حسابداری شفاف و قابل ممیزی با Beancount و Fava

مقدمه

Beancount و Fava ابزارهای حسابداری متن‌باز هستند که برای ایجاد شفافیت، قابلیت ردیابی و قابلیت ممیزی در دفترداری طراحی شده‌اند. Beancount یک سیستم حسابداری دوبل است که از فایل‌های متنی ساده برای ثبت تراکنش‌ها استفاده می‌کند، در حالی که Fava یک رابط وب است که این سوابق را در گزارش‌ها و تجسم‌های قابل خواندن برای انسان ارائه می‌دهد. Beancount با حذف فرمت‌های داده اختصاصی و بهره‌گیری از کنترل نسخه، سطحی از وضوح و پاسخگویی را امکان‌پذیر می‌کند که نرم‌افزارهای حسابداری سنتی اغلب برای ارائه آن تلاش می‌کنند. این گزارش بررسی می‌کند که چگونه رویکرد متن ساده Beancount و رابط کاربرپسند Fava با هم کار می‌کنند تا شفافیت، قابلیت ممیزی و کنترل کاربر را در زمینه‌های مختلف افزایش دهند.

دفترداری متنی ساده با Beancount (جنبه‌های فنی)

داده‌های متنی ساده: Beancount تمام تراکنش‌های مالی را در فایل‌های متنی ساده ذخیره می‌کند. هر ورودی یک خط قابل خواندن توسط انسان (یا مجموعه‌ای از خطوط) است که نشان‌دهنده یک تراکنش است. به عنوان مثال، یک خرید نقدی 5 دلاری ناهار ممکن است به این صورت ثبت شود:

2024-07-29 * "خرید همبرگر به عنوان ناهار"
    Assets:Cash            -5.00 USD
    Expenses:Food           5.00 USD

در این فرمت، تاریخ، توضیحات و حساب‌ها به وضوح قابل مشاهده هستند. هر تراکنش باید متعادل باشد (مجموع بدهی‌ها برابر با مجموع بستانکاری‌ها)، بنابراین خطاهایی مانند یک حساب گمشده یا مقدار نادرست بلافاصله توسط تجزیه‌کننده نرم‌افزار شناسایی می‌شوند. این زبان خاص دامنه مبتنی بر متن ساده برای حسابداری به این معنی است که داده‌های مالی شما می‌توانند با هر ویرایشگر متن خوانده یا ویرایش شوند و با اسکریپت‌ها یا دستورات ساده پردازش شوند.

ساختار فایل: یک فایل دفتر کل Beancount معمولاً شامل دستورالعمل‌هایی برای باز کردن حساب‌ها، تعریف کالاها (ارزها)، ثبت تراکنش‌ها و شاید ادعاها یا بررسی‌های مانده حساب باشد. حساب‌ها به صورت سلسله مراتبی نامگذاری می‌شوند (به عنوان مثال Assets:Bank:Checking، Expenses:Food:Grocery)، و ساختار مالی شما را صریح می‌سازند. می‌توانید ورودی‌ها را به ترتیب زمانی یا منطقی سازماندهی کنید، و حتی می‌توانید دفتر کل را برای سازماندهی بهتر به چندین فایل تقسیم کنید (و آنها را در یک فایل اصلی قرار دهید). از آنجایی که داده‌ها فقط متن هستند، می‌توانید به راحتی حساب‌ها را دوباره مرتب یا بازسازی کنید - برای مثال، تغییر نام یک حساب در سراسر دفتر کل را می‌توان با یک جستجو و جایگزینی ساده یا یک اسکریپت خط فرمان انجام داد. مارتین بلیس، خالق Beancount، خاطرنشان می‌کند که "متن توانمند است" - حتی می‌توانید از ابزارهایی مانند sed برای سازماندهی مجدد حساب‌های خود در کل تاریخچه در چند ثانیه استفاده کنید.

ادغام با کنترل نسخه (Git): شاید بزرگترین مزیت فنی حسابداری متن ساده، چگونگی ادغام یکپارچه آن با سیستم‌های کنترل نسخه مانند Git باشد. فایل .beancount شما (یا فایل‌ها) می‌تواند در یک مخزن Git قرار گیرد، و به شما این امکان را می‌دهد که هر تغییر را با تاریخچه commit پیگیری کنید. هر اضافه یا اصلاح یک تراکنش به یک diff تبدیل می‌شود که می‌تواند خط به خط بررسی شود. این "پیگیری حسابرسی، "undo" نامحدود و همکاری" را خارج از جعبه فراهم می‌کند. به عنوان مثال، اگر یک ورودی ویرایش یا حذف شود، Git نشان می‌دهد چه کسی آن را تغییر داده است، چه زمانی، و دقیقاً چه چیزی تغییر کرده است - مشابه ردیابی تغییرات در کد منبع. این یک تضاد آشکار با پایگاه‌های داده حسابداری مبهم است که ممکن است فقط تاریخ آخرین اصلاح را نشان دهند یا به گزارش‌های ویژه برای ممیزی نیاز داشته باشند. یک شرکتی که Beancount را پذیرفت، گزارش داد که استفاده از Git به چندین حسابدار اجازه می‌دهد همزمان کار کنند و بدانند "چه کسی چه تغییری را کجا و چه زمانی ایجاد کرده است"، و مشکلات همکاری و ردیابی تغییراتی که در نرم‌افزار سنتی با آن مواجه بودند را حل کرد. در عمل، حتی می‌توانید اعتبار سنجی را در Git اعمال کنید (مانند یک hook pre-commit برای اجرای بررسی‌های Beancount و جلوگیری از commit یک دفتر کل نامتعادل). رفتار با دفتر کل به عنوان کد به این معنی است که تمام ابزارهای قدرتمند برای مدیریت کد - diffs، درخواست‌های pull، بازبینی کد - برای سوابق حسابداری شما در دسترس قرار می‌گیرد.

