あなたはオフィス回帰の通知を送りました。デスクの割り当て、バッジリーダー、そしてちらつく照明の角部屋を誰が使うかを決めました。しかし、経営陣の誰かが、全員をオフィスに戻すことが給与税、福利厚生管理、従業員の納税申告にどのような影響を与えるかを尋ねたでしょうか？
チームをオフィスに戻すことは、帳簿の複数の領域に静かに同時に影響を及ぼします。3年間誰も気にしなかった通勤手当が突然再び重要になります。一部の従業員が当てにしていた在宅勤務控除は永久に失われます。そして、損益計算書に計上されるオフィス費用は、適切な勘定科目に分類しないと、税金の支払い過剰につながります。次回の給与計算実行前に修正すべき点は次のとおりです。
従業員は再び税引き前の通勤手当を求める
誰も通勤していなかった時は、誰も交通費の福利厚生について尋ねませんでした。RTOポリシーが施行された日から、状況は変わります：電車に乗る従業員や都心の駐車場代を払う従業員全員が、セクション132(f)に基づく適格交通フリンジを提供しない限り、お金を無駄にしていることになります。
仕組みはこうです。従業員は給与の一部を税引き前で積み立て、交通パス、バンプール運賃、または適格駐車場の支払いに充てます。2026年向けの月次非課税限度額は、交通機関とバンプールの合計で340ドル、適格駐車場で340ドルです（Publication 15-BのIRSインフレ調整による）。つまり、従業員はカテゴリーごとに年間最大4,080ドルを課税賃金から移動できます。22%の税率区分の人が交通費限度額を最大限利用すると、連邦所得税で年間約900ドル、さらに社会保障税とメディケア税で7.65%を節約できます。
この制度はあなたにとっても有利です。従業員が税引き前給与減額制度を通じて拠出する1ドルごとに、雇用主負担の給与税7.65%を支払う必要がなくなります。交通費の最大非課税限度額では、参加従業員1人につき年間約312ドルが戻ってきます—管理コストがほぼかからない福利厚生に対してです。
正しく行うための実務上のルールは次のとおりです：
- 月次上限を尊重する。 カテゴリーごとに月額340ドルを超える金額は、フリンジではなく課税賃金です。月420ドルの駐車場代を補助する場合、超過分の80ドルは従業員のW-2に記載されます。
- 駐車場と交通費は別枠。 電車と駐車場の両方を利用する従業員は、それぞれ最大340ドル、合計月680ドルを非課税にできます。
- 現金での払い戻しには書類が必要。 交通費は現金で払い戻しできますが、適正な払い戻し契約と実証が必要です。交通機関が利用可能な場合は、パスの直接配布の方が簡単です。
- 雇用主の控除の落とし穴に注意。 セクション274(a)(4)に基づき、適格交通フリンジの提供費用は一般的に雇用主にとって控除できません—ただし、従業員の給与減額を通じた金額はそもそも費用がかからず、給与税の節約は得られます。非課税限度額を超えて通勤費を直接支払う場合は、超過分を報酬として扱います（控除は可能ですが、従業員にとっては課税対象）。
州や市が通勤手当の提供を義務付ける場合もある
これはどこでも任意ではありません。いくつかの地域では、一定規模以上の雇用主に税引き前の通勤手当の提供を義務付けており、RTOはまさに不遵守が明らかになる瞬間です：
- ニュージャージー州は、従業員20人以上の雇用主に、セクション132(f)に適合する税引き前交通フリンジの提供を義務付けています。
- イリノイ州は、シカゴ都市圏の交通圏内の対象雇用主に、税引き前の通勤手当プログラムの提供を義務付けており、地域交通プログラムを通じてコンプライアンスを確保できます。
- ニューヨーク市は、フルタイム従業員20人以上の雇用主に、フルタイムスタッフが税引き前所得で適格交通手当を購入する機会を提供することを義務付けています。
罰則や執行方法は異なりますが、傾向は一方向です：毎年、より多くの都市がこれらの条例を採用しています。これらの地域のいずれかに勤務場所がある従業員がいる場合は、今すぐ対象雇用主かどうかを確認してください—従業員数の基準は、本社スタッフだけでなく、その勤務場所に報告している従業員をカウントします。義務がない場合でも、自主的に福利厚生を提供することは、RTO移行における最も安価な善意のジェスチャーの1つです：事実上、税制優遇による昇給を通勤する従業員に与えることになります。
従業員が失った在宅勤務控除
リモート従業員の中には、長年在宅勤務費用を控除してきた人や、計画していた人もいるかもしれません。もう存在しない控除を誰も当てにしないようにしてください。
他人に雇用されている従業員は、一般的に連邦申告で在宅勤務費用やその他の未払いの従業員業務費用を控除できません。Tax Cuts and Jobs Actは、AGIの2%基準の対象となる雑損控除を2018年から2025年まで停止し、その後の法律でこの不許可は恒久的になりました。IRS Publication 463は、W-2従業員が標準走行距離率やその他の方法で未払いの仕事費用の項目別控除を請求できなくなったことを確認しています—これには、彼らが働いていた机、モニター、予備の寝室も含まれます。
