Se a sua empresa criou um novo plano 401(k) ou 403(b) a qualquer momento após 29 de dezembro de 2022, a fase de lembrete amigável terminou oficialmente. As regras de inscrição automática obrigatória da Lei SECURE 2.0 entraram em vigor para os anos de plano iniciados após 31 de dezembro de 2024; o IRS publicou propostas de regulamento sob a nova Seção 414A do Código da Receita Federal em janeiro de 2025, e o prazo para a alteração do documento do plano que une tudo isso termina em 31 de dezembro de 2026. Perder qualquer parte disto — o piso de 3%, o escalonamento anual de 1%, a alternativa de investimento padrão qualificada, o aviso ao participante, a janela de levantamento permitida — significa que poderá enfrentar um plano desqualificado e a exposição ao imposto especial (excise tax) que o acompanha.
Este guia analisa o que todos os pequenos e médios empregadores precisam de ter definido antes do ano do plano de 2026, o que fazer em relação às isenções e como manter a folha de pagamentos e os documentos do plano sincronizados sem surpresas dispendiosas em 2027.
O Que a Seção 414A Realmente Exige
A Seção 101 da Lei SECURE 2.0 adicionou a Seção 414A ao Código da Receita Federal. A disposição estabelece que qualquer novo plano 401(k) ou plano 403(b) estabelecido após 29 de dezembro de 2022 deve incluir um Acordo de Contribuição Automática Elegível, ou EACA. Um EACA é um tipo específico de inscrição automática definido na anterior Seção 414(w) do IRC, e traz consigo algumas características de design inegociáveis que vão além de uma simples caixa de seleção de exclusão no formulário de inscrição.
Eis o que a lei exige, no mínimo:
- Taxa de diferimento padrão inicial: Entre 3% e 10% da remuneração para o primeiro período de participação do funcionário. A maioria dos patrocinadores do plano escolhe 3% para minimizar o impacto no participante, mas alguns optam por valores mais altos para acelerar a preparação para a reforma.
- Escalonamento anual: Um aumento obrigatório de 1 ponto percentual a cada ano até que o participante atinja um piso de 10% e um teto de 15%. O padrão é escalar de 3% até aos 10% antes de parar, mas pode continuar o escalonamento até 15%.
- Aplicação uniforme: A percentagem padrão deve ser uma percentagem única e uniforme aplicada a todos os funcionários elegíveis que não façam uma eleição afirmativa. Não é possível escalonar os valores padrão por cargo, departamento ou nível de remuneração.
- Investimento QDIA: Na ausência de uma escolha de investimento afirmativa, as contribuições padrão devem ser investidas numa alternativa de investimento padrão qualificada sob o Regulamento DOL 2550.404c-5. Fundos de data-alvo, fundos equilibrados, carteiras modelo e contas geridas profissionalmente são todos qualificados quando estruturados corretamente.
- Janela de levantamento permitida: A Seção 414(w) permite — e o mandato SECURE 2.0 exige — que os participantes possam levantar as contribuições padrão acrescidas de rendimentos no prazo de 90 dias após a primeira contribuição, sem a penalização de 10% por levantamento antecipado. Os documentos do plano devem oferecer esta opção explicitamente.
- Cobertura de funcionários de meio período de longo prazo: O EACA deve abranger todos os funcionários elegíveis, incluindo os funcionários LTPT que a Lei SECURE 1.0 e a SECURE 2.0 introduziram progressivamente para a elegibilidade de diferimento eletivo.
O IRS confirmou nas propostas de regulamento publicadas em 10 de janeiro de 2025 que as regras se tornam operacionalmente aplicáveis para os anos de plano que comecem pelo menos seis meses após a publicação dos regulamentos finais. Espera-se que os regulamentos finais surjam em meados de 2026, o que significa que a maioria dos patrocinadores de planos deve planear em torno do ano civil do plano de 2026 para uma postura de conformidade limpa.
Quem Está Realmente Isento — e Quem Apenas Pensa Que Está
A lista de isenções é curta e fácil de interpretar incorretamente. A Seção 414A aplica-se a todos os novos planos 401(k) e 403(b), a menos que o plano se enquadre num de cinco grupos:
Planos Pré-existentes
Qualquer plano 401(k) ou 403(b) que tenha sido estabelecido antes de 29 de dezembro de 2022 está protegido pela cláusula de anterioridade (grandfathered). "Estabelecido" significa que o plano foi adotado e entrou em vigor antes dessa data. A simples reformulação de um plano pré-existente num novo documento pré-aprovado, ou a sua fusão noutro plano pré-existente, não quebra a proteção. A criação de um plano totalmente novo após 29 de dezembro de 2022 — mesmo que seja do mesmo grupo controlado — aciona a Seção 414A.
Planos em Existência há Menos de Três Anos
Uma nova empresa que adote um plano 401(k) no seu primeiro ano tem um prazo de três anos. A exigência do EACA começa no primeiro dia do primeiro ano do plano que se inicie após a empresa ter completado três anos de existência. Isto protege as startups em fase inicial do fardo administrativo durante a sua fase inicial frágil.
