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Gestión de nómina, procesamiento y cumplimiento para empresas de todos los tamaños
La Ley de Normas Laborales Justas no tiene un disparador por número de empleados: la cobertura empresarial comienza en $500,000 en ventas brutas anuales, y la cobertura individual puede aplicarse muy por debajo de eso. Aquí está lo que cambia en el umbral, las cinco obligaciones que impone y una lista de verificación de siete pasos para ejecutar antes de que un investigador llame.
Bajo 29 CFR 778.114, un salario fijo puede compensar todas las horas trabajadas, por lo que las horas extra solo cuestan una prima de medio tiempo: $80 en lugar de $300 en una semana de 50 horas con un salario de $800. Esta guía cubre las matemáticas, las cinco condiciones, la regla de 2020 sobre bonificaciones y las prohibiciones estatales en Alaska, California, Nuevo México y Pensilvania.
La Sección 70113 de OBBBA derogó permanentemente la deducción de gastos de mudanza y el reembolso libre de impuestos del empleador para años fiscales que comiencen después del 31 de diciembre de 2025 — cada dólar de reubicación, incluidos los pagos directos a proveedores, ahora es salario complementario, con excepciones solo para mudanzas militares PCS en servicio activo y personal de la comunidad de inteligencia.
Tres carteles federales — FLSA, OSHA 3165 y EPPA — se aplican a casi todos los empleadores privados, mientras que el aviso "Conozca sus Derechos" de la EEO entra en vigor con 15 empleados y la FMLA con 50. Todos son gratuitos a través del gobierno, y la guía del DOL permite que los equipos completamente remotos cumplan con la regla de publicación continua de forma electrónica.
Traer al personal de vuelta al sitio cambia los impuestos sobre nómina, los beneficios y las deducciones de una sola vez. Para 2026, las exclusiones de la Sección 132(f) son de $340/mes cada una para tránsito/vanpool y estacionamiento calificado, ahorrando a los empleadores alrededor del 7.65% de cada dólar antes de impuestos; los empleados asalariados ya no pueden deducir los gastos de oficina en casa, así que canalice el equipo a través de un plan de reintegro responsable en su lugar.
Para 2026, la exclusión de cuidado de dependientes de la Sección 129 sube de $5,000 a $7,500 y el reembolso de préstamos estudiantiles de la Sección 127 se vuelve permanente, por lo que un empleador puede mover hasta $12,750 por empleado fuera de los salarios. Esta guía cubre las reglas de plan escrito y no discriminación, en qué casillas del W-2 cae cada beneficio — todo el cuidado de dependientes en la Casilla 10, la asistencia educativa excluible en ninguna parte — y los siete errores que convierten un beneficio libre de impuestos en salarios gravables.
Una carta de no-coincidencia (EDCOR) del SSA significa que el nombre y el SSN de un W-2 no coinciden con los registros del SSA — y más del 70% de los registros marcados pertenecen a ciudadanos estadounidenses nacidos en el país. Aquí está la respuesta del empleador en cuatro pasos, las cinco acciones que desencadenan responsabilidad por discriminación bajo la INA, y los niveles de sanción del IRS para 2026 de $60, $130 y $340 por declaración incorrecta.
Un corte de nómina el 1 de enero es el más limpio porque un solo proveedor posee los cuatro Formularios 941, el Formulario 940 y cada W-2—pero requiere aproximadamente doce semanas de preparación. Esta lista cubre el cronograma de octubre a enero, los datos de año a la fecha y beneficios adicionales que deben migrar, la autorización y revocación del Formulario 8655, y los cinco errores de traspaso que generan avisos del IRS.
Los empleadores pueden contribuir hasta $2,500 por empleado al año a la Cuenta Trump de un niño libre de impuestos e informarlo en la Casilla 12 del W-2 bajo el nuevo Código TA, que debutará en los formularios de 2026. Esta guía cubre el plan escrito de la Sección 128, el límite por empleado (no por hijo), el límite agregado de $5,000 por hijo, las reducciones de salario del plan de cafetería solo para dependientes, las pruebas de no discriminación similares a la Sección 129 y los controles de nómina y verificación de cuentas que mantienen el beneficio fuera de los salarios sujetos a impuestos.
No existe una ley federal de frecuencia de pago — los estados establecen el mínimo, y Connecticut, Rhode Island, New Hampshire, Massachusetts, Vermont y Nueva York son los más estrictos. El pago quincenal cubre aproximadamente el 36–43 por ciento de las empresas privadas, trae dos meses con tres cheques de pago al año y un 27º día de pago en 2026; el bimensual con sus 24 períodos desiguales nunca se alinea con la semana laboral de 7 días de la FLSA que rige las horas extras.
2026 tiene 27 días de pago quincenales para muchos empleadores, añadiendo aproximadamente un 3.85% al costo anual de nómina para empleados asalariados. Aquí te explicamos cómo elegir entre dividir el salario entre 27 y pagar el cheque extra, cómo manejar las deducciones de salud, 401(k) y HSA en el período extra, y qué presupuestar para los impuestos del empleador con la base salarial del Seguro Social de $184,500.
Para 2026, el límite de diferimiento electivo de la sección 402(g) es de $24,500 por persona ($32,500 con la recuperación a los 50 años, $35,750 a los 60 a 63 años), agregado en todos los 401(k), 403(b), SIMPLE IRA y SARSEP a los que contribuyas en el año. Un exceso no reembolsado con ganancias antes del 15 de abril se grava dos veces, una como salario en el año de la contribución y otra en la distribución. Los pasos incluyen sumar los diferimientos del Recuadro 12 del W-2, notificar al plan por escrito, leer los códigos P y 8 del 1099-R, y limitar la nómina después de un cambio de empleo a mitad de año.
