귀하의 비즈니스에 시간제 계산원, 계절 창고 직원, 또는 누구도 예상하지 못한 시간을 조용히 기록한 시간제 직원이 있었다면, 귀사의 플랜 문서에 명시되어 있지 않더라도 이미 401(k) 플랜에 가입할 자격이 있는 직원이 있을 수 있습니다.
이것이 SECURE 2.0 장기 파트타임(LTPT) 직원 규칙의 실질적인 핵심입니다. 이는 틈새 퇴직연금 기술적 사항처럼 들리지만, IRS의 최종 지침은 이를 운영상의 문제로 전환시킵니다: 401(k) 플랜을 후원하고 파트타임, 계절, 또는 변동 시간제 근로자를 고용하는 경우, 이제 개별 직원의 근무 시간을 해마다 추적하고 자격을 자동으로 식별하는 시스템이 필요합니다. 이를 잘못 처리하면 경고 편지가 아닌, 누락된 납입 기회, 잠재적 소비세, 그리고 플랜 감사관과의 불편한 대화를 포함하는 소급 수정이 이루어집니다.
여기서 변경된 사항, 영향을 받는 대상, 그리고 소기업이 규정을 준수하기 위해 필요한 정확한 추적 시스템을 설명합니다.
장기 파트타임 규칙이 실제로 요구하는 사항
2019년 이전까지 고용주는 연간 1,000시간 미만을 근무하는 직원을 401(k) 가입에서 무기한 배제할 수 있었습니다. 주 18시간을 해마다 근무하는 바리스타는 합법적으로 퇴직연금 플랜에서 영원히 제외될 수 있었습니다.
초기 SECURE 법은 새로운 자격 경로를 만들어 이러한 격차를 해소했습니다: 3년 연속 12개월 기간 동안 각각 최소 500시간을 근무하는 직원은, 플랜의 일반적인 자격 규칙이 1,000시간을 요구하더라도 401(k)에 임의 납입할 수 있어야 합니다. 그런 다음 SECURE 2.0은 이 기간을 3년에서 2년으로 단축하여 파트타임 직원의 자격 취득 시기를 실질적으로 앞당겼습니다.
전문 용어를 제외한 핵심 내용은 다음과 같습니다:
- 근무 시간 기준: 2년 연속 12개월 기간 각각에서 최소 500시간의 근무 시간.
- 연령 요건: 직원은 두 번째 자격 기간 종료 시점에 최소 21세 이상이어야 합니다.
- 받을 수 있는 권리: 자발적인 급여 공제 납입을 할 수 있는 권리. 이것이 전부입니다.
- 귀사가 제공하지 않아도 되는 것: LTPT 직원에게 고용주 매칭 또는 이익 공유 기여금은 필요하지 않으며, 일반적으로 ADP/ACP 비차별 테스트 및 최상위 부담 최소 기여금 요건에서 제외할 수 있습니다.
- 한 번 가입하면 영구: 직원이 LTPT 자격을 얻어 플랜에 가입하면 자격이 "고정"되어, 다른 재고용 직원처럼 근무 중단 후 재자격을 요구할 수 없습니다.
IRS의 최종 규정은 또한 제안 규정 시대에 많은 플랜 후원자들을 당혹스럽게 했던 한 가지 사항을 해결했습니다: 베스팅(Vesting). (원래 SECURE 법에 따라 근무 시간 계산 시계가 시작된 2021년 1월 1일 이후) LTPT 직원이 500시간 이상을 기록한 모든 12개월 기간은 베스팅 근속 기간으로 계산되어야 합니다. 그리고 일단 직원이 LTPT 참가자로서 해당 500시간 베스팅 일정에 따라 적립되면, 나중에 정규직으로 승진하여 플랜의 표준 1,000시간 베스팅 산정 방식이 적용되더라도 이는 유지됩니다.
소기업 예시
직원 22명의 소매점이 표준 1,000시간 연간 자격 요건으로 401(k)를 운영한다고 가정해 보겠습니다. 마리아는 판매 현장에서 파트타임으로 주당 약 15시간을 근무하며 2023년 초부터 지속적으로 일해 왔습니다. 2023년 말까지 그녀는 620시간을 기록했고, 2024년 말까지 또 640시간을 기록했습니다. 그녀는 플랜의 1,000시간 기준을 충족한 적이 없으므로 아무도 그녀를 등록 대상으로 표시하지 않았습니다. 그리고 예전 규칙에서는 그것으로 끝이었을 것입니다.
하지만 마리아는 이제 각각 500시간 이상을 기록한 2년 연속 12개월 기간을 완료했으며, 21세 이상입니다. LTPT 규칙에 따라 그녀는 점포의 누군가가 알아챘는지 여부와 관계없이 2025년 플랜 연도부터 401(k) 납입을 시작할 자격이 생겼습니다. 비즈니스가 그녀에게 그 기회를 제공하지 않았다면, 마리아가 플랜 가입을 요청한 적이 없고 자신이 자격이 있다는 사실을 몰랐더라도, 누락된 납입 수정을 해야 합니다. 실패는 의도에 관한 것이 아닙니다. 그녀의 근무 시간이 기준을 넘었음을 실시간으로 포착할 수 있는 시스템이 없었기 때문입니다.