ورودی داده و قابلیت انتقال: از آنجایی که فرمت Beancount متن ساده است، وارد کردن داده‌ها از منابع دیگر یا صادر کردن برای مصارف دیگر آسان است. می‌توانید به صورت دستی ورودی‌ها را بنویسید یا تبدیل صورت‌حساب‌های بانکی به فرمت Beancount را اسکریپت کنید. انجمن Beancount واردکننده‌هایی را برای فرمت‌های رایج ارائه می‌دهد و سایر ابزارهای حسابداری متن ساده (Ledger، hledger) فرمت‌های مشابهی دارند و مبدل‌هایی در دسترس هستند. داده‌های شما به یک برنامه واحد گره خورده نیستند - همانطور که یک راهنما تأکید می‌کند، "شما هرگز در موقعیتی قرار نخواهید گرفت که داده‌های تراکنشی شما در یک باینری blob با فرمت ناشناخته قرار داشته باشد". در واقع، می‌توانید فایل Beancount خود را بردارید و یک تجزیه‌کننده ساده بنویسید یا از ابزار دیگری برای خواندن آن در صورت نیاز استفاده کنید. این امر پایه فنی را فوق‌العاده ضدآینده می‌کند.

مزایای قابلیت ممیزی یک دفتر کل متنی ساده

ذخیره سوابق مالی در متن ساده مزایای قابل توجهی در قابلیت ممیزی و بررسی خطا دارد:

• تاریخچه تغییر دقیق: هر تغییری در دفترها از طریق commitهای کنترل نسخه ردیابی می‌شود. این یک سابقه زمانی از ویرایش‌ها ایجاد می‌کند که اگر از سرویسی مانند GitHub یا یک روش commit امضا شده استفاده کنید، دستکاری در آن دشوار است. این مانند داشتن یک گزارش حسابرسی دقیق برای تمام تراکنش‌ها است. اشتباهات را می‌توان به commit دقیقی که آنها را معرفی کرده است ردیابی کرد، و نسخه‌های تاریخی دفترها به راحتی قابل بازیابی هستند. در یک دفتر کل متن ساده، "داده‌ها را می‌توان به طور مؤثر کنترل نسخه کرد و یک پیگیری حسابرسی و "undo" نامحدود برای اصلاحات ارائه داد". در مقابل، بسیاری از سیستم‌های حسابداری سنتی یا تاریخچه کاملی از ویرایش‌ها را نگه نمی‌دارند یا داده‌ها و تعدیلات را به روش‌هایی ترکیب می‌کنند که جدا کردن آنها دشوار است.

• قابلیت ردیابی و بازبینی همتا: از آنجایی که دفتر کل متن است، چندین نفر می‌توانند آن را مانند کد بررسی کنند. به عنوان مثال، در یک سازمان کوچک، یک نفر می‌تواند تغییرات را در دفتر کل پیشنهاد کند (افزودن تراکنش‌ها، تعدیل ورودی‌ها) و یک درخواست pull را برای بررسی توسط شخص دوم باز کند. این فرآیند بازبینی همتا می‌تواند خطاها یا ناسازگاری‌ها را قبل از پذیرش آنها شناسایی کند، درست مانند بررسی کد که اشکالات را شناسایی می‌کند. گردش کار مشارکتی که در بالا ذکر شد برای تیمی که از QuickBooks استفاده می‌کند غیرممکن بود، که منجر به مهاجرت آنها به Beancount برای پشتیبانی بهتر از چند کاربر شد. رویکرد متن ساده همکاری را طبیعی می‌کند - تطبیق اختلافات و ادغام تغییرات از حسابداران مختلف ساده است، و از محدودیت‌های "قفل شدن فایل" یا تک کاربره برخی از فایل‌های حسابداری دسکتاپ جلوگیری می‌کند.

