اگر در کالیفرنیا کسی را استخدام میکنید، لایحه مالیات بیکاری فدرال شما برای سال ۲۰۲۵ سه برابر شده است — از ۴۲ دلار به ۱۲۶ دلار به ازای هر کارمند — و هیچ کاری نمیتوانستید برای جلوگیری از آن انجام دهید. ایالت شما میلیاردها دلار از دولت فدرال وام گرفته است تا مزایای بیکاری را بپردازد، نتوانسته است وام را به موقع بازپرداخت کند، و اکنون شما تفاوت را از طریق مکانیزمی به نام کاهش اعتبار FUTA پوشش میدهید.
این جریمهای برای کار اشتباهی که کسبوکار شما انجام داده است، نیست. این یک هزینه اضافی فدرال خودکار است که بر دوش هر کارفرمایی در ایالتی که وام بیکاری فدرال پرداختنشدهای را پس از ۱۰ نوامبر حمل میکند، میافتد. و از آنجا که این هزینه اضافی هر سال که وام معوق باقی میماند رشد میکند، کارفرمایانی که بیشترین ضربه را میخورند کسانی هستند که هرگز آن را پیشبینی نکرده بودند: کسبوکارهای کوچکی که مالیاتهای حقوق و دستمزد را یک بار بودجهبندی میکنند و فراموش میکنند.
در ادامه نحوه عملکرد کاهش اعتبار، هزینه آن برای سال ۲۰۲۵ و به طور بالقوه ۲۰۲۶، و دقیقاً نحوه گزارش آن در Schedule A فرم ۹۴۰ را شرح میدهیم.
ایالت با کاهش اعتبار FUTA چیست
بر اساس قانون مالیات بیکاری فدرال (FUTA)، شما مالیات فدرال ۶.۰٪ بر ۷,۰۰۰ دلار اول دستمزدی که به هر کارمند میپردازید، پرداخت میکنید. در یک سال عادی، شما همچنین اعتباری تا ۵.۴٪ برای مالیاتهای بیکاری ایالتی (SUTA) که به موقع پرداخت کردهاید، مطالبه میکنید — که نرخ خالص فدرال را تنها ۰.۶٪، یا ۴۲ دلار به ازای هر کارمند باقی میگذارد.
یک ایالت زمانی ایالت با کاهش اعتبار میشود که تحت عنوان XII قانون تأمین اجتماعی از دولت فدرال پول قرض میگیرد تا به پرداخت مزایای بیکاری ایالتی ادامه دهد، سپس نتواند کل مانده را در بازه مجاز بازپرداخت کند. وقتی این اتفاق میافتد، IRS اعتبار ۵.۴٪ شما را کاهش میدهد — و نرخ فدرال مؤثر شما به همان میزان افزایش مییابد.
پلهپله مکانیکی است: ۰.۳٪ در سال اول، ۰.۶٪ در سال دوم، ۰.۹٪ در سال سوم، و ۰.۳٪ دیگر برای هر سال اضافهای که وام پرداختنشده باقی میماند. وزارت کار ایالات متحده برنامه وام را اداره میکند و فهرست نهایی ایالتهای با کاهش اعتبار را پس از مهلت بازپرداخت ۱۰ نوامبر هر سال اعلام میکند. ایالتی که پیش از ۱۰ نوامبر به طور کامل بازپرداخت کند، برای آن سال مالیاتی کاملاً از کاهش معاف میشود — که دقیقاً همان کاری است که کنتیکت و نیویورک برای سال ۲۰۲۵ انجام دادند و هزینه اضافی ۱.۲٪ را که در غیر این صورت بر کارفرمایانشان تحمیل میشد، از بین بردند.
هزینه کاهش برای شما: اعداد نهایی ۲۰۲۵
برای سال ۲۰۲۵، دو حوزه قضایی نتوانستند وامهای خود را تسویه کنند: کالیفرنیا و جزایر ویرجین ایالات متحده.
