Tu informe de presupuesto dice que aún quedan disponibles 40.000 dólares. Lo que no dice es que tres órdenes de compra abiertas por un total de 38.000 dólares ya están avanzando por los circuitos de aprobación y entrega. Si solo haces seguimiento del dinero que realmente se ha gastado, comprometerás el mismo dólar dos veces — y descubrirás el déficit cuando lleguen las facturas, no cuando aún podrías hacer algo al respecto.
La contabilidad de compromisos cubre esa brecha. Registra una reserva contra tu presupuesto en el momento en que emites una orden de compra o firmas un contrato, mucho antes de que llegue cualquier factura o salga efectivo alguno. La práctica es estándar en el gobierno, las universidades y las organizaciones sin ánimo de lucro financiadas por subvenciones, donde sobregirar una apropiación puede ser ilegal — pero el hábito subyacente es útil en cualquier contexto en el que un presupuesto tenga que sobrevivir al contacto con ciclos de compra lentos.
Qué es realmente un compromiso
Un compromiso es una afectación de fondos presupuestados. No es un gasto, ni un pasivo, ni cuentas por pagar. Es una anotación memo contra tu presupuesto que dice: esta porción de la apropiación ya está asignada.
El vocabulario importa porque cada etapa del gasto del sector público tiene su propio nombre y su propia contabilidad:
- Apropiación — la autoridad legal para gastar hasta un importe determinado, concedida por una legislatura, un consejo, una junta directiva o un acuerdo de subvención.
- Compromiso — la reserva de parte de esa apropiación cuando emites una orden de compra o formalizas un contrato.
- Gasto — el reconocimiento de que se recibieron bienes o servicios, que es cuando el coste llega realmente a los libros.
- Desembolso — el pago en efectivo que salda la cuenta por pagar resultante.
La mayoría de las pequeñas empresas solo hacen seguimiento de las dos últimas etapas. La contabilidad de compromisos añade la segunda, de modo que el informe de presupuesto muestra tres cifras en lugar de dos: apropiado, comprometido y gastado. Lo que queda — apropiación menos compromisos menos gastos — es el saldo genuinamente disponible, el importe que aún puedes prometer a otra persona.
Por qué reservar fondos es mejor que hacer seguimiento solo del gasto
Sin compromisos, un informe de presupuesto responde a la pregunta "¿cuánto hemos gastado?". Es la pregunta equivocada durante el ejercicio. La pregunta que un jefe de departamento necesita que le respondan en octubre es "¿qué puedo seguir comprometiendo?" — y el gasto hasta la fecha subestima el denominador de esa respuesta en cada orden abierta.
Considera un departamento de obras públicas con una apropiación de 200.000 dólares para equipamiento. En septiembre ha gastado 120.000 dólares y ha emitido órdenes de compra por otros 70.000 dólares de equipos que no llegarán hasta noviembre. Un informe que solo refleja el gasto muestra 80.000 dólares disponibles. El saldo verdaderamente disponible es de 10.000 dólares. Un gerente que confía en la primera cifra y encarga un camión de 50.000 dólares acaba de sobregirar la apropiación en 40.000 dólares — en muchas jurisdicciones, una violación de la ley, no solo una mala planificación.
Los compromisos también crean una pista de auditoría para el control presupuestario. Cuando cada obligación se registra en el momento en que se contrae, los auditores pueden rastrear cualquier apropiación desde la autorización hasta la obligación y el pago, y los responsables financieros pueden ver de un vistazo qué órdenes abiertas están envejeciendo y pueden necesitar seguimiento o cancelación.
El asiento de compromiso, paso a paso
Los asientos de compromiso son asientos presupuestarios, registrados en un conjunto separado de cuentas presupuestarias — no en las cuentas de explotación que producen los estados financieros. Esa separación es precisamente el propósito: los compromisos afectan a la disponibilidad presupuestaria, no a los gastos reportados.