わずかな法定例外だけが残っています（予備役、芸術家、手数料ベースの公務員、教育者の教室内費用）。素敵なホームセットアップを持つソフトウェア開発者はその対象ではありません。
これから二つのことが続きます：
- チームに明確に伝える。 最も親切な言い方："通勤費用や自分で購入する在宅勤務機器は、従業員として連邦控除の対象にはなりません。仕事に必要な機材があれば、聞いてください—自腹で負担させるより、払い戻ししたいので。" 4月に従業員が自分で税金の影響に気付くと、RTOへの不満は急速に高まります。
- 仕事関連費用はアカウンタブル・プランを通す。 IRS準拠のアカウンタブル・プラン（業務関連性、実証、超過前払い金の返還）に基づく払い戻しは、あなたにとって控除可能で、従業員にとって非課税です。1,200ドルのモニターはどちらにせよ1,200ドルかかりますが、アカウンタブル・プランを通せば、従業員は控除できない税引き後のお金で支払う代わりに、全額の価値を受け取ります。短い書面によるプラン文書と経費報告の習慣があれば十分です。（一部の州では、州申告で未払いの従業員費用を依然として認めているため、従業員に州の規則を確認するよう促してください—ただし、それに基づいて方針を構築しないでください。）
雇用主としてまだ控除できるもの
RTO側の損益計算書はすべて費用ではありません。チームを収容するために費やすほとんどすべては、通常かつ必要な事業費用です—適切な勘定科目に分類すればの話ですが：
- 賃貸料、光熱費、保険、オフィスサービスは、現在控除可能な営業費用です。複数の拠点を運営している場合は、拠点ごとに追跡してください。拠点ごとの損益が、その2番目のオフィスが価値があるかどうかを示します。
- 修繕と改良の線引きが重要。 オフィスの塗り直しやHVACの修理は控除可能な修繕です。壁を取り壊す、床面積を増やす、新しい屋根をかけることは、資本化して減価償却すべき改良です。請負業者の請求書に両方が混在している場合は、支払い前に書面で内訳を求めてください—年末に再構成するのは誰も楽しみません。
- 家具、設備、内装工事費用は、7年や39年にわたって減価償却する代わりに、セクション179に基づいて即時費用化できることがよくあります（年間限度額と課税所得規則に従う）。再開したオフィスに家具を揃える場合は、年末前にセクション179の選択をモデル化してください。数万ドルの控除を当年に繰り越すことができます。
- 交通費のパススルーをオフィス費用と混在させない。 交通費のための従業員給与減額拠出はあなたの費用ではありません—それは従業員のお金が給与計算を通じて移動しているものです。これらはオフィス費用としてではなく、清算勘定または負債勘定を通じて記帳してください。そうしないと、帳簿が費用を過大計上し、給与計算の照合が永遠に合いません。
今後30日間のRTO簿記チェックリスト
方針変更を短いパンチリストに変えて、四半期が終わる前に取り組みましょう：
- 通勤手当を立ち上げる（または再開する）。 交通費管理会社または給与計算プロバイダーの組み込みオプションを選び、システムで月額340ドルの上限を設定し、最初の完全出社給与期間前に従業員を登録します。
- W-2コードを監査する。 給与計算部門に、月次限度額を超える雇用主支払いの通勤費が課税賃金としてコード化されていること、および給与減額額が連邦目的で課税賃金を正しく減額していることを確認します（州の癖に注意—一部の州は給与減額制度の連邦非課税を採用していません）。
- 1ページのアカウンタブル・プランを公開する。 在宅勤務機器、勤務地間の走行距離、出張を対象とします。すべての報告に領収書と業務目的を要求します。
- 勘定科目表を分割する。 賃貸料、光熱費、修繕、進行中の改良、セクション179資産、交通費清算勘定を分離します。現在これをスプレッドシートで追跡している場合、これは卒業する良い機会です：これらのカテゴリーをバージョン管理された元帳で維持することは、すべての組替えが年末にレビュー可能であり、謎のままではないことを意味します。/docs/のガイドがその構造の設定方法を説明し、/fava/が拠点ごとの数値を読めるダッシュボードに変えます。
- 四半期ごとに給与計算をForm 941とW-3に早期に照合する。 RTOによる変更—新しい州での新規雇用、再開された交通費選択、源泉徴収の修正—は、941とW-2の不一致やIRS・SSAの通知を生じるちょうど年央の変動です。1月ではなく、毎四半期照合してください。
移行期間中もオフィス財務を整理しておく
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