あなたは、リモート従業員が接続を維持できるように、月額$75のインターネット手当を承認しました。単純な払い戻しのように感じられます。事業費に対する支出、誰もが満足です。その後、給与計算が実行され、経理担当がW-2に記載すべきかどうかを尋ね、その答えが雇用者の給与税7.65%プラス従業員の所得税を1年分追加する可能性があることに気付きます。
違いは経費そのものではありません。インターネット、電話、モニター、椅子 — すべてが正当な事業費になり得ます。違いは、それらをどのように支払うかです。IRSが認識するのは2つの取りだけであり、そのうち1つだけが払い戻しを非課税でW-2に記載しないものとして維持します。
IRSが実際に認識する2つの取り
従業員費用を補うためのすべての取り決めは、IRS Publication 15と財務省規則§1.62-2で定義されている2つのカテゴリのいずれかに該当します。その名称は、税金と給与の取り扱いを決定するため重要です。
道1: 非アカウンタブル・プラン — 課税手当
これは、給与計算を通じて実行する、いわゆる条件なしの定額手当です：「インターネットに150」電話に$50」。請求書を求めない、事業使用割合を求めない、未使用の残金の返還も求めません。
非アカウンタブル・プラン —または、文書化されたプランがない場合— の場合、IRSは支払い全体を補足賃金として扱います：
- フォームW-2のボックス1に含まれる
- 連邦所得税の源泉徴収、社会保障税、メディケア税、連邦失業税の対象となる
- 雇用者（あなた）がマッチング給与税を支払う
- 従業者の手取りは、支払った額よりも少なくなります
その月額75分のインターネットが提供されるわけではありません。源泉徴収後、課税区分に応じて60になる可能性があります。それでもあなたは控除しますが、それは経費経費払い戻しではなく賃金としてです。
それはシンプルで、一部のチームにとってはそのシンプルさに税金のコストを払う価値があります。しかし、同じ従業に年間69増加し、従業者への実質価値が20％から30％低下します。
道 2: アカウンタブル・プラン — 非課税の払い戻し
アカウンタブル・プランとは、3つの厳格なIRS要件を満たす文書化された取り決めです。3つすべてを満たすと、払い戻しは以下のようになります：
- 従業者の総所得から除外される
- 源泉徴収と給与税から免除される
- W-2に賃金として報告されない
- 事業者にとっては事業費としてまだ控除可能
言い換えると、事業が経費を控除し、従業員は全額を保持し、給与計算はきれいなままです。トレードオフは文書化です。
プランをアカウンタブルにするための3つの要件
3つすべてを満たす必要があります。1つを逃すと、取り決め全体が非アカウンタブルとして扱われます — その未立証の部分だけでなく、全額が賃金になります。
1. 事業との関連性
経費は、事業が直接支払った場合に控除可能である必要があり、従業者があなたのためにサービスを実行する際に発生したものでなければなりません。
リモートワークの場合、通常以下が含まれます：
- 自宅のインターネットと携帯電話サービスの事業使用分
- 仕事に必要な機器：モニター、キーボード、ヘッドセット、ウェブカメラ
- 自宅のワークステーションに必要な人間工学に基づいた家具
- 仕事に必要なソフトウェアとサブスクリプション
装飾、仕事と無関係な個人向けストリーミングのアップグレード、一般的な「ウェルネス」手当は含まれません。ウェルネス手当を提供することはできますが、事業との関連がないため、アカウンタブル・プラン内で非課税として扱うことはできません。
混合用途のコストの扱いが重要です。従業者の家庭のインターネットが$90で、フルタイムで在宅勤務している場合、多くの雇用者が50%から75%を合理的な事業使用の配分として払い戻します。ポリシーが方法を説明している場合に限ります。重要なのは、配分が事業に関連し、一貫して適用されることです。
2. 合理的な期間内での立証
従業員は各費用をあなたに適切に説明する必要があります：金額、時期、場所（または使用）、事業目的。リモートワークの経費の場、これは通常以下を意味します：
- 請求額がわかるインターネットまたは携帯電話の請求書のコピー
- 日付とベンダーが記載された設備の領収書
- 事業目的の簡単なメモ（「在宅インターネット — ビデオ通話とVPNに必要」「2台目のモニター — ソフトウェア開発」）
- 継続的な月次費用の場合、シンプルな経費レポートでの毎月の提出
給与計算サービスプロバイダーとCPAによって広く使用される「合理的な期間」のIRSのセーフハーバーは以下の通りです：
- 費用の支払いまたは発生から60日以内の立証
- 超過前払いの120日以内の返還
- 前払いを行う場合、その予定費用の30日前以内