• بررسی خطای خودکار: Beancount شامل اعتبار سنجی داخلی قوی است. هنگامی که فایل را پردازش می‌کنید، اگر هر تراکنشی نامتعادل باشد (بدهی‌ها ≠ بستانکاری‌ها)، اگر تراکنش‌های یک حساب با مانده ادعا شده مطابقت نداشته باشد، یا اگر ناسازگاری‌هایی مانند شناسه‌های تراکنش تکراری وجود داشته باشد، خطا می‌دهد. یک کاربر خاطرنشان می‌کند که "به دلیل بررسی‌های داخلی Beancount، من مطمئن هستم که [سوابق من] پس از ورود به دفتر کل صحیح هستند. هیچ شانسی برای شکست وجود ندارد...". به عبارت دیگر، اگر فایل Beancount بدون خطا وارد شود، اطمینان بالایی دارید که یکپارچگی اساسی حسابداری (به عنوان مثال، تمام تراکنش‌ها متعادل هستند) سالم است. به عنوان مثال، می‌توانید ادعاهای مانده ماهانه را از صورت‌حساب‌های بانکی خود اضافه کنید، و Beancount "اگر تراکنش‌های شما با مانده پایانی مورد انتظار مطابقت نداشته باشد، یک خطا ایجاد می‌کند". این امر حذف‌ها یا اشتباهات املایی را بلافاصله تشخیص می‌دهد. نرم‌افزار سنتی نیز ممکن است تراز دوبل را اعمال کند، اما از آنجایی که Beancount بیشتر در معرض دید کاربر قرار می‌دهد، شما تشویق می‌شوید که بررسی‌های صریح (مانند ادعاهای مانده) را اضافه کنید و نتایج این بررسی‌ها را مستقیماً ببینید.

• اصلاح ورودی‌ها، تاریخچه را حفظ می‌کند: در حسابداری مناسب، نباید یک تراکنش اشتباه را حذف کرد، بلکه باید یک ورودی اصلاحی اضافه کرد. دفاتر کل متن ساده این عمل را تشویق می‌کنند (و با Git، حتی اگر واقعاً یک ورودی گذشته را تغییر دهید، نسخه قبلی در تاریخچه باقی می‌ماند). یک ممیز می‌تواند مسیر اصلاحات را به وضوح ببیند، به جای اینکه گمان کند داده‌ها بدون هیچ رکوردی تغییر کرده‌اند. در حالی که هیچ چیز از نظر فنی مانع از آن نمی‌شود که یک کاربر تاریخچه فایل متنی را در صورت دسترسی تغییر دهد، استفاده از Git با یکپارچگی commit (یا حتی امضای commitها) می‌تواند تغییرات غیرمجاز یا بدون پیگیری را کاهش دهد. گشودگی همچنین عادات خوبی را تقویت می‌کند: یک بحث خاطرنشان کرد که شما "نمی‌توانید [به سادگی] یک ورودی را به طور بی‌صدا" در حسابداری متن ساده اصلاح کنید بدون اینکه آشکار شود. شما باید "ورودی‌های اصلاحی ایجاد کنید... [تا] پیگیری حسابرسی را حفظ کنید". در مجموع، خود سیستم شفاف است، بنابراین هر تلاشی برای تقلب در دفترها احتمالاً ردپاهایی از خود به جا می‌گذارد.

• پیگیری حسابرسی برای ممیزان خارجی: اگر نیاز به انجام ممیزی رسمی دارید (برای یک کسب و کار یا غیرانتفاعی)، ارائه یک دفتر کل Beancount مانند ارائه کد منبع با تاریخچه نسخه کامل است. یک ممیز می‌تواند گزارش تراکنش خام را بررسی کند، یا می‌توانید اسناد پشتیبان (مانند گزارش‌های دفتر روزنامه یا ترازنامه) را مستقیماً از داده‌های منبع تولید کنید، و از سازگاری اطمینان حاصل کنید. یک کاربر Beancount که نیاز به توجیه محاسبات مالیاتی به مقامات داشت، از داشتن "یک سابقه محکم از کل تاریخچه" هر لات دارایی قدردانی کرد، و "اشاره و اثبات چگونگی استخراج ارقام" را "بسیار آسان" کرد. وضوح رکورد در متن ساده، همراه با گزارش‌های صادر شده، می‌تواند ممیزی‌ها را تسریع کند زیرا هیچ چیز در پشت نرم‌افزار پنهان نیست - هر عددی در یک گزارش را می‌توان به یک خط در فایل دفتر کل ردیابی کرد.

• "undo" نامحدود و آزمایش: به دلیل ترکیبی از متن + کنترل نسخه، می‌توانید بدون ترس از ساختاربندی مجدد یا بازسازی حساب‌های خود امتحان کنید. اگر یک ایده جواب نداد، می‌توانید به یک commit قبلی برگردید. این آزادی باعث تشویق بهبودها و تعدیلات در ساختار حسابداری در طول زمان می‌شود (به عنوان مثال، تقسیم یک حساب به چندین حساب، یا افزودن دسته‌های جدید)، که در یک سیستم سنتی ممکن است پس از ورود تراکنش‌ها خطرناک یا غیرقابل برگشت باشد. کاربران خاطرنشان کرده‌اند که با نقاط بازرسی Git، "هیچ نگرانی وجود ندارد که هنگام آزمایش" با تغییرات در دفتر کل، "چیزی را خراب کنیم"، زیرا همیشه می‌توان عقب نشینی کرد. این بدان معناست که سیستم حسابداری می‌تواند به آرامی تکامل یابد و تاریخچه قابل ممیزی در هر مرحله حفظ می‌شود.

