شما بهتازگی اولین کارمندی را استخدام کردهاید که در اوهایو کار میکند. ارائهدهنده حقوق و دستمزد شما کسر مالیات فدرال و ایالتی اوهایو را تنظیم کرد، وضعیت را «کامل» علامت زد و شما به کار خود ادامه دادید. هیچکس به RITA اشاره نکرد. هیچکس به قانون ۲۰ روز اشاره نکرد. هجده ماه بعد، اخطاریهای از یک جمعآورنده مالیات میرسد که هرگز نامش را نشنیدهاید، و از شما مالیاتی را طلب میکند که هرگز کسر نکردهاید، بهعلاوه جریمه و بهره — و این مسئولیت بر عهده کارفرماست، نه کارمند.
این تله کسر مالیات محلی است و دائماً کارفرمایان کوچک را گرفتار میکند. هزاران شهر، شهرستان و ناحیه مدرسه در سراسر ایالات متحده مالیات بر درآمد یا حقوق و دستمزد خود را وضع میکنند و در بیشتر آنها کارفرما — یعنی شما — طبق قانون موظف است کسر، پرداخت و تطبیق دهد. نرمافزار حقوق و دستمزد شما هر چیزی را که پیکربندی کنید با خوشحالی محاسبه میکند. اما ثبتنام نزد هر جمعآورنده محلی، یادگیری قوانین هر حوزه قضایی و بهروز نگهداشتن آن هنگام جابهجایی کارمندان یا برنامههای کاری ترکیبی، کاری است که هیچ نرمافزاری بهطور خودکار برای شما انجام نمیدهد. این راهنما چهار سیستمی را که بیشترین دردسر را برای کسبوکارهای کوچک ایجاد میکنند — اوهایو، پنسیلوانیا، شهر نیویورک و یونکرز — بهعلاوه مروری سریع بر بقیه نقشه، نحوه نمایش مالیات محلی در W-2 و پنج اشتباهی که منجر به اخطار میشوند را پوشش میدهد.
حقیقت ناخوشایند: کسر مالیات محلی کار شماست، نه کار نرمافزار شما
هیچ سیستم ملی برای مالیات حقوق محلی وجود ندارد. هر ایالتی که آنها را مجاز میداند ساختار خود را ساخته است: گاهی ایالت مالیاتهای محلی را از طریق اظهارنامه کسر منظم مدیریت میکند، گاهی جمعآوران منطقهای این کار را انجام میدهند و گاهی هر شهر دفتر خودش را با فرمها، مهلتهای زمانی و قوانین جریمه خودش اداره میکند. یک ارائهدهنده حقوق و دستمزد تنها پس از آن میتواند به یک جمعآورنده پرداخت کند که شما بهعنوان کارفرما نزد آن جمعآورنده ثبتنام کرده باشید و هر کارمند را به کد محل صحیح نگاشت کرده باشید. اگر این مرحله راهاندازی را رد کنید، پول هرگز جابهجا نمیشود — در حالی که مسئولیت بیسر و صدا به نام شرکت شما انباشته میشود.
دستکمگرفتن این ریسک آسان است زیرا نرخها کوچک به نظر میرسند: ۱٪ اینجا، نیم درصد آنجا. اما جمعآوران محلی مانند IRS جریمه و بهره دریافت میکنند و «نرمافزار من این کار را نکرد» دفاعیهای نیست. راهحل غیرجذاب اما ارزان است: بدانید کدام مالیاتهای محلی برای هر محل کار و هر محل سکونت کارمند اعمال میشود، نزد هر جمعآورنده درگیر ثبتنام کنید و آنچه را کسر کردهاید با آنچه هر جمعآورنده دریافت کرده تطبیق دهید. از چهار مورد بزرگ زیر شروع کنید.
اوهایو: بیش از ۶۰۰ شهر، دو جمعآور بزرگ و یک مهلت ۲۰ روزه
اوهایو پیچیدهترین سیستم مالیات بر درآمد شهرداری در کشور را دارد. بیش از ۶۰۰ شهرداری مالیات بر درآمد کسبوکار وضع میکنند، معمولاً ۱٪ تا ۳٪ از دستمزدهای واجد شرایط، و بسیاری از نواحی مدرسه نیز مالیات بر درآمد خود را علاوه بر آن وضع میکنند (آنها توسط ایالت از طریق اظهارنامه منظم اوهایو مدیریت میشوند، که حداقل آنها را در یک مکان نگه میدارد).
