اگر فریلنسرها یا پیمانکاران استخدام میکنید، احتمالاً تنش را حس کردهاید: میخواهید با افرادی که کار عالی برایتان انجام میدهند خوب رفتار کنید، اما به محض اینکه شروع به پرداخت هزینه بیمه درمانی یا حساب بازنشستگی آنها کنید، یک وکیل کار شروع به نگرانی میکند. در آزمونهای کلاسیک پیمانکار مستقل، «مزایا» مدتهاست که یک کلمه چهار حرفی بوده است - یک داده دیگر که یک نهاد نظارتی یا وکیل شاکی میتواند از آن استفاده کند تا استدلال کند که آن شخص در واقع یک کارمند است که اشتباه طبقهبندی شده است.
دقیقاً به همین دلیل است که موجی از قوانین جدید ایالتی ارزش توجه دارد. در چند سال گذشته و با شتاب گرفتن تا سال ۲۰۲۶، ایالتها شروع به تصویب قوانین «مزایای قابل انتقال» کردهاند که کار واقعاً مفیدی انجام میدهد: به کسبوکارها اجازه میدهد به حساب مزایای یک پیمانکار کمک کنند بدون اینکه این کمکها به عنوان مدرکی برای رابطه استخدامی محسوب شود. برای اولین بار، یک مسیر قانونی برای رفتار خوب با نیروی کار ۱۰۹۹ خود بدون باز کردن خود در معرض خطر تغییر طبقهبندی وجود دارد.
«قابل انتقال» واقعاً به چه معناست
ایده اصلی ساده است: به جای اینکه مزایا به یک کارفرما وابسته باشد (مدل سنتی، که در آن بیمه درمانی شما روزی که شغل را ترک میکنید از بین میرود)، مزایای قابل انتقال به کارگر وابسته است. رانندهای که چند ساعت برای یک پلتفرم کار میکند، شیفتهایی با یک پلتفرم دیگر میگیرد، و یک مشتری خصوصی را به صورت جانبی قبول میکند، میتواند هر سه در یک حساب واحد مشارکت داشته باشند که صرف نظر از اینکه آن هفته برای چه کسی کار میکند، او را دنبال میکند.
یک طرح مزایای قابل انتقال معمولاً ترکیبی از موارد زیر را پوشش میدهد:
- پوشش درمانی - کمکهای مالی به حق بیمه یا یک ترتیب بازپرداخت به سبک ICHRA
- پسانداز بازنشستگی - کمکهای مالی به حسابی که مشابه ۴۰۱(k) یا IRA عمل میکند
- مرخصی استعلاجی - بر اساس ساعات کار یا درصدی از پرداختهای دریافتی
- بیمه ازکارافتادگی، عمر یا حوادث
پول در حسابی که کارگر مالک و کنترل آن است جمع میشود. وقتی کار برای یک کسبوکار را متوقف میکنند، موجودی ناپدید نمیشود - فقط با حرکت به سمت شغل بعدی به رشد خود ادامه میدهد (یا میماند، یا استفاده میشود).
چرا این اتفاق اکنون میافتد
اعداد فوریت را توضیح میدهند. امروزه بیش از ۷۰ میلیون آمریکایی کار فریلنسری یا گیگ انجام میدهند که تقریباً یک سوم کل نیروی کار ایالات متحده را تشکیل میدهد و پیشبینی میشود این سهم با ادامه افزایش کارگرانی - به ویژه افراد زیر ۳۵ سال - که ترتیبات منعطف و چندمشتری را به یک کارفرمای واحد ترجیح میدهند، به افزایش خود ادامه دهد. مزایای سنتی، که حول مدل اواسط قرن بیستم یک شغل برای یک حرفه طراحی شده بودند، به سادگی به اکثر این نیروی کار نمیرسند.
در عین حال، کسبوکارهایی که به پیمانکاران مستقل متکی هستند، گیر افتادهاند. تحت آزمونهایی مانند آزمون ABC کالیفرنیا (از AB 5) یا آزمون واقعیتهای اقتصادی فدرال، ارائه مزایا از لحاظ تاریخی به عنوان نشانهای از کنترل تلقی میشده است - یک عامل دیگر که به سمت «کارمند» اشاره میکند نه «پیمانکار مستقل». تحقیقات در مورد تجربه کالیفرنیا با AB 5 نشان داد که قوانین سختتر تغییر طبقهبندی تمایل به کاهش فرصتهای خوداشتغالی بدون افزایش متناظر در اشتغال سنتی دارد، که بخشی از دلیل جستجوی قانونگذاران در سایر ایالتها برای یک مسیر میانی است.