Supongamos que el departamento de parques de una ciudad emite una orden de compra de 20.000 dólares para equipamiento de parques infantiles contra su apropiación de suministros. El asiento en el momento de emitir la orden de compra:
- Debe: Compromisos — Suministros — 20.000 dólares
- Haber: Saldo presupuestario del fondo reservado para compromisos — 20.000 dólares
El debe registra la nueva obligación; el haber aparta la porción correspondiente del saldo del fondo para que no pueda considerarse disponible. No se toca ninguna cuenta de gastos, no se registra ningún pasivo y la cuenta de resultados no se mueve. Si tu software de contabilidad admite control de compromisos, este asiento se contabiliza automáticamente cuando se aprueba la orden de compra.
Fíjate en la dirección de las cuentas, porque es lo que confunde a los recién llegados: la cuenta de Compromisos tiene un saldo deudor que crece a medida que emites órdenes, y la cuenta de reserva tiene el haber correspondiente. Ambas son cuentas presupuestarias que conviven junto a — no dentro de — las cuentas reales de activo, pasivo y gastos.
Liquidación: qué ocurre cuando llegan los bienes
Cuando llegan los bienes ordenados o se presta el servicio contratado, el compromiso ha cumplido su propósito y debe eliminarse — liquidarse — mientras el coste real se registra como gasto. Esto requiere dos asientos, y ambos importan.
Primero, revierte el compromiso original por el importe originalmente comprometido:
- Debe: Saldo presupuestario del fondo reservado para compromisos — 20.000 dólares
- Haber: Compromisos — Suministros — 20.000 dólares
Segundo, registra el gasto real por el importe realmente facturado, digamos 19.400 dólares:
- Debe: Gastos — Suministros — 19.400 dólares
- Haber: Comprobantes por pagar (o Cuentas por pagar) — 19.400 dólares
Revertir por el importe original y contabilizar por el importe real es deliberado. La diferencia de 600 dólares vuelve automáticamente al saldo disponible: el presupuesto cedió 20.000 dólares de disponibilidad cuando se hizo el pedido y recupera 600 dólares ahora que se conoce el coste real. Si la factura hubiera resultado superior a la orden de compra — 20.500 dólares, por ejemplo — los 500 dólares adicionales reducirían el saldo disponible restante, que es exactamente lo que debe ocurrir cuando una compra cuesta más de lo estimado.
Entregas parciales
Los pedidos grandes rara vez llegan todos de una vez. El tratamiento estándar es liquidar proporcionalmente: si un pedido de 20.000 dólares llega en dos envíos iguales, liquida 10.000 dólares de compromiso y registra un gasto de 10.000 dólares con cada entrega. El compromiso restante permanece en los libros hasta que llegue el saldo o se cierre el pedido. Hagas lo que hagas, no liquides el compromiso completo en la primera recepción parcial — eso libera presupuesto que sigue comprometido y recrea el problema de la doble asignación que los compromisos existen para prevenir.
Compromisos obsoletos
Toda oficina financiera acumula compromisos zombi: pedidos realizados hace meses, nunca cumplidos, nunca cancelados, que siguen ocupando presupuesto. La solución es de procedimiento, no técnica — una revisión mensual o trimestral de los compromisos abiertos que han superado su fecha prevista de entrega, con una norma establecida de que el departamento de compras los confirme, modifique o cancele. La revisión de compromisos es uno de los controles presupuestarios más baratos que existen: cada pedido obsoleto cancelado es presupuesto recuperado sin recortar nada.
Tratamiento al cierre del ejercicio: caducidad o arrastre
Qué ocurre con los compromisos aún pendientes cuando se cierra el ejercicio fiscal es una decisión de política, y varía según el gobierno — pero la mecánica se presenta de dos formas.
Apropiaciones que caducan. En muchos gobiernos, las apropiaciones expiran al cierre del ejercicio: la autoridad no gastada y no comprometida simplemente desaparece. Los compromisos pendientes se cierran como parte de los asientos presupuestarios de cierre de ejercicio (debe a la reserva, haber a Compromisos, por el saldo pendiente), y las órdenes de compra correspondientes deben volver a comprometerse contra la apropiación del nuevo año si aún son necesarias. Los departamentos aprenden rápidamente a coordinar sus pedidos, porque una orden de compra emitida en junio contra dinero que caduca en junio provoca un caos en julio.