جمعآوری به سه بخش تقسیم میشود. دو آژانس منطقهای — آژانس مالیات بر درآمد منطقهای (RITA) و آژانس جمعآوری مرکزی (CCA) — برای صدها شهرداری عضو جمعآوری میکنند. بزرگترین شهرها، مانند کلمبوس و سینسیناتی، مالیاتهای خود را مستقیماً مدیریت میکنند. بنابراین یک کارمند بهراحتی میتواند تعهدات ثبتنام را با دو یا سه جمعآورنده مختلف ایجاد کند: شهری که در آن کار میکند، شهری که در آن زندگی میکند و احتمالاً یک ناحیه مدرسه.
قانون ۲۰ روز برای کارگران سیار و ترکیبی
پیچیدگی امضادار اوهایو قانون ۲۰ روز است. وقتی کارمندی که محل کار اصلی او در یک شهرداری اوهایو است، خدمات را در شهرداری دیگری در اوهایو انجام میدهد، شما برای ۲۰ روز اول در مکان جدید، کسر را برای محل کار اصلی ادامه میدهید — سپس باید کسر را به شهرداری که کار واقعاً در آن انجام میشود تغییر دهید. با برنامههای ترکیبی و روزهای کار از خانه، این به معنای ردیابی محل کار هر کارمند، روز به روز، در برابر یک ساعت شمارش ۲۰ روزه در هر شهرداری است.
یک قانون ارفاقی وجود دارد: اوهایو کارفرمایان بسیار کوچک — آنهایی با درآمد ناخالص سال قبل کمتر از ۵۰۰,۰۰۰ دلار — را از کسر برای شهرداریهای خارج از پایگاه خانگی معاف میکند. اگر واجد شرایط هستید، از این استثنا استفاده کنید؛ اگر از آن فراتر رفتهاید، به عادت ردیابی مکان نیاز دارید، زیرا شمارش ۲۰ روز برای هر کارمند در هر شهرداری بازنشانی و انباشته میشود.
ثبتنام، فرکانس و تطبیق سالانه
بهعنوان کارفرما نزد RITA، CCA یا هر شهر خودجمعآور که در آن تعهد کسر دارید ثبتنام کنید — ثبتنام برای هر جمعآورنده است، نه برای هر کارمند. فرکانس ثبتنام از حجم شما پیروی میکند: اگر در سال تقویمی قبل ۲,۴۰۰ دلار یا بیشتر کسر کردهاید، یا در هر ماه از سه ماهه قبل بیش از ۲۰۰ دلار، ماهانه ثبت و پرداخت میکنید، که تا پانزدهم ماه بعد مهلت دارد. زیر آن، سه ماه یک بار ثبت میکنید. سپس تطبیق سالانه — فرم ۱۷ RITA نمونه اصلی است — تا آخرین روز فوریه، که هر W-2 را با همه چیزهایی که پرداخت کردهاید مطابقت میدهد. با آن مهلت فوریه همان جدیتی را رفتار کنید که با W-3 فدرال خود دارید: این سندی است که جمعآوران برای یافتن آنچه از دست دادهاید استفاده میکنند.
پنسیلوانیا: نرخ بالاتر را کسر کنید، به یک جمعآور پرداخت کنید
پنسیلوانیا جمعآوری محلی را با قانون ۳۲ در سال ۲۰۰۸ بازنگری کرد و سیستم حاصل سادهتر از اوهایو است اما پر از تلههای خاص خود است. تقریباً هر شهرداری مالیات بر درآمد کسبوکار (EIT) وضع میکند، معمولاً حدود ۱٪، و قانون اصلی کارفرما در یک جمله میگنجد: بالاترین نرخ مالیات محل سکونت کارمند و نرخ مالیات محل کار کارمند را کسر کنید.
