plano.
- Forneça informações básicas da folha de pagamento: EIN, lista de funcionários, frequência de pagamento. Ambos os programas oferecem integrações diretas com Gusto, QuickBooks Payroll, ADP e outros provedores — usar a integração evita erros de upload manual.
- Distribua o pacote de informações ao funcionário do estado. Você pode entregar ou enviar por e-mail; não reescreva.
Trabalho contínuo na folha:
- Adicione um código de dedução Roth pós-imposto ao seu sistema de folha de pagamento. Isso não é uma dedução de 401(k) pré-imposto — não deve reduzir os salários tributáveis federais ou estaduais.
- Retenha a porcentagem padrão ou escolhida a cada período de pagamento e repasse no cronograma do estado, normalmente junto com seu ciclo normal de folha. Remessas atrasadas são tratadas como depósitos atrasados de dinheiro do funcionário, então a pontualidade importa, mesmo não sendo ERISA.
- Lide com opt-outs, mudanças de taxa e inscrições de novos contratados dentro do prazo. Os funcionários podem mudar sua taxa a qualquer momento pelo portal do estado; você aplica o que o portal mandar reter.
O que você não deve fazer:
- Não dê conselhos de investimento nem oriente os funcionários a permanecerem ou optarem por sair. Entregue os materiais oficiais e deixe-os decidir.
- Não trate os valores retidos como seu dinheiro. São salários de funcionários sendo direcionados a um IRA. Segure-os apenas pelo tempo que seu provedor de folha exigir antes do repasse.
A Contabilidade: Como Manter seus Livros Limpos
É aqui que muitos pequenos empregadores tropeçam, porque o software de folha de pagamento faz a dedução parecer qualquer outra retenção, mas seu razão geral precisa contar a história corretamente.
1. É um passivo, não uma despesa
Quando você retém 5% para o Vermont Saves ou 3% para o New York Secure Choice, você não está incorrendo em um novo custo. Você já incorreu na despesa salarial quando processou a folha.
- Na folha: Debite Despesas com Salários pelo bruto total, credite Caixa pelo cheque líquido, credite Passivos de Folha: Estado Auto-IRA a Pagar pelo valor retido (junto com suas outras retenções).
- Na remessa: Debite Passivos de Folha: Estado Auto-IRA a Pagar, credite Caixa ao transmitir para a Vestwell ou o administrador do programa de Nova York.
Se você contabilizar a remessa como despesa, contará salários em dobro e subestimará o lucro.
2. Mantenha fora das suas contas de despesas de aposentadoria
Não lance essas deduções em "Despesas com Plano de Aposentadoria" ou "Contrapartida do Empregador 401(k)". Essas contas devem refletir apenas dinheiro que você realmente contribuiu como empregador. As retenções de auto-IRA são financiadas pelo funcionário por definição. Uma conta de passivo separada — por exemplo, Passivos: Folha: VTSaves e Passivos: Folha: NYSecureChoice — mantém a conciliação simples e seu DRE honesto.
3. Concilie como qualquer outra retenção
Seu provedor de folha deve mostrar a dedução em cada holerite e no diário de folha. Mensalmente, reconcilie a conta de passivo: saldo inicial mais total retido menos total remetido deve ser igual ao saldo final, que deve ser zero ou uma pequena diferença de tempo se a data de pagamento cruzar o fim do mês. Se o saldo crescer, você está retendo, mas não repassando.
Na contabilidade em texto puro, esse padrão é satisfatório de capturar — uma única conta de passivo que diz instantaneamente se as deduções de cada período realmente saíram do negócio.
4. Cuidado com os casos de elegibilidade do IRA
Como são IRAs, não planos do empregador, os limites de renda e os tetos de contribuição ainda se aplicam. Um funcionário que ganhe acima do limite de eliminação do Roth IRA ou que já tenha contribuído ao máximo em outro lugar pode fazer uma contribuição excedente por meio do auto-IRA sem perceber. Você não é obrigado a fiscalizar a elegibilidade, mas destacar a linguagem de divulgação do estado sobre os limites do IRA durante a integração é uma gentileza que evita uma dor de cabeça de correção na primavera.
5. Acompanhamento separado se operar em ambos os estados
Se você tem funcionários em Vermont e Nova York, mantenha duas contas de passivo. As taxas de contribuição diferem, os portais diferem e as confirmações de remessa vêm de administradores diferentes. Misturá-los garante um quebra-cabeça de conciliação no final do ano.