Planos Governamentais
Planos mantidos por governos estaduais e locais estão fora, assim como a maioria dos planos de subdivisões e agências políticas. O Thrift Savings Plan federal também está fora do âmbito.
Planos 401(k) SIMPLE
Planos que atendem aos requisitos do SIMPLE 401(k) sob a Seção 401(k)(11) do IRC estão isentos. O mesmo se aplica aos IRAs SIMPLE, que, para começar, não são planos 401(k).
Planos de Pequenos Empregadores com Menos de 10 Funcionários
Se o empregador normalmente emprega menos de 10 funcionários, o mandato EACA não se aplica. O limite de 10 funcionários é medido usando as mesmas regras de contagem de pessoal que se aplicam à cobertura de continuidade COBRA sob a Seção 54.4980B-2 Q&A-5 do Regulamento do Tesouro. Contar as cabeças corretamente é fundamental: funcionários de meio período contam de forma fracionada, e o teste analisa o ano civil anterior, de modo que uma empresa em crescimento pode ultrapassar o limite no meio do ano sem perceber.
A armadilha na qual a maioria dos patrocinadores cai é presumir que uma isenção é permanente. A exclusão de três anos para novos negócios desaparece no momento em que você ultrapassa o limite. A isenção para pequenos empregadores desaparece assim que você contrata seu décimo equivalente em tempo integral. Assim que a exclusão termina, o EACA deve estar em vigor até o primeiro dia do próximo ano do plano.
Escrituração Contábil e Integração de Folha de Pagamento: Onde a Maioria dos Planos Falha
O padrão de falha de conformidade raramente é a falta de um documento de plano — é um sistema de folha de pagamento que não executa de fato o que o documento do plano diz. Uma escrituração contábil precisa desde o primeiro período de pagamento após a entrada em vigor do EACA evita pesadelos posteriores com o IRS, o Departamento de Trabalho (DOL) e seus próprios participantes.
Três peças operacionais merecem atenção especial:
Codificação de diferimento padrão na folha de pagamento. Cada nova contratação que atinge a data de elegibilidade do plano deve ter um diferimento 401(k) pré-imposto de 3% (ou superior, se você assim escolheu) codificado automaticamente em seu primeiro contracheque, a menos que tenha feito uma escolha afirmativa. A maioria das plataformas HRIS modernas — Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday — suporta isso nativamente, mas a chave raramente está ativada por padrão. Audite seu sistema de folha de pagamento antes do início do ano do plano para confirmar se o código de dedução correto está mapeado para o código de vencimento correto.
Execução da escalada anual. Uma vez que um participante é inscrito automaticamente, sua taxa de diferimento deve aumentar 1 ponto percentual no início de cada ano do plano até atingir pelo menos 10%. Isso requer uma regra recorrente na folha de pagamento, não um lançamento contábil manual. Erre nisso e você terá um problema de contribuição corretiva com ajustes de rendimentos — tanto caro quanto embaraçoso.
Contabilidade de saques permitidos. Quando um participante opta por fazer o saque permitido de 90 dias, você deve devolver suas contribuições mais os rendimentos, tratar a distribuição como renda ordinária no ano recebido e não aplicar a penalidade de 10% por saque antecipado sob a Seção 72(t) do IRC. O participante recebe um Formulário 1099-R com o código de distribuição apropriado. Seu mantenedor de registros lida com a mecânica, mas seu sistema de folha de pagamento precisa interromper o diferimento de agora em diante e seu sistema contábil precisa rastrear o cronograma.
Patrocinadores de planos que mantêm registros limpos e com controle de versão de cada inscrição padrão, cada entrega de aviso, cada escolha de QDIA e cada ajuste de dedução de folha de pagamento têm muito mais facilidade na próxima auditoria de Planos de Funcionários do IRS ou investigação ERISA do DOL.
A Pilha de Avisos e Divulgações Anuais de 2026
Cada funcionário coberto por um EACA deve receber um aviso por escrito que explique a inscrição automática, a taxa de contribuição padrão, o investimento padrão, o direito de escolher uma taxa ou investimento diferente e o direito de fazer um saque permitido. As regras de cronograma:
- Aviso de nova elegibilidade: Entregue quando o funcionário se torna elegível para participar pela primeira vez.
- Aviso anual: Entregue de 30 a 90 dias antes do início de cada ano do plano, para cada funcionário coberto pelo EACA.
- Aviso simplificado para funcionários não inscritos: Sob uma simplificação da SECURE 2.0, funcionários que já receberam o SPD completo e as divulgações exigidas, mas não se inscreveram, podem receber um aviso de lembrete anual em vez da pilha completa de avisos, desde que recebam o aviso de sua elegibilidade e quaisquer prazos de escolha.
Para um início de ano de plano em 1º de janeiro de 2026, o aviso anual deve ser entregue entre 3 de outubro de 2025 e 2 de dezembro de 2025. A entrega eletrônica é permitida sob os portos seguros (safe harbors) de divulgação eletrônica do DOL, mas as condições do porto seguro devem ser atendidas — o que significa que o funcionário acessa o e-mail no trabalho como parte das funções regulares do cargo, ou o funcionário consentiu afirmativamente com a entrega eletrônica e confirmou que entende que pode solicitar a versão em papel.