이것이 소기업을 놀라게 하는 이유
전담 HR 및 복리후생 팀이 있는 대기업은 제안 규정이 발표되자마자 LTPT 추적을 자체 HRIS에 구축했습니다. 일반 회계사나 파트타임 HR 계약자를 통해 급여를 처리할 가능성이 가장 높은 중소기업이 몇 가지 예측 가능한 이유로 이를 놓칠 가능성이 가장 높습니다.
파트타임 근무 시간은 정규직 근무 시간만큼 주시되지 않습니다. 대부분의 급여 시스템은 정규직 상태 변경(예: ACA 목적)을 표시하지만 모든 파트타임 근로자에 대해 500시간 기준에 대한 2년 순환 근무 시간 내역을 자동으로 추적하지는 않습니다.
계절 및 긱(gig) 관련 인력은 패턴을 숨깁니다. 매 명절 시즌마다 동일한 파트타임 직원을 다시 고용하는 소매점이나 매년 봄마다 동일한 계절 인력을 재고용하는 조경 회사는 달력 연도에 걸쳐 연결 고리를 찾지 못한 채 쉽게 2년 연속 500시간을 축적할 수 있습니다.
이직률은 자격을 가립니다. 파트타임 직원이 퇴사하고 동일한 측정 구조 내에서 재고용되는 경우, "한 번 자격을 얻으면 항상 자격 있음" 규칙이 예상치 못한 방식으로 소급 적용될 수 있으며, 시스템이 재고용을 완전히 새로운 직원으로 처리하면 놓치기 쉽습니다.
규정 준수 마감일이 조용히 다가왔습니다. 규칙이 점진적으로 도입되었기 때문에(초기 SECURE 법에 따라 3년, 그 다음 SECURE 2.0에 따라 2년, IRS가 전환 구제를 제공하고 공식 발효일을 연기하면서) 많은 소기업 소유주는 "최종 규칙이 아직 나오지 않았다"는 것이 "아직 아무것도 할 필요가 없다"는 의미라고 가정했습니다. 실제로 운영상의 준수는 공식 플랜 수정 마감일 훨씬 이전인 2024-2025년에 시작되는 플랜 연도부터 예상되었습니다.
이를 실제로 포착하는 추적 시스템 구축
핵심 요구 사항은 간단하게 설명할 수 있지만 실제로는 잘못 구현하기 쉽습니다. 모든 파트타임 또는 변동 시간제 직원에 대해, 플랜 관리자 또는 급여 제공자가 연간 공개 등록 기간 동안 수동으로 한 번 확인하는 것이 아니라 자동으로 확인하는 2년 순환 근무 시간 내역이 필요합니다.
실행 가능한 프로세스는 다음과 같습니다:
1. 적용 대상을 식별하십시오
귀사 플랜의 표준 자격 기준(일반적으로 연간 1,000시간) 미만으로 근무한 모든 직원 목록을 추출하십시오. 여기에는 파트타임, 계절, 대기(on-call) 또는 일일(per diem)로 분류된 모든 사람이 포함됩니다. 직함은 중요하지 않으며, 실제 근무 시간이 중요합니다.
2. 관련 계산 기간까지의 과거 근무 시간 내역을 재구성하십시오
401(k) 플랜의 경우 LTPT 목적의 측정 시계는 2021년 1월 1일 이후 시작되는 12개월 기간부터 시작되었습니다. 아직 수행하지 않았다면, 귀사 플랜이 사용하는 계산 기간까지 거슬러 올라가는 적용 대상 직원 각각의 과거 근무 시간 데이터가 필요합니다. 급여 기록 관리가 지저분하거나 일관성이 없는 경우 비용이 많이 드는 지점입니다. 아무도 해당 데이터를 질의 가능한 형태로 보존하지 않았다면 2021-2024년 근무 시간에 의존하는 규칙을 적용할 수 없기 때문입니다.
3. 자동 500시간 플래그를 설정하십시오
급여를 실행하는 시스템(전용 HRIS, 플랜 기록 관리자의 포털 또는 회계사가 수동으로 유지 관리하는 스프레드시트)에는 12개월 계산 기간 동안 500시간을 초과하는 직원을 표시하고, 이것이 첫 번째 또는 두 번째 연속 자격 기간인지 교차 참조하는 정기적인 점검이 필요합니다.