Você Deveria Começar um 401(k) em Vez Disso?
Um mandato de auto-IRA tem uma saída deliberada: ofereça um plano qualificado e você está isento. Para muitos pequenos empregadores, a decisão se resume a custo, recrutamento e se você quer contribuir.
Fique com o auto-IRA estadual se:
- Você tem margens apertadas, alta rotatividade ou uma força de trabalho que talvez não valorize um 401(k) ainda, e você quer custo zero ao empregador e exposição fiduciária mínima.
- Você quer a menor carga administrativa enquanto estabiliza o negócio.
Considere um plano privado se:
- Você quer atrair ou reter funcionários com uma contrapartida, ou quer maximizar a economia para a aposentadoria para si como proprietário. Um Solo 401(k), SEP ou SIMPLE IRA pode permitir que você contribua muito mais do que o limite de US 8.000 do IRA.
- Você quer controlar a linha de investimentos, o prazo de aquisição ou as regras de elegibilidade.
- Você prefere um único plano cobrindo funcionários em vários estados, em vez de certificar isenções estado por estado.
Um SIMPLE IRA é o degrau mais comum para empregadores de pequeno porte que superam o auto-IRA: baixo custo inicial, pouca papelada e você pode configurá-lo pela maioria dos provedores de folha. Se você escolher esse caminho antes do prazo estadual, registre sua isenção assim que o plano estiver ativo — a isenção não é retroativa ao dia em que você começou a pesquisar.
Observe que os incentivos federais relacionados também mudaram: o SECURE 2.0 oferece créditos fiscais a pequenos empregadores que iniciarem um novo plano qualificado, o que pode compensar grande parte do custo do primeiro ano. Faça as contas com seu contador antes de presumir que "IRA grátis" vence o "401(k) subsidiado".
Uma Lista de Verificação de Conformidade que Você Pode Executar Esta Semana
Seja você uma empresa de Vermont com seis funcionários ou um estúdio no Brooklyn com doze, os mesmos cinco passos se aplicam:
- Confirme se você está coberto. Você tem funcionários suficientes no estado, está no negócio há tempo suficiente e oferece um plano qualificado? Se não tiver certeza sobre o número de funcionários, conte qualquer pessoa que recebeu salários no estado durante o ano civil — trabalhadores de meio período e sazonais contam em ambos os estados.
- Registre-se ou certifique-se até o prazo. Já passou? Cadastre-se agora. A conformidade tardia ainda é conformidade e para o relógio de penalidades mais rápido do que esperar um aviso.
- Configure a dedução da folha corretamente. Use um código Roth pós-imposto a 5% para Vermont ou 3% para Nova York como padrão inicial, ative o ajuste automático para Vermont se seu provedor suportar e teste um holerite antes da próxima execução completa.
- Entregue o aviso do funcionário e honre as escolhas. Os funcionários têm 30 dias após receberem as informações do programa para optar por sair antes que as deduções comecem. Aplique opt-outs e mudanças de taxa exatamente como o portal do estado refletir — não os substitua na folha.
- Crie o hábito de remessa e conciliação. Transmita as deduções no prazo, guarde as confirmações e reconcilie a conta de passivo mensalmente. Trate retenções não repassadas com a mesma urgência que retenções fiscais não repassadas.
Não Espere o Aviso de Penalidade para Abrir Sua Correspondência
Vermont e Nova York tiveram implementações lentas e depois repentinas. Os anos de piloto e prazos atrasados treinaram os empregadores a pensar "deixamos para depois", e então julho de 2026 tornou "depois" atrasado para as menores empresas — exatamente o grupo com menos capacidade de absorver uma penalidade por funcionário.
A boa notícia é que a solução é estreita: registre-se ou certifique-se, configure um código de dedução na folha e repasse corretamente. Coloque na mesma lista de verificação mensal de fechamento que conciliação bancária e imposto sobre vendas — não como um projeto separado que você fará no "próximo trimestre".
Mandatos pequenos têm o péssimo hábito de se tornarem caros exatamente porque parecem pequenos demais para serem ignorados.
Simplifique Sua Gestão Financeira
Manter-se em dia com deduções, remessas e conciliações mensais é mais fácil quando cada transação vive em um razão transparente e com controle de versão. O Beancount.io oferece contabilidade em texto puro que coloca você no controle dos seus dados financeiros — sem caixas-pretas, sem dependência de fornecedor e pronto para automação. Comece grátis e traga clareza para seus livros.