کالیفرنیا: کاهش ۱.۲٪، چهارمین سال متوالی. با کاهش اعتبار استاندارد ۵.۴٪ به ۴.۲٪، کارفرمایان کالیفرنیا نرخ FUTA مؤثر ۱.۸٪ — تا ۱۲۶ دلار به ازای هر کارمند بر پایه دستمزد ۷,۰۰۰ دلار — میپردازند. این ۸۴ دلار اضافی به ازای هر نفر نسبت به ۴۲ دلار عادی است. برای یک کسبوکار ۲۰ نفره، این هزینه اضافی ۱,۶۸۰ دلار به اظهارنامه فدرال اضافه میکند. برای شرکتهای تأمین نیرو و کسبوکارهایی با گردش بالای نیروی کار، که در آن هر کارمند کوتاهمدت همچنان تا ۷,۰۰۰ دلار دستمزد مشمول مالیات ایجاد میکند، این ریسک به سرعت بزرگ میشود.
جزایر ویرجین ایالات متحده: کاهش ۴.۵٪. جزایر ویرجین وام خود را بسیار طولانیتر حمل کرده است — کارفرمایان آنجا از سال ۲۰۱۱ هر سال با کاهش مواجه بودهاند. کاهش سال ۲۰۲۵ نرخ مؤثر ۵.۱٪، یا تا ۳۵۷ دلار به ازای هر کارمند را ایجاد میکند: ۳۱۵ دلار بیشتر از لایحه عادی.
کنتیکت و نیویورک: صفر. هر دو ایالت سال ۲۰۲۵ را با پیشپرداختهای معوق آغاز کردند و در فهرست کاهش بالقوه وزارت کار بودند، اما هر کدام مانده خود را پیش از ۱۰ نوامبر ۲۰۲۵ بازپرداخت کردند. کارفرمایان آنها برای سال ۲۰۲۵ نرخ عادی ۰.۶٪ را بدهکارند — یادآوری این که مهلت نوامبر تنها تاریخی است که اهمیت دارد، و بازپرداختهای دقیقه آخری واقعاً اتفاق میافتند.
چشمانداز ۲۰۲۶ بدتر است — به ویژه برای کالیفرنیا
جدول منتشرشده وزارت کار برای کاهشهای اعتبار بالقوه ۲۰۲۶ دوباره کالیفرنیا و جزایر ویرجین را فهرست میکند، و اعداد بزرگتر هستند:
- کالیفرنیا: کاهش پایه ۱.۵٪، به علاوه یک افزودنی بالقوه نرخ هزینه-مزیت که حدود ۳.۸٪ تخمین زده میشود، برای مجموع بالقوه ۵.۳٪.
- جزایر ویرجین: کاهش پایه ۴.۸٪، بدون افزودنی، برای مجموع بالقوه ۴.۸٪.
به زبان دلاری ساده، سناریوی پایه برای یک کارفرمای کالیفرنیا در سال ۲۰۲۶ نرخ مؤثر ۲.۱٪، یا ۱۴۷ دلار به ازای هر کارمند (۱۰۵ دلار اضافی) است. اگر افزودنی اعمال شود، بدترین حالت نرخ مؤثر ۵.۹٪ است — ۴۱۳ دلار به ازای هر کارمند، نزدیک به ده برابر لایحه عادی. برای جزایر ویرجین، لایحه بالقوه ۲۰۲۶ معادل ۵.۴٪، یا ۳۷۸ دلار به ازای هر کارمند است.
