بالاخره انجامش دادید — اولین استخدامتان را انجام دادید. نامه پیشنهاد امضا شده، فرمهای W-4 و I-9 در یک پوشه جایی هستند و حقوق و دستمزد (تقریباً) راهاندازی شده است. سپس، سه هفته بعد از شروع رابطه کاری جدید، ساعتی که هرگز نمیدانستید وجود دارد، به پایان رسیده است.
هر ایالت از کارفرمایان میخواهد که هر کارمند تازه استخدامشده را به فهرست ایالتی استخدامهای جدید گزارش دهند، معمولاً ظرف ۲۰ روز از تاریخ استخدام. این قانون برای اولین کارمند شما اعمال میشود، برای استخدامهای مجدد اعمال میشود و در برخی ایالتها حتی برای پیمانکاران مستقل نیز اعمال میشود. اگر آن را از دست بدهید، ایالت شما میتواند به ازای هر کارگر جریمهتان کند. در اینجا آنچه این قانون الزام میکند، اینکه کارفرمایان چندایالتی چگونه آن را ساده میکنند، و اینکه چگونه آن را در چکلیست استخدام بگنجانید تا هرگز دوباره فراموش نشود، آمده است.
گزارش استخدام جدید چیست (و چرا وجود دارد)
گزارش استخدام جدید به قانون مسئولیت شخصی و فرصت کاری مصوب ۱۹۹۶ برمیگردد، قانون فدرال اصلاح رفاه که این الزام را در بخش ۴۵۳A قانون تأمین اجتماعی ایجاد کرد. هر کارفرما — کسبوکارهای خصوصی در هر اندازهای، سازمانهای غیرانتفاعی، کارفرمایان خانگی و آژانسهای دولتی — باید اطلاعات پایه درباره هر استخدام جدید را به ایالتی که کارمند در آن کار میکند گزارش دهد.
ایالتها این گزارشها را به فهرست ایالتی استخدامهای جدید خود وارد میکنند، که به نوبه خود به فهرست ملی استخدامهای جدید تغذیه میشود. هدف اصلی اجرای نفقه کودک است: سوابق استخدام جدید با پروندههای نفقه کودک در سطح ایالتی و ملی تطبیق داده میشود تا دستورات نفقه زمانی که والد شغل جدیدی شروع میکند به سرعت صادر یا بهروزرسانی شود. همین دادهها به آژانسها کمک میکند تا ادعاهای تقلبی بیمه بیکاری و غرامت کارگران را کاهش دهند.
به همین دلیل است که این تعهد هیچ ارتباطی با بدهی نفقه کارمند ندارد. شما همه را گزارش میدهید و تطبیق در سمت دولت انجام میشود.
قانون ۲۰ روزه، دقیقاً
قانون زمانبندی اصلی فدرال ساده است: حداکثر ۲۰ روز پس از تاریخ استخدام کارمند گزارش دهید. ایالتها جزئیات را اجرا میکنند، اما شکل آن در سراسر کشور یکسان است:
- «تاریخ استخدام» به معنای اولین روز کار با حقوق است، نه روز پذیرش پیشنهاد یا تکمیل بررسی سوابق. ساعت از زمانی شروع میشود که کارمند شروع به کسب دستمزد میکند.
- شش داده اصلی را گزارش میدهید: نام کارمند، آدرس، شماره تأمین اجتماعی و تاریخ استخدام، به همراه نام کسبوکار شما، آدرس و شماره شناسایی کارفرمای فدرال (FEIN). اکثر ایالتها دادههای اضافی فراتر از این حداقل فدرال درخواست میکنند، بنابراین قبل از ارسال، فرم ایالت خود را بررسی کنید.
- ارسالکنندگان الکترونیکی دو بار در ماه گزارش میدهند. اگر گزارشها را به صورت مغناطیسی یا الکترونیکی ارسال میکنید، قانون فدرال به شما اجازه میدهد آنها را دستهبندی کنید — اما دستهها باید ۱۲ تا ۱۶ روز از هم فاصله داشته باشند، که تقریباً دو بار در ماه میشود. ارسالکنندگان کاغذی به مهلت ۲۰ روزه مستقیم برای هر استخدام پایبند هستند.
