Hoe eigenaren van een S Corporation ziektekostenpremies kunnen aftrekken

Als u als een S corporation opereert, kan het begrijpen van hoe u ziektekostenpremies op de juiste manier behandelt, u elk jaar duizenden euro's aan belastingen besparen. De regels voor S corp eigenaren zijn echter anders dan voor andere bedrijfsstructuren, en het verkeerd aanpakken ervan kan u aftrekposten kosten of een audit triggeren.

De 2% aandeelhouder regel: wat u moet weten

De IRS heeft een speciale regel voor S corporation aandeelhouders die meer dan 2% van het bedrijf bezitten. In tegenstelling tot gewone werknemers kunnen deze aandeelhouders geen ziektekostenverzekering ontvangen als een belastingvrije fringe benefit. In plaats daarvan moeten alle premies die namens hen worden betaald, worden gerapporteerd als belastbaar loon.

Dit klinkt misschien als slecht nieuws, maar er is een positieve kant: zowel de S corporation als de aandeelhouder kunnen nog steeds profiteren van belastingaftrek, maar dan via een ander proces.

Hoe het werkt: Het perspectief van de S Corp

Wanneer uw S corporation ziektekostenpremies betaalt voor een aandeelhouder van meer dan 2%, gebeurt het volgende:

Het bedrijf kan de premies aftrekken als bedrijfskosten, vergelijkbaar met de manier waarop het reguliere lonen zou aftrekken. Dit vermindert het belastbaar inkomen van de S corporation.

De premies moeten worden toegevoegd aan het W-2 loon van de aandeelhouder in Box 1 (belastbaar loon). Deze bedragen zijn echter niet onderworpen aan Social Security en Medicare belastingen (FICA) of federale werkloosheidsbelastingen (FUTA), wat enige payroll belastingbesparingen oplevert.

De S corporation moet het ziektekostenverzekeringsplan hebben opgezet en de premies rechtstreeks betalen of de aandeelhouder vergoeden onder een verantwoordingsplichtig plan.

Hoe het werkt: Het perspectief van de aandeelhouder

Als aandeelhouder-werknemer rapporteert u de ziektekostenpremies als inkomen op uw W-2, maar u kunt ze terugvorderen via de zelfstandigenaftrek voor ziektekostenverzekeringen op uw persoonlijke belastingaangifte (Formulier 1040, Schema 1).

Deze aftrek wordt beschouwd als "boven de streep", wat betekent dat u deze kunt claimen, zelfs als u geen gespecificeerde aftrekposten hebt. Dit is waardevol omdat het:

• Uw gecorrigeerd bruto-inkomen (AGI) verlaagt
• Uw totale belastingverplichting verlaagt
• U mogelijk in aanmerking laat komen voor andere inkomensafhankelijke belastingvoordelen

Het netto-effect is dat u in wezen break-even draait op de inkomstenbelastingen voor de premies, terwijl de S corp bespaart op payroll belastingen.

S Corporations met alleen aandeelhouder-werknemers

Als uw S corporation geen andere werknemers heeft dan de aandeelhouders, kunt u geen collectieve ziektekostenverzekering afsluiten. In plaats daarvan moet u:

1. Een individuele of gezinsziektekostenverzekering in uw eigen naam afsluiten
2. De S corporation u laten vergoeden voor de premies, of de corporation de premies rechtstreeks laten betalen
3. De premies als loon rapporteren op uw W-2
4. De zelfstandigenaftrek voor ziektekostenverzekeringen claimen op uw persoonlijke aangifte

Deze regeling biedt nog steeds belastingvoordelen, maar vereist een zorgvuldige documentatie om ervoor te zorgen dat de IRS uw aftrekposten accepteert.

S Corporations met niet-aandeelhouder-werknemers

Wanneer uw S corporation werknemers heeft die geen aandeelhouders zijn, kunt u een collectieve ziektekostenverzekering afsluiten. Niet-aandeelhouder-werknemers kunnen ziektekostenverzekeringen ontvangen als een belastingvrij voordeel, net als werknemers van elk ander bedrijf.

Aandeelhouders kunnen worden opgenomen in dit collectieve plan, maar de speciale regels zijn nog steeds van toepassing:

• Premies voor aandeelhouders moeten worden gerapporteerd als belastbaar loon op hun W-2
• Aandeelhouders claimen de zelfstandigenaftrek voor ziektekostenverzekeringen op hun persoonlijke aangifte
• Niet-aandeelhouder-werknemers ontvangen het voordeel belastingvrij

Dit creëert een systeem met twee niveaus binnen uw ziektekostenverzekeringsplan, wat een zorgvuldige administratie en registratie vereist.