چشمانداز قانون ایالتی
یوتا اولین جایی بود که به اینجا رسید. قانون ۲۰۲۳ آن (اولین طرح داوطلبانه مزایای قابل انتقال در کشور) الگوی اساسی را ایجاد کرد که هنوز در جاهای دیگر کپی میشود: کمکها داوطلبانه هستند، به عنوان مدرکی برای وضعیت استخدامی محسوب نمیشوند، و کسبوکارها برای پولی که در حساب یک کارگر میگذارند اعتبار مالیاتی دریافت میکنند (نسخه یوتا ۵۰٪ اعتبار بر روی کمکهای تا سقف ۲۰۰۰ دلار به ازای هر پیمانکار در سال ارائه میدهد).
از آن زمان، این مدل به سرعت گسترش یافته است:
- آلاباما، تنسی، و جورجیا همگی قوانین مزایای قابل انتقال را بر اساس رویکرد یوتا تصویب کردهاند
- ویرجینیای غربی HB 4009 را در مارس ۲۰۲۶ تصویب کرد، که به کارفرمایان اجازه میدهد به حساب مزایای قابل انتقال یک کارگر کمک کنند در حالی که به صراحت وضعیت پیمانکار مستقل را حفظ میکند؛ این قانون در ژوئن ۲۰۲۶ اجرایی شد
- HB 987 جورجیا در فوریه ۲۰۲۶ با حمایت دوحزبی از مجلس نمایندگان خود عبور کرد و پوشش را به بیش از یک میلیون کارگر مستقل در این ایالت گسترش داد
- وایومینگ، آیداهو، و کانزاس لوایح مشابه مزایای قابل انتقال داوطلبانه را در سال ۲۰۲۶ از طریق مجالس قانونگذاری خود پیش بردهاند
در سطح فدرال، قانون باز کردن مزایا برای کارگران مستقل - که توسط یک گروه سنایی دوحزبی ارائه شده است - یک مصونیت قانونی سراسری ایجاد میکند تا شرکتها بتوانند به طور داوطلبانه مزایایی را به پیمانکاران در هر نقطه از کشور ارائه دهند بدون اینکه خطر تغییر طبقهبندی را ایجاد کنند، به جای اتکا به یک تکهتکه ایالتی.
این برای شما چه معنایی دارد اگر پیمانکار استخدام میکنید
اگر کسبوکار شما به فریلنسرها، کارگران گیگ، یا پیمانکاران ۱۰۹۹ پرداخت میکند - یک تنظیمات رایج برای آژانسها، فروشندگان تجارت الکترونیک، شرکتهای توسعه و کسبوکارهای خدماتی از هر نوع - چند کار ارزش انجام دادن در حال حاضر دارد:
۱. بررسی کنید که آیا ایالت شما قانونی دارد (یا در شرف تصویب است). حفاظت مصونیت قانونی عموماً فقط در صورتی اعمال میشود که ایالت شما قانون توانمندساز را تصویب کرده باشد. کمک به حساب مزایای یک پیمانکار در ایالتی بدون قانون مزایای قابل انتقال، همان حفاظتی را که در یوتا، جورجیا یا ویرجینیای غربی دریافت میکنید به شما نمیدهد - شما همچنان به آزمونهای عمومی پیمانکار مستقل متکی خواهید بود.
۲. درک کنید که «داوطلبانه» در عمل به چه معناست. هر نسخه از این قوانین تاکنون مستلزم آن است که کمکها داوطلبانه باشند و پیمانکار ملزم به مشارکت یا استفاده از یک ارائهدهنده خاص نباشد. ایجاد یک پیشنهاد که مشروط به ادامه کار به نظر برسد، یا واجد شرایط بودن مزایا را به ساعات کاری به گونهای مرتبط کند که شبیه یک طرح مزایای کارمندان باشد، خطر تضعیف همان حفاظتی را دارد که قانون برای ارائه آن طراحی شده است.
۳. این را از تحلیل طبقهبندی پیمانکاران مستقل خود جدا کنید. قوانین مزایای قابل انتقال به یک عامل در یک آزمون چندعاملی میپردازند - آنها کل آزمون را بازنویسی نمیکنند. اگر سایر جنبههای رابطه (کنترل بر برنامه، انحصاری، ابزارهای ارائه شده) شبیه استخدام به نظر برسند، یک کمک مزایا به تنهایی نمیتواند آن را برطرف کند.