سپس همه چیز را به تنها جمعآور مالیاتی که به شهرستانی که کار در آن انجام میشود اختصاص داده شده پرداخت میکنید — که مشهورترین آنها Keystone Collections Group و Berkheimer هستند، بهعلاوه Jordan Tax Service در منطقه پیتسبورگ. آن جمعآور پول را به شهرداری محل سکونت کارمند توزیع میکند. شما پرداختهای جداگانهای به هر شهر نمیفرستید؛ یک جمعآور برای هر شهرستان کاری همه را دریافت میکند.
کدهای PSD و فرم استخدام جدید که اهمیت دارد
محور اصلی کل سیستم کد زیربخش سیاسی (PSD) است — یک عدد ششرقمی که شهرداری محل سکونت کارمند را شناسایی میکند. این به جمعآور میگوید پول را کجا بفرستد. از هر کارمند جدید یک فرم گواهی اقامت جمعآوری کنید (و هر بار که کسی نقل مکان میکند دوباره) و کد PSD را در سوابق حقوق و دستمزد نگه دارید. کد PSD اشتباه به این معنی است که دلارهای درست به حساب شهر اشتباه میرسد و شهرداری محل سکونت کارمند برای سهم خودش خواهد آمد — با مسئولیت کسر بر عهده کارفرما.
سه ماه یک بار پرداخت کنید و یک تطبیق سالانه کارفرما ثبت کنید، که معمولاً تا پایان فوریه مهلت دارد. دو چیز خارج از این سیستم هستند و تازهواردان را غافلگیر میکنند: فیلادلفیا مالیات دستمزد شهری خود را کاملاً خارج از قانون ۳۲ اداره میکند، با نرخهای جداگانه ساکن و غیرساکن که هر اول ژوئیه تنظیم میشوند — اگر افرادی دارید که در شهر کار میکنند، این یک ثبتنام دوم و یک مجموعه اظهارنامه دوم است. و بسیاری از شهرداریها مالیات خدمات محلی تا ۵۲ دلار در سال برای هر کارگر اضافه میکنند، با معافیت کمدرآمد برای کارگرانی که زیر ۱۲,۰۰۰ دلار درآمد دارند — دلارهای کوچک، اما یک آیتم خط جداگانه برای کسر و پرداخت. یک نکته دیگر برای تیمهای از راه دور: یک کارفرمای خارج از ایالت بدون حضور در پنسیلوانیا ملزم به کسر مالیات محلی PA نیست، اما باید به کارمند کتباً اطلاع دهید تا او خودش پرداختهای تخمینی سه ماهه انجام دهد، به جای اینکه شکاف را در زمان ثبت اظهارنامه کشف کند.
نیویورک: فقط ساکنان NYC، یونکرز هر دو طرف
نیویورک مورد دوستانه است — ایالت مالیاتهای محلی شهر نیویورک و یونکرز را از طریق سیستم کسر منظم مدیریت میکند، بنابراین جمعآورنده جداگانهای برای ثبتنام وجود ندارد. پیچیدگی همه در این است که چه کسی چه چیزی owes است و رایجترین خطای چندایالتی در کشور درست همینجا زندگی میکند.
مالیات بر درآمد شخصی شهر نیویورک — تقریباً ۳.۱٪ تا ۳.۹٪ بسته به براکت — فقط برای ساکنان شهر اعمال میشود. مسافران از نیوجرسی، کانکتیکات یا شمال ایالت نیویورک صفر مالیات شهر نیویورک owe میکنند، مهم نیست چند روز در منهتن کار کنند. با این حال، کارفرمایان بهطور معمول مالیات NYC را برای هر کارمندی با محل کار منهتن کسر میکنند و به غیرساکنان یک وام بدون بهره به شهر میدهند که باید بعداً در اظهارنامه ایالتی خود بازپس گیرند. اگر هر یک از افراد شما در شهر کار میکنند اما خارج از آن زندگی میکنند، تأیید کنید که تنظیمات حقوق و دستمزد شما محل سکونت را از محل کار برای اهداف شهری متمایز میکند.