Apropiaciones con arrastre (sin caducidad). Otros gobiernos permiten que los compromisos pendientes válidos pasen al año siguiente. Los asientos de cierre siguen cerrando las cuentas presupuestarias, pero la obligación pendiente se restablece contra el presupuesto del nuevo año — a menudo mediante una reserva de saldo del fondo que traslada la obligación al ejercicio siguiente. En el balance, los compromisos pendientes significativos suelen aparecer como una afectación del saldo del fondo (a menudo en la categoría de saldo del fondo asignado), con revelación en las notas, para que los lectores puedan ver qué parte del saldo del fondo ya está asignada por órdenes abiertas.
Sea cual sea la política aplicable, dos cosas deben cumplirse al cierre del ejercicio: los saldos de compromisos se concilian con las órdenes de compra y contratos abiertos que los respaldan, y cualquier compromiso sin una orden abierta válida detrás se liquida en lugar de arrastrarse. Arrastrar compromisos zombi a un nuevo año solo traslada la distorsión doce meses hacia adelante.
Los compromisos no son cuentas por pagar
Esta es la distinción que más se evalúa en los cursos de contabilidad gubernamental, y la que los profesionales confunden con más frecuencia, así que merece su propia sección.
Las cuentas por pagar son un pasivo: debes dinero a un proveedor porque recibiste bienes o servicios. Aparecen en el balance, afectan al saldo del fondo y deben pagarse.
Un compromiso es una reserva presupuestaria: esperas deber dinero porque realizaste un pedido. No aparece en ninguna parte del estado de resultados según PCGA, no crea ningún pasivo y desaparece en el momento en que se cancela el pedido.
La consecuencia práctica: una factura que llega antes del cierre del ejercicio por bienes recibidos antes del cierre es un gasto y una cuenta por pagar del año anterior, aunque no se pague hasta el nuevo año. Un pedido realizado antes del cierre por bienes que llegan después del cierre es un compromiso — posiblemente uno arrastrado — pero nunca un gasto del año anterior. Confundir ambos sobrestima tanto el gasto como los pasivos.
Quién utiliza la contabilidad de compromisos
Los gobiernos estatales y locales son los usuarios principales. La contabilidad de fondos según las normas GASB (Governmental Accounting Standards Board) integra el presupuesto en el sistema contable, y los compromisos son el mecanismo que mantiene el gasto dentro de las apropiaciones. Muchos estados los exigen por ley al menos para el fondo general.
Las universidades y los distritos escolares gestionan sistemas de compromisos por la misma razón: los presupuestos departamentales, los presupuestos de subvenciones y los presupuestos de proyectos de capital necesitan todos seguimiento de obligaciones a lo largo de ciclos de compra que se prolongan durante meses.
Las organizaciones sin ánimo de lucro financiadas por subvenciones a menudo deben comprometer en sustancia, aunque no en la forma. Una subvención federal con un periodo de ejecución fijo y límites presupuestarios por partida castiga la doble asignación con la misma dureza que una apropiación municipal, y los auditores pedirán el informe de obligaciones abiertas.
Las pequeñas empresas rara vez llevan una contabilidad de compromisos formal, y la mayoría no lo necesita — una contabilidad de caja o un devengo simple más un informe de órdenes de compra bastan. La excepción son las empresas basadas en proyectos que gestionan contratos a precio fijo con compras de largo plazo: conocer el coste comprometido más el gastado frente al presupuesto del contrato, en tiempo real, es pensamiento de compromisos aunque las cuentas no se llamen así.
Errores comunes que echan por tierra el sistema
Registrar el compromiso tarde. Un compromiso contabilizado cuando llega la factura no es un compromiso — es una anotación de diario. La reserva debe contabilizarse cuando se emite la orden de compra o se firma el contrato, lo que normalmente implica integrar compras y finanzas para que la aprobación del pedido cree el asiento automáticamente.
