Aproximadamente 5.6 millones de hogares en EE. UU., cerca del 4.2% del país, no tienen una cuenta bancaria. Si usted dirige un restaurante, un almacén, una cuadrilla de construcción o cualquier negocio con trabajadores por horas, es probable que al menos uno de sus empleados se encuentre entre ellos. Entonces, ¿cómo le paga a alguien que no puede aceptar un depósito directo y no quiere llevar un cheque en papel a un establecimiento de cambio de cheques que se queda con una parte de cada cheque de pago?
Las tarjetas de nómina son la respuesta más común y son una herramienta genuinamente útil. Pero también se encuentran en uno de los rincones más intrincados del cumplimiento laboral: las normas de la Regulación E federal, un mosaico de más de 20 estatutos estatales sobre tarjetas de pago y leyes de pago de salarios que en su mayoría fueron redactadas antes de que existieran las tarjetas de débito prepagadas. Haga bien los mecanismos y habrá resuelto un problema real para su equipo. Hágalos mal y habrá creado una violación de salario y horario que es costosa de deshacer.
Por qué "Simplemente use el depósito directo" no funciona para todos
El depósito directo es utilizado ahora por más del 93% de los trabajadores estadounidenses, y es el método de pago más fácil de administrar para los empleadores: sin impresiones, sin sobres, sin viajes al banco. Pero requiere una cuenta bancaria, y no todos los empleados tienen una. Las personas terminan sin cuenta bancaria por diversas razones: fondos insuficientes para los requisitos de saldo mínimo, desconfianza en los bancos, cierres de cuentas anteriores por cargos por sobregiro, o simplemente falta de acceso a una sucursal cercana en áreas rurales.
Para esos empleados, las alternativas realistas son:
- Un cheque en papel, lo que usualmente significa un viaje a un servicio de cambio de cheques que cobra entre el 1% y el 5% del valor nominal del cheque solo para convertirlo en efectivo.
- Una tarjeta de nómina, una tarjeta de débito prepagada recargable emitida a través de un banco asociado que el empleador carga en cada período de pago.
Las tarjetas de nómina existen precisamente para cerrar esa brecha — pero "simplemente le daremos una tarjeta de pago a todo aquel que no tenga una cuenta bancaria" es exactamente el tipo de práctica predeterminada que mete en problemas a los empleadores, porque la ley federal no le permite tomar esa decisión por sus empleados.
La Regla Federal que No Puede Ignorar: La Elección del Empleado
El hecho de cumplimiento más importante sobre las tarjetas de nómina es este: no puede exigir a un empleado que acepte una tarjeta de nómina como su única opción de pago. Esto no es una mejor práctica — está incorporado en la norma de cuentas prepagadas de la CFPB bajo la Regulación E (12 CFR § 1005.18), que rige a las instituciones financieras que emiten tarjetas de nómina, y se reitera en casi todos los estatutos estatales de tarjetas de pago.
Concretamente, eso significa:
- Debe ofrecer al menos otro método de pago —típicamente un cheque en papel o depósito directo— junto con la opción de tarjeta de nómina.
- La elección debe ser genuinamente voluntaria. La ley de Illinois lo expresa sin rodeos: el consentimiento no es voluntario "si se lleva al empleado a creer que es una condición para la contratación o que sus condiciones laborales actuales se verían afectadas negativamente por la no aceptación." Varios otros estados utilizan un lenguaje casi idéntico.
- Muchos estados requieren consentimiento por escrito antes de que pueda pagar a un empleado mediante tarjeta de pago — Nueva Jersey, Vermont y Virginia Occidental son ejemplos, aunque los requisitos exactos de forma y plazo varían.
- El emisor de la tarjeta debe divulgar, en la declaración informativa abreviada de la cuenta, que el empleado no tiene que aceptar la tarjeta y puede preguntar al empleador sobre otras formas de pago. Esa obligación de divulgación recae en el banco emisor de la tarjeta, pero como empleador, usted es quien debe ofrecer la alternativa en la práctica.
Si un empleado rechaza la tarjeta de pago, o quiere volver a un cheque en papel más adelante, necesita un proceso que le permita hacerlo sin fricciones — y sin ninguna insinuación de que afectará su trabajo.
Reglas de Tarifas: Lo que Puede y No Puede Trasladar a los Empleados
Las disposiciones sobre cuentas prepagadas de la Regulación E fueron diseñadas específicamente para detener los peores abusos de las tarjetas de pago de hace una década, cuando algunos programas cobraban tarifas por consultas de saldo, transacciones rechazadas e incluso por hablar con un representante de servicio al cliente. Según las reglas actuales:
- Los empleados deben poder acceder a la totalidad de sus salarios sin cargo, incluyendo al menos una forma gratuita de retirar el saldo completo en cada período de pago (comúnmente un retiro gratuito en cajeros automáticos de la red o un retiro gratuito en ventanilla en las sucursales del banco emisor).
- Los cargos por transacciones rechazadas y otros cargos "trampa" están totalmente prohibidos — a un empleado no se le puede cobrar simplemente porque una transacción fue rechazada por fondos insuficientes.
- Cualquier tarifa existente debe divulgarse claramente antes de que el empleado active la tarjeta — una divulgación previa a la adquisición que cubra el calendario de tarifas, cuándo se aplican las tarifas y cómo evitarlas.
