Afschrijving

Stel je voor dat je je jaarlijkse autoverzekering betaalt met een enkele betaling van $600. Als je dit registreert als een eenmalige uitgave, laten je boeken voor die maand een grote kost zien, terwijl de volgende 11 maanden geen verzekeringskosten laten zien. Dit vertekent je maandelijkse financiële beeld, waardoor het moeilijk is om je werkelijke operationele kosten te begrijpen en effectief te budgetteren.

De oplossing is afschrijving: de boekhoudkundige praktijk van het spreiden van een enkele kost over de periode waarin deze voordelen oplevert. Deze tutorial laat je zien hoe je afschrijving naadloos kunt implementeren in Beancount met behulp van een Fava-plugin.

Wat is Afschrijving?

Afschrijving is het proces van het stapsgewijs verwerken van de kosten van een immateriële vaste activa of een vooruitbetaalde post over de gebruiksduur ervan.

Belangrijkste Voordelen:

• Nauwkeurige Rapportage: Vereffent grote uitgaven voor een realistischer beeld van de maandelijkse winstgevendheid.
• Beter Budgetteren: Stelt je in staat om te budgetteren voor een consistente maandelijkse uitgave in plaats van een grote, onregelmatige uitgave.
• Duidelijkere Cashflowanalyse: Scheidt de timing van een contante betaling van de erkenning van de uitgave.

De Beancount-oplossing: fava.plugins.amortize_over

Beancount, met de Fava-webinterface, biedt een eenvoudige maar krachtige plugin om afschrijving te automatiseren.

Stap 1: Schakel de Plugin In

Eerst moet je de plugin inschakelen door de volgende regel toe te voegen aan de bovenkant van je Beancount-bestand:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Belangrijk: Virtuele Transacties Wees je ervan bewust dat deze plugin virtuele boekingen genereert. Ze verschijnen dynamisch in de rapporten van Fava en in tools zoals bean-report (als de plugin is geladen), maar ze worden niet teruggeschreven naar je .bean-bestand. Je bronbestand blijft ongewijzigd.

Stap 2: Structureer je Accounts

Voor een typische vooruitbetaalde uitgave heb je drie belangrijke accounts nodig:

1. Assets:Bank:Checking: De bron van de contante betaling.
2. Assets:Prepaid:Insurance: Een tijdelijke rekening voor de waarde die je hebt betaald, maar nog niet hebt gebruikt.
3. Expenses:Insurance:Auto: De uiteindelijke bestemming voor de maandelijkse uitgave.

2024-01-01 open Assets:Bank:Checking
2024-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance
2024-01-01 open Expenses:Insurance:Auto

Stap 3: Registreer de Afgeschreven Transactie

Laten we de verzekeringsbetaling van $600 registreren voor een polis van 6 maanden. We verplaatsen het geld van onze bank naar een vooruitbetaalde activa-rekening en voegen de metadata-tag toe.

2024-06-01 * "Betaal 6-maands autoverzekeringspremie"
  amortize_months: 6
  Assets:Prepaid:Insurance      600.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -600.00 USD
  Expenses:Insurance:Auto

• amortize_months: 6: Vertelt de plugin om de waarde over 6 maanden te spreiden.
• De transactie verplaatst contanten naar een vooruitbetaalde activa.
• Expenses:Insurance:Auto: Deze laatste poot zonder bedrag vertelt de plugin waar de maandelijkse uitgave moet worden geboekt.

De plugin genereert maandelijkse vermeldingen die Expenses:Insurance:Auto debiteren en Assets:Prepaid:Insurance crediteren met elk $100, beginnend op de eerste van de maand van de transactie.

Praktijkvoorbeelden

Jaarlijkse Softwarelicentie

2024-01-15 * "Adobe Creative Suite jaarlijkse licentie"
  amortize_months: 12
  Assets:Prepaid:Software      1200.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -1200.00 USD
  Expenses:Software:Adobe

Resultaat: Een uitgave van $100.00 wordt elke maand gedurende 12 maanden erkend in Expenses:Software:Adobe.

Retainer voor Professionele Diensten

; Driemaandelijkse juridische retainer, vooraf betaald via betaalrekening
2024-01-05 * "Retainer voor juridische diensten Q1"
  amortize_months: 3
  Assets:Prepaid:Professional      4500.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -4500.00 USD
  Expenses:Professional:Legal

Resultaat: Een juridische uitgave van $1500.00 wordt elke maand erkend voor Q1.

Afschrijving van Apparatuur (Vaste Activa)

Afschrijving voor vaste activa vereist een meer formele aanpak om de oorspronkelijke kosten van de activa in je boeken te behouden. Dit wordt gedaan met behulp van een contra-activa-rekening, meestal Accumulated-Depreciation genoemd.

Het proces omvat twee afzonderlijke transacties:

; Open de vereiste accounts, inclusief de contra-activa
2024-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2024-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2024-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

; Stap 1: Registreer de eerste aankoop. Dit is een eenvoudige, niet-afgeschreven transactie.
2024-01-20 * "Aankoop MacBook Pro voor bedrijf"
  Assets:Equipment:Computers:Cost     3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; Stap 2: Stel het afschrijvingsschema in. Deze nul-som transactie
; vertelt de plugin om de maandelijkse afschrijvingsposten te creëren.
2024-01-20 * "Afschrijvingsschema voor MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers        3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Resultaat: De plugin genereert gedurende 36 maanden een maandelijkse vermelding die Expenses:Depreciation:Computers debiteert met $83.33 en de contra-activa rekening Assets:Equipment:Computers:AccumDep crediteert met $83.33.

Rapportage en Verificatie

1. Bewaak Vooruitbetaalde Saldi met Asserties

Gebruik de balance-richtlijn van Beancount om te verifiëren of je vooruitbetaalde rekening correct wordt afgeschreven.

Opmerking: De assertiedatum moet op of na de datum van de virtuele boeking liggen (die standaard op de 1e van de maand staat). Een goede gewoonte is om het op de 2e te dateren.

; Controleer voor het verzekeringsvoorbeeld het saldo na de eerste maand.
2024-07-02 balance Assets:Prepaid:Insurance  500.00 USD

2. Geavanceerde Verificatie met bean-query

Voor een snel overzicht van hoe je vooruitbetaalde saldi in de loop van de tijd veranderen, kun je bean-query gebruiken in je terminal:

bean-query your-ledger.beancount "SELECT date, account, SUM(position) WHERE account ~ 'Prepaid' GROUP BY date, account ORDER BY date"

Beperkingen en Laatste Tips

• Alleen Gelijke Splitsingen: De amortize_over-plugin is ontworpen voor gelijke splitsingen over een geheel aantal maanden. Het verwerkt geen onregelmatige schema's of dagelijkse pro-rata. Daarvoor is een handmatige aanpak nodig.
• Belasting vs. Management Accounting: De hier getoonde afschrijvingsschema's zijn voor management accounting (een duidelijk beeld krijgen van je financiën). Als je wettelijke boekhouding doet, zorg er dan voor dat je afschrijvingsschema's voldoen aan de lokale regelgeving (GAAP/IFRS).
• Datumverwerking: De plugin genereert maandelijkse vermeldingen op de eerste dag van elke maand, beginnend met de maand van de brontransactie. Als je bijvoorbeeld wilt dat de afschrijving in februari begint, dateer dan de brontransactie op of na 2024-02-01.