دو نکته این موضوع را در چشمانداز درست نگه میدارد. اول، اینها بالقوه هستند، نه نهایی: تعیین ۲۰۲۶ در ۱۰ نوامبر ۲۰۲۶ انجام میشود، و بازپرداخت کامل پیش از آن کاهش را پاک میکند، همانطور که کنتیکت و نیویورک برای سال ۲۰۲۵ ثابت کردند. دوم، افزودنیها قابل اجتناب هستند — ایالتها میتوانند تا ۱ ژوئیه برای معافیت از افزودنی درخواست دهند، و برای سال ۲۰۲۵ افزودنیهای بالقوه کالیفرنیا هرگز محقق نشدند و کاهش عمومی ۱.۲٪ را دستنخورده باقی گذاشتند. برای سناریوی پایه بودجهبندی کنید، بدترین حالت را در نظر داشته باشید، و اعلامیه نوامبر را دنبال کنید.
چرا افزودنیها میتوانند لایحه را چند برابر کنند
با شروع از سومین و پنجمین اول ژانویه متوالی با مانده پرداختنشده، یک ایالت با دو هزینه اضافی دیگر علاوه بر پلهپله پایه ۰.۳٪ در هر سال مواجه میشود: "افزودنی ۲.۷" و "افزودنی نرخ هزینه مزیت". اینها برای تنبیه ایالتهایی طراحی شدهاند که تلاش مالیاتی بیکاری خودشان عقب مانده است — به طور تقریبی، ایالتهایی که نرخهای کارفرما را پایین نگه میدارند در حالی که به وامهای فدرال تکیه میکنند.
برای سال ۲۰۲۶، افزودنی ۲.۷ برآوردی کالیفرنیا صفر است اما افزودنی نرخ هزینه-مزیت آن حدود ۳.۸٪ تخمین زده میشود — منشأ آن مجموع بالقوه نگرانکننده ۵.۳٪. جزایر ویرجین با هیچکدام از این افزودنیها مواجه نیست. اینکه آیا افزودنی کالیفرنیا واقعاً اعمال میشود به تلاش مالیاتی و موضع معافیت آن ایالت بستگی دارد، که به همین دلیل چارچوب سناریوی پایه در برابر بدترین حالت برای تعهدیسازی شما مهم است: ۱.۵٪ را ثبت کنید، بقیه را افشا کنید.
چگونه کاهش را در Schedule A (فرم ۹۴۰) گزارش کنید
شما کاهش اعتبار را در Schedule A فرم ۹۴۰، "اطلاعات کارفرمای چندایالتی و کاهش اعتبار"، محاسبه میکنید و نتیجه را به فرم ۹۴۰ خود منتقل میکنید. مکانیک ساده است؛ سیمهای تله در این است که چه کسی باید آن را تنظیم کند.
کادر را در فرم ۹۴۰ علامت بزنید. اگر دستمزدهای مشمول مالیات بیکاری را در ایالت با کاهش اعتبار پرداخت کردهاید، کادر خط ۲ فرم ۹۴۰ را علامت بزنید و Schedule A را پیوست کنید. این حتی اگر کارفرمای تکایالتی هستید نیز اعمال میشود — کسبوکاری که همه کارمندانش در کالیفرنیا هستند همچنان Schedule A تنظیم میکند.
هر ایالتی که در آن مالیات بیکاری ایالتی پرداخت کردهاید را علامت بزنید. کارفرمایان چندایالتی باید همه آن ایالتها را در Schedule A علامت بزنند، چه هر کدام ایالت با کاهش اعتبار باشند چه نباشند. سپس، برای هر ایالتی که ایالت با کاهش اعتبار است، دستمزدهای مشمول FUTA که در آن ایالت پرداخت کردهاید را وارد کنید.
دستمزدها را در نرخ کاهش ضرب کنید. برای هر ایالت با کاهش اعتبار، دستمزدهای مشمول FUTA (با سقف ۷,۰۰۰ دلار به ازای هر کارمند) را در نرخ کاهش آن ایالت ضرب کنید — ۱.۲٪ برای دستمزدهای ۲۰۲۵ کالیفرنیا، ۴.۵٪ برای دستمزدهای ۲۰۲۵ جزایر ویرجین — و نتیجه را به عنوان کاهش اعتبار وارد کنید. آن را جمع بزنید و به فرم ۹۴۰ منتقل کنید، جایی که مالیات شما را افزایش میدهد.
