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Gestión de nómina, procesamiento y cumplimiento para empresas de todos los tamaños
Aprenda qué exige la Publicación 15 del IRS (Circular E) para retenciones, depósitos y presentación de los Formularios 941 y W-2. Un desglose claro y práctico para pequeños empleadores.
Los empleadores que utilizan sistemas electrónicos del Formulario I-9 deben actualizar a la fecha de vencimiento 05/31/2027 antes del 31 de julio de 2026. Esta guía cubre qué ediciones siguen siendo válidas, qué cambió en la revisión del 20/01/25, la regla de retención de tres años después de la contratación o un año después de la terminación, y qué errores de documentación ICE ahora trata como sustantivos en lugar de técnicos.
El IRS no tiene una regla única de siete años. Los registros de impuestos sobre la renta se extienden 3 años, los de impuestos sobre el empleo 4 años, las omisiones sustanciales de ingresos 6 años, las pérdidas por deudas incobrables y valores sin valor 7 años, y las declaraciones no presentadas o fraudulentas nunca caducan, mientras que los registros de propiedades se extienden hasta que se cierre el período de limitaciones en el año en que vendas. Esta guía mapea cada plazo a los documentos que cubre y ofrece un calendario de retención que los dueños de pequeñas empresas pueden seguir.
Más de 20 jurisdicciones estatales y locales aumentaron su salario mínimo el 1 de julio de 2026 — Alaska a $14.00, Oregón y D.C. en sus calendarios anuales, más 17 aumentos en ciudades y condados de California, Illinois, Maryland, Minnesota y Oregón — elevando el salario de más de 360,000 trabajadores en aproximadamente $221 millones al año. Una lista de verificación de siete pasos para empleadores que deben la tarifa más alta donde se realiza el trabajo, incluido cómo dividir un período de pago que abarca dos tarifas por fecha de trabajo en lugar de fecha de pago.
QuickBooks Desktop 2023 llegó al final de su soporte el 31 de mayo de 2026 — las tablas de impuestos de nómina dejaron de actualizarse, los canales bancarios, Desktop Payments, el depósito directo, la presentación electrónica, Workforce, la copia de seguridad en línea y los parches de seguridad se apagaron el 1 de junio, mientras que los archivos de la empresa locales siguen abriéndose con normalidad. Una lista de verificación de limpieza previa a la migración, las tres rutas viables (QuickBooks Online, Enterprise u otra plataforma), los pasos de exportación de Desktop a Online y la conciliación posterior a la migración que demuestra que el libro mayor se trasladó intacto.
Un estipendio de internet de $75 al mes pagado sin documentación son salarios suplementarios — se declaran en la Casilla 1 del W-2 y le cuestan al empleador aproximadamente 7.65% adicional en impuestos de nómina. Los mismos $75 están libres de impuestos y fuera del W-2 bajo un plan por escrito con rendición de cuentas que cumpla las tres pruebas del Reglamento del Tesoro 1.62-2: conexión comercial, comprobación dentro de los 60 días y devolución del excedente dentro de los 120 días. Esta guía cubre las dos vías del IRS, los cinco errores que convierten un plan en sujeto a impuestos, las cuentas de mayor separadas y los tipos de pago de nómina que mantienen el tratamiento correcto, y los estatutos estatales que exigen el reembolso independientemente del tratamiento fiscal federal.
Una tarifa de servicio obligatoria no supera la prueba de cuatro factores del IRS para propinas, por lo que es salario en lugar de ingreso por propinas: debes ambas partes de FICA sobre ella, pierdes el crédito de la Sección 45B en el Formulario 8846, y queda excluida de la nueva deducción de propinas calificadas de OBBBA. Cubre la prueba de cuatro factores, los asientos contables que mantienen los Ingresos por Tarifa de Servicio separados de las Propinas por Pagar, y los cambios en nómina, crédito de propinas, impuesto a las ventas y divulgación de tarifas que un restaurante enfrenta el día que hace el cambio.
Vermont Saves llegó a empleadores con cinco o más trabajadores el 1 de julio de 2026, y New York Secure Choice terminó su despliegue en tres fases el 15 de julio de 2026. Qué requiere cada programa, las sanciones ($20 que suben a $75 por empleado en Vermont, $250 por empleado al año en Nueva York) y cómo registrar la retención como un pasivo de nómina en lugar de un gasto.
A partir del 1 de julio de 2026, la SB 637 de Virginia reduce el umbral de empleador de la Ley de Derechos Humanos de Virginia de 15 empleados a 5 y amplía el plazo de presentación de 300 días a dos años. Cualquier negocio con cinco o más empleados por cada día laborable en 20 o más semanas calendario ahora está cubierto por todas las prácticas prohibidas, no solo el despido. Aquí está la regla de recuento de 20 semanas, una lista de verificación de cumplimiento de siete pasos y los registros de nómina y retención que un investigador solicita primero.
Una prima de compensación laboral es nómina ÷ 100 × tasa de clase × modificador de experiencia, por lo que la auditoría de fin de año vuelve a probar ambas variables contra sus registros reales. Esta guía cubre los tres tipos de auditoría y qué los desencadena, los documentos que solicitan los auditores, por qué la prima de horas extra solo es excluible cuando se registra por separado por empleado y semana según la Regla 2-B-2 de NCCI, los topes de oficiales NCCI 2026 de $3,400 semanales como máximo y $1,700 como mínimo, y por qué los pagos a un subcontratista sin un certificado de seguro vigente se le cobran como nómina.
Las regulaciones de la prueba ABC de Nueva Jersey se vuelven operativas el 1 de octubre de 2026, aclarando que cada trabajador es un empleado a menos que demuestre libertad de control, trabajo fuera de su curso habitual o lugares de negocio, y un oficio establecido de forma independiente — conozca los tres criterios, cinco errores comunes y una lista de verificación de auditoría previa a la fecha límite.
El límite del FSA de cuidado de dependientes en EE. UU. sube a $7,500 para los años de plan después de 2025 — qué deben cambiar los empleadores federales y los empleados.