شفافیت از طریق داده باز و منبع باز

رویکرد Beancount شفافیت را هم در داده و هم در منطق به حداکثر می‌رساند:

• حذف فرمت‌های مبهم: Beancount از یک فرمت ساده و باز استفاده می‌کند که هر کسی می‌تواند آن را بخواند. برخلاف نرم‌افزار حسابداری معمولی که ممکن است داده‌ها را در یک فایل باینری اختصاصی یا یک پایگاه داده قفل شده ذخیره کند، یک دفتر کل Beancount فقط متن است. این "فرمت باز" به این معنی است که "داده‌های شما باز است و برای همیشه باز خواهد ماند". برای درک داده‌ها نیازی به Beancount ندارید - در صورت لزوم، می‌توانید دفتر کل را در یک ویرایشگر متن باز کنید یا آن را چاپ کنید. Beancount با حذف سیلوهای داده اختصاصی، اطمینان می‌دهد که شما هرگز برای دسترسی به سوابق مالی خود به نرم‌افزار یک فروشنده خاص وابسته نیستید. به عنوان مثال، بسیاری از کاربران QuickBooks در صادر کردن تمام داده‌های خود یا تبدیل آن به یک سیستم جدید مشکل داشته‌اند. با Beancount، تبدیل ساده است: داده‌ها قبلاً در یک فرمت جهانی هستند. به قول مستندات Beancount، "با یک فرمت باز، شما هرگز در موقعیتی قرار نخواهید گرفت که داده‌های شما در یک باینری blob با فرمت ناشناخته قرار داشته باشد و نرم‌افزار پشتیبانی نشود".

• وضوح منطق حسابداری: برنامه‌های حسابداری سنتی محاسبات زیادی را در پشت صحنه انجام می‌دهند - جمع‌آوری حساب‌ها، اعمال نرخ ارز، محاسبه مانده حساب و غیره. در حالی که Beancount نیز این کار را انجام می‌دهد، منطق از کاربر پنهان نیست. قوانین دفترداری دوبل شفاف و سازگار هستند: برای مثال، اگر مانده حساب خاموش باشد، Beancount به شما دقیقاً می‌گوید کدام حساب و کدام تراکنش باعث آن شده است. علاوه بر این، خود Beancount یک کد پایتون متن باز است. اگر کسی واقعاً می‌خواهد ممیزی کند که چگونه محاسبه می‌کند، مثلاً میانگین مبنای هزینه برای سرمایه‌گذاری‌ها یا نحوه تولید ترازنامه، می‌تواند منبع را بررسی کند یا به بررسی جامعه از آن کد تکیه کند. رفتار نرم‌افزار مستند و قطعی است - هیچ تصحیح خودکار مرموز ورودی‌ها یا فرضیات اعلام نشده وجود ندارد. این در تضاد با برخی از نرم‌افزارهای مالی است که ممکن است ورودی‌ها را به طور خودکار تنظیم کنند (ایجاد حساب‌های "اختلافات گرد کردن" پنهان و غیره) بدون آگاهی کامل کاربر. با Beancount، هر عدد در هر گزارش از تراکنش‌هایی که کاربر ارائه کرده است، از طریق یک فرآیند محاسبه باز به دست می‌آید.

• جداسازی داده و برنامه: یک جنبه کلیدی طراحی حسابداری متن ساده این است که ابزارها (Beancount، Fava) مالک داده نیستند - شما هستید. فایل داده جداگانه است و به عنوان ورودی فقط خواندنی توسط ابزارها تلقی می‌شود. همانطور که در مقدمه plaintextaccounting.org اشاره شده است، نرم‌افزار "داده‌های ورودی را بدون تغییر آن می‌خواند، و [فقط] یک گزارش خروجی می‌دهد"، که باعث می‌شود "درک و تکیه بر آن آسان باشد". Beancount هرگز به تنهایی در فایل دفتر کل شما نمی‌نویسد. هر تغییری باید از طرف شما (یا یک ابزار ویرایش که عمداً از آن استفاده می‌کنید) انجام شود. این امر اطمینان زیادی می‌دهد که آنچه می‌بینید همان چیزی است که وارد کرده‌اید، بدون هیچ تغییری پنهانی. اگر نرم‌افزار رفتار نامناسبی داشته باشد یا با اشکالی مواجه شود، داده‌های شما ایمن و بدون تغییر باقی می‌مانند - یک نکته مهم برای اعتماد. در مقابل، یک سیستم حسابداری مبهم ممکن است داده‌ها را در طول ارتقاء یا در صورت بروز اشکال تغییر دهد، و بدون دسترسی مستقیم به داده‌های خام، ممکن است حتی متوجه آن نشوید. با Beancount، اگر چیزی در یک گزارش خاموش به نظر می‌رسد، می‌توانید فایل متنی را باز کرده و مستقیماً آن را بررسی کنید.

