در یکی از بی سر و صداترین و مخربترین حسابرسیهای اداره توسعه اشتغال (EDD) در چند سال اخیر، یک آژانس بازاریابی کوچک در منطقه خلیج (Bay Area) با اعتماد به نفس کامل وارد جلسه شد. مالک آژانس ده «پیمانکار» داشت که هر کدام یک قرارداد پیمانکار مستقل امضا کرده بودند، ماهانه صورتحساب میفرستادند و مالیاتهای خود را شخصاً اظهار میکردند. شش ماه بعد، این آژانس حدود ۴۸۰,۰۰۰ دلار بابت مالیاتهای معوقه حقوق و دستمزد، جریمهها و بهره بدهکار شد — به علاوه طبقهبندی مجدد هر «پیمانکار» به عنوان کارمند. مالک آژانس هرگز حروف «ABC» را نشنیده بود.
اگر در کالیفرنیا فعالیت میکنید، روشی که برای افرادی که به شما در اداره کسبوکارتان کمک میکنند چک میکشید، دیگر یک انتخاب شخصی نیست. طرح پیشنهادی مجمع ۵ (AB5) بار اثبات را تغییر داد، پیشفرض قانونی را بازتعریف کرد و به اداره توسعه اشتغال (EDD)، هیئت مالیات فرانشیز (FTB) و دادگاهها، یک آزمون جدید و قدرتمند داد. هزینه اشتباه در این مورد با ارزیابیهای پنج و شش رقمی به ازای هر کارگر با طبقهبندی اشتباه سنجیده میشود. هزینه انجام درست آن عمدتاً رویهای است — و این رویه همان چیزی است که این مقاله به آن میپردازد.
کالیفرنیا چگونه به اینجا رسید: Dynamex، AB5، AB 2257 و Prop 22
قبل از سال ۲۰۱۸، کالیفرنیا از آزمون چندعاملی Borello استفاده میکرد (برگرفته از پرونده دادگاه عالی کالیفرنیا در سال ۱۹۸۹ به نام S.G. Borello & Sons, Inc. v. Department of Industrial Relations). تحت آزمون Borello، طبقهبندی بر اساس «حق کنترل» کار، در توازن با حدود یازده عامل ثانویه انجام میشد. این آزمون منعطف، مبتنی بر واقعیت و متمایل به شرکتهایی بود که خواهان استخدام پیمانکار بودند.
این روند در ۳۰ آوریل ۲۰۱۸، زمانی که دادگاه عالی کالیفرنیا در پرونده Dynamex Operations West, Inc. v. Superior Court رای صادر کرد، تغییر یافت. این پرونده مربوط به رانندگان تحویل در همان روز بود که در سال ۲۰۰۴ صرفاً به عنوان یک اقدام برای کاهش هزینهها، از کارمند به پیمانکار تغییر وضعیت داده بودند. دادگاه آزمون ABC را برای ادعاهای ناشی از احکام دستمزد کالیفرنیا پذیرفت و بار اثبات وضعیت پیمانکار مستقل را بر دوش نهاد استخدامکننده گذاشت.
قانونگذار فراتر رفت. AB5 که در سال ۲۰۱۹ امضا شد و از اول ژانویه ۲۰۲۰ لازمالاجرا گشت، پرونده Dynamex را مدون کرد و آزمون ABC را فراتر از احکام دستمزد به تقریباً تمام ادعاهای قانون کار کالیفرنیا، قانون بیمه بیکاری و احکام دستمزد تعمیم داد. سپس AB 2257 که در سپتامبر ۲۰۲۰ امضا شد، در پاسخ به واکنشهای صنایع، لیست طولانی از معافیتها را ایجاد و گسترش داد. در نهایت، پیشنهاد ۲۲ (Prop 22) — که توسط رایدهندگان کالیفرنیایی در نوامبر ۲۰۲۰ تصویب شد و توسط دادگاه عالی کالیفرنیا تایید گردید — یک استثنای محدود برای رانندگان اشتراک سفر و تحویل مبتنی بر اپلیکیشن (Uber، Lyft، DoorDash، Instacart و پلتفرمهای مشابه) ایجاد کرد.
