月の15日に、引き落とし額が従業員の給与から差し引かれました。その翌月の12日になって、ようやく401(k)の信託勘定に入金されました。誰も気づかず、誰も苦情を言わず、給与計算はいつも通りに締められました。
労働省の目には、あなたはほぼ4週間にわたって従業員の退職金を無利子で自分の会社のお金として使っていたことになります。これは禁止取引であり、15%の物品税が課され、小規模企業の退職金プランで最も一般的なコンプライアンス違反です。通常、この期限が存在すること自体知らなかったスポンサーが犯しています。
ここで、ほとんど誰も教えてくれないことがあります。IRSは、あなたがこのようなミスを犯すことを想定しています。IRSは、小規模プランが十分な注意を払えない状況で運営されているという現実に対応するため、修正システム全体（従業員プラン・コンプライアンス救済制度（EPCRS））を構築しました。これにより、オペレーショナルなミスのほとんどを、IRSに電話もせず、書類提出もせず、手数料もかからずに、自分で修正できます。この制度は、収益手続2021-30によって規定されており、修正可能なミスがプランの資格喪失という大惨事にまで発展するのを防ぐために存在しています。
このガイドでは、EPCRSがどのように機能するか、どの部分のエラーを自己修正できるのか、小規模プランで実際に発生しがちな問題に対する標準的な修正方法はどのようになるのか、そして修正を後で維持できるように記録する方法について説明します。
資格喪失が実際に意味したこと
修正する前に、リスクの大きさを理解してください。401(k)プランとは、税法がそれ自体に対して行う約束です：拠出は非課税で積み立てられ、収益は非課税で複利成長し、分配時に一度だけ課税されます。IRSがプランを（さかのぼって）無効にした場合、この取引はすべての側面で同時に崩れます。
プランの信託は税の優遇措置を失い、非課税対象外信託となり、独自の所得税申告書を提出し、収益に対する税金を支払わなければなりません。従業員は、失格した年度について、確定拠出雇用主拠出の有価証券部分を課税所得として計上する必要があります。失格プランからの分配は、IRAまたは別のプランにロールオーバーすることはできません。雇用主の控除は、従業員に課税されるまで延期され、支払時または確定時には拠出にFICAおよびFUTAが課されることがあります。
失格の原因が、対象範囲や参加者の基準に関する問題である場合、高所得者（HCE）は、問題の年度だけでなく、有価証券を含む未課税の全残高について課税される場合があります。
これが、修正プログラムが重要である理由です。プランのエラーに気づき、適切な方法で修正すれば、失格に発展することはほとんどありません。
EPCRS：問題を解決するための3つの選択肢
EPCRSは3つのプログラムを用意しています。どれを選ぶかは、主にタイミングとエラーの種類によって決まります。
| プログラム | 使用するタイミング | IRSの関与 | 費用 |
|---|---|---|---|
| 自己修正プログラム（SCP） | 監査が進行しておらず、自分でエラーを見つけた場合 | なし — 申請書・報告書・連絡の必要なし | 無料 |
| 任意修正プログラム（VCP） | 自己修正ができないエラーがある場合、またはIRSの書面による承認書（コンプライアンス・ステートメント）が必要な場合 | 書面提出、IRSはコンプライアンス・ステートメント発行 | プランの資産に応じた利用手数料 — 現在は2,000ドルから4,000ドル |
| 監査クロージング・アグリーメント・プログラム（監査CAP） | IRSが検査で先に問題を発見した場合 | 合意書（クロージング・アグリーメント）の交渉 | IRSに交渉される罰金（必ずVCPの手数料より高額） |
経済的負担は、早期に申告するほど費用が軽くなるように意図的に設計されています。監査CAPに近づくごとに費用は上昇し、SCPは無料、VCPは申立手数料、監査CAPは交渉の開始位置がVCP手数料を上回り、影響を受ける従業員の数、エラーの期間、そのエラーを防ぐべき内部管理が整っていたかどうかの評価によってスライドします。
先の自己修正プログラム（SCP）
SCPは主力であり、その画期的な点は、受ける申請が不要である点です。申請書も報告書も不要、手数料もIRSとの相談もありません。運用上の失敗（プランの定められた内容に沿って運用されていなかった場合）＝オペレーショナルな失敗を見つけ、修正し、記録してから先に進みます。プランは税制上の優遇措置を維持します。
適用条件の主な軸は2つです。1つ目はエラーの重大性です。
- 軽微なオペレーショナルな失敗は、いつでも自己修正できます。期限はありません。
- 深刻なオペレーショナルな失敗も自己修正できますが、修正期間内（一般的にはエラーが発生したプラン年度の次の3番目のプラン年度末まで）に行う必要があります。この期間を逃した場合、自主的修正の選択肢はVCPのみとなります。