• جامعه و بررسی متن باز: متن باز بودن Beancount و Fava به این معنی است که صدها چشم می‌توانند کد آنها را بررسی کنند و در بهبودها مشارکت کنند. نه تنها در داده‌ها بلکه در خود ابزار نیز شفافیت وجود دارد - بدون الگوریتم‌های مبهم. به عنوان مثال، اگر نگرانی در مورد نحوه محاسبه استهلاک یا نحوه رسیدگی به تبدیل ارز وجود داشته باشد، می‌توان منبع Beancount را بررسی کرد یا با انجمن توسعه‌دهندگان بحث کرد. این رویکرد مبتنی بر جامعه همچنین منجر به شناسایی سریع اشکالات یا ناسازگاری‌ها می‌شود، که معمولاً به طور عمومی مستند می‌شوند (به عنوان مثال، در مسائل GitHub) و در حالت باز رفع می‌شوند. کاربران حتی می‌توانند افزونه‌هایی را برای گسترش عملکرد Beancount یا اعمال قوانین سفارشی بنویسند، همه در حالت باز. به نوعی، این گشودگی شبیه به شفافیت علمی است - روش شناسی برای بررسی در دسترس است، نه یک "جعبه سیاه".

• شفافیت برای ذینفعان غیرفنی: متن ساده به این معنی نیست که افراد غیرفنی در تاریکی رها شده‌اند. در واقع، می‌تواند شفافیت را برای ذینفعانی مانند حسابداران، ممیزان یا اعضای تیم افزایش دهد، زیرا ارائه یک سابقه کامل که می‌توانند با ابزارهای اساسی بررسی کنند آسان است. می‌توان گزارش‌های PDF یا HTML را از دفتر کل برای خوانایی تولید کرد، اما اینها همیشه به داده‌های منبع مرتبط هستند. هیچ "مجموعه دوم مخفی از دفترها" وجود ندارد. این ویژگی به ویژه برای سازمان‌هایی که برای گشودگی ارزش قائل هستند مهم است. به عنوان مثال، یک سازمان غیرانتفاعی می‌تواند فایل دفتر کل Beancount خود را به طور عمومی در وب یا در GitHub منتشر کند تا هر کسی بتواند آن را بررسی کند، با اطمینان از اینکه خوانندگان می‌توانند خودشان مجموع‌ها را تأیید کنند یا جزئیات تراکنش را بدون نیاز به نرم‌افزار خاص ببینند. در واقع، برخی پیشنهاد کرده‌اند که "متن باز کردن داده‌های مالی [یک سازمان]" با استفاده از چنین ابزارهایی به شفافیت در سازمان‌های غیرانتفاعی و نهادهای دولتی کمک می‌کند. حسابداری متن ساده این سناریو را امکان پذیر می‌کند.

اجتناب از قفل شدن فروشنده با ابزارهای متن باز

قفل شدن فروشنده زمانی رخ می‌دهد که استفاده از یک راه حل حسابداری اختصاصی شما را به یک شرکت یا محصول خاص گره می‌زند، و مهاجرت یا نگهداری سوابق شما به طور مستقل را دشوار می‌کند. Beancount و Fava، به دلیل متن باز و مبتنی بر متن ساده بودن، تقریباً قفل شدن را از بین می‌برند:

• مجوز متن باز و جامعه: Beancount (که توسط مارتین بلیس در حدود سال 2008 شروع شد) رایگان و متن باز است، همانطور که Fava نیز هست. هیچ هزینه مجوز، اشتراک یا محدودیتی در استفاده وجود ندارد. می‌توانید از این ابزارها برای امور مالی شخصی، حسابداری تجاری، سازمان‌های غیرانتفاعی یا هر هدفی بدون اجازه استفاده کنید. از آنجایی که منبع باز است، اگر توسعه Beancount کند یا متوقف شود، جامعه می‌تواند به نگهداری یا فورک کردن آن ادامه دهد. نرم‌افزار شما به طور ناگهانی ناپدید نمی‌شود یا شرایط را تغییر نمی‌دهد. این یک شبکه ایمنی در مقایسه با خدمات حسابداری مبتنی بر ابر است که ممکن است تعطیل شوند یا قیمت‌گذاری را تغییر دهند. این همچنین به این معنی است که شما می‌توانید مالک فرآیند باشید: همانطور که یک کاربر بیان کرد، "اگر چیزی مطابق میلم نیست، می‌توانم با منابع دستکاری کنم و اطمینان حاصل کنم که داده‌های من 20 سال دیگر نیز قابل استفاده خواهند بود." طول عمر داده‌ها یک وعده اصلی است - از آنجایی که فرمت داده متن ساده و مستند است، حتی دهه‌ها بعد نیز تجزیه آن باید بسیار آسان باشد. در مقابل، به فایل‌های QuickBooks قدیمی یا فرمت‌های اختصاصی باستانی فکر کنید که باز کردن آنها امروز بسیار دشوار است (اگر نرم‌افزار حتی روی سیستم‌های مدرن اجرا شود).