نتیجه نهایی: آزمون ABC اکنون قانون پیشفرض در کالیفرنیا است. آزمون Borello تنها زمانی اعمال میشود که یک معافیت قانونی، یک رابطه را به طور کامل از شمول آزمون ABC خارج کند.
آزمون ABC، بند به بند
برای طبقهبندی یک کارگر به عنوان پیمانکار مستقل تحت AB5، نهاد استخدامکننده باید هر سه مورد زیر را ثابت کند. اگر حتی یکی از این بندها نقض شود، کارگر کارمند محسوب میشود.
بند الف — آزادی از کنترل و هدایت
کارگر باید «در ارتباط با اجرای کار، چه تحت قرارداد اجرای کار و چه در عمل، از کنترل و هدایت نهاد استخدامکننده آزاد باشد.» این بند شبیهترین بخش به آزمون قدیمی Borello است، اما اکنون به جای اینکه یک عامل موازنهگر باشد، یک شرط آستانهای است.
در عمل، بند الف زمانی شکست میخورد که نهاد استخدامکننده برنامه زمانی کارگر را تعیین کند، روش کار را دیکته کند، حضور در جلسات کارکنان را الزامی کند، ابزارها را تأمین کند یا معیارهای عملکرد ثابتی فراتر از خروجی نهایی تعیین کند. یک طراح گرافیک که ساعات کاری خود را انتخاب میکند، نرمافزار خودش را برمیگزیند و کار نهایی را تحویل میدهد، معمولاً از این بند عبور میکند. یک راننده تحویل «قراردادی» که به او گفته میشود از چه مسیری رانندگی کند، چه یونیفرمی بپوشد و چه ساعاتی کار کند، معمولاً در این بند شکست میخورد.
بند ب — خارج از مسیر معمول کسبوکار
کارگر باید کاری را انجام دهد که «خارج از مسیر معمول کسبوکار نهاد استخدامکننده» باشد. این بندی است که اکثر کسبوکارهای کالیفرنیا را شگفتزده میکند. کافی نیست که کارگر مستقل یا ماهر باشد — خودِ کار باید خارج از فعالیتی باشد که شرکت در واقعیت انجام میدهد.
یک نانوایی که لولهکشی را برای تعمیر سینک استخدام میکند، به راحتی از بند ب عبور میکند — لولهکشی خارج از مسیر معمول کسبوکار یک نانوایی است. همان نانوایی که نانواهای «مستقل» را برای پخت نان استخدام میکند، در بند ب شکست میخورد، حتی اگر آن نانواها از جهات دیگر مستقل باشند. یک موسسه حقوقی که وکلای قراردادی را برای رسیدگی به پروندههای موسسه استخدام میکند، تقریباً به طور قطع در بند ب شکست میخورد. یک موسسه حقوقی که یک طراح گرافیک خارجی را برای طراحی مجدد وبسایت خود استخدام میکند، تقریباً به طور قطع از این بند عبور میکند.
این بند به تنهایی صنایع مختلفی را — از حملونقل جادهای گرفته تا روزنامهنگاری و اشتراک سفر — بازتعریف کرده است، زیرا سؤالی را میپرسد که هیچ ارتباطی با استقلال کارگر ندارد.
معیار ج — فعالیت معمول در یک کسبوکار مستقل
کارگر باید «بهطور معمول در یک حرفه، شغل یا کسبوکار مستقلاً ایجاد شده با ماهیتی مشابه کاری که انجام میدهد، مشغول باشد.» به عبارت دیگر: کارگر باید مانند یک کسبوکار واقعی و مستمر به نظر برسد، نه فقط فردی که از یک مشتری فرم ۱۰۹۹ دریافت میکند.