また、定期的明細方法を使用することもできます。少なくとも四半期ごとに、支払い額と立証済み額を示す明細を提供し、従業員に明細から120日以内に説明または残高を返却するよう要求します。どの方法を選択しても、文書にし、全員に同じ方法で適用します。
3. 超過額の返還
実際に支出または立証された額を超えて前払いまたは払い戻しした場合、従業員は合理的な期間内に超過額を返す必要があります。典型的なミスは、立証された請求書が100の定額手当を支払い、20は返還されなければなりません。返還されない場合、取り決め全体がアカウンタブル性を失う可能性があります。
このため、多くの小規模事業は反復的なリモート費用の前払いを避け、従業員が請求書を提出した後払い戻します。前払いがなければ返還するものもなく、追跡する超過額もありません。
リモートワークに適した書証とは
複雑な経費システムは必要ありませんが、一貫したプロセスと、監査で提示できる記録は必要です。
月間のインターネットと携帯電話： 従業員はプロバイダーの請求書または請求明細のスクリーンショットを提出し、プランで定義された事業利用割合の計算も提出します。明細と償還記録を7年間保管します。
機器： 従業員は購入時または購入前に領収書を提出し、項目が事業所有であるか、従業者に残る場合は事業目的に割り当てられていることを記します。$1,000を超える項目の場合、少額項目の安全ハーバーの選択による即時費用化よりも資本化が適切かどうかを検討します。あなたの設定済みのしきい値をCPAが確認できます。
段階的手当を正しく行う： 各段階が立証された費用に結びつく限り、異なるレベルを提供しても問題ありません：
- 基本層 — インターネットと携帯電話の事業利用部分
- 中間層 — 仕事に必要な周辺機器とソフトウェアを追加
- 役割固有層 — 役割に必要な旅行ツール、特別な機器、ホームオフィスセットアップ
役割による層化は、それが事業のニーズを反映している場合に許可されます。報酬レベルのみに基づいた層化で、立証された費用へのリンクがない場合、隠れた補償とみなされます。
給与と簿記の仕組み
会計を正しく行うことは、プランの文言を正しくすることと同様に重要です。監査人、貸し手、またはソフトウェア監査が実際に見るのは簿記だからです。
非アカウンタブル・プランまたは定額手当の場合：
- 賃金としてコード化：クレジット 現金、デビット 給与費用 — リモート手当（または賃金）
- 源泉徴収付きで給与計算を実行し、W-2のボックス1、および社会保障・メディケアのボックス3と5に表示
- 雇用者の給与税は給与税費用としてデビット
アカウンタブル・プランの場合：
- 従業員の事業経費の払い戻しとしてコード化し、賃金ではない：Credit 現金、Debit 従業員払い戻し可能経費または該当する自然な経費勘定（インターネット、電話、事務機器）
- 給与計算で賃金として処理しない
- 源泉徴収を行わず、W-2に報告せず、その金額に対して雇用者の給与税を支払わない
- 経費報告書、領収書、支払い証明を一緒に保管 — 経費報告書が立証ファイルです
アカウンタブル・プランでの払い戻しと課税対象の手当のための別の総勘定科目を作成してください。銀行フィードを調整する際に、「リモート：アカウンタブル償還 — W-2には含まれない」といったタグを付けることで、年末のクリーンアップ時にブックキーパーがそれを雑費の補償として再分類するのを防ぎます。
給与プロバイダーを使用している場合、今すぐ2つの給与タイプを設定してください：「リモート手当 — 課税対象」と「アカウンタブル償還 — 非課税」。名前だけでも、正しく立証された償還を課税賃金として給与計算に通してしまう最も一般的なエラーを防ぎます。
従業員に自分で経費を控除させないでください。2018年の税制改正以来、W-2従業員は連邦の目的のために個人申告書で未払いの従業員業務費用を控除することができません。彼らが非課税で完全に補われる唯一の方法は、あなたのアカウンタブル・プランを通じてです。
州法のねじれを無視することはできません
連邦税の規則は払い戻しが課税対象かどうかを示します。州の労働法は、払い戻しをしなければならないかどうかを示します。
一部の州では、従業員が負担した必要な事業費の払い戻しを雇用者に義務付けています。カリフォルニア州の労働法§2802が最もよく引用されます：それは雇用者に、雇用の範囲内で発生した必要な支出を従業員に補償することを義務付け、立証なしの定額手当は自動的にそれを満たしません。イリノイ州、アイオワ州、モンタナ州、ニューハンプシャー州、ノースダコタ州、サウスダコタ州などにも同様の法律があり、少数の都市は独自の規則を追加しています。
特定の払い戻し法が適用されない場合でも、必須のリモートワーク費用を支払わないと、未払いの経費が時給の労働者を最低賃金以下に実効的の下げる場合、給与と時間のリスクが生じる可能性があります。