- کارکنان کوتاهمدت همچنان حساب میشوند. اگر کارمندی قبل از اینکه شما گزارش او را بدهید استعفا دهد یا اخراج شود، باز هم گزارش را بدهکار هستید. تعهد در زمان استخدام ایجاد میشود، نه پس از حداقل مدت خدمت.
استخدامهای مجدد نیز حساب میشوند
کارگران بازگشته یک تله آسان هستند. بسیاری از ایالتها صراحتاً از شما میخواهند استخدامهای مجدد را گزارش دهید — برای مثال، کالیفرنیا برای هر کسی که پس از جدایی حداقل ۶۰ روز متوالی دوباره استخدام میشود، ظرف ۲۰ روز از تاریخ شروع جدید، گزارش تازهای الزام میکند. کسبوکارهای فصلی که هر سال همان تیم را برمیگردانند باید تاریخ شروع هر فصل را به عنوان یک رویداد گزارش جدید در نظر بگیرند و آستانه را در هر ایالتی که فعالیت میکنند تأیید کنند.
چگونه واقعاً گزارش را ارسال کنید
هر ایالت فهرست ایالتی استخدامهای جدید خود را با پورتال، فرمها و قالبهای فایل خود اداره میکند. دفتر فدرال اجرای نفقه کودک فهرستی از گزینههای گزارشدهی ایالتی منتشر میکند تا بتوانید گزینه خود را پیدا کنید. در عمل، کارفرمایان تازهکار سه مسیر دارند:
- پورتال آنلاین ایالت شما. هر ایالت گزارشها را از طریق وبسایت میپذیرد و اکثر آنها همچنین پست یا فکس را میپذیرند. این گزینه پیشفرض برای کارفرمای تکایالتی با تعداد انگشتشماری کارگر است.
- ارائهدهنده حقوق و دستمزد شما. اکثر خدمات حقوق و دستمزد گزارش استخدام جدید را به عنوان یک ویژگی یا افزونه ارائه میدهند — اما فرض نکنید که ارائهدهنده شما این کار را انجام میدهد. وارد شوید و تأیید کنید که این ویژگی فعال است و تأیید کنید که همه ایالتهایی که در آنها کارگر دارید را پوشش میدهد. «ما حقوق و دستمزد را اجرا میکنیم» و «ما گزارشهای استخدام جدید را ارسال میکنیم» دو سرویس متفاوت هستند.
- ارسال الکترونیکی انبوه. کارفرمایان بزرگتر فایلها را مستقیماً ارسال میکنند. اگر این مسیر را انتخاب میکنید، ریتم دوبار در ماه را به خاطر بسپارید: ارسالها باید بیش از ۱۲ و کمتر از ۱۶ روز از هم فاصله داشته باشند.
هر مسیری را که انتخاب میکنید، انضباطی که مهم است جمعآوری دادهها در روز اول است. اگر بسته ورود شما فرمهای W-4، I-9 و فرم کسر مالیات ایالتی را با هم جمعآوری میکند، فیلدهای گزارش استخدام جدید را به همان بسته اضافه کنید تا در هفته سوم مجبور نباشید چیزی را دنبال کنید.
کارفرمایان چندایالتی یک میانبر دارند (با کاغذبازی)
اگر در دو یا چند ایالت کارمند دارید، قانون پیشفرض این است که هر استخدام جدید را به ایالتی که آن کارمند در آن کار میکند گزارش دهید. این میتواند به معنای ثبتنام در چندین فهرست ایالتی و یادگیری چندین پورتال باشد.
جایگزین گزینه یک ایالت است: یک کارفرمای چندایالتی که گزارشها را به صورت الکترونیکی ارسال میکند ممکن است یک ایالت واحد — ایالتی که در آن کارمند دارد — را تعیین کند و همه گزارشهای استخدام جدید را به آنجا ارسال کند. اما این تعیین رسمی است، نه غیررسمی. شما باید:
- به عنوان کارفرمای چندایالتی در دفتر فدرال اجرای نفقه کودک ثبتنام کنید، و FEIN، نام و آدرس شرکت و ایالت تعیینشده خود را ارائه دهید.