شاخصهای قوی شامل داشتن چندین مشتری، تبلیغ خدمات بهصورت عمومی، داشتن مجوزهای کسبوکار لازم، نگهداری فضای کاری مجزا، داشتن بیمه کسبوکار و داشتن نام تجاری مشخص با فاکتورها، شناسههای مالیاتی و قراردادهای اختصاصی است. یک توسعهدهنده وب با یک وبسایت، یک شرکت با مسئولیت محدود (LLC)، سه مشتری دیگر و یک پورتفولیو، معیار ج را احراز میکند. اما یک «پیمانکار» که به مدت دو سال منحصراً برای یک شرکت کار کرده و هرگز برای فرد دیگری بازاریابی نکرده است، در این معیار رد میشود.
معافیتها: زمانی که آزمون ABC اعمال نمیشود
قوانین AB5 و AB 2257 حدود ۵۰ مورد معافیت و استثنا ایجاد کردند. قرار گرفتن در یکی از این دستهها بهطور خودکار یک کارگر را به پیمانکار مستقل تبدیل نمیکند — بلکه صرفاً به این معناست که آزمون چندعاملی قدیمیتر و منعطفتر بورلو (Borello) اعمال میشود. شما همچنان باید از آزمون بورلو سربلند بیرون بیایید. دستههای اصلی معافیت عبارتند از:
- مشاغل مشخص. کارگزاران بیمه دارای مجوز، پزشکان و جراحان، دندانپزشکان، متخصصان پا، روانشناسان، دامپزشکان، وکلای دادگستری، معماران، مهندسان، کارآگاهان خصوصی، حسابداران، کارگزاران اوراق بهادار، مشاوران سرمایهگذاری و فروشندگان مستقیم (که بر اساس کمیسیون پرداخت میشوند).
- خدمات حرفهای. متخصصان بازاریابی، مدیران منابع انسانی، آژانسهای مسافرتی، طراحان گرافیک، نویسندگان کمکهزینه (Grant writers)، هنرمندان هنرهای زیبا، برخی عکاسان و خبرنگاران عکاس، نویسندگان فریلنسر، ویراستاران، تولیدکنندگان محتوا، تصویرگران، نمونهخوانها، مترجمان، نمایندگان پردازش پرداخت و برخی نمایندگان ثبتنام شده (Enrolled agents).
- مشاوران املاک و نمایندگان بازپسگیری. متخصصان دارای مجوز املاک و مستغلات و نمایندگان دارای مجوز بازپسگیری اموال.
- قراردادهای واقعی کسبوکار به کسبوکار. در ادامه بررسی شده است.
- آژانسهای ارجاعی. در ادامه بررسی شده است.
- پیمانکاران فرعی ساختوساز. پیمانکاران فرعی صنعت ساختمان با مجوز مناسب، قرارداد کتبی، بیمه غرامت کارگران مجزا و نشانههای معمول یک کسبوکار مستقل.
- خدمات کلوپهای موتوری، مترجمان فریلنسر، جنگلبانان ثبتنام شده، و دستههای تخصصی مختلفی که توسط AB 2257 اضافه شدهاند.
معافیتها دارای جزئیات فرعی دقیقی هستند. برای مثال، معافیت «نویسنده فریلنسر» قبلاً سقف ۳۵ اثر برای هر نشریه در سال داشت — قانون AB 2257 این سقف را حذف کرد اما شرایط دیگری را اضافه کرد. قبل از تکیه بر هرگونه معافیت، متن قانون را با دقت مطالعه کنید یا با یک مشاور حقوقی مشورت نمایید.