دستمزدهایی که هرگز مشمول مالیات بیکاری ایالتی نبودند را حذف کنید. دستمزدهای مشمول FUTA که از پوشش ایالتی مستثنی شدهاند مشمول کاهش اعتبار نیستند. اگر بخشی از نیروی کار شما در این دسته قرار میگیرد، کاربرگهایی که این تفکیک را نشان میدهند نگه دارید — این خطی است که حسابرسان درباره آن میپرسند.
دستمزدهای چندایالتی را بر اساس ایالت کار تخصیص دهید، نه آدرس کارمند. برای اهداف بیکاری، دستمزدها تابع جایی است که کار انجام شده است. کارمندان دورکار به طور معمول تعهدات تنظیم اظهارنامه — و ریسک کاهش اعتبار — را در ایالتهایی ایجاد میکنند که کسبوکار هیچ دفتری در آنها ندارد. یک استخدام دورکار در کالیفرنیا شما را به یک تنظیمکننده Schedule A کالیفرنیا تبدیل میکند.
تله زمانبندی واریز
جزئیاتی که جریمه ایجاد میکند این است: هر بدهی FUTA افزایشیافته ناشی از کاهش اعتبار، به عنوان بدهی ایجادشده در سهماهه چهارم تلقی میشود، و موعد آن همراه با واریز سهماهه چهارم شما تا ۳۱ ژانویه سال بعد است.
در عمل این بدان معناست که این هزینه اضافی به عنوان یک مبلغ یکجا پس از پایان سال، زمانی که فرم ۹۴۰ را نهایی میکنید، فرا میرسد. برای سال ۲۰۲۵، اظهارنامه و مانده در ۲ فوریه ۲۰۲۶ موعد پرداخت داشتند (۳۱ ژانویه به شنبه افتاده بود). کارفرمایانی که در طول سال FUTA را سهماهه واریز میکنند — که زمانی الزامی است که بدهی واریزنشده در یک سهماهه از ۵۰۰ دلار فراتر رود — همچنان کل افزایش کاهش اعتبار را در آن واریز نهایی بدهکارند. نرمافزار حقوق و دستمزد همیشه آن را در طول سال برای شما تعهدی نمیکند، زیرا نرخهای نهایی تا اعلامیه ۱۰ نوامبر مشخص نیستند. اگر حقوق و دستمزد کالیفرنیا را اجرا میکنید و حسابدار شما حدود ۸۴ دلار به ازای هر کارمند برای سال ۲۰۲۵ را پیش از پایان سال تعهدی نکرده است، پیشبینی نقدی ژانویه شما اشتباه بوده است.
اشتباهات رایجی که برای کارفرمایان هزینه دارد
فراموش کردن کامل Schedule A. کارفرمایان تکایالتی کالیفرنیا قربانیان کلاسیک هستند: آنها فرض میکنند این جدول فقط برای کسبوکارهای چندایالتی است، فرم ۹۴۰ را بدون آن تنظیم میکنند، و کمپرداخت میکنند. دستورالعملهای IRS و کادر خط ۲ این فرم دقیقاً برای این مورد وجود دارند.
تعهدی نکردن هیچچیز در طول سال. چون نرخ نهایی در نوامبر تعیین میشود، بسیاری از کسبوکارها تمام سال ۰.۶٪ عادی را ثبت میکنند و هزینه اضافی را به عنوان یک غافلگیری ژانویه جذب میکنند. کاهش مورد انتظار را ماهانه تعهدی کنید — کارفرمایان کالیفرنیا باید در طول سال ۲۰۲۵ با ۱.۸٪ تعهدی میکردند، و باید در طول سال ۲۰۲۶ حداقل با ۲.۱٪ تعهدی کنند.
