チームの誰かが私用の携帯電話で業務電話に出たり、業務用のテキストに返信したり、業務メールをチェックしたりしているなら、あなたは既に、一度も支払ったことのない月額料金をその従業員に負っている可能性があります。カリフォルニア州、イリノイ州、およびおよそ10の他の法域では、その携帯電話使用に対する費用弁済は、特典でも善意の行為でもありません。それは法的義務であり、従業員が無制限プランに入っていても、誰か別の人が請求書を支払っていても、追加の業務使用によって従業員の自己負担がまったく発生しなくても、適用されます。
これはほとんどの中小企業経営者を驚かせます。携帯電話手当は、無料のスナックのように任意に感じられます。しかし州の費用弁済法は、従業員の携帯電話料金を、マイレージや工具と同じように扱います。業務上その経費が必要なら、雇用主はその分を負担します。以下では、ルールの仕組み、税務上の取り扱い、そして防御可能な月額を設定する方法を説明します。
なぜ携帯電話料金が給与計算の問題になったのか
Bring-your-own-device（私物端末の業務利用）は中小企業ではデフォルトです。会社用携帯電話を一括で購入し、設定し、管理するには、ほとんどの中小企業にはないお金とITの時間がかかるため、従業員はポケットに入っている電話をそのまま使います。雇用主の慣行に関する調査では、BYOD環境を持つ企業のほとんどが何らかの手当を支払っていることが一貫して示されています — Oxford EconomicsとSamsungの調査では、典型的な弁済額は月30〜50ドルの範囲で、平均は40ドル強でした — つまり市場は既にこれが雇用主の負担であると判断しているのです。そして、増え続ける州の法律も同様に判断しています。
法的論理は単純です。雇用主はその営業経費を労働者に転嫁することはできません。従業員が連絡可能であること、シフト管理アプリを操作すること、配達物をスキャンすること、私用番号から顧客に応答することを、あなたが要求する — あるいは現実的に期待する — なら、その携帯電話料金の一部は、従業員の名前をまとったあなたの事業経費です。以下の法令は、その論理を、利息、制裁金、弁護士費用を伴って執行可能にしているにすぎません。
カリフォルニア州：2802条と「合理的な割合」ルール
カリフォルニア州労働法2802条は、全米で最も厳格な費用弁済法です。これは雇用主に対し、従業員が「その職務の遂行に直接起因して被ったすべての必要な支出または損失」を補償することを義務付けています。裁判所は「必要」を広く解釈します。その支出が、あなたが割り当てた仕事を行う上での合理的な費用であれば、該当します。
携帯電話については、カリフォルニア州の裁判所は、雇用弁護士がCochranルールと呼ぶものを適用します。従業員が業務で私用携帯電話の使用を要求される場合、雇用主は携帯電話料金の合理的な割合を支払わなければなりません。雇用主を不意を突く3つの点があります：
- 無制限プランは免除にはならない。 このルールはプランの種類に関係なく適用されます。従業員の業務通話が請求額を変えなかったという事実は抗弁になりません — 業務使用は、従業員が支払っている端末とプランの一部を依然として消費しているのです。
- 誰が請求書を支払っているかは免除にならない。 家族など別の人がプランを支払っていても、義務は存続します。
- 法定の金額はない。 法律は「合理的な割合」と述べており、計算を意図的に雇用主に、紛争になれば裁判所に委ねています。定額手当は、業務関連分を真に近似していれば許容されます — 計算方法は後述します。
カリフォルニア州はさらに、未払額に対する利息に加え、従業員の弁護士費用も認めます。だからこそ、こうした請求は従業員1人が40ドルを求める形ではなく、集団訴訟として届くことが多いのです。カリフォルニア州の従業員が業務で私用携帯電話を使っているのに何も支払っていないなら、あなたは毎月増え続ける未払債務を抱えていることになります。
イリノイ州とその他の義務化州
イリノイ州は、すべての雇用主が知っておくべき第2の州です。2019年以降、イリノイ州賃金支払・回収法（820 ILCS 115/9.5）は、すべての「必要な支出」の弁済を義務付けています — これは、主として雇用主の利益となる職務の遂行において従業員に要求される合理的な費用と定義されます。イリノイ州は、カリフォルニア州にはない仕組みを追加しています：
- 支出は承認または要求されたものでなければならない。 カリフォルニア州のより広い「必要」基準とは異なり、イリノイ州は義務を、あなたが承認または要求した支出に結び付けます。それゆえ、明確な書面によるポリシーが第一の防御線となります。
- 従業員には少なくとも30日間の提出期間がある。 書面によるポリシーで証拠書類を要求し、提出期限を設定できますが、支出後30暦日より早く領収書を求めることはできません。より長い期間を認めることはできても、短くすることは決してできません。
- ポリシーがなければ盾もない。 書面による弁済ポリシーがなければ、あなたが書き留めてもいない手続きに従わなかったことを理由に、一般に請求を拒否することはできません。