۴. کمکها را مانند هر هزینه دیگری بودجهبندی و پیگیری کنید. اگر شروع به کمک به حسابهای مزایای پیمانکار کنید، این یک هزینه واقعی و تکراری است که نیاز به خط خودش در دفتر شما دارد - جدا از پرداختهای ناخالصی که در فرم ۱۰۹۹-NEC گزارش میکنید. قرار دادن آن در یک حساب کلی «هزینه پیمانکار» دیدن هزینه واقعی یک رابطه کاری، ارزیابی اعتبارات مالیاتی که ممکن است واجد شرایط آن باشید (چندین قانون ایالتی شامل یکی است)، یا تطبیق با صورتهای ارائهدهنده مزایای قابل انتقال را دشوار میکند.
اشتباهات رایجی که کسبوکارها در ابتدا مرتکب میشوند
تعدادی از اشتباهات بارها و بارها ظاهر میشوند وقتی کسبوکارها شروع به آزمایش مزایای قابل انتقال میکنند:
- درمان آن به عنوان یک آیتم خط بازاریابی به جای یک برنامه واقعی. اعلام «ما مزایای قابل انتقال ارائه میدهیم» بدون یک ساختار مستند، داوطلبانه و مدیریتشده توسط ارائهدهنده در پشت آن، حفاظت قانونی را برای شما به ارمغان نمیآورد - فقط یک بیانیه مطبوعاتی و بدون مصونیت قانونی به شما میدهد.
- شبیه اجباری کردن کمکها. اگر ادامه کار به طور ضمنی مشروط به ثبتنام باشد، یا برنامه کمکها ساعات کار را به همان شکلی که یک مزایای کارمندی تعلق میگیرد، پیگیری کند، شما دقیقاً همان الگوی واقعی را بازآفرینی کردهاید که این قوانین برای جلوگیری از ایجاد آن طراحی شده بودند.
- انتخاب یک ارائهدهنده قبل از بررسی پوشش ایالتی. چندین پلتفرم مزایای قابل انتقال در سطح ملی فعالیت میکنند، اما حفاظت قانونی مختص ایالت است. یک پیمانکار مستقر در ایالتی بدون قانون توانمندساز، تنها به این دلیل که ارائهدهنده شما در همه جا فعالیت میکند، مصونیت قانونی یکسانی دریافت نمیکند.
- نادیده گرفتن اعتبار مالیاتی. ایالتهایی که مزایای قابل انتقال را با یک اعتبار مالیاتی جفت میکنند (الگوی ۵۰٪ اعتبار یوتا تا سقف ۲۰۰۰ دلار به ازای هر پیمانکار) به طور مؤثر بخشی از هزینه را یارانه میدهند. کسبوکارهایی که کمکها را به گونهای پیگیری نمیکنند که از ادعای اعتبار پشتیبانی کند، در زمان تسلیم اظهارنامه پول را روی میز میگذارند.
- اشتباه گرفتن این با ترتیبات بازپرداخت سلامتی که قبلاً برای کارمندان اجرا میکنید. یک ICHRA یا QSEHRA که به کارکنان W-2 ارائه میدهید تحت قوانین کاملاً متفاوتی عمل میکند. فرض نکنید که همان سند طرح یا تنظیمات ارائهدهنده برای هر دو جمعیت بدون بررسی کار میکند.
پیمانکاران چه چیزی باید درخواست کنند
اگر در طرف دیگر این هستید - یک فریلنسر یا کارگر گیگ که تعجب میکند آیا مشتری را برای مزایای قابل انتقال تحت فشار بگذارد - چند سوال ارزش پرسیدن قبل از ثبتنام در هر برنامهای وجود دارد:
- آیا ایالت من یکی از ایالتهای دارای قانون توانمندساز است؟ اگر نیست، بپرسید این ترتیب چه حفاظتی به شما یا کسبوکاری که پرداخت میکند ارائه میدهد.
- اگر کار با این مشتری را متوقف کنم، حساب را نگه میدارم؟ تمام هدف «قابل انتقال» این است که پول شما را دنبال کند. برنامهای که کمکهای تعلق نگرفته را وقتی رابطه به پایان میرسد پس بگیرد، واقعاً قابل انتقال نیست.