تله معافیت کسبوکار به کسبوکار (B2B)
معافیت B2B یکی از مواردی است که بیشترین سوءبرداشت درباره آن در قانون AB5 وجود دارد. برای واجد شرایط بودن، رابطه باید دوازده شرط مجزا را داشته باشد، از جمله:
۱. ارائهدهنده خدمات در عمل و طبق قرارداد، از کنترل و هدایت کسبوکار طرف قرارداد آزاد باشد. ۲. ارائهدهنده خدمات، خدمات را مستقیماً به کسبوکار طرف قرارداد ارائه دهد، نه به مشتریان آن. ۳. قرارداد کتبی باشد. ۴. ارائهدهنده خدمات دارای تمام مجوزهای کسبوکار و ثبتنامهای مالیاتی لازم باشد. ۵. ارائهدهنده خدمات محل کسبوکار مجزایی از کسبوکار طرف قرارداد داشته باشد. ۶. ارائهدهنده خدمات «بهطور معمول مشغول» در یک کسبوکار مستقل با همان ماهیت کار انجام شده باشد. ۷. ارائهدهنده خدمات واقعاً با سایر کسبوکارها قرارداد ببندد و خود را به عموم معرفی کند. ۸. ارائهدهنده خدمات تبلیغات انجام دهد و خدماتی را به عموم یا سایر مشتریان بالقوه ارائه دهد. ۹. ارائهدهنده خدمات ابزارها، وسایل نقلیه و تجهیزات خود را تأمین کند. ۱۰. ارائهدهنده خدمات نرخهای خود را مذاکره کند. ۱۱. متناسب با ماهیت کار، ارائهدهنده خدمات ساعات و محل کار خود را تعیین کند. ۱۲. ارائهدهنده خدمات کاری را انجام ندهد که برای آن نیاز به مجوز از هیئت صدور مجوز پیمانکاران ایالتی (Contractors State License Board) باشد.
حتی زمانی که هر دوازده شرط برقرار باشد، باز هم وضعیت شما بر اساس آزمون بورلو سنجیده میشود — معافیت خودکار نیست. معافیت B2B تعمداً محدود طراحی شده است.
جریمههایی که هر مالکی را مجبور میکند قرارداد را دو بار بخواند
جریمههای طبقهبندی نادرست در کالیفرنیا بهگونهای طراحی شدهاند که تنبیهی باشند. این جریمهها در سازمانهای مختلف انباشته میشوند و اکثر ارزیابیها ابتدا به شرکت ضربه میزنند، زیرا کارگر بهندرت انتخاب واقعی در نوع طبقهبندی خود داشته است.
- جریمه طبقهبندی نادرست عمدی طبق ماده ۲۲۶.۸ قانون کار: ۵,۰۰۰ تا ۱۵,۰۰۰ دلار برای هر تخلف؛ ۱۰,۰۰۰ تا ۲۵,۰۰۰ دلار برای هر تخلف اگر بخشی از یک الگو یا رویه باشد.
- ارزیابیهای مالیات حقوق و دستمزد EDD: پرداخت معوق بیمه بیکاری، مالیات آموزش اشتغال، بیمه ناتوانی ایالتی و کسر مالیات بر درآمد شخصی تا سقف سه سال (هشت سال در صورت تقلب).
- جریمههای حسابرسی EDD: جریمه ۱۰ درصدی برای عدم ارسال مدارک، جریمه ۱۰ درصدی برای سهلانگاری، تا ۵۰ درصد برای طبقهبندی نادرست عمدی و تا ۵۰ درصد برای تقلب — اینها علاوه بر مالیات اصلی انباشته میشوند.
- ارزیابیهای مالیات حقوق و دستمزد IRS: کسر مالیات بر درآمد فدرال، FICA، FUTA، بهعلاوه جریمه و بهره. جریمههای بازیافت صندوق امانی (Trust Fund Recovery Penalties) تحت ماده ۶۶۷۲ قانون درآمدهای داخلی میتواند پوشش شرکتی را از بین برده و شخصاً به مدیران و طرفهای مسئول برسد.
- مخاطرات دستمزد و ساعت کاری: حداقل دستمزد، اضافه کاری، وعدههای غذایی و زمان استراحت، بازپرداخت هزینهها طبق ماده ۲۸۰۲ قانون کار، جریمههای زمان انتظار، مرخصی استعلاجی با حقوق و دعاوی نمایندگی PAGA.
- غرامت کارگران (بیمه حوادث): بازیافت حق بیمه بهعلاوه جریمه برای دورههای فاقد بیمه؛ مخاطرات کیفری برای عدم پوشش مزمن.