実際の結論：従業員が実際に住んでいる州を確認してください。ただし、あなたの組織が登録されている場所だけではありません。必須の払い戻し州に従業者が1人でもいる場合、文書化されたアカウンタブル・プランは二重の役割を果たします — それをIRSの目的で非課税に保ち、州が要求する実際の必要なコストの払い戻しを満たします。
優れたプランを課税対象に変える5つのミス
1. 書面によるプラン文書がない
口頭での理解はカウントされません。IRSは、事業関連、立証要件、超過返還要件、採用した期限ルールを述べた書面によるプランがあることを期待します。従業員のハンドブックに同封し、従業員に通知させてください。
2. 年間の月額コストに対して1回の領収書で承認する
1月のインターネット請求書が、12回の$100支払いを立証するわけではありません。毎月の文書が必要です。繰り返しの請求の場合は、日付、金額、ベンダー、事業目的を記載した1ページの毎月の経費報告書で十分です。
3. 請求書を超えた手当を返還せずに支払う
請求書が100を支払い、その差を見逃すことはアカウンタブル・プランではありません。立証された金額を払い戻すか、既定の期間内に超過分を回収してください。
4. 個人的な特典を非課税のバケツに混ぜる
ピラティスの会員権、昼食手当、一般的な「在宅ウェルネス」の支払いは素晴らしいベネフィットかもしれませんが、特定のビジネス接続がない限り、それは賃金です。課税対象の特典として支払い、あなたのアカウンタブルな払い戻しを汚染しないようにしてください。
5. 前払いと年度をまたぐタイミングを忘れる
12月にホームオフィス機器に$1,000を前払いし、従業員が2月に領収書を提出する場合、プランが定期的な明細方式を正しく使用していない限り、立証の60日セーフハーバーを超えます。大半の小規模チームにとって、購入後に払い戻すことがより安全な習慣です。
アカウンタブル・プランを1週間で構築する
課税手当から準拠したアカウンタブル・プランへの移行は、大企業を雇うことや新しいソフトウェアを購入することなく可能です。
1〜2日目：プランを下書きする。 目的、対象者、対象となる経費カテゴリ、事業接続の説明、従業員がどのように立証するか（提出する内容と場所）、60日/120日の期限のルールまたは定期的明細の代替案、超過分の返還ルールをカバーする1〜2ページの文書を作成します。CPAまたは給与プロバイダーに一度レビューを依頼します。
3日目：提出習慣を築く。 日付、ベンダー、金額、事業目的、領収書の添付というシンプルなテンプレートを作成します。メール、従業員ごとの共有ドライブ、既存の経費ツールを使用します。ツールの重要性よりも一貫性が大切です。提出書類を返金トランザクションに保存します。
4日目：管理者をトレーニングし、アカウント可能なカテゴリを選ぶ。 何を非課税でカバーするか決定します。一般的な出発点のリストは次のとおりです：インターネットと電話の事業利用割合、年間上限付きの必要な周辺機器、必須のソフトウェア。インターネット/電話の割り合い方法と段階を通知します。
5日目：給与計算と会計を調整する。 2つの給与タイプを作成し、GL勘定を設定し、どの状況でどれを使うかをブックキーパーに指示します。1人の従業員のためにテスト償還を実行し、サンプルのW-2に含まれないことを確認します。
継続：四半期スイープ。 各四半期、従業員ごとに、返還された額と立証された額を示す明細を生成し、欠けている立証を要求し、超過分の返還を文書化します。少なくとも7年間保存してください。
クイックな決定ガイド
- 運営管理を最小限にし、実際の費用に関係なく同じ金額を全員に提供したい？ 固定で課税対象の給与手当として給与計算に通してください。給与税を予算化し、手取り額を従業員に伝えます。
- 従業員が全額を受け取り、支払いに対する給与税を支払うことなく、請求書を毎月集めてもよいですか？ 書面によるアカウンタブル・プランを採用し、立証された額のみを払い戻します。
多くの雇用者は中間に立っています：ライフスタイル特典には課税手当を、コアな業務費用にはアカウンタブル・プランを実行します。ラベル — W-2の扱い — が実際と毎月一致していることを確認してください。
財務管理をシンプルに
課税対象の給与手当を選ぶか、非課税のアカウンタブル・プランを選ぶかにかかわらず、決定的な要素は一貫した財務の追跡です：誰に、何のために、どのような証拠をもって、どのようにコード化されたか。明確な記録が、良い方針を監査準備完了の本にし、正確なW-2ファイルにします。
Beancount.ioは、プレーンテキスト、バージョン管理の会計で、記録を透明でポータブルにします — ブラックボックスなし、ベンダーロックインなし。すべての払い戻し、給与計算エントリ、立証の参照は、あなたが所有し、検索、調整、CPAと共有できる元帳に保存されます。無料で始める そして、リモートワークの財務をリモートチームと同じくらい整理整頓しましょう。