この2州に加え、弁済義務のある法域には、アイオワ州、マサチューセッツ州、モンタナ州、ニューハンプシャー州、ノースダコタ州、サウスダコタ州、コロンビア特別区、シアトルが含まれ、ニューヨーク州やペンシルベニア州などでは、より限定的な弁済または控除関連の保護があります。詳細は大きく異なります — マサチューセッツ州は違反を悪名高く厳しい損害賠償を伴う同州の賃金法を通じて処理し、一部の州は承認された支出の弁済のみを要求します — そのため、複数州で事業を行う雇用主は、1つのポリシーがどこでも通用すると仮定せず、労働者がいる各州でルールを確認すべきです。
トレンドは一方向を指しています。州はこうした法律を追加し続け、リモートワークは要求される支出に該当するものの範囲を拡大し続けています。現在の事業範囲だけに合わせて作られたポリシーは、最初の州外従業員を雇った日に間違いとなります。
州法がなくても？連邦法が請求書を送ってくるかもしれない
経費弁済を義務付ける一般的な連邦法はありません。しかし公正労働基準法（FLSA）は、低賃金労働者にとってはそれのように機能する下限を設定しています。労働省の29 CFR 531.35にある「キックバック」規則の下では、雇用主は、実効賃金を最低賃金未満に引き下げたり、支払うべき残業代を削ったりする事業費用を従業員に負担させることはできません。
計算は単純です。週40時間働く時給8.00ドルの非免除従業員を考えてみましょう：総支給額は320ドルです。その仕事が私用携帯電話を要求するなら、必要で未弁済の費用1ドルごとに実効時給が下がります — 現実的な月々の業務使用分を取り、その月の給与支払いで割り、総支給額から差し引いてください。必要経費がどの労働週でも時給を7.25ドル未満に押し下げるなら、雇用主は未払賃金を負います。この規則自体の例は、「商売道具」を供給しなければならない従業員です。必要な道具の費用は賃金から差し引かれます。仕事が要求する携帯電話は、仕事が要求する制服と何ら変わりません。
これは最低賃金に近い時間給労働者にとって最も重要です — 配車と顧客対応に私用携帯電話を使う配達ドライバー、シフト管理アプリを使う倉庫スタッフ、訪問を記録する在宅医療補助者など。あなたの労働力にその層の誰かが含まれるなら、未弁済の携帯電話費用は、給与監査に見つけられるのを待つ最低賃金違反です。
税務面：弁済を非課税に保つ
労働法上の答えを正しく出すと、税務上の疑問が生じます。従業員に支払うお金は課税所得になるのか？適切に処理すれば、いいえ — 双方にとって非課税です。不注意に処理すれば、あなたの手当は賃金となり、所得税と給与税の対象となり、その控除でも雇用主側のFICA負担がかかります。
支払いを説明責任プランを通じて行う
IRSは、雇用主が「説明責任プラン（accountable plan）」の下で従業員の事業経費を非課税で弁済することを認めています。これには3つの要件があります：
- 事業関連性。 支払いは、従業員があなたのためにサービスを提供する際に被った経費を弁済するものでなければなりません。要求される業務使用に結び付いた携帯電話手当は該当しますが、業務使用に関係なく支払われる定額の「携帯電話手当」は追加給与のように見えます。
- 証拠立て。 従業員は、金額、日時と場所、事業目的を合理的な期間内に説明しなければなりません。IRSは60日を合理的とみなします。定期的な手当の場合、それはプラン費用と業務使用分の最初の提示を意味し、定期的に更新されるものであり、毎回の給与に領収書を貼ることを意味しません。
- 超過分の返還。 証拠立てされた費用を超える金額は、合理的な期間内（規制上のセーフハーバーは120日）に返還されなければなりません。
いずれかの要件を逃すと、支払い全体が賃金として扱われます。最も多い失敗は1番目です。実際の業務使用や実際の費用への文書化された結び付きがない手当は、携帯電話の形をしたラベルを貼っただけの給与です。
雇用主支給の携帯電話はより簡単な扱いになる
逆の方向に進み、会社の携帯電話を支給するなら、IRS Notice 2011-72が税務面を簡単にします。主に非報酬的な事業上の理由で携帯電話を提供する場合 — 例えば、仕事のために連絡可能である必要があるなど — 業務使用は労働条件フリンジベネフィットとして所得から除外され、証拠立ては満たされたものとみなされ、付随的な私用は非課税の僅少フリンジとして扱われます。通話履歴は不要です。この通知は真の簡素化であり、携帯電話に大きく依存する職務を持つ企業にとっては、端末を支給する方が、個人ごとの弁済計算を管理するよりも安くつくことがあります。
「合理的な割合」の計算方法
どの法令も計算式を与えていないので、防御可能なものを自分で構築しましょう。3つのアプローチで、ほぼすべての中小企業をカバーできます：
1. 実際の請求書を配分する
従業員に月々のプラン費用を尋ね、業務使用分を見積もります — 通話・データ履歴から、職務に基づく期待値から（現場技術者と、たまに電話に出る事務職など）、あるいは短期間のサンプリングから。請求書のその割合を支払います。これが最も正確な方法であり、紛争時に最も強いですが、最も多くの事務作業を要し、プランや職務が変わったときに更新する必要があります。
2. ベンチマーク化された定額手当を支払う