- وجوه واقعاً برای چه چیزی میتواند استفاده شود؟ برخی حسابها به طور محدود به حق بیمه سلامت محدود میشوند؛ برخی دیگر اجازه کمکهای بازنشستگی، برداشت به سبک PTO یا یک منوی گستردهتر را میدهند. قبل از اینکه روی آن حساب کنید، بدانید برای چه چیزی ثبتنام میکنید.
- چه کسی حساب را مدیریت میکند و اگر آن ارائهدهنده تعطیل شود چه اتفاقی میافتد؟ از آنجایی که این یک حوزه جوان و سریعالحرکت است، ارزش تأیید این را دارد که حساب توسط یک شخص ثالث تنظیمشده نگهداری میشود نه خود کسبوکار پرداختکننده.
تصویر فدرال هنوز نامشخص است
قوانین ایالتی سریعتر از واشنگتن حرکت میکنند، اما احتمالاً این تغییر خواهد کرد. قانون باز کردن مزایا برای کارگران مستقل از هر تلاش فدرال قبلی در مورد این موضوع، حرکت دوحزبی بیشتری دارد، عمدتاً به این دلیل که سعی در تغییر طبقهبندی کسی ندارد - فقط یک مصونیت قانونی ایجاد میکند تا کمکهای داوطلبانه مزایا نتواند به عنوان مدرکی برای وضعیت کارمندی تحت قانون فدرال استفاده شود. اگر تصویب شود، بیشترین اهمیت را برای کسبوکارهایی خواهد داشت که در بسیاری از ایالتها فعالیت میکنند، زیرا تکهتکه فعلی را با یک استاندارد ملی واحد جایگزین میکند به جای اینکه قبل از کمک به حساب هر پیمانکار مشخصی نیاز به بررسی انطباق ایالت به ایالت داشته باشد.
تا آن زمان، مطمئنترین رویکرد این است که این را به عنوان یک تصمیم ایالت به ایالت در نظر بگیرید: وجود قانون را در جایی که پیمانکار شما مستقر است تأیید کنید، کمکها را به گونهای ساختاربندی کنید که واقعاً داوطلبانه باقی بمانند، و ترتیب را به دقت هر برنامه حساس به انطباق دیگری مستند کنید.
جنبه حسابداری که هیچکس در مورد آن صحبت نمیکند
اینجا جایی است که بسیاری از کسبوکارها به مشکل میخورند. کمک مزایای قابل انتقال همان پرداخت پیمانکار نیست و همان هزینه مزایای کارمندی سنتی هم نیست - این یک دسته جدید است که اکثر الگوهای نمودار حسابها جایگاهی برای آن ندارند. اگر به حسابهای دهها پیمانکار در دو یا سه ارائهدهنده مزایای قابل انتقال کمک میکنید، به سیستمی نیاز دارید که بتواند:
- کمکها به ازای هر پیمانکار را جدا از پرداختهای صورتحساب یا ۱۰۹۹ آنها پیگیری کند
- صورتهای ارائهدهنده را با آنچه واقعاً قصد کمک داشتید تطبیق دهد
- هر اعتبار مالیاتی ایالتی را که واجد شرایط ادعای آن هستید در مقابل آن کمکها علامتگذاری کند
- یک مسیر حسابرسی تمیز در صورت بروز سؤال طبقهبندی نگه دارد - آخرین چیزی که میخواهید این است که دفتر خودتان باعث شود اینها شبیه دستمزدهای پنهان به نظر برسند
سوابق واضح و سازمانیافته دقیقاً همان چیزی است که نهادهای نظارتی و حسابرسان میخواهند ببینند، و دقیقاً همان چیزی است که بیشتر تنظیمات صفحهگسترده موقت پس از اینکه در چندین ارائهدهنده و پیمانکار کمک میکنید، تولید نمیکنند.
هزینههای پیمانکار خود را از روز اول سازمانیافته نگه دارید
از آنجایی که قوانین مزایای قابل انتقال گسترش مییابند و کسبوکارهای بیشتری شروع به کمک به حسابهای پیمانکار میکنند، جدا نگه داشتن تمیز این هزینهها از حقوق و دستمزد، صورتحسابها و هزینههای عمومی ضروری میشود - هم برای شفافیت مالی خودتان و هم برای ماندن در سمت درست قوانین طبقهبندی کارگران. Beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کاملی بر دادههای مالی شما با نمودار حسابهایی به اندازه کافی منعطف برای پیگیری دقیق این نوع دسته هزینه جدید - بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده - به شما میدهد. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و صاحبان کسبوکارهای آگاه از امور مالی به حسابداری متنساده روی میآورند.