• بدون سیلو داده اختصاصی: داده‌های حسابداری شما در Beancount در پشت دروازه‌های صادرات/واردات یک فروشنده قفل نشده است. می‌توانید فایل .beancount را بردارید و آن را در هر ویرایشگر متن باز کنید یا از ابزارهای مختلف از اکوسیستم حسابداری متن ساده استفاده کنید (با توجه به محبوبیت فرمت، تعداد زیادی وجود دارد). مهاجرت به یک سیستم متفاوت ساده است: برای مثال، ابزارهایی برای تبدیل داده‌های Ledger یا CSV به Beancount و بالعکس وجود دارد. فقدان قفل شدن همچنین به این معنی است که شما مجبور به ارتقاء نیستید. اگر Beancount نسخه جدیدی را منتشر کند، می‌توانید از آن استفاده کنید یا نه. داده‌های موجود شما معتبر باقی می‌مانند. هیچ مفهومی از مهاجرت اجباری داده وجود ندارد زیرا یک فروشنده تصمیم گرفته است فرمت پایگاه داده یا API خود را تغییر دهد.

• اجتناب از وابستگی تجاری: بسیاری از کسب و کارها از نرم‌افزار حسابداری خود پیشی می‌گیرند یا از محدودیت‌های فروشنده ناامید می‌شوند. شرکت ذکر شده در بالا که به Beancount تغییر یافت، به مسائل مربوط به راه‌حل‌های اختصاصی محلی و ابری اشاره کرد، از جمله نگرانی‌ها در مورد "ماندگاری یا طول عمر شرکت زیربنایی" که نرم‌افزار را ارائه می‌دهد. با تغییر به یک ابزار متن باز، آنها اطمینان حاصل کردند که فرآیند حسابداری آنها تحت کنترل آنها است و مشمول ثروت یک فروشنده نیست. در اصل، Beancount کاربران را از وابستگی به یک فروشنده واحد یا مواجهه با ارتقاءهای گران قیمت سازمانی در مقیاس‌بندی آزاد می‌کند. همچنین هیچ افزایش فروش ماژول‌های اضافی وجود ندارد - همه چیز در دستان شما است تا در صورت نیاز گسترش دهید. به عنوان مثال، یک استارت آپ که با حسابداری چند ارزی و گزینه سهام سروکار دارد، انعطاف‌پذیری Beancount (رسیدگی به مبنای هزینه، لات و غیره) را برتر یافت و آن را متناسب با نیازهای خود تنظیم کرد - چیزی که در یک سیستم قفل شده دشوار یا غیرممکن خواهد بود. به طور خلاصه، کسب و کارهای کوچک یک دفتر کل شفاف به دست می‌آورند که هر ذینفع یا ممیز می‌تواند آن را بررسی کند، و آنها کنترل کامل بر نحوه مدیریت و ارائه داده‌های مالی خود را حفظ می‌کنند.

• قابلیت انتقال داده: از آنجایی که داده‌های Beancount را می‌توان به راحتی به فرمت‌های رایج صادر کرد (CSV، JSON از طریق دستورات مختلف، یا داده‌ها را می‌توان برای صادرات سفارشی در پایتون بارگیری کرد)، می‌توانید بدون محدودیت با سیستم‌های دیگر ادغام شوید. برای مثال، اگر نیاز به ارائه داده‌های مالی به یک نرم‌افزار مالیات دارید، می‌توانید یک اسکریپت برای صادرات بنویسید. یا اگر بعداً تصمیم گرفتید به یک سیستم مبتنی بر SQL منتقل شوید، می‌توانید دفتر کل را در آنجا وارد کنید. نکته کلیدی این است که داده‌های شما در تمام اوقات به شکلی قابل استفاده متعلق به شما هستند. در سیستم‌های اختصاصی، حتی اگر بتوانید صادر کنید، اغلب برخی از اطلاعات یا وفاداری (به عنوان مثال، از دست دادن پیوست‌ها، فراداده یا پیگیری حسابرسی دقیق تغییرات) را از دست می‌دهید. با Beancount، تمام اطلاعات (به جز هر سند پیوست شده، که همچنان در فایل‌های معمولی ذخیره می‌کنید) متن ساده هستند و با شما می‌مانند.

• بدون قفل شدن ویژگی: فلسفه متن باز برای Fava (رابط کاربری وب) نیز به این معنی است که حتی ویژگی‌های پیشرفته نیز با هدف قفل کردن شما طراحی نشده‌اند. برای مثال، سازنده یک سرویس میزبانی Beancount خاطرنشان کرد که از افزودن هرگونه "ویژگی خصوصی برای اتصال کاربران" خودداری می‌کنند - در عوض، آنها بهبودها را به پروژه‌های Fava/Beancount متن باز باز می‌گردانند. این طرز فکر در جامعه تضمین می‌کند که پیشرفت‌ها به نفع همه است و شما در یک نسخه اصلاح شده گیر نکرده‌اید. به عبارت دیگر، شما می‌توانید خودتان میزبانی کنید یا در هر زمان به سرویس دیگری منتقل شوید. گردش کار استاندارد باقی می‌ماند. این در تضاد با فروشندگانی است که ممکن است "صادرات" را ارائه دهند، اما فقط در قالبی که رقیب دیگری نتواند به راحتی وارد کند، در نتیجه شما را به دام می‌اندازد مگر اینکه با آنها بمانید.