Belangrijke vereisten en beperkingen

Om met succes ziektekostenpremies te kunnen aftrekken als S corp eigenaar, moet u aan verschillende vereisten voldoen:

De S corporation moet de premies betalen. U kunt niet persoonlijk premies betalen en vervolgens proberen ze af te trekken als bedrijfskosten. De corporation moet de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks betalen of u vergoeden via een correcte vergoedingsregeling.

U kunt niet meer aftrekken dan u verdient. De zelfstandigenaftrek voor ziektekostenverzekeringen is beperkt tot uw netto-inkomsten uit de S corporation. Als uw loon € 50.000 bedraagt, maar uw premies € 60.000, kunt u slechts € 50.000 aftrekken.

Correcte documentatie is essentieel. Bewaar records van alle premiebetalingen, W-2 rapportages en vergoedingsregelingen. De IRS controleert deze aftrekposten nauwkeurig, dus een goede administratie is cruciaal.

Timing is belangrijk. De S corporation moet het ziektekostenverzekeringsplan tijdens het belastingjaar opzetten, en u moet actief betrokken zijn bij het bedrijf om de aftrek te claimen.

Praktische stappen voor implementatie

Als u wilt profiteren van ziektekostenverzekeringsaftrek als S corp eigenaar, volgt u deze stappen:

1. Kies de juiste ziektekostenverzekering. Als u niet-aandeelhouder-werknemers heeft, onderzoek dan collectieve plannen. Als u een solo-eigenaar bent, zoek dan naar individuele plannen die aan uw behoeften voldoen.

2. Stel een betalings- of vergoedingssysteem in. Bepaal of de S corporation de premies rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij betaalt of u vergoedt. Documenteer deze regeling duidelijk.

3. Coördineer met uw payroll provider. Zorg ervoor dat ze begrijpen dat ziektekostenpremies moeten worden toegevoegd aan het W-2 loon van de aandeelhouder, maar moeten worden uitgesloten van FICA en FUTA berekeningen.

4. Volg alles zorgvuldig. Bewaar records van alle premiebetalingen, vergoedingen en verzekeringspolis documenten.

5. Werk samen met een belastingprofessional. Gezien de complexiteit van deze regels kan het voorkomen van kostbare fouten door een gekwalificeerde accountant of belastingadviseur uw setup te laten beoordelen.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Veel S corp eigenaren maken deze fouten bij het omgaan met ziektekostenverzekeringen:

Het niet rapporteren van premies op de W-2. Dit is een van de meest voorkomende fouten. Als u de premies niet aan uw W-2 loon toevoegt, kan de IRS uw aftrek volledig weigeren.

Proberen de aftrek te claimen zonder de juiste S corp actie. De corporation moet het verzekeringsplan formeel opzetten en betalen. Persoonlijke betalingen die niet correct worden vergoed, komen niet in aanmerking.

Het verwarren van de zelfstandigenaftrek voor ziektekostenverzekeringen met gespecificeerde medische kosten. Dit zijn verschillende aftrekposten met verschillende regels en beperkingen.

Het niet aanpassen voor de aftrek bij het berekenen van geschatte belastingen. Aangezien de aftrek uw AGI verlaagt, moet deze worden meegenomen in uw driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen.

De bottom line

Hoewel de regels voor ziektekostenverzekeringen voor S corporations complexer zijn dan die voor eenmanszaken of partnerschappen, bieden ze nog steeds aanzienlijke belastingvoordelen. Door uw ziektekostenverzekeringsregeling correct te structureren en nauwkeurige records bij te houden, kunt u zowel uw bedrijfs- als uw persoonlijke belastingverplichtingen verminderen.

De sleutel is te begrijpen dat ziektekostenpremies door twee belastingaangiften stromen: eerst als een aftrek voor de S corporation en loon voor de aandeelhouder, vervolgens als een aftrek op de persoonlijke aangifte van de aandeelhouder. Indien correct behandeld, creëert dit een win-win situatie die uw totale belastingdruk verlaagt en tegelijkertijd essentiële ziektekostenverzekering biedt voor u en uw gezin.

Vergeet niet dat de belastingwetten regelmatig veranderen en dat uw specifieke situatie mogelijk unieke overwegingen heeft. Raadpleeg altijd een gekwalificeerde belastingprofessional om ervoor te zorgen dat u uw aftrekposten maximaliseert en tegelijkertijd volledig voldoet aan de IRS regelgeving.