4. 마감일 이전에 플랜 기록 관리자와 조정하십시오
대부분의 제3자 관리자 및 기록 관리자는 이제 표준 플랜 관리의 일부로 LTPT 추적을 제공하지만, 적용 대상 직원을 알려준 경우에만 가능합니다. 이것이 백그라운드에서 자동으로 발생한다고 가정하지 말고 서면으로 확인하고, 이번 플랜 연도에 자격에 근접하는 직원을 보여주는 보고서를 요청하십시오.
5. 테스트에서 제외된 모든 사람에 대한 제외 근거를 문서화하십시오
LTPT 직원은 ADP/ACP 및 최상위 부담 테스트에서 제외될 수 있으므로, 미래 감사 또는 IRS 조사 시 사후에 논리를 재구성하기 위해 허둥대지 않도록 플랜의 규정 준수 파일에 어떤 직원이 제외되었고 그 이유가 무엇인지 명확히 문서화해야 합니다.
이를 놓치면 어떻게 됩니까?
자격이 있는 LTPT 직원에게 납입 기회를 제공하지 않는 것은 조용히 미리 수정할 수 있는 서류 위반이 아닙니다. 이는 일반적으로 운영상의 플랜 실패로 간주됩니다. IRS의 수정 프로그램에 따라, 이는 일반적으로 영향을 받는 직원에 대한 "누락된 납입 기회"(종종 직원이 납입했을 금액의 백분율로, 고용주가 자금을 조달) 계산과 잠재적 소비세 노출 및 공식 수정 제출의 행정 비용을 의미합니다. 장기 근속 파트타임 직원이 몇 명 있는 기업의 경우, 이는 실제 예산에 없던 부채이며, 발견되지 않을수록 더 커집니다.
고용주가 자주 묻는 질문
비즈니스가 401(k)를 전혀 제공하지 않는 경우에도 적용됩니까? 아니요. LTPT 규칙은 이미 401(k) 또는 ERISA 적용 403(b) 플랜을 후원하는 고용주에게만 적용됩니다. 플랜을 후원하지 않으면 추적할 사항이 없습니다.
LTPT 직원은 양식 5500 제출 목적으로 내 플랜의 총 참가자 수에 포함됩니까? 일반적으로 그렇습니다. 일단 플랜에 참가자로 가입하면 이전에 피했던 제출 기준을 넘어 소규모 플랜을 밀어낼 수 있습니다. 이는 감사 시점에 발견하기보다는 자격을 조기에 파악해야 하는 또 하나의 이유입니다.
LTPT를 별도로 추적하는 대신 모든 사람에 대해 플랜의 표준 자격 요건을 500시간으로 낮출 수 있습니까? 일부 고용주는 행정을 단순화하기 위해 정확히 이렇게 합니다. 이는 2단계 추적을 무의미하게 만들기 때문입니다. 합법적인 선택이지만, 더 넓은 직원 그룹에 대한 매칭 및 테스트 의무도 변경하므로 더 간단한 경로라고 가정하기 전에 비용을 모델링하십시오.
노조 직원 또는 단체 교섭 협약 적용 직원은 어떻습니까? LTPT 규칙은 일반적으로 퇴직 급여가 선의의 교섭 대상이었던 단체 교섭 협약 적용 직원에게는 적용되지 않습니다. 제외가 적용된다고 가정하기 전에 플랜 문서와 CBA 언어를 확인하십시오.
대부분의 고용주가 놓치는 회계적 측면
이 규칙은 법적 문제 이전에 근본적으로 데이터 문제입니다. IRS는 근무 시간을 어떻게 추적하는지 신경 쓰지 않습니다. 모든 파트타임 직원에 대해 수년간 소급하여 정확하고 방어 가능한 근무 시간 내역을 요청 시 제공할 수 있는지가 중요합니다. 이는 급여 및 재무 기록이 처음부터 깨끗하고 일관성이 있으며 감사 가능할 때 훨씬 쉽습니다. 마감일 압박 속에서 낡은 근무 기록 카드와 급여 명세서를 뒤섞어 재구성하는 것보다 훨씬 낫습니다.
직원 근무 시간, 매칭 기여금 발생액 또는 401(k) 납입금이 통과하는 급여 부채 계정을 추적하든, 근본적인 규율은 모든 규정 준수 요구 사항을 관리 가능하게 만드는 것과 동일합니다: 재구성해야 하는 기록이 아닌, 신뢰할 수 있고 질의할 수 있는 기록입니다.
감사관이나 IRS가 요구하기 전에 기록을 준비하십시오
퇴직연금 플랜 규정 준수는 깔끔하고 잘 정리된 장부가 누군가 보라고 요구하기 훨씬 전에 빛을 발하는 또 하나의 영역일 뿐입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 버전 관리 기록을 제공하는 일반 텍스트 회계를 제공합니다. 블랙박스, 벤더 종속, 마감일 압박 속에서 수년간의 기록을 재구성하는 번거로움이 없습니다. 지금 무료로 시작하고 개발자와 금융 전문가들이 일반 텍스트 회계로 전환하는 이유를 확인하십시오.