به طور خلاصه، با استفاده از Beancount و Fava، شما از مشکلات رایج قفل شدن فروشنده جلوگیری می‌کنید. داده‌های شما در دسترس باقی می‌مانند، نرم‌افزار تحت کنترل شما است، و شما این آزادی را دارید که در صورت نیاز بدون از دست دادن یکپارچگی سوابق خود، سازگار شوید یا مهاجرت کنید. هیچ هزینه سالانه یا ارتقاء اجباری وجود ندارد - شفافیت و سادگی از شما در برابر این وابستگی‌ها محافظت می‌کند.

Fava: یک رابط قابل خواندن برای انسان برای Beancount

Fava رابط وب است که موتور متن ساده Beancount را تکمیل می‌کند. هیچ لایه اختصاصی معرفی نمی‌کند - در عوض، با آسان‌تر کردن کاوش در داده‌ها، شفافیت و قابلیت ممیزی را تقویت می‌کند:

(Fava) رابط وب Fava نماهای غنی و قابل خواندن برای انسان از دفتر کل شما ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، تصویر صفحه نمایش یک تفکیک درختی "صورت سود و زیان" از درآمد و هزینه‌ها بر اساس دسته را نشان می‌دهد. چنین تجسم‌ها و گزارش‌هایی به کاربران و ممیزان کمک می‌کند تا به سرعت الگوهای مالی را درک کنند و ناهنجاری‌ها را شناسایی کنند.

ویژگی‌ها و گزارش‌ها: Fava فایل Beancount شما را می‌خواند و انواع گزارش‌ها را تولید می‌کند: صورت سود و زیان، ترازنامه، تراز آزمایشی، جریان نقدی و سایر موارد، همه از طریق یک مرورگر وب. همچنین یک دفتر روزنامه قابل پیمایش از تراکنش‌ها (می‌توانید روی یک حساب کلیک کنید و تمام ارسال‌ها به آن را ببینید)، مانده حساب در طول زمان و حتی یک رابط پرس و جو برای سؤالات سفارشی ارائه می‌دهد. نکته مهم این است که این گزارش‌ها در لحظه از دفتر کل متنی تولید می‌شوند، به این معنی که همیشه با داده‌های منبع به‌روز هستند و هر تغییری را که در دفتر کل ایجاد شده است منعکس می‌کنند. هیچ پایگاه داده جداگانه‌ای برای از بین رفتن همگام‌سازی وجود ندارد. برای اهداف ممیزی، Fava می‌تواند به عنوان یک پورتال فقط خواندنی (مگر اینکه ویژگی‌های ویرایش را فعال کنید) برای ذینفعان برای بازرسی دفترها عمل کند. یک حسابدار یا ممیز می‌تواند از Fava برای رفتن از اظهارات سطح بالا به تراکنش‌های اساسی به راحتی استفاده کند، که بسیار کاربرپسندتر از بررسی یک فایل متنی خام خط به خط است.

آسان‌تر کردن ممیزی‌ها: Fava با ارائه داده‌ها در اظهارات حسابداری آشنا و نمودارهای تعاملی، به کاربران غیرفنی اجازه می‌دهد دفترهای نگهداری شده در Beancount را ممیزی و درک کنند. برای مثال، می‌توان به یک حسابدار خارجی دسترسی به Fava (یا یک خروجی از گزارش‌های Fava) داد. یک شرکتی که از Beancount استفاده می‌کند، خاطرنشان کرد که برای مالیات، آنها یک خروجی HTML از امور مالی تولید می‌کنند و CPA آنها "می‌تواند بدون مشکل در [امور مالی] پیمایش کند"، و آنها "از Fava (یک GUI وب Beancount) برای گزارش‌های مختلف" برای کمک به این فرآیند استفاده می‌کنند. Fava می‌تواند خطاها یا هشدارها را نیز برجسته کند - اگر Beancount هر گونه مشکلی را گزارش دهد (مانند یک تراکنش نامتعادل یا یک ادعای ناموفق)، رابط Fava یک نشانگر خطا را نشان می‌دهد، بنابراین بلافاصله متوجه می‌شوید که چیزی نیاز به توجه دارد. این به طور موثر بررسی‌های ممیزی را در یک GUI برای راحتی به نمایش می‌گذارد.