- به وزیر بهداشت و خدمات انسانی به صورت کتبی اطلاع دهید از ایالت انتخابشده خود (فرآیند ثبتنام این را پوشش میدهد).
- به صورت الکترونیکی به آن ایالت ارسال کنید، طبق برنامه و قالب آن.
تا زمانی که تعیین در پرونده ثبت نشده و شما واقعاً به صورت الکترونیکی به ایالت تعیینشده ارسال نمیکنید، به الزامات هر ایالت محل کار خود پایبند هستید. استخدام از راه دور در یک ایالت جدید نقطه شکست کلاسیک است: کارمند کار را شروع میکند، هیچکس راهاندازی گزارشدهی را بهروزرسانی نمیکند و ساعت ۲۰ روزه در ایالتی که فراموش کردهاید در آن حضور دارید به پایان میرسد. این تصمیم را با راهاندازی مالیات حقوق و دستمزد چندایالتی خود جفت کنید — لحظهای که برای کسر مالیات در یک ایالت جدید ثبتنام میکنید، فهرست استخدامهای جدید آن را نیز بررسی کنید.
پیمانکاران مستقل را فراموش نکنید (در برخی ایالتها)
گزارش استخدام جدید فدرال فقط کارمندان را پوشش میدهد. اما تعداد انگشتشماری از ایالتها یک وظیفه موازی به پیمانکاران مستقل گسترش میدهند و محرکها با قانون کارمندان متفاوت است:
- کالیفرنیا از کسبوکارها میخواهد پیمانکاران مستقل را ظرف ۲۰ روز از پرداخت ۶۰۰ دلار یا بیشتر به آنها یا انعقاد قرارداد به مبلغ ۶۰۰ دلار یا بیشتر در یک سال تقویمی، هر کدام زودتر اتفاق بیفتد، با استفاده از گزارش پیمانکار(ان) مستقل (DE 542) گزارش دهند. این وظیفه عموماً کارگرانی را دنبال میکند که برای آنها فرم ۱۰۹۹-NEC یا ۱۰۹۹-MISC ارسال میکنید.
- نیویورک گزارش برخی پیمانکاران مستقل را الزام میکند، با جریمه ۲۰ دلاری برای هر پیمانکار برای گزارشهای دیر، ناقص یا از دست رفته.
اگر با فریلنسرها کار میکنید، قوانین گزارش پیمانکار را در هر ایالتی که با آنها همکاری میکنید بررسی کنید — نه فقط جایی که دفتر شماست. و سؤال طبقهبندی را جدا نگه دارید: گزارش یک کارگر به عنوان پیمانکار او را پیمانکار نمیکند. طبقهبندی اشتباه جریمههای بسیار بزرگتری تحت قانون فدرال و ایالتی دارد.
اگر آن را نادیده بگیرید چه اتفاقی میافتد
ایالتها گزینه جریمه عدم انطباق را دارند و قانون فدرال این جریمهها را سقف میگذارد: حداکثر ۲۵ دلار برای هر کارمند تازه استخدامشده برای شکست عادی، که در صورت ناشی شدن شکست از تبانی بین کارفرما و کارمند برای گزارش نکردن (یا ارسال گزارش نادرست یا ناقص) به ۵۰۰ دلار برای هر کارمند افزایش مییابد. ایالتها همچنین ممکن است جریمههای مدنی غیرپولی تحت قوانین خود اعمال کنند.
بیست و پنج دلار برای هر نفر بیاهمیت به نظر میرسد تا زمانی که آن را در یک موج استخدام که هرگز گزارش نکردهاید ضرب کنید — افزایش فصلی چهل کارگر گزارشنشده یک ریسک چهار رقمی قبل از اینکه ایالت شما عواقب خود را اضافه کند است. مهمتر از آن، عدم گزارش یکی از نشانههایی است که یک کارفرمای جدید را در وهله اول در رادار یک آژانس قرار میدهد.