O Prazo para Alteração do Documento do Plano
A conformidade operacional é exigida para o ano do plano de 2025 e seguintes. A conformidade do documento do plano — o que significa que o plano formal por escrito deve dizer o que você está realmente fazendo — tem um prazo posterior.
A maioria dos planos deve ser alterada para incorporar as mudanças da SECURE 2.0 até 31 de dezembro de 2026. Para planos negociados coletivamente, o prazo se estende até 31 de dezembro de 2028. Para a maioria dos planos governamentais, o prazo é 31 de dezembro de 2029.
Se você usa um documento de plano pré-aprovado de um mantenedor de registros, o mantenedor normalmente enviará um pacote de alteração da SECURE 2.0 para você revisar e adotar. Se você utiliza um documento desenhado individualmente, sua consultoria ERISA precisa redigir a alteração. De qualquer forma, a alteração precisa ser assinada e adotada antes do corte de 31 de dezembro de 2026 para permanecer no porto seguro de conformidade operacional que o IRS estendeu para as disposições da SECURE 2.0.
O Lado das Penalidades: O Que Acontece se Você Errar
Um plano 401(k) que não cumpra a Seção 414A não é um plano qualificado nos termos da Seção 401(a) do IRC. As consequências subsequentes, caso isso não seja corrigido, incluem:
- Perda da dedução do empregador para as contribuições
- Tributação imediata dos saldos das contas dos participantes com direitos adquiridos (vested)
- Os rendimentos do fundo (trust) tornam-se sujeitos a impostos correntes
- Possível exposição a impostos especiais (excise tax) sob a Seção 4979A do IRC sobre certas alocações proibidas
- Taxas de arquivamento do Programa de Correção Voluntária do IRS e contribuições corretivas para ressarcir os participantes
O IRS oferece programas de autocorreção e correção voluntária através do EPCRS (Employee Plans Compliance Resolution System), mas o custo de uma contribuição corretiva por oportunidades de diferimento perdidas — normalmente 25% do diferimento perdido mais 100% da contrapartida (match) perdida, ajustados pelos rendimentos — acumula-se rapidamente em uma força de trabalho de cinquenta ou cem funcionários ao longo de vários anos do plano.
Coordenando com o Restante do seu Calendário de Conformidade de 2026
A Seção 414A é uma das várias disposições da SECURE 2.0 que entram em vigor em 2026:
- Requisito de contribuição de recuperação (catch-up) Roth para participantes com remuneração mais alta (salários FICA acima de $145.000, indexados)
- Limites de contribuição de recuperação mais altos para participantes entre 60 e 63 anos
- Requisito de extrato de benefícios em papel sob a Seção 338 da SECURE 2.0, exigindo um extrato de benefícios anual em papel para participantes de planos de contribuição definida, a menos que optem explicitamente pelo formato eletrônico
- Regras de elegibilidade para funcionários de meio período de longo prazo continuando a se expandir
Criar um calendário unificado para o ano do plano que mapeie cada prazo da SECURE 2.0 em relação aos seus ciclos de folha de pagamento, entregas do seu registrador (recordkeeper), cronograma de auditoria (se você for um declarante de plano de grande porte) e o arquivamento do Formulário 5500 é a maneira mais eficiente de se manter à frente das mudanças.
Um Checklist Prático para os Últimos Seis Meses Antes do Fim do Ano
Se você é um empregador que patrocina um plano 401(k) ou 403(b) estabelecido após 29 de dezembro de 2022 e não se qualifica para uma isenção, veja o que fazer entre agora e 31 de dezembro de 2026:
- Confirme o status de isenção. Revise a data em que o plano foi estabelecido, a contagem de funcionários sob o teste COBRA e a data em que a própria empresa iniciou as operações.
- Audite o documento do plano. Ele inclui atualmente um EACA com o piso de 3%, o escalonamento anual de 1%, o teto de 10% a 15%, a eleição de QDIA e a retirada permitida de 90 dias? Caso contrário, agende a alteração agora.
- Verifique a configuração do sistema de folha de pagamento. O código de diferimento padrão, as regras de escalonamento, o manuseio de retiradas e a geração do Formulário 1099-R devem estar todos configurados corretamente.
- Emita o aviso anual. Programe para 30 a 90 dias antes do ano do plano de 2027 e confirme a conformidade com a entrega eletrônica.
- Treine a equipe de RH e folha de pagamento. Os novos funcionários precisam entender o design de inscrição automática e seu direito de optar pela exclusão ou alterar o diferimento.
- Documente o processo de seleção do QDIA. Os comitês fiduciários devem ter atas de reunião mostrando o processo prudente para selecionar o investimento padrão.
- Reconcilie seus relatórios do Formulário 5500. Certifique-se de que seu auditor (se aplicável) compreenda a nova postura de conformidade.
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