یونکرز برعکس برش میزند: هر دو طرف را مالیات میگیرد. ساکنان یک هزینه اضافی برابر با ۱۶.۷۵٪ از بدهی مالیاتی ایالتی خود پرداخت میکنند و غیرساکنان ۰.۵٪ مالیات بر درآمد بر دستمزد برای کار انجامشده در شهر پرداخت میکنند. کاغذبازی از طریق دو فرم ایالتی انجام میشود — کارمندانی که در ایالت یا شهر زندگی میکنند فرم گواهی کسر IT-2104 را پر میکنند، در حالی که غیرساکنانی که در یونکرز (یا هر جای ایالت) کار میکنند فرم IT-2104.1، گواهی عدم اقامت و تخصیص را پر میکنند، که درصد خدمات آنها در حوزه قضایی مشمول مالیات انجام میشود را بیان میکند. کارمندان باید ظرف ۱۰ روز به شما اطلاع دهند اگر آن درصد یا وضعیت اقامتشان تغییر کند، و برنامههای ترکیبی باعث میشود این قانون ۱۰ روزه بیشتر از قبل اعمال شود.
بقیه نقشه: یک مرور سریع
دوازده ایالت دیگر مالیات حقوق محلی دارند که قبل از استخدام در سراسر خطوط ایالتی ارزش دانستن دارند. ۲۴ شهر مالیاتدهنده میشیگان ۱٪ تا ۲.۴٪ از ساکنان و نصف آن از غیرساکنان دریافت میکنند، با هر شهر که مالیات خود را اداره میکند بهجز دیترویت که ایالت مدیریت میکند. مالیاتهای سطح شهرستان ایندیانا حدود ۱.۶٪ تا ۳٪ است، توسط شهرستان محل سکونت کارمند (یا محل کار اصلی برای غیرساکنان) از اول ژانویه تعیین میشود و از طریق کسر ایالتی که توسط گواهی شهرستان فرم WH-4 کارمند هدایت میشود جمعآوری میشود. ویلمینگتون، دلاور ۱.۲۵٪ بر درآمد کسبوکار با کسر کارفرما وضع میکند. در نیوجرسی، نیوآرک و جرسی سیتی ۱٪ مالیات حقوق و دستمزد پرداختی کارفرما اعمال میکنند — هزینه کاملاً با شماست و هیچ اظهارنامه کارمندی وجود ندارد. مالیاتهای شغلی شهرداری و شهرستان آلاباما از ۰.۵٪ تا ۳٪ برای ساکنان و غیرساکنان یکسان است، که توسط کارفرما کسر و پرداخت میشود. اورگان مالیاتهای منطقه ترانزیت و حقوق و دستمزد را بر برخی شهرها و شهرستانها علاوه بر مالیات ترانزیت سراسری ایالت لایهبندی میکند. و کانزاس، خوشبختانه، فقط یک مالیات محلی داراییهای نامشهود دارد که هیچ کسری را شامل نمیشود.
هیچکدام از اینها به تنهایی سخت نیست. دشواری این است که هر کدام یک ثبتنام جداگانه، یک مجموعه فرم جداگانه و یک تقویم جداگانه هستند — و با هر استخدام جدید در یک مکان جدید چند برابر میشوند.
جعبههای ۱۸–۲۰ W-2: جایی که مالیات محلی در پایان سال زندگی میکند
همه چیز در بالا به سه جعبه کوچک فرم W-2 میرسد: جعبه ۱۸ (دستمزد محلی)، جعبه ۱۹ (مالیات محلی کسر شده) و جعبه ۲۰ (نام محل). هر نسخه W-2 فقط برای یک محل جا دارد، بنابراین کارمندی که در یک شهر پنسیلوانیا زندگی میکرد، در شهر دیگر کار میکرد و بخشی از سال را در اوهایو گذراند، چندین صفحه W-2 دریافت خواهد کرد — این طبیعی است، نه یک خطا، و ارزش توضیح دادن به کارمندان قبل از ژانویه را دارد تا صندوق ورودی شما از فصل مالیات جان سالم به در ببرد.