شفافیت داده‌ها در Fava: توجه به این نکته مهم است که Fava داده‌ها را مبهم نمی‌کند یا اجازه ویرایش‌های "مخفی" را نمی‌دهد. هر تراکنشی که از طریق ویرایشگر وب Fava اضافه می‌شود (Fava دارای یک ویرایشگر و فرم ورودی تراکنش است) در واقع در فایل متنی Beancount نوشته می‌شود. این بدان معناست که منبع واحد حقیقت همچنان دفتر کل متنی است. نقش Fava ارائه آن منبع حقیقت به روش‌های مفید مختلف است. برای مثال، نمودارهای Fava می‌توانند ارزش خالص شما را در طول زمان یا یک نمودار دایره‌ای از هزینه‌ها بر اساس دسته را نشان دهند. اینها به طور پویا از داده‌ها تولید می‌شوند و یک نمای شفاف از روندهایی ارائه می‌دهند که ممکن است در داده‌های خام تشخیص آنها دشوار باشد. ناهنجاری‌ها، مانند افزایش ناگهانی در یک دسته هزینه، از نظر بصری آشکار می‌شوند و می‌توان روی آنها کلیک کرد تا ورودی‌های زیربنایی را بررسی کرد. در یک سیستم سنتی، ممکن است مجبور شوید چندین گزارش یا پرس و جو را اجرا کنید تا یک ناهنجاری را بررسی کنید. Fava آن را تعاملی می‌کند.

بدون محاسبات جعبه سیاه: از آنجایی که Fava از Beancount در زیر هود استفاده می‌کند، منطق محاسبه باز را به ارث می‌برد. اگر Fava یک مانده را نشان می‌دهد، می‌توانید اعتماد کنید که مجموع تمام تراکنش‌های مربوطه از فایل دفتر کل است. اگر چیزی خاموش به نظر می‌رسد، می‌توان آن را مستقیماً در Fava با بررسی تراکنش‌های حساب ردیابی کرد. Fava حتی اجازه می‌دهد نتایج پرس و جو را به CSV یا Excel صادر کنید، بنابراین یک ممیز می‌تواند اعداد را بردارد و آنها را به طور مستقل بررسی کند. در اصل، Fava به عنوان یک لنز بر روی داده‌های شفاف Beancount عمل می‌کند، نه یک فیلتر که داده‌ها را تغییر می‌دهد. این طراحی به این معنی است که شما بهترین‌های هر دو جهان را دریافت می‌کنید: یک مسیر حسابرسی واضح در قالب متن و یک رابط کاربری دوستانه برای تجزیه و تحلیل.

تجربه کاربر و پذیرش: Fava با ارائه یک رابط کاربری وب مدرن، مانع را برای افرادی که با ابزارهای خط فرمان راحت نیستند، کاهش می‌دهد. برای مثال، در استفاده از امور مالی شخصی، یک شریک ممکن است ویرایش متن را انجام دهد اما شریک دیگر می‌تواند به سادگی وارد Fava شود تا وضعیت فعلی حساب‌ها را ببیند. (این سناریوی دقیق انگیزه‌ای برای یک کاربر Beancount بود که یک سرویس وب مشارکتی ایجاد کرد - شریک او متن ساده را "یک بار" یافت، بنابراین او دسترسی مشترک Fava را برای مشاهده آسان تنظیم کرد.) Fava را می‌توان به صورت محلی اجرا کرد یا روی یک سرور میزبانی کرد، و چندین نمایشگر می‌توانند به طور همزمان به صورت فقط خواندنی به آن دسترسی داشته باشند، و آن را برای شفافیت در تیم‌ها خوب می‌کند. شایان ذکر است که Fava از افزودن پیوندهای سند نیز پشتیبانی می‌کند: برای مثال، می‌توانید یک PDF از یک رسید یا فاکتور را به یک تراکنش (از طریق فراداده) پیوست کنید و Fava یک پیوند ابرمتنی را نشان می‌دهد. در طول ممیزی، این بسیار مفید است - یک ممیز که دفترها را در Fava بررسی می‌کند می‌تواند روی پیوند سند یک تراکنش کلیک کند و بلافاصله تصویر رسید یا فاکتور اصلی را برای تأیید ببیند. این جفت شدن محکم سوابق و مستندات، مسیر حسابرسی را حتی قوی‌تر می‌کند (بدون شکار در کابینت‌های بایگانی؛ شواهد با یک کلیک در دسترس است).

به طور خلاصه، Fava با تبدیل دفتر کل به یک دفتر کل تعاملی و در دسترس، ماموریت شفافیت Beancount را تقویت می‌کند. این امکان را برای ممیزی بلادرنگ به معنایی فراهم می‌کند - هر کسی که دسترسی دارد می‌تواند داده‌ها را کاوش کند، فیلترها را اعمال کند (بر اساس تاریخ، حساب، پرداخت کننده، برچسب و غیره) و اطمینان حاصل کند که امور مالی گزارش شده با تراکنش‌های زیربنایی مطابقت دارد. همه اینها بدون به خطر انداختن باز بودن سیستم اتفاق می‌افتد، زیرا خود Fava متن باز است و در هیچ نقطه‌ای داده‌های اختصاصی را معرفی نمی‌کند.

موارد استفاده و سناریوهای دنیای واقعی

شفافیت و قابلیت ممیزی Beancount و Fava به طیف وسیعی از سناریوها، از امور مالی شخصی گرفته تا حسابداری سازمانی، سود می‌رساند. در اینجا چند مورد استفاده قابل توجه آورده شده است:

• علاقه‌مندان به امور مالی شخصی: افرادی که امور