۶ اشتباهی که کارفرمایان تازهکار مرتکب میشوند
- شروع ساعت در تاریخ اشتباه. تاریخ نامه پیشنهاد و تاریخ تکمیل بررسی سوابق مهم نیستند. روز اول کار با حقوق ۲۰ روز را شروع میکند.
- فراموش کردن استخدامهای مجدد. بازگشتهای فصلی، کارمندان بازگشتی و فراخوانهای پس از اخراج همگی در ایالتهای دارای قوانین استخدام مجدد به گزارش تازه نیاز دارند.
- فرض اینکه ارائهدهنده حقوق و دستمزد آن را مدیریت میکند. بسیاری این کار را انجام میدهند، برخی هزینه اضافی میگیرند و تقریباً هیچکدام آن را به طور پیشفرض بدون تأیید شما از ایالتهای کاری فعال نمیکنند. به صورت کتبی تأیید کنید.
- درمان استخدام از راه دور به عنوان «مسئله بزرگی نیست». یک کارمند واحد که از ایالت دیگری کار میکند تعهدات گزارشدهی در آنجا ایجاد میکند. چکلیستهای استخدام از راه دور به یک مرحله ثبتنام ایالتی نیاز دارند، نه فقط ارسال لپتاپ.
- نادیده گرفتن قوانین پیمانکار. در ایالتهایی مانند کالیفرنیا و نیویورک، فهرست ۱۰۹۹ شما ساعت ۲۰ روزه خود را روی یک فرم متفاوت دارد.
- نگهداشتن هیچ مدرکی. تأییدیههای هر ارسال را همانطور که رسیدهای مالیات حقوق و دستمزد را ذخیره میکنید، ذخیره کنید. اگر ایالتی دو سال بعد یک شکاف را زیر سؤال ببرد، «پورتال باید آن را خورده باشد» دفاع نیست.
آن را در چکلیست استخدام خود بگنجانید
گزارش استخدام جدید متعلق به همان چکلیست یکصفحهای ورود به کار است که فرمهای W-4، I-9، گواهی کسر مالیات ایالتی و طبقهبندی غرامت کارگران در آن قرار دارند. هزینه نهایی اضافه کردن آن صفر است: دادهها از قبل در بسته هستند و ارسال چند دقیقه طول میکشد. چیزی که هزینه دارد، تلاش برای بازسازی تاریخهای شروع از پیامهای اسلک و فیشهای حقوقی پس از رسیدن یک اخطار است.
یک راهاندازی عملی برای یک کارفرمای کوچک به این شکل است: یک بسته ورود به کار واحد که هر فیلد گزارشدهی را در روز اول جمعآوری میکند، یک یادآوری تقویمی برای روز ۱۴ پس از هر تاریخ شروع به عنوان پشتیبان پشت ارسال ارائهدهنده حقوق و دستمزد، یک تأییدیه ذخیرهشده برای هر ارسال، و یک بررسی سالانه از ایالتهایی که در آنها کارگر یا پیمانکار دارید. وقتی تعداد کارکنان به ایالت دوم میرسد، تصمیم تعیین یک ایالت را عمدی بگیرید به جای اینکه به هرج و مرج چندپورتالی رانده شوید.
بهروز ماندن در مورد تعهداتی مانند این عمدتاً یک مشکل نگهداری سوابق است. سوابق استخدامی واضح و کامل — چه کسی شروع کرد، کجا کار میکند، چه چیزی ارسال شد و چه زمانی — هر وظیفه انطباق استخدام را از یک آتشنشانی اضطراری به یک روال عادی تبدیل میکند. این سوابق را با همان دقتی که به کتابهایتان میدهید نگه دارید و رشد هرگز مجبور نیست به معنای هرج و مرج باشد.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
هر استخدام جدید ورودیهای حقوق و دستمزد، ارسالهای مالیاتی و هزینههای مزایا را برای پیگیری اضافه میکند — و گزارش استخدام جدید فقط اولین مهلت در یک توالی طولانی است. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه میدهد که شفاف، نسخهکنترلشده و آماده هوش مصنوعی است، بنابراین رشد تعداد کارکنان شما هرگز از کتابهایتان جلو نمیزند. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.