実際のデータに基づいた固定月額を選びます。あなたの地域における基本的な個人プランの平均費用、あるいは公表されている月30〜50ドルの市場範囲を、職務がどれだけ携帯電話に依存するかに応じて調整します。多くの雇用主は段階制を用います — 軽度の使用には基本手当、携帯電話に依存する職務にはより高い手当。手当は、あなたの検討過程を示せる場合に防御可能です。使用したベンチマーク、それが業務使用分を近似する理由、そして最後にそれを確認した時期。よさそうに聞こえたから選んだ丸い数字は、方法論ではありません。
3. 明示した割合を弁済する
ポリシーの割合を設定します — 例えば、上限までの従業員プランの25パーセント — そして各職務段階内で一律に適用します。これは精度と簡素さの折衷であり、上限は、ある従業員の高額な無制限家族プランがあなたの問題になるのを防ぎます。
どの方法を選んでも、3つのことを行ってください。方法論を書面化し、各段階内で一貫して適用し、少なくとも年1回は見直すこと。携帯電話プランの価格は動き、職務は変化し、2023年に合理的だった手当は今は合理的でないかもしれません。また、データ専用の手当は、従量制プランで音声とテキストを通じて仕事をする従業員に過少支払いになる可能性があることを覚えておいてください — 手当を、仕事が実際に携帯電話をどう使うかに合わせてください。
現実と接触しても生き残るBYODポリシー
書面による弁済ポリシーは三重の役割を果たします。イリノイ州のようにポリシーを持つことを評価する州を満たし、IRS向けに説明責任プランを文書化し、紛争が生じる前に期待値を設定します。携帯電話を扱うポリシーは、以下の点に対処すべきです：
- 誰が対象か。 どの職務が業務で私用携帯電話を使うことを要求または承認されているか、そしてあなたの会社で「要求」が意味するもの — 予定されたオンコール当番、私用番号からの顧客対応、必須アプリなど。
- 何が対象か。 サービス費用の業務関連分、および業務使用によって生じたアクセサリ、修理、超過料金が対象かどうか。
- どのように請求するか。 必要な証拠書類（登録時のプラン費用、定期的な再確認）、提出先、そして期限 — イリノイ州式の少なくとも30日という下限を覚えておくこと。
- いくらで、どのくらいの頻度か。 手当の段階または割合、それが乗る支払サイクル、そして年次見直し日。
- セキュリティと退職時の条件。 業務データが私用携帯電話にある場合、従業員が同意する管理ソフトウェアや消去権限、退職時に何が起こるか、会社データがどのように削除されるかを明示します。その同意は、退職面接のときではなく、登録前に書面で取得してください。
- 代替案。 従業員が代わりに会社支給の端末を選べるかどうか。選択肢を提供することで、手当が真の業務使用を反映しているというあなたの立場が強化されます。
ポリシーは、管理職が説明でき、従業員が実際に読む程度に短く保ってください。誰も開かない12ページの文書は、誰も守りません。
40ドルの手当を訴訟に変えるミス
- 無制限プランの神話を信じること。 「どうせ請求額は同じだった」は、最も一般的で、最も明確に退けられた抗弁です。プランの種類に関係なく手当を予算化してください。
- 手当を追加給与として給与計算を通すこと。 経費の証拠書類がない携帯電話への支払いは賃金です。給与税がかかり、実際の弁済を要求する費用弁済法を満たしません。
- 管理職に口約束をさせること。 「携帯に50ドル上乗せしとくよ」は、チーム全体に文書化されず一貫性のない支払いを生み出します — まさに1件の苦情を集団請求に変えるパターンです。
- リモート労働者の他の費用を忘れること。 携帯電話で弁済の習慣を築いたら、自宅インターネットの分担、必須ソフトウェア、機器にも適用してください。同じ法令がそのすべてをカバーします。
- 1つの手当を永遠に設定すること。 職務は変わり、プランは値上がりし、手当が現実に遅れれば、使用の多い従業員が会社を補助することになります。年1回見直し、計算用紙を保管してください。
- 新しい州を無視すること。 新しい州での採用はそれぞれ新しいコンプライアンス確認です。最初のイリノイ州やカリフォルニア州の従業員が始まった日が、あなたの「うちは手当を出さない」という立場が負債になる日です。
初日から弁済を整理しておく
あなたが支払うすべての手当は控除可能な事業経費です — ただし、それが何であり、誰が受け取り、どの経費を弁済したのかを帳簿が示せる場合に限ります。弁済は、賃金とは別の独自の経費勘定で追跡し、ポリシーの方法論と従業員の確認書は、給与監査が見つけられる場所に保管してください。その書面の記録が、毎月の支払いを税務リスクから明確な控除へと変えるのです。
チームと複数州にまたがる事業範囲が拡大するにつれ、弁済、手当、その他すべての従業員経費について明確な財務記録を維持することが不可欠です。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、あなたの財務データに対する完全な透明性と制御を実現します — ブラックボックスも、ベンダーロックインもありません。無料で始める そして、なぜ開発者や財務の専門家がプレーンテキスト会計に移行しているのかをご覧ください。