حسابرسیهای EDD اغلب با موردی بیاهمیت شروع میشوند: یک پیمانکار سابق برای بیمه بیکاری درخواست میدهد، EDD آن را رد میکند چون کارفرما هیچ دستمزدی گزارش نکرده است، و حسابرس پروندهای باز میکند. تا زمانی که حسابرس کارش را تمام کند، وضعیت تمام پیمانکاران شرکت روی میز بررسی خواهد بود.
یک گردش کار عملی برای انطباق
اگر در کالیفرنیا فعالیت میکنید، فرآیند زیر — که برای صنعت شما سازگار شده است — معمولاً بزرگترین شکافها را پر میکند.
۱. از هر پیمانکار فهرستی تهیه کنید. فهرستی از تمام افراد یا شرکتهای LLC تکمالک که در سه سال گذشته به آنها پرداخت داشتهاید، از سیستم حسابهای پرداختنی خود استخراج کنید. آنها را بر اساس نوع رابطه گروهبندی کنید. ۲. هر کدام را از آزمون ABC بگذرانید. تحلیل معیارهای A، B و C را به صورت مکتوب مستند کنید. هر جا که یکی از معیارها متزلزل بود، آن رابطه را علامتگذاری کنید. ۳. برای روابط علامتگذاری شده، به دنبال معافیت بگردید. رابطه را با لیست معافیتهای AB5/AB 2257 تطبیق دهید. اگر معافیتی پیدا کردید، تحلیل Borello را نیز مستند کنید. ۴. قراردادها را محکمتر کنید. قراردادهای پیمانکار مستقل باید خروجیهای کار (deliverables) را توصیف کنند، نه ساعات کاری را؛ باید سلب کنترل بر شیوه و ابزار انجام کار را تصریح کنند؛ باید پیمانکار را ملزم به استفاده از ابزارها و مجوزهای متعلق به خود کنند؛ و باید به پیمانکار اجازه دهند برای دیگران نیز کار کند. ۵. نشانههای تجاری را بررسی کنید. از هر پیمانکار مجوز کسبوکار، مجوز حرفهای (در صورت نیاز)، کپی بیمه مسئولیت عمومی، یک وبسایت بازاریابی یا پورتفولیو، و تأییدیه حداقل یک مشتری پرداختی دیگر را بخواهید. ۶. در صورت نیاز، طبقهبندی مجدد انجام دهید. زمانی که رابطهای در آزمون ABC مردود میشود و هیچ معافیتی شامل آن نمیشود، آن را به W-2 تبدیل کنید — ترجیحاً قبل از اینکه EDD سراغ شما بیاید. طبقهبندی مجدد داوطلبانه بسیار ارزانتر از یک حسابرسی است. ۷. هزینهها، مالیات حقوق و دستمزد، و بازپرداختها را به درستی پیگیری کنید. طبقهبندی نادرست کارکنان اغلب نشاندهنده دفترداری نامنظم است که جریمهها را تحت قوانین کالیفرنیا و فدرال تشدید میکند.
تصمیمات دفترداری که در حسابرسی طبقهبندی تعیینکننده هستند
زمانی که حسابرسان EDD از راه میرسند، دفاتر کل، جزئیات حسابهای پرداختنی، خلاصههای ۱۰۹۹، دفاتر حقوق و دستمزد و قراردادهای پیمانکاران را درخواست میکنند. آنها همچنین ایمیلها، خروجیهای نرمافزارهای زمانبندی و آرشیوهای اسلک (Slack) را بررسی میکنند. بخش بزرگی از طبقهبندیهای نادرست نه از طریق قرارداد — که معمولاً تمام موارد صحیح را بیان میکند — بلکه از طریق نحوه جابجایی پول، اینکه چه کسی هزینه چه چیزی را پرداخت کرده و آیا با پیمانکار واقعاً مانند یک فروشنده رفتار شده است یا خیر، اثبات میشود.