نادیده گرفتن ریسک کارمندان دورکار. شرکتی که دفتر مرکزیاش در ایالتی با اعتبار عادی است اما یک کارمند دورکار در کالیفرنیا دارد، بابت دستمزد آن کارمند بدهکار کاهش است و باید Schedule A تنظیم کند. هر نوامبر که وزارت کار فهرست را اعلام میکند، مکانهای کار را بررسی کنید، نه فقط مکانهای دفتر را.
کمبرآورد کردن نیروی کار با گردش بالا. پایه دستمزد ۷,۰۰۰ دلار به ازای هر کارمند اعمال میشود، نه به ازای هر موقعیت شغلی. نقشی که در یک سال سه بار جایگزین شود تا ۲۱,۰۰۰ دلار دستمزد مشمول FUTA ایجاد میکند — و با نرخهای ۲۰۲۵ کالیفرنیا، تا ۲۵۲ دلار مالیات اضافی برای یک صندلی. شرکتهای تأمین نیرو این را اول احساس میکنند، اما رستورانها، خردهفروشیها و انبارها با گردش فصلی در صف بعدی هستند.
فرض اینکه ارائهدهنده حقوق و دستمزد آن را انجام داده است. بسیاری از ارائهدهندگان کاهش را در فرم ۹۴۰ پایان سال به درستی محاسبه میکنند اما آن را در طول سال تعهدی نمیکنند یا پیشتأمین نمیکنند، و بدهی ژانویه را به عنوان یک غافلگیری باقی میگذارند. به صورت کتبی تأیید کنید که ارائهدهنده شما چه چیزی را تعهدی میکند در برابر آنچه که فقط گزارش میکند.
آن را در دفاتر خود ردیابی کنید تا ژانویه شما را غافلگیر نکند
کاهش اعتبار بیش از همه یک عادت را پاداش میدهد: ردیابی دستمزدهای مشمول FUTA بر اساس ایالت کار، در هر دوره حقوق و دستمزد، در برابر سقف ۷,۰۰۰ دلار به ازای هر کارمند. آن جدول همان جدولی است که Schedule A را تغذیه میکند، بنابراین کسبوکاری که آن را حفظ میکند هرگز در ژانویه تقلا نمیکند — تطبیق نهایی سهماهه چهارم یک فرمول است، نه یک پروژه تحقیقاتی.
یک بدهی مالیات حقوق و دستمزد تعهدی جداگانه برای کاهش مورد انتظار تنظیم کنید و آن را زمانی که وزارت کار نرخهای نهایی را هر نوامبر اعلام میکند، تطبیق دهید. کل دستمزدهای FUTA در فرم ۹۴۰ را با مجموع اظهارنامههای بیکاری ایالتی سهماهه خود تطبیق دهید؛ این دو باید مطابقت داشته باشند، و وقتی مطابقت ندارند، تفاوت معمولاً دستمزدهای چندایالتی اشتباه تخصیصیافته است — همان خطایی که کاهش را اشتباه گزارش میکند. اگر هر کارمندی فقط بخشی از سال را در ایالت با کاهش اعتبار کار میکند، کاربرگهای تخصیص را همراه با اظهارنامه نگه دارید.
سوابق مالیات حقوق و دستمزد خود را آماده حسابرسی نگه دارید
کاهش اعتبار FUTA مالیاتی است که نمیتوانید از آن اجتناب کنید اما قطعاً میتوانید برای آن برنامهریزی کنید — به شرط آنکه سوابق دستمزد به تفکیک ایالت شما هنگام فرا رسیدن نوامبر پاکیزه باشد. حفظ تعهدیهای شفاف و تطبیقیافته مالیات حقوق و دستمزد در تمام سال همان چیزی است که تطبیق نهایی ژانویه را به یک رویداد بیاهمیت به جای یک بحران نقدی تبدیل میکند. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه میدهد که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان میدهد — هر تعهدی قابل ردیابی، هر مانده تحت کنترل نسخه. به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا متخصصان مالی که در دفاتر خود زندگی میکنند به حسابداری متن ساده روی میآورند.