- La tarjeta debe tener alguna forma de seguro de depósito de la FDIC o NCUA con transferencia, y la divulgación debe indicarlo.
En la práctica, esto significa que su trabajo como empleador es leer realmente el calendario de tarifas que le proporciona su proveedor de nóminas o el vendedor de tarjetas de pago, no solo confiar en su palabra de que "cumple con la normativa". Pregunte específicamente: ¿cuál es la tarifa por retiros en cajeros automáticos fuera de la red, por estados de cuenta en papel, por inactividad de la cuenta y por reemplazar una tarjeta perdida? Luego, asegúrese de que esa información llegue a los empleados antes de que se inscriban, no después de que su primera tarifa de retiro los sorprenda.
La capa estatal: Más de 20 reglamentos diferentes
La Regulación E federal establece un mínimo, pero los métodos de pago de salarios son fundamentalmente una cuestión de derecho estatal, y más de 20 estados tienen sus propias leyes de tarjetas de pago, además de ello — Arizona, Florida, Georgia, Hawái, Illinois, Kansas, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nuevo Hampshire, Dakota del Norte, Oklahoma, Oregón, Tennessee, Vermont, Virginia, Virginia Occidental, y otros, además de Puerto Rico. Algunas cosas a verificar estado por estado antes de implementar un programa de tarjetas de pago:
- Formato del consentimiento: ¿Es suficiente el consentimiento verbal, o el estado requiere un consentimiento escrito firmado, y ese consentimiento debe ser renovable o revocable?
- Período de aviso: Algunos estados requieren un aviso escrito anticipado de los términos de la tarjeta de pago — incluyendo el cronograma completo de tarifas — un número determinado de días antes del primer pago con tarjeta de pago del empleado.
- Garantías de retiro gratuito: Los estados a menudo especifican un número mínimo de retiros gratuitos por período de pago más allá de lo que requiere la Regulación E, y algunos limitan o prohíben por completo las tarifas por inactividad.
- Entrega de recibos de nómina: Si su estado requiere recibos de nómina imprimibles (como varios, incluidos California y Nueva York), asegúrese de que su tarjeta de pago o plataforma de nómina realmente lo admita, no solo una pantalla de aplicación que el empleado pueda ver pero no imprimir.
- Empleadores multiestatales: Si tiene personal por horas en más de un estado, no asuma que una única política nacional de tarjetas de pago cumple con la normativa en todas partes — la ley estatal aplicable más estricta rige para cada lugar de trabajo.
Si opera en varios estados, esta es la parte que merece una breve conversación con un abogado laboralista o el equipo de cumplimiento de su proveedor de nómina antes de la puesta en marcha, no después.
Lista de verificación práctica para la implementación en pequeños empleadores
- Confirme que su proveedor de nómina o de tarjetas de pago cumple con la Regulación E y solicite su plantilla estándar de divulgación de tarifas y formulario de consentimiento — no los construya desde cero.
- Ofrezca la opción por escrito a cada nuevo empleado y a cada empleado actual: tarjeta de pago, depósito directo o cheque en papel. Documente que se ofreció la opción y cuál seleccionó el empleado.
- Obtenga consentimiento por escrito antes del primer pago con tarjeta de pago, y conserve esa documentación durante el tiempo que requiera el período de retención de registros salariales de su estado.
- Verifique que al menos un retiro sin cargo del saldo completo por período de pago esté realmente disponible para el empleado — pruébelo usted mismo con una tarjeta de muestra si puede.
- Publique el cronograma de tarifas en un lugar donde los empleados puedan verlo antes de elegir, no oculto en un sobre de portatarjetas que abran después del primer depósito.
- Cree un proceso de cambio. Un empleado debe poder pasar de la tarjeta de pago al depósito directo o cheque en uno o dos períodos de pago, sin tener que justificar el motivo.
- Audite anualmente. Los proveedores de nómina cambian los cronogramas de tarifas y los emisores de tarjetas; lo que cumplía con la normativa en el momento de la implementación puede que no lo sea un año después.
Cómo esto se conecta con su contabilidad
Las tarjetas de nómina no cambian cómo el gasto salarial impacta su libro mayor, pero sí añaden una capa que vale la pena rastrear por separado de la nómina en efectivo: las tarifas del programa de tarjetas (si su negocio absorbe alguna de ellas en lugar del empleado), cualquier requisito de flotación o reserva de su emisor de tarjetas, y la documentación de consentimiento y divulgación para fines de auditoría. Mantener esos registros en un sistema que usted realmente controla — en lugar de dispersos en el portal de un proveedor de nómina que solo le muestra el período actual — facilita mucho la respuesta a las preguntas de un departamento de trabajo estatal si su programa de tarjetas de pago es auditado alguna vez.
Simplifique su gestión financiera
El cumplimiento de la nómina es una de esas áreas donde el rastro documental importa tanto como el pago en sí — los formularios de consentimiento, las divulgaciones de tarifas y los registros de recibos de nómina deben estar todos ahí cuando los necesite. Beancount.io ofrece contabilidad de texto plano que le brinda total transparencia e historial con control de versiones sobre sus registros financieros, sin dependencia de proveedores ni cajas negras. Comience gratis y mantenga cada pieza de su contabilidad — incluida la nómina — en un formato que usted controla totalmente.