دفاتر تمیز و مرتب به سه روش کمک میکنند. اول، به شما اجازه میدهند وقتی حسابرس سوال میپرسد، رابطه واقعی را به سرعت بازسازی کنید. دوم، ثابت میکنند که پیمانکاران هزینههای خود را تقبل کردهاند، نرخهای خود را تعیین کردهاند و مانند کسبوکارهای واقعی صورتحساب صادر کردهاند — که شواهد محکمی تحت معیار C و معافیت B2B است. سوم، ارزیابیهای «تخمینی» حسابرس را محدود میکنند. وقتی سوابق ضعیف باشند، حسابرسان EDD با تهاجم تخمین میزنند و بار اثبات برای رد آن تخمین بر عهده شرکت میافتد.
حسابداری متنساده و تحت کنترل نسخه (version-controlled) در اینجا بسیار مفید است، زیرا هر تراکنش دارای تاریخ، طرف حساب، مبلغ و دستهبندی است که میتوانید آن را جستجو و اثبات کنید. اگر یک کسبوکار خدماتی کوچک در کالیفرنیا را اداره میکنید — آژانس، شرکت مشاوره، استودیو، شرکت نرمافزاری، مرکز درمانی، گروه رستوران — انضباط در نگهداری دفاتر ماهانه تمیز و جداسازی شفاف پرداختهای «فروشنده» از دستمزد «کارمندان»، یکی از ارزانترین انواع بیمه حسابرسی است که میتوانید تهیه کنید.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
- برخورد با یک LLC مانند یک کسبوکار «واقعی». یک LLC تکعضو که متعلق به کارمند سابق است، فقط توسط شرکت شما پرداخت دریافت میکند و مشتری دیگری ندارد، از نظر قانون AB5 یک کسبوکار نیست — بلکه کارمندی است که کد مالیاتی دارد.
- اتکا به قراردادهای قدیمی پیمانکاری. قراردادهای قبل از سال ۲۰۱۸ تقریباً هرگز آزمون ABC را پاس نمیکنند. زبان الگوهای خود را بهروزرسانی کنید.
- نادیده گرفتن معیار B. اکثر شرکتها در معیار B شکست میخورند و هرگز متوجه آن نمیشوند، زیرا صرفاً روی نبودِ کنترل متمرکز شده بودند.
- اشتباه گرفتن قوانین فدرال و کالیفرنیا. IRS از یک آزمون حقوقی چندعاملی مشابه Borello استفاده میکند. موفقیت در بررسیهای IRS به معنای موفقیت در آزمون AB5 نیست.
- فراموش کردن فرم DE 542 (گزارش پیمانکار مستقل). کالیفرنیا کارفرمایان را ملزم میکند هر پیمانکاری را که ۶۰۰ دلار یا بیشتر دریافت کرده است، ظرف ۲۰ روز گزارش دهند. نادیده گرفتن آن راهی سریع برای قرار گرفتن در رادار EDD است.
- اجازه دادن به یک «پیمانکار» برای پاسخگویی به خط خدمات مشتریان. این واقعیت به تنهایی اغلب پیروزی در معیار B را غیرممکن میکند.
وضعیت طبقهبندی کارکنان و دفاتر خود را آماده حسابرسی نگه دارید
قانون AB5 در اصل یک موضوع فرآیندی است. با مستندسازی پیروز شوید: قراردادهای تمیز، صورتحسابهای تمیز، دفاتر کل تمیز و یک تحلیل مکتوب قابل دفاع از آزمون ABC برای هر پیمانکار بلندمدت. Beancount.io حسابداری متنساده و تحت کنترل نسخه را ارائه میدهد که به شما شفافیت کامل در مورد نحوه جابجایی هر دلار را میدهد — که وقتی حسابرس EDD جزئیات سه سال را در یک هفته میخواهد، بسیار ارزشمند است. رایگان شروع کنید و دفترداری دقیق را با طبقهبندی دقیق کارکنان همراه کنید تا حسابرسی بعدی فقط یک روال اداری باشد — نه یک غافلگیری ششرقمی.