失敗が重大かどうかは事実に基づいて判断されます。影響を受けた従業員数、関与した金額、期間、そしてそれがパターン性を持つかです。一部の参加者に影響を与えた四半期単位の遅延預金は、受付係をプランから組織的に除外していた3年間とはケースが大きく異なります。
2つ目の条件はプロセスです。自己修正には、プランに十分なコンプライアンスの実践と手順（失敗を検出するための日常的な内部チェック）が整っていることが前提です。SCPは、良好な内部統制を持って生まれてもミスを犯すことのないプランのためで、相談しないプランのためではありません。これは、実際の未来のことです。スポンサーが毎月給与と信託預金を照合して月次でチェックする習慣は、最もコストがかかる修正期間内にエラーを確認し、SCPが前提とする内部コントロールのある体制であることを証明できます。
この道をすべてが通れるわけではありません。企業合併で取得したSIMPLE IRAおよびSEPプランでのエラー、などは、SCPではなくVCPの対象です。
選択肢：任意修正プログラム（VCP）
VCPは正式な選択です。失敗内容、提案する修正方法を書面にまとめ、利用手数料を支払った上で提出し、IRSがコンプライアンス（に承諾した）声明を発行します。これは、IRSが検査中でない場合（プランが現在検査中でない場合）にのみ利用可能で、IRSは通常、申請が保留中であるうちはプランを監査しません。
この仕組みは、多くの事業主が考えるよりも簡単です。申請はペイ・ドット・ガバ（Pay.gov）を介してフォーム8950を提出し、IRSは専用キット（フォーム14568、モデルコンプライアンス・ステートメント、共通の失敗に対応した付録スケジュール14568-Aから14568-Iまで）を公開しています。単純なオペレーショナルなエラーでは、弁護士を介さずに雇用者が完結できます。代理人による匿名の事前送信も可能で、あなたの名前を記載する前に、新しい修正方法が正しく動作するかをテストできます。
覚えたいる3つの詳細：
- IRSがあなたの修正方法が拒否場合、その手数料は返金されません。また、IRSがあなたのアプローチに同意しない場合、提出前に実施済みの修正をやり直す必要があるかもしれません。
- 提出後、一般的に150日以内に修正を完了する予定です。
- VCPはSCPでは免除できない物品税を免除される場合があります。 例えば、未実施の最低分配額（RMD）を支払いと同等の利息を加算して支払うことで、自己修正が可能ですが、参加者レベルの物品税（の免除はVCP、専用のRMD率でしか実現できません。
また、VCPはその範囲に制限があります：フォーム5500の遅延提出はIRSではなく、DOLの遅延提出者向けプログラム（Delinquent Filer Program）が対象。また、受託者としての義務違反は、DOLの自主的受託者修正プログラム（Voluntary Fiduciary Correction Program）が扱います。
三つ目のドア：Audit CAP
IRSがあなた自身の自己発見前に検査でエラーを発見した場合は、Audit CAPRの対象です。プラン、エラーを修正し、合意書（クロージング・アグリーメント）に署名し、交渉された制裁金を支払済ませます。この制裁金は、プランの「最大支払額」に関連し、エラーの性質と期間、影響を受けた従業員の数、そして以前にエラーを発見するべきだった内部管理者がいるかどうかで調整されます。Audit CAPでの罰金のリスクは、ドア1番か2番を先に入って回ることはほとんど完全に回避できます。
小規模プランで実際に起こる5つの失敗とその標準修正方法
1. 従業員の繰延金の預け遅れ
ルール：参加者の拠出は、会社の資産から合理的に分離ができる最も早い日までに、信託口頭に送金する必要があります — 翌月の15営業日ではありません。その約束は、企業法務弁護士がは罠として扱う上限を受け入れるかどうかではなく、規制上の外枠にすぎません。参加者が100人未満のプランでは、同じ規則が明示的なセーフハーバー（明確な措置安全港）があります。源泉徴収から7営業日以内に預け入れる。
修正方法：すべての遅延預金に、その期間の未収利益を加算します。受託者責任の側面は、通常、DOLの自主的受託者修正プログラム（VPFCP）で解決され、源泉控除後45日以内の預金に対しては、自己修正の要素（計算表を使用、正式な申請書は不要）があります。税の側面は別です：フォーム5330を提出し、対象金額に対する15%の物品税を支払います。
2. 総合対象の従業員の除外