Olvidarse de liquidar. Todo compromiso sin liquidar tras la recepción subestima el presupuesto disponible y sobrestima las obligaciones. Peor aún, si el gasto se registra sin revertir el compromiso, el presupuesto recibe un doble impacto: una vez por el compromiso fantasma, otra por el coste real. Vincula la liquidación al paso de recepción — la recepción de bienes debe desencadenar ambos asientos, no solo el gasto.
Comprometer estimaciones que nunca se ajustan. Un contrato comprometido por su importe máximo que finalmente se liquida por la mitad debería liberar la diferencia con prontitud, no al cierre del ejercicio. Los sobrecompromisos obsoletos estrangulan silenciosamente a departamentos que sobre el papel parecen totalmente financiados.
Tratar los compromisos como gastos en los informes. Los informes de presupuesto frente a real a veces suman los compromisos pendientes a los gastos para mostrar el gasto total comprometido — esa es una presentación legítima. Contabilizarlos como gastos en el libro mayor no lo es. Mantén las cuentas presupuestarias y las cuentas de explotación separadas, y etiqueta las columnas combinadas para que los lectores sepan qué están viendo.
Seguimiento de obligaciones en libros de texto plano
Si llevas tus libros en Beancount, puedes obtener un seguimiento de obligaciones al estilo de los compromisos sin un módulo de contabilidad de fondos. El truco es registrar las órdenes de compra abiertas en un conjunto separado de cuentas que nunca toquen tus gastos reales — reflejando la separación entre presupuestario y de explotación.
Un enfoque limpio es un par de cuentas de compromiso dedicadas. Cuando emites una orden de compra de 2.500 dólares para materiales de taller, contabiliza la reserva en cuentas con el prefijo de compromisos:
2026-10-21 * "Acme Supply" "PO-1042: workshop materials (open order)"
Committed:Expenses:Workshop-Materials 2500.00 USD
Committed:Budget-Reserve -2500.00 USDNada de esto toca Expenses: ni Liabilities:, así que tu cuenta de pérdidas y ganancias y tu balance no se ven afectados — exactamente como un asiento presupuestario gubernamental. Una consulta de saldo sobre Committed: muestra cada pedido abierto de un vistazo.
Cuando lleguen los materiales con una factura de 2.420 dólares, cancela el compromiso por el importe original y registra el gasto real por el importe efectivo:
2026-11-05 * "Acme Supply" "PO-1042 received, invoice 8811"
Committed:Budget-Reserve 2500.00 USD
Committed:Expenses:Workshop-Materials -2500.00 USD
2026-11-05 * "Acme Supply" "Invoice 8811: workshop materials"
Expenses:Workshop-Materials 2420.00 USD
Liabilities:Accounts-Payable -2420.00 USDLa diferencia de 80 dólares entre la estimación y la factura permanece en tu presupuesto automáticamente, porque el compromiso liberó 2.500 dólares de reserva mientras el gasto consumió solo 2.420 dólares. Para el seguimiento de subvenciones o presupuestos de proyectos, añade una etiqueta por subvención o proyecto y tu informe de obligaciones abiertas está a una consulta de distancia. La documentación de Beancount cubre las consultas de saldo y las jerarquías de cuentas con más profundidad si quieres convertir esto en una rutina mensual.
Tu lista de verificación de compromisos
Empieza donde el control es más barato y avanza hacia fuera. Registra cada orden de compra y cada contrato firmado como una reserva el día en que se emiten, no cuando aparece la factura. Liquida cada reserva por su importe original en el momento en que se reciben los bienes, y registra el gasto por la cifra realmente facturada para que las variaciones reviertan por sí solas al saldo disponible. Concilia los compromisos abiertos con las órdenes abiertas reales cada mes y cancela los obsoletos — cada cancelación es presupuesto que ya tienes. Y antes del cierre del ejercicio, confirma si tus apropiaciones caducan o se arrastran, para que los pedidos pendientes aterricen en el presupuesto del año correcto en lugar de caer en el vacío entre ambos.