ورودیهای جعبه ۲۰ همچنین میتوانند مرموز به نظر برسند. تحت قانون ۳۲ پنسیلوانیا، جعبه ممکن است یک کد جمعآورنده را به جای نام شهر نشان دهد، در حالی که کسر فیلادلفیا هنوز بهعنوان فیلادلفیا نمایش داده میشود. در اوهایو، محل باید منعکسکننده جایی باشد که مالیات واقعاً تحت قانون ۲۰ روز کسر شده است، که ممکن است با جایی که کارمند اکنون زندگی میکند متفاوت باشد. وقتی کارمندی میپرسد چرا W-2 او شهری را نشان میدهد که به سختی به یاد میآورد در آن کار کرده است، پاسخ معمولاً یکی از این مکانیکهاست — و داشتن سوابق محل کار در هر دوره پرداخت برای اثبات آن چیزی است که یک پاسخ پنج دقیقهای را از یک ممیزی مکاتبهای جدا میکند.
پنج اشتباهی که منجر به اخطار میشوند
اول، هرگز نزد جمعآور محلی ثبتنام نکردن. نرمافزار حقوق و دستمزد نمیتواند از طرف شما به RITA، Keystone، Berkheimer یا CCA پرداخت کند تا زمانی که حساب کارفرما نزد هر یک داشته باشید — «نرمافزار مالیاتها را مدیریت میکند» فدرال و ایالتی را پوشش میدهد، نه جمعآورانی را که هرگز نامشان را نشنیده است. دوم، کسر مالیات شهر نیویورک برای مسافران غیرساکن که هیچکدام را owe نمیکنند؛ این رایجترین خطای کسر مالیات محلی در حقوق و دستمزد چندایالتی است. سوم، فراموش کردن مالیات بر درآمد غیرساکنان یونکرز ۰.۵٪ بر دستمزدهای کسبشده در شهر — نرخ کوچک، مسئولیت واقعی، و برای افرادی که صرفاً آنجا کار میکنند اعمال میشود. چهارم، نادیده گرفتن قانون ۲۰ روز اوهایو برای کارگران ترکیبی با کسر ۱۰۰٪ به شهر اداری در تمام سال؛ شهر محل سکونت کارمند متوجه درآمد از دست رفته خواهد شد و بر اساس آن صورتحساب صادر میکند. پنجم، درمان انطباق محلی بهعنوان مشکل کارمند و رد کردن تطبیقهای سالانه — مسئولیت کسر، جریمهها و بهره به کارفرما متصل است و تطبیق فوریه روشی است که هر جمعآور کار شما را بررسی میکند.
مسئولیتهای محلی را در دفاتر خود قابل مشاهده نگه دارید
انضباط حسابداری که از همه اینها جلوگیری میکند ساده است: هر تعهد محلی را بهعنوان مسئولیت جداگانه خود ردیابی کنید. یک حساب پرداختنی مالیات حقوق جداگانه برای هر جمعآور راهاندازی کنید — کسر RITA، Keystone EIT، مالیات دستمزد فیلادلفیا، مالیات غیرساکن یونکرز — به جای اینکه همه چیز را در یک مانده «مالیات حقوق پرداختنی» جمع کنید. هر حساب را هر ماه با صورتهای جمعآور تطبیق دهید همانطور که حساب بانکی را تطبیق میدهید؛ ماندههایی که از سوابق جمعآور منحرف میشود یک هشدار اولیه از کد محل اشتباه پیکربندیشده یا ثبتنام از دست رفته است. و ورودیها — کدهای PSD، شمارش روزهای محل کار اوهایو، درصدهای تخصیص IT-2104.1 — را به سوابق حقوق و دستمزد برای هر دوره پرداخت متصل نگه دارید. وقتی اخطاریه جمعآور دو سال بعد میرسد و میپرسد چرا یک سه ماهه کوتاه آمده است، آن سوابق کل دفاع شماست.
از روز اول حقوق، هر حوزه قضایی را درست نگه دارید
استخدام در سراسر خطوط شهر و شهرستان باید یک نقطه عطف رشد باشد، نه شروع یک پروژه باستانشناسی انطباق. نگهداری سوابق واضح و جداگانه برای هر مالیات محلی که کسر میکنید چیزی است که یک اخطار ترسناک را به یک بررسی معمول تبدیل میکند. Beancount.io حسابداری متن ساده را فراهم میکند که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما را میدهد — هر مسئولیت محلی قابل مشاهده، کنترل نسخه و آماده برای تحلیل. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.