対象者の受給条件あります（年齢・勤務期間・加入日を満たしているにもいない）のに、どの監査も参加させませんでした。それに対する修正は迅速性によって異なります。3か月以内に発発見した場合、修正は手軽です。繰り出しを開始し、関連する雇用主マッチを作成します。この期間を過ぎると、“標準修正”として、除外された従業員の延べ拠出機会(従業員の群の平均繰入率)× 従業員の超過期間の報酬 で計算されます。これにマッチング拠出を加え、その後の収益を加えるという「適格非任意拠出(QNEC)」を所得します。EPCRSには一貫したパターンがあります。それを調整する損失は、問題を発見するのが遅れれば遅れるほど、修正コストは増加します。
3. マッチ計算の誤り、またはADP/ACPテストの失敗
給与計算のベースを定義の誤った定義でマッチ計算した、または、テストに失敗したが無視した。原則は、修正によって参加者の状況を、正しくプランが運用された場合に彼らが得ていたべき状態に戻すということです：不足分（補足的な拠出金と収益）の追加します。失敗したADP/ACPテストは、非高額得役員（NHCE）へのQNECで修正しますが、その失敗には、基礎控除額の10%の物品税が課されます。
4. プランローンの失敗
参加者ローンが貸出時点で第72(p)条制限を超えていた、または給与計算のトラブルにより返済が停止しデフォルト（銀行)した状態のために、ローン支払いの滞納が発生した場合。修正方法の一部として、残額の再分割利息（res年度済み）、未清算分の支払い、またはローンを分配にりに変えるという方法があります。どちらを選択するかは、ローンが当初から問題があったのか、それとも後でデフォルトになったのかによって異なります。オーナーや役員へのローン は、禁止取引という選択でさらに慎重に審査されます。また、SCPで対応できない プランローンの失敗についてはVCPがもろもろの入口です。
5. 必要な最低分配（RMD）の遅延
退職した後、73歳または75歳になった元従業員がいるのに、そのことに誰も注意を払っていませんでした。修正は機械的です（未払い分の分配金に収益を加えて支払い）。しかし、発生する参加者に対する物品税の負担は厳しく、免除できるのはVCPだけです。この失敗は、ほぼ常にデータの問題です：プランが元従業員のステータスを見失っています。廃止された参加者の一覧表を毎年見直す方が、修正するよりも安上がりです。
修正したけれども証明されないのは、修正されなかったのと同じ
自己修正には書類提出がありません。つまり、修正したことの立証はすべてあなたの記録に委ねられています。ファイルには、入り口として監査に耐えられるSCPフォルダーに含めるべきもの:
- 発見の経緯、発見方法を特定するメモ、SCPを適用できる理由を示す修正期間の分析
- 修正に関する拠出金および逸失利益の計算根拠
- 訂正資金が実際に動いた——運用用口座から金信託口座への日付入りの転記
- 再発防止のための手続変更（実施日とその実施状況）
最後の項目は、無視されないものです。内部管理の考え方は、そもそもSCPを適用可能にするために必要だった要素であり、同じ書類保有は、数年間後に検査官が、2023年の静かな修正が実際に「修正」であり未報告な失敗ではないことを確信させるのにも役立ちます。
会計処理が真価を発揮するところ
上記の失敗のほとんどは、本質的に調整ミスです。給與天引き信頼預金が遅れた、誰もいセンサスと見比べない資格決定日、誰かが給与システムを換えたときに停止した分のローン返済。それらのエラーを防ぐ管理と、それらを修正する証拠は、いずれも簿記の記録です。給与台帳と信託預金を月次で照合し、日付を付けた記録、Ledgerの中の報酬定義（プラン文書と一致している）。そして、監査人が見られるようにできる日付入りの監査台。
また、あなたが最後まで制御できる報告簿にこれら記録を保存しておくことの重要なポイントでもあります。「この繰延べ金を最も早く区別できた日はいつか」という質問に対しては、資産がどうのようにて入・出金したかを記録した日付入りで追加専用の記録は、小規模企業一家が提示しうる最も有力な証拠です。プレーンテキスト台帳はまさにその力を提供し、Favaダッシュボードでは同じデータの現在の表示が可能で、ドキュメントでは、給与計算と信託送金のための勘定科目の構成が説明されています。
維持できるプランを保つ
退職金プランでのミスは、スキャンダルにはならないことがほとんどで、通常は「よくある平日の出来事です。誰かが給料システムをやり替え、加入日が過ぎているのに気づくことなく平然と過ぎし、預金が1週間遅れる。その場合に「脚注」と「資格剥奪のイベント」を分けるのは、そのスポンサーがミスを発見できて修正を証明できる記録を持ち合わせているか、ということです。
ですから、毎月計算を実施し、失敗に必要な「ドア」を判断してください。それは自己修正は期限内に行う、必要に応じてVCP提出か。そして記録·書類を保管し続けてください。IRSはEPCRSをあなたがエラーを起こすことを前提に造りました。それ以外のことはあなた次第です。
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